En quoi consiste la saisie de documents : types, processus et avantages
Si votre personnel de back-office perd beaucoup de temps à traiter manuellement des documents, sachez qu’il n’est pas le seul.
Le volume sans cesse croissant de documents entrant dans les organisations, conjugué à la pression constante pour saisir toujours plus d’informations et les transmettre plus rapidement en aval, met les entreprises à rude épreuve.
Le personnel de back-office consacre une grande partie de sa journée de travail à des tâches manuelles et répétitives de traitement des documents, ce qui lui laisse peu de temps pour se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des données et les relations avec les clients.
Il ne doit pas nécessairement en être ainsi.
Les solutions de saisie de documents automatisent la réception, le traitement, l’exportation, le stockage et la récupération d’informations critiques pour les applications financières et autres applications d’entreprise. Cela se traduit par des processus commerciaux plus rapides, plus efficaces et plus performants, une meilleure prise de décision et une réduction des risques de problèmes de conformité.
Cet article vous montrera comment votre organisation peut bénéficier de la saisie automatisée de documents.
En quoi consiste la saisie de documents ?
La saisie de documents permet de convertir les documents papier et les formulaires électroniques non structurés en informations exploitables.
Les documents papier sont numérisés à l’aide d’une solution de numérisation de documents. Certaines organisations font appel à un centre de services partagés ou à une société de services pour numériser les documents papier. Les documents numériques soumis par e-mail, mobile, fax, téléchargement FTP, portail ou d’autres moyens sont importés dans la solution. Ces solutions peuvent traiter des documents numériques dans n’importe quel format, y compris PDF, TIFF et JPEG.
Une fois les documents regroupés, ils sont nettoyés, convertis dans un format uniforme qui facilite la lecture, l’édition, l’archivage et la recherche. Puis ils sont exportés vers des systèmes et des processus en aval.
Saisie de documents et numérisation de documents
La saisie de documents se distingue de la numérisation de documents.
La numérisation de documents consiste à convertir des documents papier en un format numérique non éditable.
La saisie de documents va plus loin en important des images et des documents soumis électroniquement, en convertissant les données des documents dans un format normalisé et modifiable, en extrayant et en classant les données des documents, en indexant les documents et en exportant les documents en aval.
Comparées à la numérisation de documents, les solutions de saisie de documents rendent les informations plus utiles.
Types de saisie de documents
Il existe plusieurs types de logiciels qui améliorent le processus de gestion de l’information :
- La reconnaissance optique de caractères (OCR), qui convertit le texte imprimé à la machine en un format pouvant être lu par un logiciel.
- La reconnaissance intelligente de caractères (ICR), qui convertit un texte manuscrit en un format pouvant être lu par un logiciel informatique.
- La reconnaissance des codes-barres, qui lit les informations contenues dans les codes-barres d’un document.
- La reconnaissance de texte libre, qui permet d’extraire toutes les informations contenues dans les factures et autres formulaires.
- La reconnaissance de la signification des marques, qui convertit en données les coches et autres marques faites par les personnes.
Ensemble, ces technologies aident à numériser et à simplifier le processus.
En quoi consiste le processus de saisie des documents ?
L’automatisation de la saisie des documents comporte plusieurs étapes :
- Importation. Les documents sont importés électroniquement dans la solution.
- Traitement. La solution convertit le texte des documents dans un format lisible par machine.
- Nettoyage. Les images sont automatiquement nettoyées et enrichies afin de garantir une extraction optimale des données. Certaines solutions éliminent les artefacts de bordure, corrigent les problèmes d’alignement qui ont pu se produire lors de la numérisation, éliminent le bruit et lissent les images.
- Validation. Qualité du document selon des normes prédéfinies. Les documents de mauvaise qualité, tels que ceux comportant des champs manquants ou des caractères flous, sont vérifiés et corrigés manuellement.
- Classification. La solution utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) en texte intégral, l’intelligence artificielle (IA), l’apprentissage automatique et d’autres technologies pour identifier automatiquement et trier numériquement différents types de documents (par exemple, des factures, des commandes, des reçus, etc.).
- Extraction de données. Les métadonnées des documents sont identifiées et extraites automatiquement.
- Indexation. Les documents sont automatiquement indexés afin que la recherche et l’extraction puissent se faire aisément par la suite. Les documents sont indexés sur la base de critères, tels que le nom ou le numéro du client.
- Exportation. Les informations sont transmises à un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), à une solution de gestion de documents, à un dépôt numérique ou à un autre système ou processus en aval. Certaines solutions utilisent l’automatisation des processus par la robotique (RPA) pour connecter facilement les systèmes.
Ces étapes permettent de veiller à ce que les documents soient saisis de manière efficace et efficiente.
Secteurs verticaux et utilisations
Toutes les applications d’entreprise peuvent bénéficier de la saisie automatisée de documents.
Mais voici les documents et les domaines pour lesquels elle est le plus souvent utilisée :
- Documents médicaux. Les solutions numérisent et stockent en toute sécurité les informations relatives aux patients, les notes des médecins, les ordonnances, les radiographies et autres dossiers médicaux dans un espace centralisé.
- Ressources humaines. Elles peuvent regrouper et stocker les CV, les pièces d’identité et toutes les autres informations nécessaires à la sélection d’un candidat à l’emploi ou à l’intégration d’un nouvel employé.
- Documents financiers. Les services financiers ont besoin d’accéder facilement aux informations. Les solutions de saisie de documents permettent de rendre les informations précieuses accessibles aux décideurs financiers qui en ont besoin. Les bons de commande peuvent être classés en fonction des éléments recherchés et d’autres critères. Les informations figurant dans l’en-tête et les lignes des factures peuvent être extraites automatiquement. De plus, il est possible d’effectuer des recherches rapides dans les commandes archivées afin d’identifier les tendances et les opportunités de vente croisée.
- Comptabilité. Les solutions de saisie de documents facilitent la collecte et le stockage numériques des reçus relatifs aux frais de déplacement afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques de voyage et aux réglementations gouvernementales.
- Traitement des demandes de prêt. Elles permettent de numériser et d’analyser les fiches de paie, les relevés bancaires et d’autres documents afin d’accélérer le processus d’approbation des prêts.
- Traitement des demandes d’indemnisation. L’automatisation de la saisie et de la validation des formulaires de demande d’indemnisation, des dossiers médicaux, des factures et des reçus permet aux assureurs d’accélérer le processus d’approbation des demandes d’indemnisation.
- Documents juridiques. Elles facilitent la collecte des demandes d’indemnisation, des dossiers médicaux, des rapports des médecins, des reçus et des autres documents nécessaires à une procédure judiciaire.
Quelle que soit leur utilisation, ces solutions améliorent la gestion de l’information.
Comment votre organisation peut en bénéficier
Vous vous demandez si cette solution est adaptée à votre organisation ?
L’automatisation de la saisie de documents offre des avantages considérables aux organisations, et ce, quelle que soit leur taille.
- Réduction des frais généraux. Elles réduisent les tâches manuelles de saisie, le temps passé à fouiller dans les documents papiers, à les classer et à les retrouver, qui ont pour effet d’augmenter les coûts de main-d’œuvre et les autres frais généraux.
- Réduction de l’espace de stockage. Elles évitent d’avoir à stocker physiquement les documents dans des classeurs, des boîtes en carton ou dans un espace hors site géré par un prestataire de services tiers.
- Augmentation de la productivité du personnel. Dans un environnement automatisé, le personnel passe moins de temps à saisir les données, à corriger les erreurs et à rechercher les documents mal classés.
- Moins d’erreurs. Une simple faute de frappe peut entraîner de grosses erreurs en aval. Elles permettent d’extraire automatiquement les données des documents avec un degré de précision élevé. Tout document dont des données sont manquantes ou qui présente d’autres problèmes est automatiquement redirigé pour être vérifié.
- Des temps de cycle plus rapides. Dans un environnement automatisé, les documents circulent plus rapidement en aval et les informations sont instantanément à la portée des décideurs.
- Amélioration de la collaboration. La saisie de documents facilite la collaboration des employés lorsqu’ils travaillent sur les mêmes documents. Les documents numérisés peuvent être modifiés, annotés et approuvés par les utilisateurs autorisés.
- Conformité simplifiée. Elles protègent les informations sensibles par le biais d’autorisations utilisateur, d’une répartition automatisée des tâches, d’une garantie de la chaîne de contrôle et d’un enregistrement des audits. Avec un système automatisé, il n’y a aucune chance que des documents soient perdus ou détruits avant le terme des délais de conservation des documents de l’organisation.
Pourquoi automatiser ?
L’explosion des volumes de documents et l’augmentation constante des exigences en matière de saisie de données constituent un fardeau pour de nombreuses organisations. En automatisant la réception, le traitement, le stockage et l’exportation de documents, ces solutions offrent des avantages opérationnels et stratégiques considérables aux entreprises, et ce, quelle que soit leur taille.
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