Sammeln. Digitalisieren. Extrahieren. Integrieren. Beschleunigen.

ibml digitale poststelle übersicht

Wie Ihr Unternehmen eingehende Informationen verwaltet, ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Wenn wichtige Informationen nicht schnell genug das richtige System oder den richtigen Entscheidungsträger erreichen, wirkt sich dies auf die Produktivität, die Genauigkeit, den Kundenservice und die Einhaltung von Vorschriften aus.

Heutige Unternehmen müssen schneller agieren, besseren Service bieten und strengere Standards erfüllen – doch viele Poststellen kämpfen weiterhin mit fragmentierten, manuellen Prozessen. Von Papier über E‑Mails bis hin zu Webformularen strömen Inhalte aus allen Richtungen ein, und veraltete Systeme kommen damit nicht mehr mit.

Genau hier kommt ibml ins Spiel. Wir bieten eine zentralisierte, intelligente Lösung für die digitale Poststelle, die alle eingehenden Inhalte, sowohl physische als auch digitale, erfasst und in strukturierte, zugängliche Daten umwandelt, die zum Handeln anregen.

Warum traditionelle Poststellen Sie zurückhalten

Fragmentierte, manuelle Arbeitsabläufe führen zu Engpässen, die Entscheidungen verlangsamen und Risiken erhöhen. Hier sind die üblichen Übeltäter:

  • Hohes Volumen, begrenztes Personal: Steigender Umsatz mit weniger Händen macht die Teams dünn.
  • Zu viele Kanäle: Post, E-Mail, Portale, Faxe – jeder dieser Kanäle speist isolierte Prozesse.
  • Unstrukturierte Daten: Schwer zu klassifizieren, zu indizieren und zuverlässig weiterzuleiten.
  • Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Schwache Verwahrungskette und Zugangskontrolle riskieren Fehler.
  • Hardware-/Prozesslücken: Mehrere Scanner und verteilte Erfassung führen zu Inkonsistenz und Nacharbeit.

Haben Sie Probleme mit dem hohen Aufkommen an Papier?

ibml Dokumentenverarbeitung

Vereinfachen und zentralisieren Sie die Erfassung Ihrer physischen Post mit dem schnellsten Hochleistungsscanner der Welt – dem ibml Fusion. Verarbeiten Sie mehr Volumen mit der branchenweit schnellsten Geschwindigkeit und nutzen Sie die unvergleichliche Intelligenz, um Ihre Betriebskosten zu senken und die Erfassungsgenauigkeit zu erhöhen. Sehen Sie, was den ibml Fusion HD zu einer bahnbrechenden Innovation für Ihren Postraum macht.

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Vorteile der Automatisierung der Poststelle mit ibml

  • Eliminieren Sie manuelles Sortieren und Bearbeiten: Minimieren Sie zeitraubende Aufgaben wie die Vorbereitung von Dokumenten und das Sortieren nach dem Scannen mit intelligenten Scannern, so dass sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
  • Beschleunigen Sie die Dokumentenverarbeitung: Mit Hochleistungsscannern und automatischer Weiterleitung können Sie Informationen schneller in die richtigen Systeme einspeisen und so die Durchlaufzeiten in allen Abteilungen verkürzen.
  • Reduzieren Sie menschliche Fehler: Die KI-gestützte Erfassung minimiert Fehler bei der Dateneingabe, verbessert die Zuverlässigkeit und verringert die menschliche Ermüdung.
  • Stärken Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Behalten Sie die Beweiskette, Prüfpfade und rollenbasierte Zugriffskontrollen bei – unerlässlich für strenge Compliance-Umgebungen.
  • Reduzieren Sie Lagerungs- und Papierkosten: Die Digitalisierung der Post am Eingangsort reduziert den physischen Lagerbedarf und die Kosten für die Papierverarbeitung.
  • Verbessern Sie die Sichtbarkeit von Informationen: Erstellen Sie ein zentrales digitales Archiv, das durchsuchbar, organisiert und für autorisierte Benutzer zugänglich ist.
  • Steigern Sie die Mitarbeiterproduktivität: Eliminieren Sie überflüssige Prozesse und manuelle Aktualisierungen, damit Teams effizienter arbeiten und schneller Entscheidungen treffen können.
  • Verbessern Sie das Kundenerlebnis: Stellen Sie sicher, dass eingehende Mitteilungen vom ersten Tag an korrekt weitergeleitet werden, um schnellere Antworten und weniger Verzögerungen zu erreichen.

ibml Lösungen für die digitale Poststelle

Deshalb ist ibml die erste Wahl.

ibml bietet mehr als nur einen Scanner. Wir helfen Ihnen bei der Automatisierung von physischer Post und digitalen Inhalten – strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert.

  • ibml Fusion HD: intelligenter Dokumentenscanner der nächsten Generation, der auf Geschwindigkeit, Bildqualität, Durchsatz und Automatisierung ausgelegt ist.
  • ibml Capture Suite: sichere, KI-gestützte Datenerfassung vor Ort, wenn Ihre Daten oder Trainingsmodelle Ihr Netzwerk nicht verlassen dürfen.
  • ibml Cloud Capture (ICC): Cloud-native Plattform zur Verwaltung und Automatisierung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

Smart RPA ermöglicht die Systemintegration und das Hochladen von Daten im Handumdrehen.

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So funktioniert die digitale Poststellenlösung von ibml

  • Erfassen: Erfassen Sie alle eingehenden Inhalte, einschließlich physischer Post, E-Mail und Fax, über eine einheitliche Erfassungsplattform.
  • Digitalisieren Sie: Verwenden Sie den ibml Fusion-Scanner, um große Mengen an physischer Post mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit, Klarheit und Sicherheit zu verarbeiten und gleichzeitig die Kosten vor und nach dem Scannen zu senken.
  • Extrahieren: Nutzen Sie KI-gestützte Large Language Models (LLMs), um die Extraktion von Schlüsselinformationen zu automatisieren, Geschäftsregeln anzuwenden und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
  • Verwalten: Speichern Sie Ihre Dokumente sicher und geben Sie sie in Ihren bestehenden Geschäftsanwendungen oder Dokumentenverwaltungssystemen aus.
  • Integrieren: Intelligente robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) lädt Daten in Altsysteme hoch, ohne dass sie manuell neu eingegeben werden müssen oder doppelten Aufwand bedeuten.
  • Anpassen: Skalieren Sie nach Bedarf mit einer Cloud-nativen Plattform, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die höchsten Datensicherheitsstandards von heute erfüllt.
  • Sicherheit und Datenschutz: Sie können Ihre Daten oder KI-Trainingsmodelle nicht außerhalb Ihres Netzwerks freigeben? Kein Problem. Die ibml Capture Suite implementiert die Vorteile der KI innerhalb Ihrer Firewalls auf Ihrer Infrastruktur oder in Ihrer privaten Cloud.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine digitale Poststelle und wie funktioniert sie?
Eine digitale Poststelle ist eine Automatisierungslösung für die Poststelle, die Hardware zum Öffnen und Sortieren der Post, Hochgeschwindigkeitsscanner zur Digitalisierung und Software zum Einlesen von E-Mails und anderen elektronischen Eingaben umfasst. Die Dokumente werden mithilfe von OCR, NLP und KI verarbeitet, um Metadaten zu extrahieren und Elemente an die richtigen Prozesse weiterzuleiten (z. B. Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung, Forderungen an die Schadensabteilung, Kontoeröffnung an das Onboarding).
Wie verarbeitet die ibml-Lösung sowohl Papier- als auch elektronische Post?
ibml bietet eine Komplettlösung sowohl für physische Post als auch für elektronische Korrespondenz. Unsere Scanner automatisieren die zentralisierte Digitalisierung mit einer ordnungsgemäßen Aufbewahrungskette zum Schutz von PII/PHI. Unsere IDP-Software, die auf KI basiert, klassifiziert und extrahiert Daten sicher und in großem Umfang über elektronische Formate hinweg und leitet Dokumente an die relevanten internen Prozesse weiter.
Kann dieses System in meine aktuelle Dokumentenverwaltungssoftware integriert werden?
Ja. ibml ergänzt die vorhandene Infrastruktur – kein Auswechseln und Ersetzen erforderlich. Die Funktionen sind modular aufgebaut, so dass Sie nur das implementieren können, was Sie benötigen.
Welche Branchen profitieren am meisten von der Automatisierung der Poststelle?

Gängige Beispiele sind:

Bankwesen: Darlehensbearbeitung, Überweisung, Onboarding
Versicherung: Schadensformulare und Korrespondenz
Finanzen: Rechnungen, Verträge, Kundendokumente
Gesundheitswesen: Patientenakten und Überweisungen
Behörden: Anträge, Lizenzen, öffentliche Anfragen

Wie wird die Dokumentensicherheit in einer digitalen Poststelle verwaltet?
Einmal digitalisierte Dokumente verbleiben in kontrollierten Arbeitsabläufen mit rollenbasiertem Zugriff, was die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit verbessert.
Wie lange dauert es, eine digitale Poststelle einzurichten?
Die Zeitvorgaben variieren je nach Umfang und Dokumentenvielfalt. Die Einrichtung der KI-gestützten Extraktion über mehrere Dokumenttypen hinweg ist in der Regel schnell, da die Konfiguration in natürlicher Sprache erfolgt und nicht durch zeitaufwändigen benutzerdefinierten Code.
Welches Postaufkommen können ibml-Systeme bewältigen?
ibml Systeme sind für unbegrenzte Dokumentenmengen ausgelegt. Die größten Poststellen der Welt vertrauen auf ibml-Scanner und -Software, um Informationen in großem Umfang zu digitalisieren.

Sind Sie bereit, Ihre Poststelle zu modernisieren?

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