3 neue Technologien, die die Konsolidierung der Dokumentenerfassung zur Realität machen
Ihre Poststelle ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Sie ist der Eingangspunkt für Hunderttausende von Rohdaten und Informationen. Ohne eine effiziente Sortierung durch die Poststelle wäre es kaum möglich, die kommende Woche zu planen – geschweige denn die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens.
Lange Zeit war die Poststelle aufgrund veralteter Technologie ineffizient. Die Mitarbeiter mussten sich auf mehrere Scanner verlassen, um unterschiedliche Dokumentengrößen zu verarbeiten und Daten manuell einzugeben. Das war nicht nur eine Zeitverschwendung, sondern auch eine Verschwendung von Platz, Geld und Arbeit.
Aber das ist nicht mehr wahr. Zumindest muss es das nicht sein! Durch den Einsatz moderner Hardware- und Softwarelösungen zur Konsolidierung der Poststelleninfrastruktur Ihres Unternehmens steigern Sie die Effizienz in Ihrer Poststelle und in Ihrem gesamten Unternehmen.
Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Technologien werfen, die die Dokumentenerfassung des 21. Jahrhunderts neu definieren.
Ein Gerät für alle Ihre Dokumente
Nutzen Sie immer noch mehrere Scanner für verschiedene Arten von Dokumenten? Mit der neuen High-End-Erfassungsplatform kann sich Ihr Unternehmen auf ein einziges, intelligentes Gerät verlassen, das alle Ihre Dokumententypen verarbeitet und sogar noch andere Prozesse automatisiert.
Hochleistungsscanner, wie der ibml Fusion, können dank automatischer Klassifizierung und Sortierung alle Ihre Anforderungen vor und nach der Erfassung erfüllen. Ihr Poststellenteam wird die Effizienz durch eine drastisch beschleunigte Dokumentenbearbeitung verbessern.
Das bedeutet, dass Sie mit der Umstellung auf konsolidierte Erfassung nicht nur die Infrastrukturkosten senken. Sie sparen auch bei den Arbeits-, Wartungs- und Betriebskosten und können höhere Volumen schneller verarbeiten.
Noch besser: ibml Fusion ist über das ibml-Abonnementprogramm ibml-as-a-Service (iaaS) erhältlich, das Ihnen den Zugang zur Infrastruktur auf einer Pay-as-you-go-Basis ermöglicht. Mit iaaS leisten Sie vierteljährliche oder jährliche Zahlungen auf der Grundlage des Dokumentenvolumens. Sie können auf den schnellsten und intelligentesten Scanner auf dem Markt zugreifen und alle Vorteile des Besitzes genießen, ohne große Investitionen tätigen oder sich langfristig an Hardware binden zu müssen.
High-IQ Software
Bei der Erfassungs-Konsolidierung geht es jedoch nicht nur um bessere Technik. Es geht auch um intelligentere Software. Moderne All-in-One-Lösungen für die Dokumentenerfassung können jede Art von Dokument verarbeiten, ob in Papierform oder digital, und sie von einem Ende Ihres Workflows zum anderen leiten.
Leistungsstarke Module, wie die von ibml’s Capture Suite, nutzen Echtzeit-Intelligenz, um Seiten zu sortieren, Dokument-Metadaten zu extrahieren, Ausnahmen zu kennzeichnen und die Effizienz Ihres gesamten Erfassungsvorgangs zu analysieren.
Software-Tools wie diese ermöglichen es Ihnen, große Mengen an Dokumenten mit größerer Zuverlässigkeit und Sicherheit zu verwalten. Deshalb ist die Konsolidierung so viel mehr als eine Strategie zum Geldsparen. Sie verwandelt Ihre Poststelle vollständig.
Cloud-basierte Datenverarbeitung
Was ist besser als eine Cloud-gehostete Plattform? Eine, die Cloud-nativ ist. Die dritte große Konsolidierungstechnologie ist eine Cloud-native Plattform, die eine nahtlose All-in-One-Lösung bietet. Sie enthält eine Vielzahl von Funktionen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und ist gleichzeitig von überall aus zugänglich.
Eine robuste Plattform wie ibml’s Cloud Capture bietet eine unbegrenzte Anzahl von Bots, die zur Automatisierung und Beschleunigung Ihrer sich am häufigsten wiederholenden Aufgaben eingesetzt werden können. Ihre erfassten Dokumente können dann in einem einzigen sicheren Repository wie MS SharePoint zentralisiert werden, auf das Ihr Team überall zugreifen kann.
Und der größte Vorteil ist, dass Sie nur für die Funktionen und das Volumen zahlen, die Sie auch tatsächlich nutzen, so dass Sie Ihr Unternehmen je nach Bedarf flexibel vergrößern oder verkleinern können.
Wenn es um effizientes Datenmanagement geht, führt letztlich alles zurück zur Poststelle. Sie ist der zentrale Eingangspunkt für die entscheidenden Informationen, auf deren Basis Ihr Unternehmen handelt.
Die Konsolidierungstechnologie gibt Ihnen die Möglichkeit, endlich die volle Kontrolle über Ihre Dokumentenerfassungsprozesse zu übernehmen. Durch die Einführung besserer Hardware, intelligenter Software und einer robusten Cloud-nativen Plattform kann Ihr Unternehmen aufhören, Ressourcen für die bloße Erfassung von Daten zu verschwenden, und stattdessen in deren Analyse investieren.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an einen Konsolidierungsexperten.