Eine Mittelstandsbank sagt den Megabanken den Kampf an – dank ibml Outsourcing

Eine mittelgroße Bank, ein relativ neuer Marktteilnehmer im Geschäftsbankenbereich, erweist sich als mächtiger Gegner für die Megabanken, mit denen sie konkurriert. Diese schnell wachsende Bank verdankt ihren Erfolg zum Teil den Lockbox-Services, die sie ihren Kunden im Rahmen einer Partnerschaft mit ibml anbietet.

Die mittelgroße Bank mit Sitz im Südosten des Landes verfügt über ein Vermögen von mehr als 6,5 Milliarden Dollar und betreut Kunden in Alabama, Tennessee, Florida, South Carolina und Georgia. Die Strategie der Bank besteht darin, mittelständische Unternehmen anzusprechen, die von den Megabanken unterversorgt sind, indem sie eine umfassende Palette von Treasury-Management-Produkten anbietet. Die mittelgroße Bank betrachtet die Gemeinschaftsbanken nicht als ihre Konkurrenz.

Die Herausforderung

Die Bank stützte sich zunächst auf zwei Vollzeitangestellte Fachkräfte in ihrer Postbearbeitungsgruppe, um Lockbox-Transaktionen im Auftrag einiger ihrer Kunden zu bearbeiten. Die Bank lud die Überweisungsdaten auf eine Website hoch, die es den Firmenkunden ermöglichte, ein PDF mit den Transaktionsdaten auszudrucken und manuell zu buchen.

Leider konnte das Lockbox‑System der Bank nur Schecks und remittenden Dokumente im Coupon‑Format scannen. Das System bot den Kunden nur geringe Funktionalität zur Verwaltung der Zahlungsdaten, und die Lösung war für Immobilienverwaltungsunternehmen – ein wichtiges Marktsegment der Bank – nicht geeignet. Erschwerend kam hinzu, dass die Überweisungscoupons eines der ersten Lockbox‑Kunden der Bank keine maschinenlesbare Scanline enthielten, die vom System verarbeitet werden konnte, was die manuelle Bearbeitungslast der Bank zusätzlich erhöhte.

Die Bank stellte schnell fest, dass ihr die Expertise in der Lockbox‑Verarbeitung fehlte und dass sie weder über das notwendige Personal noch über die erforderliche Ausstattung verfügte. Das Ziel der Bank ist es, alles zu tun, um die von den Megabanken angebotenen Dienstleistungen zu erreichen oder zu übertreffen und selbst zur führenden Institution zu werden. Sie möchte den besten Remote‑Deposit‑Capture‑Service, den besten Online‑Service und die besten Reaktionszeiten für Kunden bieten. Doch die Bank erkannte, dass sie mit ihrem internen Lockbox‑Verarbeitungssystem nicht konkurrenzfähig war. Die Situation spitzte sich zu, nachdem die mittelgroße Bank im Jahr 2006 mit ihrem Remote‑Deposit‑Capture‑Service rasch Erfolge erzielt hatte.

Im Einklang mit ihrer Strategie, ein schlankes Backoffice zu betreiben, lagerte die Bank im Jahr 2006 ihre Lockbox‑Verarbeitung aus. Das Problem bestand darin, dass der Outsourcing‑Anbieter verlangte, die Firmenkunden der Bank an ein bestimmtes Postfach außerhalb des Bundesstaates zu verweisen. Dies kam bei den Kunden der Bank nicht gut an. Als zwei große Firmenkunden kurz davor standen, die Bank zu verlassen, entdeckte die mittelgroße Bank den Outsourcing‑Service von ibml mit Sitz in Birmingham, Alabama.

Die Bereitschaft des Teams des ibml-Outsourcing-Services, mit der Bank zusammenzuarbeiten, und die Erfolgsbilanz von ibml bei der Bereitstellung von Lösungen für den Schließfachbetrieb von Banken haben die Bank überzeugt. Im Jahr 2009 migrierte die Bank ihre Lockbox-Verarbeitungskunden zum Outsourcing-Service von ibml, beginnend mit dem größten Kunden der Bank.

Derzeit bedient die Bank 55 Lockbox‑Mandanten in Alabama und Tennessee.

Die taggleiche Buchung von Lockbox-Transaktionen, der Online-Zugriff auf Überweisungsinformationen, der sofortige Zugriff auf sieben Jahre archivierter Informationen und die ausgelagerte Konvertierung von Back-Files durch ibml sind allesamt Verkaufsargumente für die Kunden der Bank. Im Vergleich zum alten Outsourcing-Dienstleister der Bank weist ibml weniger Kodierungsfehler auf, was die Anzahl der Anrufe von verärgerten Kunden bei der Bank reduziert.

Bei den meisten Transaktionen, die die Bank im Auftrag ihrer Kunden abwickelt, handelt es sich um Wholesale-Lockbox- oder Whole-Tail-Lockbox-Transaktionen, wie z.B. Versicherungs- und Patientenzahlungen. ibml’s Outsourcing-Service erbringt auch Revenue-Cycle-Management-Dienstleistungen im Gesundheitswesen im Auftrag von zwei Kunden der mittelständischen Bank.

Die Lockbox‑Verarbeitung ist heute eines der wichtigsten Produkte im Firmenkundengeschäft der Bank. So half beispielsweise der Outsourcing‑Service von ibml der Bank dabei, das Geschäft eines Arbeiter‑Entschädigungsfonds zu gewinnen, der vergeblich versucht hatte, das „hohe monatliche Zahlungsvolumen“ intern zu verarbeiten. Der Lockbox‑Verarbeitungsservice war zudem entscheidend für den Gewinn eines Chapter‑13‑Insolvenz‑Dienstleisters, der zu den größten Einlegern der mittelgroßen Bank gehört.

Die Vorteile

Der Outsourcing-Service von ibml hat die Wettbewerbsfähigkeit der Bank in mehrfacher Hinsicht verbessert:

1. Einkünfte: Die Bank hat dank des Outsourcing-Services von ibml Treasury-Management-Kunden gewonnen und Kunden für die Lockbox-Verarbeitung gewonnen, bei denen es sich in der Regel um Großkunden handelt. Die Bank erhält auch mehr Anfragen zur Lockbox-Verarbeitung. Der Outsourcing-Service von ibml stärkt die Beziehungen der Bank zu ihren bestehenden Treasury-Management-Kunden. Und der Outsourcing-Service von ibml ist preislich wettbewerbsfähig.

2. Zeitersparnis: Durch die Zusammenarbeit mit dem Outsourcing‑Service von ibml kann die Bank die meisten Wholesale‑Lockbox‑Kunden in weniger als 30 Tagen implementieren – mit nur geringer Belastung für das Personal der Bank. Darüber hinaus richtet der Outsourcing‑Service von ibml ein Postfach ein und beauftragt einen Kurier für die neuen Lockbox‑Kunden der Bank, wodurch die schnell wachsende Bank erheblich Zeit spart.

3. Flexibilität: Lockbox‑Verarbeiter von Banken müssen flexibel sein, um den ständig wachsenden Kundenanforderungen und neuen Technologien gerecht zu werden. Die von ibmls Outsourcing‑Service eingesetzte moderne Software und Hardware verschafft der Bank die Flexibilität, praktisch jedes Dokument im Auftrag ihrer Kunden zu verarbeiten – einschließlich Umschlägen und Dokumenten im Vollformat. Vor der Zusammenarbeit mit ibmls Outsourcing‑Service scannte die Bank lediglich Schecks und remittenden Dokumente im Coupon‑Format. Die intelligente Datenerfassungssoftware von ibml eröffnet der Bank die Möglichkeit, strukturierte und unstrukturierte Daten aus Dokumenten zu erfassen, die üblicherweise nicht mit einer Bank‑Lockbox verbunden sind, oder die Klassifizierung verschiedener Dokumente zu automatisieren. Zudem passt ibml Berichte individuell an die Anforderungen der Kunden an.

4. Service: Durch die beschleunigte Bearbeitungszeit und die verbesserte Qualität von ibml ist die Bank besser in der Lage, ihre Service Level Agreements (SLAs) zu erfüllen.

5. Benutzerfreundlichkeit: Der Service erfordert nur sehr wenig laufenden Support. Es überrascht nicht, dass die Bank von den ersten Kunden, die auf den ibml-Outsourcing-Service umgestiegen sind, keine negativen Rückmeldungen erhalten hat. Wenn nötig, stellt ibml der Bank technisches Fachwissen zur Verfügung.

6. Skalierbarkeit: Die Partnerschaft mit dem Outsourcing-Service von ibml trägt dazu bei, dass die Bank schnell skalieren kann, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Der Outsourcing-Service von ibml hat sofortigen Zugang zu den Scan-Lösungen des Unternehmens, und ibml hat sich verpflichtet, je nach Bedarf zusätzliche Verarbeitungsschichten, mehr Platz in den Geschäftsräumen in Birmingham oder neue Standorte für die Schließfachverarbeitung an anderen Orten zu schaffen.

Zusammengenommen positionieren diese Vorteile die Bank für den Erfolg gegenüber ihren großen Wettbewerbern.

Fazit

Viele Banker glauben fälschlicherweise, dass die Lockbox‑Verarbeitung ein auslaufendes Produkt sei. Das Wachstum, das diese mittelgroße Bank mit dem Outsourcing‑Service von ibml erzielt hat, könnte jedoch Ihre Meinung ändern. So verkauft die Bank Lockbox‑Verarbeitung zusätzlich an ihre bestehende Basis von Remote‑Deposit‑Capture‑Nutzern. Außerdem sieht die Bank „großes Potenzial, Kunden für die EOB‑Verarbeitung zu gewinnen“. Darüber hinaus prüft sie die Möglichkeit, einen spezialisierten Lockbox‑Verarbeitungsservice für Immobilienverwaltungsunternehmen anzubieten, die im Markt von Tampa, Florida, stark vertreten sind und den die Bank kürzlich erschlossen hat. Die Bank blickt voller Zuversicht in die Zukunft.

Wenn Unternehmen Schecks akzeptieren, wird es eine Nachfrage nach Schließfachdiensten geben. Die Partnerschaft der Bank mit dem Outsourcing-Service von ibml trägt dazu bei, dass die Bank von diesen Möglichkeiten profitieren kann.