Datamark

Der Wettbewerb im Business Process Outsourcing (BPO) ist hart.

Deshalb sind die Vorteile, die DATAMARK mit einer Bild- und Datenerfassungslösung von ibml für einen Großkunden erzielt, so beeindruckend. Die Lösung hat DATAMARK geholfen, seinen Arbeitsaufwand um mehr als 50 % zu senken, die Bereitstellung von Informationen zu beschleunigen und die Gemeinkosten zu senken.

DATAMARK Inc. wurde 1989 gegründet und ist eine führende BPO-Organisation mit Hauptsitz in El Paso, Texas. DATAMARK bedient Fortune-500-Unternehmen, große Unternehmen und Regierungsbehörden von seinen Lieferzentren in den Vereinigten Staaten, Mexiko und Indien aus.

„Ich würde ibml sofort wieder wählen.”
David Johnson,
DATAMARK Director of Operations.

Seit 2010 leitet DATAMARK die Poststelle in der Konzernzentrale eines sehr großen Anbieters von Versicherungs- und Finanzdienstleistungen. DATAMARK ist verantwortlich für die Entgegennahme, Öffnung, Sortierung und das Scannen der 3 bis 4 Millionen Papierdokumente, die das Finanzdienstleistungsunternehmen jeden Monat von Kunden, Lieferanten sowie Bundes- und Landesbehörden erhält. Bilder und Daten werden zur Indizierung und Archivierung an die Backend-Systeme des Finanzdienstleisters weitergeleitet.

In der Poststelle des Finanzdienstleisters setzte DATAMARK zunächst auf fünf Legacy-Scanner. „Die Scanner wurden für eine völlig andere Umgebung entwickelt“, erinnert sich David Johnson, Director of Operations bei DATAMARK. Die Sache kam zu Tage, als DATAMARK anfing, technische Probleme mit den alternden Scannern zu bekommen. Darüber hinaus gab eine umfangreiche finanzielle Umstrukturierung des Scanner-Herstellers Anlass zu Bedenken hinsichtlich einer zukünftig langfristigen Unterstützung des Scanners und seiner Software.

ibml hat uns dabei geholfen, eine qualitative Verbesserung zu erzielen, ohne dabei auf Geschwindigkeit verzichten zu müssen
David Johnson,
DATAMARK Director of Operations.

Im Jahr 2014 startete DATAMARK eine umfangreiche Evaluierung für eine neue Bild- und Datenerfassungslösung. Um die geschäftlichen Anforderungen des Kunden zu erfüllen, wusste DATAMARK, dass die Bild- und Datenerfassungslösung die chargenbasierte Verarbeitung unterstützen, bi-tonale und Farbbilder erstellen, eine Bildqualität von bis zu 300 Punkten pro Zoll (dpi) liefern und die PS-Leistung bereitstellen musste, um signifikante Volumenschwankungen effektiv zu bewältigen (der Kunde kann an einem Montag zehnmal so viel Durchsatz erhalten wie an einem Mittwoch, erklärt Johnson).

Wichtig war auch, dass DATAMARK eine Lösung finden wollte, die sich refinanziert.

Nach einer Überprüfung der technischen Spezifikationen für eine breite Palette von Technologien entschied sich DATAMARK, die ibml ImageTrac 6400 Bild- und Datenerfassungslösung sowie ein Gerät, das Postöffnung, -extraktion und -imaging auf einer einzigen Workstation kombiniert, im Unternehmen zu testen. Bei einem Test in einer der Einrichtungen von DATAMARK zeigte sich, dass die Multifunktions-Workstation nicht passte. „Sie wurde für eine Operation entwickelt, die eine bestimmte Art von Arbeit im laufenden Betrieb öffnen, extrahieren und scannen würde. Wir hatten diesen Luxus nicht“, erklärt Johnson und stellt fest, dass der Kunde von DATAMARK fünf
Hauptgeschäftszweige mit mehreren hundert Sortierkategorien hat. „Wir wissen einfach nicht genau, was in dem Großteil der Post ist.”

Johnson sagte, DATAMARK war beeindruckt von dem Durchsatz der ibml Bild- und Datenerfassungslösung, der flexiblen bi-tonalen und farbigen Bildgebung, der Bildqualität von Ausreißern, der linearen Entscheidung für den Tintenstrahldruck und der Fähigkeit, Dokumente auszusortieren. DATAMARK war auch von der Fähigkeit der Capture-Suite(CS)-Software von ibml beeindruckt, sich an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen, anstatt darauf zu bestehen, dass DATAMARK seinen Geschäftsprozess an das System anpasst. „Die Flexibilität der CS-Plattform unterstützte unsere Notwendigkeit, die Anforderungen an den Arbeitsplatz „on the fly“ zu ändern. Wir können den Scan-Job, die DPI, die Auflösung, die Druckzeile und die Fächer ganz einfach ändern.” Darüber hinaus war DATAMARK beeindruckt von der nachgewiesenen Erfolgsbilanz der Implementierung sowie der Support-Teams von ibml.

„Es war keine harte Entscheidung”, sagt Johnson.

DATAMARK implementierte die ibml Bild- und Datenerfassungslösung im Juli 2015 und migrierte seine gesamte Arbeit bis Anfang September desselben Jahres auf diese Lösung. Johnson sagt, die Implementierung lief reibungslos.

Nur wenige Anbieter unterstützen ihre Lösungen so hervorragend wie ibml
David Johnson,
DATAMARK Director of Operations.

Die Vorteile

DATAMARK konnte seit der Bereitstellung der Bild- und Datenerfassungslösung von ibml erhebliche Vorteile erzielen:

• Mehr als 50 % weniger Arbeit: Seit der Bereitstellung der ibml Bild- und Datenerfassungslösung reduzierte DATAMARK die Anzahl der Mitarbeiter im Scanbetrieb von 18 Vollzeitkräften (FTE) auf acht Vollzeitkräfte. Zunächst war DATAMARK in der Lage, drei Vollzeitkräfte neu zuzuweisen, indem seine fünf Legacy-Scanner (die jeweils einen dedizierten Bediener erforderten) durch eine einzige ibml ImageTrac 6400 Scan-Lösung ersetzt wurden. „Wir haben jetzt eine Person, die den Scanner speist sowie Eingabefunktionen ausführt, und eine andere Person, die das Material zur Lagerung einpackt“, sagt Johnson. Darüber hinaus reduziert die ibml Lösung die Zeit, die Mitarbeiter für Dokument-Rescans aufwenden, um bis zu 50 % Durch die außergewöhnliche Papierhandhabung und das offene Design des ImageTrac 6400 mussten die Mitarbeiter von DATAMARK viel weniger Zeit mit der Auflösung von Papierstaus verbringen. „Mit unseren Legacy-Scannern mussten die Bediener die Seitentür öffnen, herausfinden, wo der Stau auftrat, hoffen, dass das Dokument nicht zerkleinert wurde, und das Dokument erneut zuführen”, sagt Johnson.
• Wiederverwendung von Patchcodes: Die Bild- und Datenerfassungslösung von ibml ermöglicht es DATAMARK, die zwischen Stapeln eingefügten Patchcodes automatisch auszusortieren. Daher verwendet DATAMARK jeden Monat zwischen 50.000 und 100.000 Patchcodes. Bestellungen von neuen Patchcode-Blättern sind von 250.000 pro Monat auf einen Blatt-Ersatzauftrag von 50.000 alle 3–4 Monate gesunken. Der Ersatzauftrag ersetzt lediglich Patchcode-Blätter, die durch wiederholten Gebrauch abgenutzt wurden. „Streng genommen aus Sicht der Refinanzierung reichen alleine die Einsparungen durch die Wiederverwendung der Patchcodes fast aus, um den Scanner zu bezahlen”, stellt er fest.
• Schnellerer Durchsatz: „Innerhalb weniger Tage, nachdem wir die ibml Lösung hochgefahren haben, haben die Verantwortlichen für die nachgelagerten Prozesse auf Seiten unseres Kunden gefragt, ob wir das System nicht sogar ein wenig verlangsamen könnten“, erinnert sich Johnson. Darüber hinaus ermöglichte es die ibml Lösung dem Kunden von DATAMARK, durch lineare Bildbereinigung und Barcode-Erkennung während des Scannens, diese Funktionen in seinen Downstream-Systemen zu deaktivieren, was den Durchsatz weiter beschleunigen konnte.
• Bessere Bildqualität: DATAMARKs Finanzdienstleistungskunde verlangt, dass einige seiner Dokumente mit 300 dpi gescannt werden. Da 300-dpi-Scannen auf DATAMARKs Altscannern nicht natürlich war, verlief der Vorgang extrem langsam. Nachdem DATAMARK festgestellt hatte, dass der ImageTrac 6400 Dokumente mit 300 dpi scannt, ohne dass dies Auswirkungen auf den Durchsatz oder die Dateigröße hat, überzeugte DATAMARK seinen Kunden, DATAMARK das Scannen aller Dokumente mit 300 dpi zu ermöglichen. „ibml hat uns dabei geholfen, eine qualitative Verbesserung zu erzielen, ohne dabei auf Geschwindigkeit verzichten zu müssen“, sagt Johnson.
• Einfacheres Abrufen von Dokumenten: Die ibml Bild- und Datenerfassungslösung druckt elektronisch eine Kontrollnummer auf jedes Dokumentbild, um es DATAMARK zu erleichtern, Dokumente zu finden, wenn sie physisch aus dem Lager abgerufen werden müssen. Die alte Bild- und Datenerfassungslösung von DATAMARK verwendete einen Tintenstrahldrucker, um vor dem Scannen eine Kontrollnummer auf jedes Dokument zu sprühen. In manchen Fällen war das Spray nicht lesbar, so dass es schwierig war, die Papierdokumente zu finden.
• 100-prozentige Verbesserung der Barcode-Erkennung: Im Vergleich zu den Legacy-Scannern von DATAMARK erfasst die Bild- und Datenerfassungslösung von ibml doppelt so viele Daten aus den Barcodes der vom Kunden gelieferten Dokumente. Zu den Barcodedaten können beispielsweise der Dokumententyp und der vorgesehene Empfänger gehören. Die Erfassung dieser Daten beschleunigt automatisch nachgelagerte Prozesse.

Einer der Gründe, warum DATAMARK diese beeindruckenden Vorteile erreichen konnte, war die außergewöhnliche Unterstützung, die ibml leistete, sagt Johnson. „Nur wenige Anbieter unterstützen ihre Lösungen so hervorragend wie ibml.”

Aufgrund dieser Vorteile erwartet DATAMARK innerhalb von 18 Monaten nach der Implementierung die komplette Refinanzierung seiner Bild- und Datenerfassungslösung von ibml – 6 Monate früher als vom Unternehmen ursprünglich prognostiziert.

Fazit

Johnson stellt fest, dass ibml es DATAMARK ermöglicht hat, alle seine Ziele für das Projekt zu erreichen.

DATAMARK ist so beeindruckt von der ImageTrac 6400 Bild- und Datenerfassungslösung von ibml, dass es plant, eine weitere zu erwerben, um die Poststellenverarbeitung zu sichern und ältere, weniger zuverlässige Scangeräte in der Zahlungszuordnungsabteilung des Finanzdienstleisters zu ersetzen.

„Ich würde mich sofort wieder für ibml entscheiden“, fasst Johnson zusammen.