Digitales Posteingangs-Outsourcing: Definition, Zweck und Funktionsweise

In der heutigen turbulenten Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter enormem Druck, Kosten zu senken, Mitarbeitende zu entlasten, potenzielle Risiken zu minimieren und gleichzeitig ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Ein Bereich, der verbesserungswürdig ist, ist die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten. Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen Rechnungen, Verträge, Kundenaufträge und andere Dokumente auf Papier und in elektronischer Form bearbeiten, ist arbeitsintensiv, zeitaufwändig und fehleranfällig.

Das Outsourcing der Poststelle an einen digitalen Partner bietet Unternehmen eine Alternative.

Laut einer Studie von IDC wird der globale Markt für das Outsourcing der digitalen Poststelle von 2,6 Milliarden Dollar im Jahr 2020 auf 5,2 Milliarden Dollar im Jahr 2025 anwachsen. Siebzig Prozent der Unternehmen erwägen die Auslagerung ihrer digitalen Poststelle, so die Association for Intelligent Document Processing.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ausgelagerte digitale Poststellen funktionieren.

Was ist eine digitale Poststelle?

Eine digitale Poststelle nutzt intelligente Datenerfassung, Workflow-Automatisierung und andere Technologien, um den Umgang mit eingehender Papier- und elektronischer Post und Dokumenten zu optimieren.

Hier sehen Sie, wie eine digitale Poststelle normalerweise funktioniert:

• Eingang Briefe, Pakete, Rechnungen, Korrespondenz und andere Arten von physischer Post werden wie üblich empfangen. Dokumente, die per E-Mail, Fax, Mobiltelefon und Dateiübertragung gesendet werden, werden ebenfalls empfangen.
• Scannen. Physische Dokumente werden für die weitere Verarbeitung in digitale Bilder umgewandelt. Einige digitale Poststellenlösungen verwenden Hochgeschwindigkeitsscanner, die mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten und Informationen aus den Dokumenten während des Scanvorgangs (in-line) extrahieren.
• Sortieren. Digitale Poststellenlösungen überprüfen die Informationen und Hauptmerkmale jedes Dokuments, um die Dokumente automatisch zu identifizieren und nach Typ zu sortieren (z. B. Rechnungen, Verträge).
• Extraktion. Die Lösung für die digitale Poststelle verwendet optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien, um gescannte Bilder in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln und wichtige Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Um die Genauigkeit der extrahierten Daten zu gewährleisten, werden diese mit den Informationen in einer Datenbank oder einem Aufzeichnungssystem abgeglichen.
• Verteilung Sobald die Dokumente klassifiziert und die Daten überprüft sind, werden die Dokumente digital an die entsprechenden Personen oder Abteilungen weitergeleitet, basierend auf vorher festgelegten Geschäftsregeln.
• Integration. Dokumente und Daten können in ein Customer Relationship Management (CRM)-System, eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung, eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein anderes Altsystem exportiert werden. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann den nahtlosen Austausch von Daten erleichtern, ohne dass eine Computerprogrammierung erforderlich ist.
• Archivieren. Dokumente und Daten werden zentral indiziert und in einem Cloud-basierten Repository gespeichert.

Diese Funktionen modernisieren die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten.

Was bedeutet Outsourcing der digitalen Poststelle?

Unternehmen können die Vorteile einer digitalen Poststelle nutzen, indem sie die Verantwortung für die Verwaltung der eingehenden Post und anderer Dokumente des Unternehmens an einen externen Dienstleister abgeben.

Drittanbieter, die sich auf digitale Poststellen spezialisiert haben, können den gesamten Poststellenprozess im Namen eines Unternehmens übernehmen – vom Empfang und der Sortierung von Post und Dokumenten bis hin zur Weiterleitung und Archivierung.

Ausgelagerte digitale Poststellen unterscheiden sich in einigen Punkten von internen Lösungen:

• Partnerschaft mit einem Dienstleistungsanbieter. Anstatt eingehende Post und Dokumente intern zu bearbeiten, arbeitet ein Unternehmen mit einem Anbieter zusammen, der digitale Poststellendienste anbietet. Einige Dienstleister konzentrieren sich ausschließlich auf das Outsourcing der Poststelle, während andere die digitale Poststelle als Teil eines Portfolios von Business Process Outsourcing (BPO)-Angeboten anbieten.
• Abholung der Eingangspost. Der Outsourcing-Anbieter holt die physische Post im Namen der Organisation ab. Einige Outsourcing-Anbieter holen auch elektronisch versandte Dokumente ab.
• Scannen und Erfassen. Outsourcing-Anbieter verwenden Hochleistungsscanner, um physische Post und andere Dokumente in digitale Bilder umzuwandeln. OCR, KI und andere Datenerfassungstechnologien extrahieren Informationen aus gescannten und elektronisch übermittelten Dokumenten.
• Validierung. Outsourcing-Anbieter können Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Kriterien klassifizieren und Daten validieren und mit Datensätzen oder Datenbanken abgleichen, um die Richtigkeit der Informationen sicherzustellen.
• Verteilung. Anbieter digitaler Poststellen setzen Tools zur Workflow-Automatisierung ein, um verarbeitete Dokumente an die zuständige Person zur Überprüfung, Genehmigung oder weiteren Bearbeitung weiterzuleiten.
• Integration. Ein Anbieter einer ausgelagerten digitalen Poststelle kann seine Prozesse in die internen Systeme eines Unternehmens integrieren, um den einfachen Zugriff und das Abrufen von Informationen zu erleichtern.
• Bearbeitung von Rückläufern und nicht zustellbarer Post Nachdem die Dokumente in ein digitales Format umgewandelt wurden, kann ein Outsourcing-Anbieter die physischen Dokumente sicher entsorgen oder sie an das Unternehmen zurückgeben.

Diese Dienste können für viele Unternehmen auf den Vorteilen einer digitalen Poststellenlösung aufbauen.

Was sind die Vorteile einer ausgelagerten digitalen Poststelle?

Ausgelagerte digitale Poststellen bieten Unternehmen mehrere überzeugende Vorteile.

• Reduzierte Anfangskosten. Durch Outsourcing entfallen die Vorlaufkosten für die Einrichtung einer eigenen digitalen Poststelle. Unternehmen zahlen für die ausgelagerte digitale Poststelle nach und nach.
• Verbesserte Effizienz. Ausgelagerte Dienstleister verfügen über das Fachwissen, die Erfahrung und den Zugang zu fortschrittlichen Technologien, um den gesamten Posteingangsprozess zu rationalisieren.
• Schnellere Durchlaufzeiten. Die fortschrittlichen Erfassungstechnologien und automatisierten Arbeitsabläufe, die von ausgelagerten Anbietern digitaler Poststellen verwendet werden, verkürzen die Zeit, die Post und andere Dokumente benötigen, um die beabsichtigten Empfänger zu erreichen, erheblich, was zu verbesserten Antwortzeiten führt.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen. Indem Sie die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente auslagern, können sich Unternehmen stärker auf ihr Kerngeschäft und strategische Initiativen konzentrieren.
• Skalierbarkeit. Das Outsourcing der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente an einen externen Dienstleister erleichtert es Unternehmen, auf sich wandelnde Anforderungen zu reagieren. Es ist nicht nötig, zusätzliches Personal einzustellen, weitere Scanner anzuschaffen oder Systeme zu konfigurieren.
• Zugang zu erstklassiger Technologie. Durch die Auslagerung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente an einen Dritten erhalten Unternehmen Zugang zu innovativen Technologien, ohne die Lösungen selbst kaufen, implementieren und verwalten zu müssen. Und Outsourcing-Anbieter konzentrieren sich auf die kontinuierliche Verbesserung ihres Serviceangebots.
• Unerschütterliche Sicherheit. Bei Outsourcing-Anbietern hängt viel von ihrer Fähigkeit ab, die eingehende Post und die Dokumente, die sie im Auftrag ihrer Kunden bearbeiten, zu schützen. Unternehmen können von Anbietern erwarten, dass sie in Zugangskontrollen, Verschlüsselung, umfassende Nachverfolgung und andere Maßnahmen investieren, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern und die Einhaltung der einschlägigen Datenschutzgesetze zu gewährleisten.
• Unterbrechungsfreier Geschäftsbetrieb
  Systemausfälle können das Geschäft eines Outsourcing-Anbieters in die Knie zwingen. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass Outsourcing-Anbieter Redundanz und Notfallwiederherstellung in ihre Abläufe einbauen, damit sie die Post ohne Unterbrechung verarbeiten können.
• Globale Reichweite. Einige Outsourcing-Anbieter erbringen zentralisierte und standardisierte digitale Poststellen-Dienstleistungen für multinationale Unternehmen mit Niederlassungen an mehreren Standorten.

Jeder dieser Vorteile ist überzeugend.

Zusammen können sie einem Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil verhelfen.

Fazit

Die Optimierung des Umgangs mit eingehender Post und Dokumenten ist für Unternehmen, die in der heutigen wettbewerbsintensiven, digitalen Umgebung erfolgreich sein wollen, von entscheidender Bedeutung. Die Auslagerung der Poststelle an einen Drittanbieter ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen, während sie gleichzeitig ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bieten und ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleisten. Laut Gartner spart das typische Unternehmen durch die Auslagerung an einen Anbieter von digitalen Poststellen 20 Prozent. Durch die Zusammenarbeit mit dem richtigen Anbieter von digitalen Poststellen kann ein Unternehmen die Last der Verwaltung eingehender Post loswerden und sich auf seine Kernkompetenzen und Wachstumsziele konzentrieren.