Fallstudie zu einem intelligenten Netzwerk im Gesundheitswesen

Digitale Dokumentenerfassung ermöglicht es einem intelligenten Netzwerk im Gesundheitswesen, Mitarbeiter zu reduzieren, den Dokumentenabruf zu optimieren und die Datensicherheit zu verbessern.

Die Reformierung des Gesundheitswesens hat die Verbesserung der betrieblichen Effizienz in der Gesundheitsbranche unabdinglich gemacht.

Ein großes Netzwerk im Gesundheitswesen verbesserte die Effizienz mit einer intelligenten Erfassungslösung von ibml in Birmingham, AL. Die Lösung ermöglicht es dem Netzwerk, Mitarbeiter neu zuzuweisen, den Dokumentenabruf zu optimieren und sensible Anbieterinformationen in seinem Anmeldebereich besser schützen zu können.

Das Netzwerk betreut rund 830.000 Patienten.

Die Situation

Das Gesundheitsnetzwerk erhält Anträge, die zwischen 1.000 Seiten und 20.000 Seiten pro Monat ergeben.

Die meisten Formulare der Health Care Financial Administration (HCFA), welche das Netzwerk erhält, werden zur Bearbeitung an einen Dritten ausgelagert. Das Netzwerk verarbeitet jedoch Einspruchsunterlagen von Anbietern für Anträge oder Vorautorisierungsanträge. Die Dokumente, die typischerweise Krankenakten enthalten und insgesamt 600 Seiten umfassen können, waren extrem arbeitsintensiv.

Vor der Bereitstellung der intelligenten Erfassungslösung von ibml sortierte das Gesundheitsnetzwerk die Anträge manuell in Chargen von 25 Einreichungen. Ein Desktop-Scanner erstellte Vorder- und Rückseitenbilder jedes Dokuments im 150 dpi bi-tonalen TIFF-Format. Auf jedes Dokument wurde dann vom Tintenstrahldrucker des Scanners eine Dokumentenkontrollnummer aufgesprüht. Nachdem die Stapel gescannt wurden, wurden die Bilder für die Dateneingabe und -indizierung nachgelagert. Ein automatisierter, vorlagenbasierter Erkennungsprozess versuchte, bestimmte Datenfelder bei jeder Einreichung mit einer Nachschlagedatei von Mitglieder- und Anbieterinformationen abzugleichen. Wenn ein Abgleich nicht abgeschlossen werden konnte, versuchten die Benutzer, die Mitglieder- und Anbieterinformationen auf dem Bild zu finden, und durchsuchten vorhandene Datensätze, um die Einreichung manuell zu indizieren. Nachdem die benötigten Datenelemente erfasst wurden, wird eine XML-Datei erstellt und zur Referenzierung und Archivierung übergeben.

Das Gesundheitsnetzwerk begann mit der Untersuchung alternativer Erfassungslösungen, nachdem es erfahren hatte, dass seine alte Erfassungsplattform sowie der Scanner und das Betriebssystem, auf denen das System lief, sich im Auslaufen befanden. Das Unternehmen erkannte, dass der Betrieb eines Systems ohne Support das Risiko erheblicher Ausfallzeiten im Falle eines Systemausfalls birgt. Die vom Anbieter der alten Lösung des Gesundheitsnetzwerks vorgeschlagene Ersatzlösung war je nach Bedarf des Unternehmens „teuer“ und „übertrieben“.

Neben der Bereitstellung einer unterstützten Erfassungslösung erhoffte sich das Netzwerk Folgendes: Beschleunigung der Auftragseinrichtung und Dokumentvorbereitung, Verbesserung der Echtzeitberichterstattung über Scan- und Erfassungsprozesse, Optimierung des erneuten Scannens einzelner Dokumente, Erfassung der Metadaten während des Scannens, die von nachgelagerten Anwendungen verwendet werden könnten, und Erstellung der Möglichkeit, Bilder von Dokumenten anzuzeigen, während sie erstellt werden.

Die Lösung

Nach der Entdeckung der ibml Erfassungslösung auf einer Konferenz war das Netzwerk zuversichtlich, dass die Lösung seine funktionalen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig überzeugende Gesamtbetriebskosten liefern konnte.

Das Gesundheitsnetzwerk war besonders beeindruckt, dass es Geschäftsregeln für die von jeder Seite erfassten Daten festlegen konnte, die es ihm ermöglichen würden, die breite Palette von Dokumenten, welche die verschiedenen Abteilungen erhalten, besser zu verarbeiten. Die Fähigkeit von ibml, Dokumenttypen automatisch zu klassifizieren, war ebenfalls ein gutes Verkaufsargument.

Das Gesundheitsnetzwerk implementierte zunächst die ibml Lösung zur Verarbeitung von abgelehnten Einreichungsschreiben und einigen HCFA/UB92-Formularen. Die ibml Erfassungslösung umfasst den ImageTracDS 1150 Desktop-Produktionsscanner von ibml und die SoftTrac Capture Suite (SCS) Software, einschließlich Synergetics. SCS zentralisiert die Einrichtung des Scannens von Dokumenten und der intelligenten Informationserfassung. Synergetics, eine Komponente von SCS, ist eine intelligente Lösung zur Dokumentenerkennung, die automatisch Dokumente klassifiziert, Metadaten extrahiert und validiert sowie Informationen an nachgelagerte Systeme exportiert.

Sobald Einreichungen aus ihren Umschlägen extrahiert wurden, werden sie in Gruppen von Einzel- (einseitige Einreichungen) und Mehrfacheinreichungen (mehrseitige Einreichungen) sortiert. Barcodierte Patch-Blätter werden eingefügt, um den Anfang einer Charge und den Anfang eines mehrseitigen Dokuments zu bezeichnen. Stapel werden dann gescannt, um ein vorderes und hinteres 300 dpi bi-tonales TIFF-Bild jedes Dokuments zu erstellen. Auf jedes Dokument wird dann vom Tintenstrahldrucker des Scanners eine Dokumentenkontrollnummer aufgesprüht. Ein Bildbearbeitungsprozess entfernt dann Lochstempel aus Bildern, korrigiert schräge Ränder, repariert Eselsohren, entfernt die leere Rückseite von Bildern und richtet die Dokumentbilder automatisch in die richtige Position aus.

Nach Abschluss des Bildbearbeitungsprozesses werden Dokumente elektronisch in die SoftTrac Synergetics Software von ibml hochgeladen. Dort werden sie durch verschiedene Prozesse gesendet, um Seiten zusammenzustellen und die für die Indizierung erforderlichen Datenelemente automatisch zu extrahieren. Die Dokumente werden automatisch auf der Grundlage der Identifikationsnummer des Patienten oder Mitglieds, des Namens des Patienten oder Mitglieds, des Geburtsdatums und der Straße indexiert. Die extrahierten Daten werden anhand einer Datenbank mit Patientendaten validiert. Datensätze, die nicht automatisch validiert werden können, werden einem Mitarbeiter zur Überprüfung und manuellen Verarbeitung vorgelegt. Ein Freiform-Fuzzy-Suchwerkzeug und ein Matching-Algorithmus bieten Benutzern Datensätze mit den höchsten Konfidenzniveaus. Nach Abschluss aller Dokumente innerhalb eines Stapels exportiert Synergetics die Informationen in ein Archiv.

Das Gesundheitsnetzwerk verwendet ebenfalls den Desktop-Scanner ImageTracDS 1150, um die Anzahl der Seiten in Stapeln von HCFA-Formularen automatisch zu zählen, die dann zur Verarbeitung an eine Drittorganisation gesendet werden.

Basierend auf dem Erfolg der ibml Lösung im Antragsgeschäft erweiterte das Gesundheitsnetzwerk wenige Monate später die Lösung auf den Qualifikationsprüfungsbetrieb. Das Unternehmen erhält bis zu 3.000 Seiten pro Woche in seinem Qualifikationsprüfungsbereich. Das Gesundheitsnetzwerk versuchte erfolglos , seine Anmeldedokumente mithilfe einer Lösung mit geringem Durchsatz zu scannen, dies erforderte jedoch von den Mitarbeitern, Trennblätter zwischen verschiedene Dokumente einzufügen oder manuell die Indexierungsinformationen für jedes Dokument einzugeben. Die ibml Plattform digitalisiert Ordner von Anmeldedokumenten, klassifiziert verschiedene Dokumente und Dokumententypen. Des Weiteren extrahiert sie die Schlüsseldaten aus den für die Indizierung erforderlichen Dokumenten.

Im Rahmen dieser Bemühungen hat das Gesundheitsnetzwerk einen ImageTrac Ultra-Hochgeschwindigkeits-Scanner von ibml geleast, um seine Bestandsakten von etwa 400.000 Anmeldedokumenten zu digitalisieren. Andere Scanlösungen, die das Gesundheitsnetzwerk evaluierte, waren nicht kosteneffizient, erforderten eine signifikante Dateneingabe oder konnten keine Schnittstelle bereitstellen, die die zur zeitnahen Digitalisierung der für die Bestandsakten erforderlichen Durchsätze handhaben konnte. Die ibml Lösung digitalisierte die Bestandsakten des Gesundheitsnetzwerks in weniger als 30 Tagen.

In Zukunft plant das Gesundheitsnetzwerk, seine intelligente Erfassungslösung von ibml auf seine Finanz- und Verwaltungsabteilung und möglicherweise auf seine Mitglieder-, Personal-, Krankenakten- und Registrierungsbereiche auszuweiten.

Vorteile

Die intelligente Erfassungslösung von ibml verschaffte dem Gesundheitsnetzwerk sofortige Vorteile:

• Arbeitseinsparungen: Die ibml Lösung ermöglichte es dem Netzwerk, mehr Mitarbeiter einzustellen, um sein wachsendes Volumen zu unterstützen. Tatsächlich wurde ein Teil des Personals für Aufgaben mit Mehrwert eingesetzt.
• Sofortzugriff auf Informationen: Das Gesundheitsnetz hat zuvor einige seiner Dokumente außerhalb des eigenen Standorts bei einem Drittanbieter gespeichert. Dies erforderte, dass ein Mitarbeiter jede Woche 80 km fahren musste, um Dokumente für Rechercheanfragen abzurufen. Autorisierte Benutzer haben jetzt sofortigen Zugriff auf archivierte Dokumentbilder und zugehörige Daten. Die Bereitstellung des Online-Zugangs zu Informationen verringert auch den Aufwand für die Qualifizierung der Mitarbeiter bei Forschungsanfragen. Das Personal für Qualifikationsprüfung verbrachte viel Zeit damit, Dokumente zu kopieren und an andere Mitarbeiter zu senden. Die intelligente Erfassungslösung eliminiert auch die Wahrscheinlichkeit von verlorenen oder falsch platzierten Dokumenten.
• Platzersparnis: Durch die Digitalisierung seiner Bestandsakten von Anmeldedokumenten hat das Gesundheitsnetzwerk einen 9 mal 4 Meter großen Aufbewahrungsraum freigesetzt, der zuvor mit „hohen“ Aktenschränken voller Papierdokumente gefüllt war. Durch die Digitalisierung der Bestandsakten wurde auch die Notwendigkeit für das Gesundheitsnetz beseitigt, die Aktenschränke im Rahmen eines geplanten Umzugs in eine neue Einrichtung transportieren zu müssen.
• Verbesserte Dokumentensicherheit: Jeder Anmeldeinformationsordner enthält bis zu 60 Dokumente, von denen einige die Sozialversicherungsnummer, demografische Informationen und andere sensible Daten über den Arzt, den Krankenpfleger oder den Assistentsarzt enthalten. Das Gesundheitsnetzwerktrennte diese Dokumente manuell von den Anmeldeinformationsdateien, um private Informationen zu schützen. Die intelligente Erfassungslösung von ibml identifiziert automatisch Dokumente, die wahrscheinlich vertrauliche Informationen enthalten, und beschränkt den Zugriff auf autorisierte Benutzer bei der Anmeldeinformation.

Zusammenfassung

Gesundheitsnetzwerke konzentrieren sich auf die Kostensenkung, die Steigerung der betrieblichen Effizienz und die Digitalisierung von Papier. Die Bereitstellung der intelligenten ibml Erfassungslösung hat es einem Gesundheitsnetzwerk ermöglicht, all diese Ziele zu erreichen und gleichzeitig eine solide Grundlage für die zukünftige Automatisierung von dokumentengesteuerten Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen zu schaffen.