5 stratégies pour optimiser votre salle de courrier
Comme le dit le vieil adage : « Méfiez-vous de ce que vous désirez ».
Voilà ce que de nombreux professionnels de la gestion de l’information pourraient penser de leur salle de courrier.
Pendant des années, les professionnels de la gestion de l’information ont rêvé du jour où les documents leur parviendraient par voie électronique. La gestion des documents et des données électroniques sera moins coûteuse, plus rapide et plus sûre, se disaient-ils.
Ce qu’ils n’avaient pas prévu, ce sont les quantités massives de données électroniques qu’ils allaient recevoir, la prolifération des canaux de diffusion de contenu ou encore la pression énorme pour diffuser le contenu en aval.
Selon « Social Media Today », plus de 2,5 quintillions d’octets de données ont été créés chaque jour en 2018. Seagate UK estime que d’ici 2025, il y aura 175 zettaoctets de données dans le monde.
Cela représente une quantité considérable de données.
En d’autres termes, il y avait 40 fois plus de données présentes dans le monde numérique au début de l’année 2020 que d’étoiles observables dans l’univers, indique le Forum économique mondial.
La façon dont la plupart des organisations gèrent leur contenu entrant n’a pas suivi le rythme de croissance des volumes de données, des canaux de diffusion de contenus ou des demandes d’information. En effet, la plupart des salles de courrier ont été conçues pour traiter une seule chose : les documents expédiés par voie postale, et non les e-mails, les formulaires en ligne ou les fax.
Prenons le cas d’une entreprise dont les bureaux régionaux sont répartis sur l’ensemble du territoire nord-américain. Les factures des fournisseurs peuvent être envoyées par courrier directement au siège de l’entreprise ou à la personne sur le terrain qui a effectué l’achat. Les factures peuvent également être transmises par voie électronique, par e-mail, par formulaire en ligne ou par fax. Il est impossible de savoir comment les données figurant sur la facture seront organisées et si elles seront complètes.
Par conséquent, cette entreprise perdra beaucoup d’argent à expédier les factures reçues dans ses bureaux régionaux vers son siège, et son personnel chargé du courrier et des comptes fournisseurs perdra beaucoup de temps à ouvrir le courrier et à se connecter à de multiples systèmes pour regrouper les factures, séparer les factures des formulaires de déclaration fiscale et autres documents soumis par les fournisseurs, saisir les données des factures et transférer physiquement ou télécharger manuellement le contenu vers des applications de gestion de documents en aval et d’autres systèmes.
Il ne doit pas nécessairement en être ainsi.
Ce qu’il faut rechercher dans une solution de salle de courrier numérique
Les entreprises ont besoin d’une solution de salle de courrier numérique qui recueille et classe automatiquement les documents, extrait et valide les données et exporte le contenu vers les systèmes et processus en aval.
Il existe de nombreuses solutions qui prétendent automatiser la salle de courrier. Choisir la mauvaise solution peut nuire à votre organisation. Recherchez une solution de salle de courrier numérique possédant les fonctionnalités suivantes :
- Collecte de documents. Déployez une solution de salle de courrier numérique qui réunit tous les contenus papier et électroniques sur une seule plateforme, qu’ils aient été reçus par courrier, par e-mail, par Internet ou par fax. La solution doit également classer les documents par catégories, par exemple en distinguant une commande client de la correspondance avec le client, afin d’appliquer les règles de gestion que vous avez établies pour chaque document.
- Extraction et validation des données. Réduisez vos besoins de saisie en optant pour une solution de salle de courrier numérique qui permet d’extraire les données des documents entrants. Les meilleures solutions réduisent les erreurs et améliorent les résultats au fil du temps en tirant parti d’une technologie avancée d’apprentissage automatique.
- Gestion des contenus. Accélérez la diffusion des contenus en aval en choisissant une solution de salle de courrier numérique qui se connecte à vos systèmes d’entreprise et à vos services de gestion de contenu déjà en place. Si vous ne disposez d’aucun système, certaines solutions de salle de courrier numérique peuvent tirer parti de votre technologie Microsoft SharePoint ou Azure pour créer un système de gestion documentaire cloud unifié et facile à consulter. Quelle que soit la manière dont vous gérez vos contenus, veillez à ce que la solution de salle de courrier numérique soit protégée par un système de sécurité des données optimal.
- Une connectivité fluide. Reléguez au passé tout ce qui relève des doubles saisies et des intégrations sur plusieurs écrans en déployant une solution de salle de courrier numérique qui utilise l’automatisation des processus par la robotique (RPA) intelligente pour imiter les actions humaines et télécharger du contenu dans des systèmes existants sans code supplémentaire. Les robots logiciels peuvent travailler sans relâche, sans commettre d’erreurs et transmettre rapidement les contenus en aval.
- Adaptabilité. De nos jours, les exigences en matière de gestion de l’information évoluent rapidement. Bénéficiez de la flexibilité dont votre back-office a besoin pour suivre le rythme grâce à une solution de salle de courrier numérique qui repose sur une architecture cloud. Une solution cloud peut évoluer rapidement et traiter n’importe quel type de document. Les solutions de salle de courrier numérique dotées d’une architecture cloud peuvent également s’adapter à toute croissance et à tout changement dans l’entreprise grâce à une intégration transparente des systèmes d’entreprise.
La mise en place d’une meilleure salle de courrier peut aider les organisations de toutes tailles à réduire leurs coûts d’exploitation, à accélérer la livraison des contenus aux systèmes et processus en aval, et à accroître la précision et le contrôle.
De plus, une salle de courrier numérique facilite la prise en charge des environnements de travail à distance et hybrides.
En suivant les stratégies décrites dans cet article, les organisations pourront mettre en place une meilleure salle de courrier. Prêt à vous lancer ? Contactez-nous.