Leitfaden zur Dokumenten-Digitalisierung: Was es ist und warum es wichtig ist

Wenn Ihr Unternehmen viel Zeit mit dem Verschieben von Papierdokumenten verliert, sind Sie nicht allein.

Papierdokumente sind ineffizient und können unternehmenskritische Geschäftsprozesse behindern.

Schlimmer noch: Papierdokumente können beschädigt werden oder verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.

Aus diesem Grund nutzen immer mehr Unternehmen die Dokumenten-Digitalisierung.

Was ist die Dokumenten-Digitalisierung?

Die Dokumenten-Digitalisierung ist der Prozess der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Bilder. Dokumente können mit einem Scanner, Fax, Multifunktions-Peripheriegerät oder Mobilgerät in digitale Bilder umgewandelt werden.

Digitalisierte Dokumente können basierend auf Metadaten wie dem Datum, dem Dokumenteneigentümer und der Version des Dokuments indexiert werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Informationen über halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente besser zu verwalten, die einen wesentlichen Teil des Dokumentenbestands eines typischen Unternehmens ausmachen. Metadaten von gescannten Dokumenten können mithilfe von Technologien wie der optischen Texterkennung, der elektronischen Texterkennung und dem durch künstliche Intelligenz gestützten maschinellen Lernen erfasst werden.

Im Vergleich zu Papierdokumenten sind digitale Bilder einfacher zu verarbeiten, weiterzuleiten, zu speichern, abzurufen und zu sichern. Sobald Dokumente digitalisiert sind, können sie von autorisierten Benutzern kommentiert oder bearbeitet werden.

Digitale Bilder, die in der Cloud gespeichert sind, ermöglichen auch den Zugriff, wenn Mitarbeiter aus der Ferne oder von unterwegs arbeiten, und bieten Unterstützung im Notfall oder im Falle eines anderen Ereignisses im Betriebszentrum eines Unternehmens.

Jedes Papierdokument kann in ein Bild umgewandelt werden, einschließlich:

• Kreditanträge
• Verkaufsvorschläge
• Bestellungen und Lieferantenrechnungen
• Versicherungspolicen
• Verträge und sonstige Rechtsdokumente
• Arbeitsverträge
• Reisepässe und andere behördliche Ausweise
• W-9-Formulare, W-8-Formulare und andere Steuerdokumente
• Businesspläne
• Finanzinformationen
• Eigentumstitel und Urkunden

Die Digitalisierung von Dokumenten wie diesen vereinfacht und beschleunigt die Prozesse im gesamten Unternehmen.

Anwendungsfälle für die Dokumenten-Digitalisierung

Die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Bilder kann jeder Geschäftsanwendung zugute kommen.

Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:

• Personalwesen. Die Dokumenten-Digitalisierung schützt sensible Personaldokumente wie Verträge, Gehaltsabrechnungsinformationen, Steuerdokumente, behördliche Ausweise, Gesundheitsformulare und Versicherungsansprüche.Lösungen zur Dokumenten-Digitalisierung erzwingen Benutzerberechtigungen, stellen die Produktkette sicher, regeln die Trennung von Aufgaben und verfolgen alle an einem Dokument vorgenommenen Maßnahmen.
• Kundendienst. Die Dokumenten-Digitalisierung und deren Speicherung in der Cloud können die Erfahrung verbessern, die Unternehmen ihren Kunden bieten. Kundendienstmitarbeiter können sofort auf Dokumente wie Verkaufsvorschläge, Verträge, Rechnungen und Korrespondenzen zugreifen. Eine schnelle Reaktion auf Kundenanfragen kann einem Unternehmen helfen, sich von seinen Wettbewerbern abzuheben.
• Finanzen. Die Digitalisierung erleichtert die elektronische Genehmigung von Bestellungen, Lieferantenrechnungen und anderen Finanzdokumenten. CFOs und andere Entscheidungsträger können sofort auf Finanzberichte, Steuerformulare und andere Bilder zugreifen, die sicher in einem zentralen Archiv gespeichert sind. Und Auditoren können archivierte Dokumente mühelos nach Lieferantennamen, Betrag und anderen Kriterien durchsuchen.
• Bankwesen. Die Digitalisierung rationalisiert Bankprozesse, wie Kontoeröffnung, Bearbeitung von Kreditkartenanträgen, Hypothekenbearbeitung, Signaturkarten und Schließfachverträge.

Vorteile der Digitalisierung Ihrer Dokumente

Die Digitalisierung von Papierdokumenten bietet Unternehmen jeder Größe enorme Vorteile:

• Bessere Zusammenarbeit. Die Digitalisierung macht es Stakeholdern leicht, Dokumente gemeinsam zu nutzen und mit Anmerkungen zu versehen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und zu beschleunigen. Auf digitale Dokumente kann jederzeit und von überall aus sicher zugegriffen werden, auch wenn die Stakeholder aus der Ferne arbeiten.
• Optimierte Arbeitsabläufe. Die Digitalisierung beseitigt Schwierigkeiten in den Dokumenten-Workflows. Dokumente können auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln digital weitergeleitet werden. Dokumente können elektronisch ausgefüllt, signiert oder bearbeitet werden. Manager können sofort sehen, an welcher Stelle im Prozess sich Dokumente befinden. Und alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen werden automatisch nachverfolgt.
• Verbesserter Service. Der sofortige Zugriff auf digitalisierte Dokumente bedeutet, dass Kundendienstmitarbeiter auf Anfragen reagieren können, ohne Kunden in die Warteschleife zu setzen oder zurückrufen zu müssen.
• Weniger Lagerraumbedarf. Die Digitalisierung spart Zeit und Geld, die Unternehmen mit der physischen Aufbewahrung von Dokumenten in Schreibtischschubladen, Aktenschränken, Kartons und bei externen Dienstleistern verschwenden.
• Verbesserte Notfallwiederherstellung. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Papierdokumente beschädigt werden, verloren gehen oder vorzeitig verworfen werden. Die Digitalisierung stellt sicher, dass die Dokumente sicher archiviert und verwaltet werden und für die Benutzer zugänglich sind, auch wenn das Personal nicht ins Büro kann.

All diese Vorteile sind überzeugend. Gemeinsam können sie die Art und Weise verändern, wie ein Unternehmen seine Informationen verwaltet.

Erste Schritte

Es gibt viele Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten. Die falsche Wahl kann Ihr Unternehmen zurückwerfen. Hier sind einige Strategien, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen.

• Bestimmen Sie Ihren Bedarf. Bestimmen Sie das Volumen und die Arten von Dokumenten, die digitalisiert werden müssen, die Indexierungsanforderungen für jedes Dokument, wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden muss und die Stakeholder, die einen Zugriff auf digitale Bilder benötigen. Bedenken Sie auch kleinere Lagerplätze von Papierakten, die Mitarbeiter an ihren Schreibtischen haben. Wenn Sie Ihre Anforderungen im Voraus kennen, können Sie sicher sein, dass Sie die richtige Lösung wählen und dass Ihre Projektzeitpläne realistisch sind.
• Erstellen Sie einen Projektzeitplan. Es ist verlockend, alle Ihre Dokumente auf einmal digitalisieren zu wollen, um zu beweisen, dass die Automatisierung die richtige Entscheidung war. Allerdings kann ein zu ambitionierter Zeitplan Ihre Mitarbeiter überfordern. Ein besserer Ansatz besteht darin, zu vergleichen, wie lange es dauert, Dateien zu scannen, hochzuladen und zu organisieren, und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln, der die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter berücksichtigt.
• Sparen Sie nicht am Scanner. Ein Dokumenten-Digitalisierungsprojekt ist nur so gut wie die Qualität der erstellten Bilder. Wählen Sie Scanner, die qualitativ hochwertige Bilder liefern und über eine integrierte Erfassungssoftware mit Tools zur Überprüfung der erfassten Ergebnisse verfügen. Die Möglichkeit, gemischte Dokumente zu verarbeiten, wird auch das Personal in der Poststelle entlasten.
• Halten Sie Mitarbeiter an vorderster Front auf dem Laufenden. Entwickeln Sie einen Plan für die Schulung von Mitarbeitern an vorderster Front und anderen Personen, die Dokumente zu Ihrem neuen digitalen Prozess erhalten oder auf sie zugreifen. Überprüfen Sie die Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nur autorisierten Mitarbeitern zugänglich sind.

Warum sie jetzt wichtiger ist als je zuvor

Während die Zahl der elektronischen Dokumente, die in Unternehmen gelangen, zunimmt, ist nicht abzusehen, wann oder ob Papierdokumente verschwinden werden. Die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Bilder erleichtert die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Sicherung. Vom Bank- und Finanzwesen bis hin zum Kundendienst und der Personalabteilung – die Digitalisierung von Dokumenten bietet den meisten Geschäftsanwendungen große Vorteile.

Sprechen Sie mit einem unserer Experten für Dokumenten-Digitalisierung, um mehr zu erfahren.