Illinois National Bank senkt Kosten und erzielt einen Wettbewerbsvorteil mit der ibml-Lösung zum Scannen und Erfassen von Dokumenten

Die Verarbeitung von Schließfächern ist für Finanzinstitute nach wie vor ein lukratives Geschäft, das jährlich Milliarden von Dollar an Gebühren und Zinserträgen sowie Einnahmen aus ergänzenden Treasury-Dienstleistungen einbringt. Es ist auch ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal für die Fähigkeit eines Finanzinstituts, Firmenkunden zu gewinnen und zu halten.

Über Jahre hinweg haben große Finanzinstitute den Lockbox-Markt beherrscht, indem sie ihre Finanzkraft eingesetzt haben, um die Infrastruktur aufzubauen, die für die Bedürfnisse von Firmenkunden erforderlich ist.

Aber die Illinois National Bank, ein Institut mit 11 Filialen in Springfield, Illinois, setzt eine Scan- und Dokumentenerfassungslösung von ibml ein, um mit ihren größeren Konkurrenten gleichzuziehen, von denen einige zu den führenden US-Banken gehören und von denen eine eine Verarbeitungseinrichtung in derselben Stadt hat.

Seit dem Einsatz der ibml Scan- und Dokumentenerfassungslösung hat die Illinois National Bank ihre Kosten für das Scannen und die Verarbeitung ganzseitiger Dokumente gesenkt, neue Kunden in den lukrativen Märkten des Gesundheitswesens und der Behörden gewonnen und ihre Einnahmen aus dem Scannen und der Datenerfassung bei bestehenden Kunden gesteigert. Die Illinois National Bank verwendet zwei ImageTrac-Hochgeschwindigkeitsscanner, die mit der Capture Suite-Software von ibml betrieben werden. Die Bank hat einen dritten ImageTrac-Scanner an ihrem Notfallstandort.

Wir hatten mehr Arbeit, als die Workstations effizient bewältigen konnten.
Brian Payne,
Senior Vice President of Operations der privaten Illinois National Bank

Die Situation

Die Illinois National Bank bearbeitet Lockbox-Transaktionen im Großhandel (Business-to-Business) und im Einzelhandel (Consumer-to-Business) im Auftrag von Unternehmen, Finanzinstituten, Behörden, Gesundheitseinrichtungen, Anwaltskanzleien und Hochschulen. Es überrascht nicht, dass die Bank Dokumente von unterschiedlicher Größe, Gewicht, Dicke und Art verarbeitet.

Vor dem Einsatz der ibml Scan- und Erfassungslösung verarbeitete die Illinois National Bank ganzseitige Lockbox-Transaktionen auf zwei eigenständigen Workstations, die Postextraktion und Scannen von Dokumenten kombinieren.
„Wir kamen ins Stocken“, erinnert sich Brian Payne, Senior Vice President of Operations bei der Illinois National Bank in Privatbesitz. „Wir hatten mehr Arbeit, als die Arbeitsstationen effizient bewältigen konnten.

Die Ursache des Problems lag in der Anforderung mehrerer Bankkunden, dass ihre Dokumente vor dem Scannen nach verschiedenen Geschäftsregeln sortiert werden müssen. Einer der größten Lockbox-Kunden der Bank verlangt, dass Dokumente anhand von 11 Geschäftsregeln vorsortiert werden – etwa dem Vorhandensein eines Schecks. In einigen Fällen muss die Bank zudem einen Vorbearbeitungsprozess durchführen, um ein Dokument für das Scannen zu qualifizieren.

Die Mail-Extraktions- und Scan-Arbeitsplätze der Illinois National Bank waren für das Vorsortieren ungeeignet. ‚Eine Vielzahl von Sortierentscheidungen auf unseren alten Arbeitsplätzen hat unsere Produktivität erheblich beeinträchtigt‘, erklärte Payne und wies darauf hin, dass die Arbeitsplätze untätig waren, während die Bediener Vorsortierentscheidungen trafen. Der Wendepunkt kam, als die Bank mehrere neue Lockbox-Kunden gewann, die das Scannen ganzer Seiten verlangten. ‚Wir stellten fest, dass wir 15 bis 20 weitere unserer alten Arbeitsplätze benötigen würden, um das Volumen zu bewältigen. Wir mussten entscheiden, ob wir einen Raum mit Arbeitsplätzen füllen, die die meiste Zeit ungenutzt bleiben würden, oder ob wir ein einziges Hochgeschwindigkeits-Capture-Gerät anschaffen und die Arbeit vor dem Scannen vorbereiten.

Die Lösung

Die IIllinois National Bank kaufte eine ibml-Erfassungslösung, die aus ImageTrac-Scannern und der Capture Suite von ibml besteht. „ibml bot die kostengünstigste Lösung an, die wir evaluiert haben“, sagte Payne, der die Möglichkeit, die Arbeit vor dem Scannen zu bearbeiten, für einen großen Teil der Kosteneinsparungen verantwortlich machte.

Die Illinois National Bank war auch beeindruckt von der einfachen Konfiguration von Scanaufträgen mit der ibml Software und der Flexibilität des ImageTrac bei der Verarbeitung und Sortierung einer Vielzahl von Dokumententypen.

Ein weiteres Verkaufsargument war, dass ibml den ImageTrac in den Vereinigten Staaten (Birmingham, Ala.) herstellt, was nach Ansicht der Bank dazu beitragen würde, dass Ersatzteile und Serviceleistungen leichter verfügbar sind.

Die Bank nahm die Lösung weniger als eine Woche nach der Lieferung in Betrieb. Payne war besonders beeindruckt von der Vorplanung und Koordination durch den Projektkoordinator von ibml. „Die Installation und Schulung durch ibml war besser organisiert als bei den meisten IT-Lösungen, die wir implementiert haben“, sagte Payne und fügte hinzu, dass die Bank durch die Abnahmetests von ibml vor Ort überprüfen konnte, ob die Lösung ordnungsgemäß funktionierte.

Die ibml Scan- und Dokumentenerfassungslösung ließ sich auch problemlos in die bestehenden Systeme der Bank integrieren. Die PostScan-Software von ibml ermöglicht es der Illinois National Bank beispielsweise, Bilder und Daten in einem von der Bank festgelegten Dateiformat zur weiteren Verarbeitung in Backend-Systeme zu exportieren.

Die Mitarbeiter der Illinois National Bank fanden die ibml-Lösung ebenfalls einfach zu bedienen. „Die Lösung von ibml erfordert keinen großen Schulungsaufwand“, sagte Payne. Dies ermöglicht es der Bank, die Spitzenvolumina einiger großer staatlicher Verarbeitungsverträge kosteneffizient zu verwalten. „Während der Steuersaison platzen wir vor Arbeit aus allen Nähten. Der ImageTrac ist so einfach zu bedienen, dass wir ihn von Aushilfskräften bedienen lassen. Unsere alten Arbeitsplätze für die Postextraktion und das Scannen von Dokumenten hätten wir niemals von Aushilfskräften bedienen lassen können.“

Das offene Design des ImageTrac und die zugänglichen Module machen es den Bedienern leicht, Staus zu beseitigen, so Payne weiter. Und der Einzug des Scanners ermöglicht es dem Bediener, Vorlagen schnell erneut zu scannen.

Ein Jahr später kaufte die Bank einen weiteren ImageTrac, um ihr wachsendes Volumen zu unterstützen. Vor kurzem kaufte die Bank einen dritten ImageTrac und verlegte eines der älteren Geräte an den Disaster Recovery-Standort der Bank.

Unser Geschäft mit Ganzseiten-Scans wäre ohne ibml
Brian Payne,
Senior Vice President of Operations der privaten Illinois National Bank, nicht so erfolgreich gewesen.

Die Vorteile

„ibml hat uns sofortige Kosteneinsparungen gebracht und unsere Kosten für ganzseitige Scans gesenkt“, so Payne.

Payne sagte, dass es kosteneffizienter ist, die Arbeit zu öffnen und an einem einzigen Gerät zu scannen, als Entscheidungen an einer Postentnahme- und Scan-Workstation zu treffen. „Es ist eine effizientere Nutzung der Geräte, und die Mitarbeiter, die für das Öffnen und Bereitstellen der Arbeit benötigt werden, sind anders bezahlt als die Bediener einer Workstation. Unsere alten Workstations hätten unser derzeitiges Volumen an gescannten Seiten niemals bewältigen können.“

Die ibml-Lösung bietet außerdem eine schnellere Bearbeitungszeit als die alten Workstations der Bank.

Die ibml-Lösung öffnet der Bank auch die Tür zu lukrativen neuen Geschäften. „Ohne die ibml-Lösung wären wir im Geschäft mit ganzseitigen Scans nicht so wettbewerbsfähig – und da das Scheckvolumen zurückgeht, ist das die Zukunft der Schließfachverarbeitung“, so Payne. In einem Fall hat eine Demonstration der ibml-Lösung der Illinois National Bank eine staatliche Behörde davon überzeugt, dass die Bank ihre Anforderungen an die Verarbeitung erfüllen kann.

„Normalerweise lehnen Interessenten Bank-Lockbox-Anbieter unserer Größenordnung fast sofort ab“, sagte Payne. „Doch die ibml-Lösung stellt uns auf eine Stufe mit großen Banken. Sie sorgt für einen echten Wow-Effekt.“

Payne sagte, dass der ImageTrac besonders für die Verarbeitung von Leistungserklärungen (EOB) im Auftrag von Gesundheitsdienstleistern geeignet ist. Die Illinois National Bank stellt ihren Kunden aus dem Gesundheitswesen derzeit Bilder von EOBs zum Abgleich zur Verfügung. Die Bank indiziert die EOBs auch nach Anbieternamen. „Die ibml-Lösung hat uns geholfen, neue Kunden im Gesundheitswesen zu gewinnen und unsere Beziehungen zu bestehenden Kunden zu vertiefen.

Die Quintessenz

„Mit der ibml-Lösung kann die Illinois National Bank ihren neuen und bestehenden Kunden einen flexiblen und kostengünstigen Scan- und Datenerfassungsdienst anbieten. Das hat dazu beigetragen, dass unsere Bank auf dem Markt für Schließfächer wettbewerbsfähiger geworden ist, sogar gegenüber den größten Finanzinstituten“, sagte Payne.

„Unser Geschäft mit ganzseitigen Scans wäre ohne ibml nicht so erfolgreich gewesen“, so Payne abschließend.