INTRUST senkt Kosten und verbessert den Service mit ibml-Lösung

Sinkende Scheckvolumina und stetig wachsende Kundenanforderungen an die Erfassung von Zahlungsdaten haben es für das Lockbox-Geschäft schwieriger denn je gemacht, erfolgreich zu sein – insbesondere für kleinere Banken.

Aber INTRUST, eine regionale Bank im Mittleren Westen, hat seine Kosten gesenkt, seinen Kundenservice verbessert und sich mit intelligenter Datenerfassungssoftware und Hardware von ibml für den zukünftigen Erfolg positioniert.

Nachdem wir ibml besucht und die Lösung aus erster Hand gesehen hatten, entschieden wir uns sofort für den Kauf der ibml-Lösung“, berichtet Norma Estrada, Item Processing Supervisor für Lockbox- und Scheckverarbeitung bei INTRUST mit Sitz in Wichita, Kansas.

Die ibml-Lösung ersetzte den zehn Jahre alten Scanner von INTRUST, der das Ende seiner Lebensdauer erreicht hatte. Die Situation spitzte sich zu, als der Anbieter des alten Scanners – einer Multifunktions-Workstation – erklärte, dass das Gerät nicht auf die neueste Version des Windows-Betriebssystems aktualisiert werden könne, das die Bank unternehmensweit einführte. Die vom Anbieter angebotene „neue“ Multifunktions-Workstation ähnelte zu sehr dem Gerät, das die Bank jahrelang genutzt hatte, und die Kosten hätten das Budget der Bank vollständig aufgebraucht – sodass keine Mittel mehr für eine Backup-Lösung für diesen geschäftskritischen Betrieb geblieben wären.“

INTRUST evaluierte mehrere Scan-Lösungen und stieß dann über eine Websuche auf ibml.

INTRUST war von der ibml-Lösung in mehrfacher Hinsicht angetan. Dazu gehörten der automatische Dokumenteneinzug (der das „Ablegen“ von Dokumenten von Hand überflüssig macht), das linksbündige Scannen (das die Dokumentenvorbereitung reduziert), das automatische Aussortieren von Dokumenten auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln und die Software zur dynamischen Bildverbesserung (die die Möglichkeit der Ablehnung von Schecks durch die Federal Reserve Bank reduziert). INTRUST war auch von der Skalierbarkeit von ibml überzeugt, die es ermöglicht, Spitzen im Transaktionsvolumen effektiv zu bewältigen. Darüber hinaus konnte INTRUST aufgrund der niedrigen Gesamtbetriebskosten der Lösung die ibml Erfassungssoftware und drei ibml ImageTracDS 1085 Desktop-Scanner zu einem Preis erwerben, der dem des alten Technologieanbieters der Bank für eine einzelne Multifunktionsworkstation entsprochen hätte. INTRUST installierte einen der ImageTracDS 1085-Scanner in seiner Disaster Recovery-Einrichtung.

„Nachdem wir ibml besucht und die Lösung aus erster Hand gesehen hatten, haben wir uns sofort für die ibml-Lösung entschieden“, erklärt Norma Estrada, Item Processing Supervisor für Schließfächer und Scheckverarbeitung bei INTRUST in Wichita, Kansas.

INTRUST implementierte die ibml-Lösung im Frühjahr 2016. Estrada erinnert sich, dass der Prozess so gut verlief, dass die Bank noch in der gleichen Woche, in der die Lösung bereitgestellt wurde, mit der Live-Produktion begann. Wichtig ist, dass die nachgelagerten Systeme der Bank nicht geändert werden mussten. Die Implementierung des INTRUST-Scanners für die Notfallwiederherstellung dauerte nur ein paar Tage länger.

Estrada ergänzt, dass die ibml-Lösung so intuitiv ist, dass die Lockbox-Mitarbeiter bereits am selben Tag, an dem sie von INTRUSTs Floor Coordinator geschult werden, ‚höchste Effizienz‘ mit der Lösung erreichen.

Auch die Zusammenarbeit mit dem ibml-Team ist hervorragend – auftretende Probleme werden schnell und professionell gelöst“, sagt Norma Estrada, Item Processing Supervisor für Lockbox- und Scheckverarbeitung bei INTRUST mit Sitz in Wichita, Kansas.

Die Vorteile

Die ibml-Lösung brachte INTRUST sofort erhebliche Vorteile:

• Schnellere Bereitstellung von Informationen: Rechnungssteller sind auf die Zahlungen und Zahlungsdaten angewiesen, die von Lockbox-Anbietern erfasst werden, um ihre Liquidität zu steuern. Aus diesem Grund werden Lockbox-Anbieter stark danach bewertet, wie schnell sie ihren Kunden die Lockbox-Informationen liefern. Die ibml-Lösung ermöglichte es INTRUST, den Durchsatz zu beschleunigen und die Service Level Agreements (SLAs) für die Bereitstellung von Lockbox-Informationen besser einzuhalten. INTRUST verpflichtet sich vertraglich, seinen Kunden die Lockbox-Informationen an jedem Verarbeitungstag bis 10 Uhr morgens und bis 12 Uhr mittags zu liefern. Seit der Einführung der ibml-Lösung hat INTRUST seine Fähigkeit, Fristen für die Bereitstellung von Lockbox-Informationen einzuhalten, um 20 Prozent gesteigert. Estrada weist darauf hin, dass die Bank nun weniger als ein Drittel der Zeit benötigt, um Dokumente zu scannen – vor allem dank des automatischen Einzugs des Scanners, der einen ganzen Papierstapel aufnehmen kann. Mit der alten Multifunktions-Workstation musste INTRUST die Dokumente manuell zuführen. Dadurch kam es häufig zu Engpässen: Bediener reihten die zu scannenden Dokumente entlang eines Tisches neben dem Gerät auf. Ein zweiter Scanner beseitigt zudem die Gefahr von Engpässen bei Volumenspitzen. Die Wiederherstellung von Dateien mit dem alten Multifunktionsgerät von INTRUST war eine große Herausforderung. Mitarbeiter mussten die Dokumente physisch neu zusammenstellen und erneut scannen, da das veraltete System keine Dateien erneut importieren konnte. Leider traten mit zunehmendem Alter der Multifunktions-Workstation immer häufiger Systemabstürze auf. Dies wurde zu einem noch größeren Problem, nachdem die internen Prüfer der Bank die Situation bemerkten. Im unwahrscheinlichen Fall eines Systemabsturzes ermöglicht die ibml-Lösung den Bedienern, Dateien schnell wiederherzustellen, sobald sie erfasst wurden.
• Verbesserte Mitarbeiterproduktivität: Die Effizienz der ibml-Lösung hat es INTRUST ermöglicht, eine 20-prozentige Steigerung des Volumens an ganzseitigen Dokumenten, die gescannt werden, ohne zusätzliches Personal zu bewältigen. Die ibml-Lösung verbesserte auch die Produktivität der Mitarbeiter durch die Automatisierung des Aussortierens von Rechnungen und Schecks. Die Bank liefert alle Rechnungen, die sie erhält, an ihre Kunden und bewahrt die Schecks 90 Tage lang physisch auf. Die verbesserte Produktivität durch die ibml-Lösung ermöglichte es der Bank, die Überstunden der Mitarbeiter in der Schließfachabteilung (die laut Estrada „übermäßig“ waren) um 4,5 Prozent zu reduzieren. Sie geht davon aus, dass die Bank durch die Umstellung auf die ibml-Lösung eine 6-prozentige Reduzierung der Überstunden in ihrer Schließfachabteilung erreichen wird.
• Erweiterter Service: Die ibml-Lösung ist beim Scannen ganzseitiger Dokumente so effizient, dass INTRUST erwägt, alle ganzseitigen Dokumente, die es im Auftrag seiner Kunden erhält, als Mehrwertdienstleistung zu scannen. INTRUST verarbeitet jetzt 88.000 ganzseitige Dokumente pro Monat – im Vergleich zu 68.000 ganzseitigen Dokumenten. „Die Digitalisierung dieser Dokumente ist besonders wertvoll in Fällen, in denen Dokumente wie z.B. EOB nach der Zustellung an den Kunden verlegt werden“, sagt Estrada.
• Bessere Bildqualität: Der alte Scanner von INTRUST basierte auf veralteter Bildverbesserungssoftware, die nicht aktualisiert werden konnte. Dadurch erzeugte das Gerät häufig Farbbilder, die von der Federal Reserve Bank abgelehnt wurden, da sie für elektronische Cash Letters zu dunkel waren. Die ibml-Lösung verbessert Bilder dynamisch und stellt so eine gleichbleibend hohe Qualität sicher.
• Größenvorteile: INTRUST nutzt die Funktionalität, Flexibilität und Effizienz der ibml-Lösung, um das Scannen von Dokumenten in der Bank zu zentralisieren. „Das zentrale Scannen wird die Bank in allen Bereichen effizienter machen“, sagt Estrada. Zunächst wird die ibml-Lösung Dokumente für die Abteilungen Private Wealth Management und Pensionierung der Bank scannen.

„Die intelligente Datenerfassungslösung von ibml ist ein großartiges Produkt“, so Estrada abschließend. „Auch die Zusammenarbeit mit dem ibml-Team ist wunderbar, und sie kümmern sich schnell und professionell um alle Probleme, die auftreten.“

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter sales@www.ibml.com.