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Unternehmen für Dokumentenaufbewahrung

Der Rückgang von Papierdokumenten hat dazu geführt, dass der Markt für traditionelle Dokumentenaufbewahrungs-Services in alarmierendem Tempo schrumpfte. Doch ein führender Anbieter von Dokumentenaufbewahrungs-Services nahm diesen Trend vorweg und richtete sein Unternehmen vor fünf Jahren mit dem Scannen und der Dokumentenerfassung neu aus. Seitdem hat das Unternehmen sein Scanning- und Dokumentenerfassungsvolumen um mehr als 800 Prozent erhöht und seinen Scan-Service auf sechs Standorte in Nordamerika erweitert, während gelichzeitig die Zykluszeiten verbessert, die Betriebskosten gesenkt und die Margen erhöht wurden. Das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services verdankt sein enormes Wachstum der Entscheidung, Software und Hardware von ibml für das Scannen und die Dokumentenerfassung zu verwenden.

Die Situation

Das Unternehmen für die Dokumentenaufbewahrung begann, seinen Kunden Services zur Digitalisierung, Organisation, Speicherung und zum Zugriff auf ihre kritischen Papierdokumente anzubieten.

Das Unternehmen setzte zunächst „einmalige” Software- und Hardware-Lösungen für die wenigen Kunden ein, die es für seine digitalen Dienste anvisierte. Die Projekte waren profitabel, aber die „nicht zusammenhängenden Systeme und „umständlichen und langsamen Desktop-Scanner”, die das Unternehmen anfänglich einsetzte, verminderten die schon dünnen Gewinnmargen. Darüber hinaus musste jedes Bild visuell überprüft werden, um sicherzustellen, dass es die Qualitätsstandards des Unternehmens erfüllte, was eine „signifikante Einschränkung” war. Und die Desktop-Scanner, die das Unternehmen für die Aufbewahrung von Dokumenten anfänglich verwendete, erforderten, dass es jedes Mal, wenn es einen anderen Scanner einsetzte, einen oder zwei weitere Bediener anheuern musste.

Die Lösung

Das Unternehmen entdeckte die Scan- und Dokumentenerfassungslösung von ibml, obwohl es anfänglich von der Ultra-Hochgeschwindigkeitsverarbeitung von ibml angetan war. Doch es war die überlegene Bildqualität und die End-to-End-Erfassungssoftware der Lösung, die sie davon überzeugte, dass dies eine bessere Alternative zu den Altsystemen des Unternehmens war.

ibml bietet eine Reihe intelligenter Produktionsscanner an, die von Desktop-Modellen mit mittleren Durchsätzen bis hin zu Ultra-Hochgeschwindigkeitsscannern reichen. Intelligente Scanner von ImageTrac sind in den anspruchsvollsten Dokumentenimaging-, Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Umgebungen installiert und senken nachweislich die Kosten, beschleunigen den Zugriff auf Informationen und eliminieren nachgelagerte Ausreißer.

Die Capture Suite von ibml bietet eine umfassende End-to-End-Erfassungslösung.

Die leistungsstarken Module ermöglichen es Unternehmen, Seiten auf ibml ImageTrac- und TWAIN-Scannern zu scannen, die Dokumentklassifizierung und Metadatenextraktion während der Scan-Zeit zu automatisieren, Verwaltung und Steuerung zu zentralisieren und die Leistung von Scannern und Operationen zu analysieren. Die Nutzer von ibml Capture Suite können Scanner einfacher in ihre Vorgänge integrieren, die Verarbeitung von Mehrkanaleingaben automatisieren und ihre Dokumentenscanvorgänge sowie die von ihnen nachverfolgten Informationen standardisieren.

Das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services installierte den ImageTrac-Lite-Scanner von ibml in einer Filiale in Wisconsin, um mittelgroße Durchsätze für mehrere Branchen zu verarbeiten, einschließlich Finanzen, Bildung sowie Bezirks- und Landesregierung. Ursprünglich setzte das Unternehmen den ImageTrac-Lite mit seiner alten Backend-Software ein. Der ImageTrac-Lite lieferte im Vergleich zu den vorhandenen Desktop-Scannern des Unternehmens sofort schnellere Zykluszeiten und eine überlegene Bildqualität, sodass das Unternehmen sechs Desktop-Scanner eliminieren und sechs Vollzeitstellen (FTEs) neu zuweisen konnte. Der ImageTrac-Lite beschleunigte zudem die Zykluszeiten für die Dokumentenverarbeitung um über 30 Prozent und gibt seinem Managementteam das Vertrauen, digitale Services aggressiver zu vermarkten.

Im folgenden Jahr erwarb das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services eine Scan- und Dokumentenerfassungsanlage in Los Angeles, welche hauptsächlich einen ImageTrac-Scanner zur Verarbeitung von Dokumenten für das Gesundheitswesen verwendete.

Getrieben von dem Erfolg mit der Scan-Lösung von ibml kaufte das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services einen ImageTrac, um mit dem Verkauf von Imaging-Services an die Öl- und Gaskunden zu beginnen, die von den Standorten in Calgary, Alberta, Kanada, bedient wurden.

Im Rahmen der Implementierung des ImageTrac in Calgary begann das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services mit der Standardisierung der Capture Suite Software von ibml für die Post-Scan-Verarbeitung. Die Öl- und Gaskunden des Unternehmens hatten ebenfalls strenge Servicevereinbarungen für den Durchsatz. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, dokumentierte ibml die Anforderungen sorgfältig und verbrachte während der Implementierung mehrere Wochen vor Ort, um das Unternehmen bei der Neugestaltung seiner Prozesse zu unterstützen.

Das Unternehmen verwendet außerdem vier ibml ImageTrac-Scanner an einem Kundenstandort in Oklahoma City, um Dokumente für das größte Energieunternehmen des Bundesstaates zu scannen. 90 Vollzeitmitarbeiter des Unternehmens für Dokumentenaufbewahrungsdienste scannen Dokumente in zwei Schichten, um eine 30.000 Quadratmeter große Einrichtung zu leeren, die der Kunde als Büro nutzen möchte. Das Unternehmen mietete zunächst die ibml ImageTrac-Scanner in Oklahoma City. Das Unternehmen kaufte die Scanner, nachdem es die langfristige Kapitalrendite ermittelt hatte, und war sich sicher, dass sein Kunde zufrieden war.

Das Unternehmen nutzt weiterhin einen ImageTrac in seinem Standort in Denver, um Dokumente für einen Öl- und Gaskunden zu verarbeiten.

Vor Kurzem hat das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrungs-Services den ImageTracDS Hochleistungs-Desktopscanner von ibml an seinem Standort in Toronto eingesetzt, um Dokumente für eine kommunale Pensionskasse zu verarbeiten.

ibml Capture Suite

Durch die Standardisierung auf der Capture Suite von ibml ist die Aufbewahrung von Dokumenten für das Unternehmen kostengünstiger geworden. Die alte Erfassungssoftware des Unternehmens erforderte eine umfangreiche Vorab-Lizenzgebühr, eine „Klickgebühr” für jedes verarbeitete Dokument und eine hohe jährliche Wartungsgebühr. Die Lizenzgebühr für die Capture Suite von ibml ist im Vergleich zur alten Capture-Software des Unternehmens um 40 Prozent niedriger. Die Capture Suite von ibml erfordert keine „Klickgebühren” für verarbeitete Dokumente und die jährliche Wartungsgebühr für die Capture Suite ist im Vergleich zur alten Erfassungssoftware des Unternehmens um 35 Prozent niedriger.

Darüber hinaus ist das Qualitätskontrollmodul für die Capture Suite dreimal so schnell wie die alte Post-Scan-Verarbeitungssoftware des Unternehmens.

Die Capture Suite von ibml ist auch für neue Mitarbeiter leichter zu erlernen als die alte Post-Scan-Verarbeitungssoftware des Unternehmens.

Die Verwendung einer einzigen Scan- und Dokumentenerfassungsplattform an allen Standorten verkürzt auch die Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um sich mit dem System vertraut zu machen, ermöglicht übergreifende Schulungen, senkt die Wartungskosten und erleichtert es den Mitarbeitern des Unternehmens, mit dem System vertraut zu werden, um so Anrufe an den Support reduzieren zu können.

Zusammenfassung

Das Unternehmen für Dokumentenaufbewahrung ist sich sicher, dass die Partnerschaft mit ibml der Schlüssel zu seinem Wachstum war. Die Scan- und Dokumentenerfassungstechnologie von ibml hat dem Unternehmen geholfen, „viele” Scan-Projekte zu gewinnen, und es dem Unternehmen ermöglicht, zweistellige Millionenbeträge von Anfang bis Ende auf einer einzigen Plattform zu verarbeiten. ibml ermöglichte es dem Unternehmen auch, enge Kundenfristen einzuhalten. In einem Fall lieferte ibml in wenigen Tagen einen ImageTrac-Scanner aus Birmingham.

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