Wie Sie eine digitale Poststelle einrichten

Jedes Unternehmen möchte in diesen unsicheren wirtschaftlichen Zeiten mit weniger mehr erreichen.

Die Implementierung einer digitalen Poststellenlösung ist eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Back-Office-Prozesse zu optimieren und den Zeit- und Arbeitsaufwand für Routineaufgaben zu reduzieren.

Dieser Artikel beschreibt die Vorteile einer digitalen Poststelle und zeigt, wie Sie eine solche Lösung implementieren können.

Was ist eine digitale Poststellenlösung?

Eine digitale Poststellenlösung automatisiert den Empfang, die Verarbeitung und die Verteilung von Kundenkorrespondenz, Lieferantenrechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten, die per Post eingehen.

Digitale Poststellenlösungen konvertieren Dokumente, die per Post eingehen, in ein elektronisches Format. Einige digitale Poststellenlösungen empfangen auch digitale Kopien von Post, z. B. gescannte Dokumente, E-Mails, Dokumente, die als PDF-Anhänge an E-Mails gesendet werden, FTP-Uploads und Web- oder mobile Formulare.

Digitalisierte Dokumente werden zentral in einem Cloud-Repository oder Dokumentenverwaltungssystem gespeichert, so dass die Informationen für autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus sofort verfügbar sind.

Digitale Poststellenlösungen nutzen fortschrittliche Technologien wie Dokumentenscanner, optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen und Cloud-native Technologie, um Papierdokumente in ein elektronisches Format umzuwandeln und sie an nachgelagerte Systeme oder Prozesse weiterzuleiten.

Die größten Herausforderungen in der Poststelle

Die Postverwaltung ist für den täglichen Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Ineffizienzen bei der Verwaltung von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen, können die Kosten in die Höhe treiben, den Kundenservice beeinträchtigen und das Risiko von Betrug oder Compliance-Problemen erhöhen.

Aber die Verwaltung der Post kann arbeitsintensiv, zeitaufwändig, fehleranfällig und riskant sein. Je größer das Postaufkommen, desto komplexer und schwieriger wird es für die meisten Unternehmen.

Hier sind die größten Herausforderungen, mit denen Unternehmen aller Größenordnungen in der Poststelle konfrontiert sind:

• Ineffizienz. Das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Verteilen der Post überfordert die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter verschwenden viel Zeit mit dem Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier und der Suche nach Informationen. All diese manuellen Aufgaben in der Poststelle führen unweigerlich zu Fehlern, die den Mitarbeitern in der Folgezeit Kopfschmerzen bereiten.
• Kosten. Das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten, die mit der Post ankommen, und die Lagerung von Papierdokumenten in Aktenschränken, Kartons und bei Dritten kostet viel Geld.
• Mangelnde Transparenz. Bei manuellen Prozessen ist es schwer zu erkennen, welche Dokumente auf dem Postweg eingegangen sind, wo sich die Dokumente im Prozess befinden und an wen sie geschickt werden sollen. Eine schlechte Übersicht macht es schwer, Prozesse in Gang zu halten oder auf Kundenanfragen zu reagieren.
• Schlechte Kommunikation. Eine langsame Verteilung von Dokumenten an nachgelagerte Systeme und Prozesse kann zu verpassten Terminen führen und die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten erschweren.
• Risiko. Es ist schwer, sensible Informationen, die per Post ankommen, zu kontrollieren. Falsch gehandhabte oder gestohlene Informationen können zu finanziellen Verlusten, Geldstrafen, Bußgeldern und Rufschädigung führen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen digitale Poststellenlösungen in Betracht ziehen.

Wie man eine digitale Poststelle einrichtet

Die Einführung einer digitalen Poststelle erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Im Folgenden finden Sie bewährte Schritte, die ein Unternehmen befolgen kann, um sicherzustellen, dass sein Projekt für eine digitale Poststelle optimalen Nutzen bringt.

• Schritt 1: Beurteilen Sie, wo Sie stehen. Bewerten Sie die Art und Weise, wie Papier- und elektronische Post derzeit sortiert, verarbeitet und weitergeleitet wird, um zu verstehen, wie viel Zeit und Ressourcen für die Poststelle aufgewendet werden, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, und um Engpässe in Ihrem Prozess aufzudecken.
• Schritt 2: Definieren Sie Ihre Anforderungen. Bestimmen Sie die Anforderungen für Ihre digitale Poststelle. Berücksichtigen Sie das Volumen und die Komplexität der Dokumente, die in der Poststelle eingehen, die Systeme, die die Dokumente empfangen müssen, und Ihre Ziele für die Automatisierung der Poststellenverwaltung. Denken Sie auch an alle sensiblen Informationen, die Sie erhalten und die geschützt werden müssen.
• Schritt 3: Suchen Sie den richtigen Technologiepartner. Die Wahl des richtigen Anbieters von Lösungen für die digitale Poststelle ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Legen Sie besonderen Wert auf Anbieter von Lösungen mit Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen, auf eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei digitalen Poststellenlösungen und auf die Kosten, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Lösung des Anbieters. Suchen Sie sich einen Partner mit Hochleistungsscannern, die Papier problemlos in ein elektronisches Format umwandeln können.
• Schritt 4: Erstellen Sie einen Projektplan. Überlassen Sie bei Ihrem Automatisierungsprojekt nichts dem Zufall. Arbeiten Sie mit den Beteiligten zusammen, um einen Zeitplan für das Projekt zu erstellen, Meilensteine festzulegen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und die für die einzelnen Projektschritte erforderlichen Ressourcen sowie alle Abhängigkeiten zu ermitteln. Stellen Sie sicher, dass der Projektplan sowohl die Implementierung von Hardware als auch von Software berücksichtigt. Und vergessen Sie nicht, einen Plan für die Schulung der Mitarbeiter für das neue System zu entwickeln.
• Schritt 5: Messen und anpassen. Verfolgen Sie kontinuierlich den Status Ihres Projekts, messen Sie den Fortschritt im Vergleich zu Ihren Zielen, holen Sie Feedback von Benutzern und Stakeholdern ein und schaffen Sie eine Möglichkeit, Probleme oder Engpässe schnell zu beheben. Benennen Sie eine Person, die der Geschäftsleitung regelmäßig über den Erfolg des Projekts Bericht erstattet. Und denken Sie daran, wie neue Mitarbeiter in das System eingearbeitet werden und wie System-Upgrades oder -Anpassungen gehandhabt werden sollen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich eine Lösung für die digitale Poststelle implementieren, die Ihre Anforderungen erfüllt und die Abläufe in der Poststelle verbessert, den Service steigert und die Risiken mindert.

Vorteile einer digitalen Poststellenlösung

Die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Poststelle kann sich für ein Unternehmen sehr auszahlen.

• Effizienz. Mit digitalen Poststellenlösungen entfällt das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen, sowie von E-Mails und anderen elektronisch empfangenen Dokumenten.
• Reduzierte Kosten. Mit digitalen Poststellenlösungen entfällt die Notwendigkeit, Dokumente physisch zu speichern. Die Dokumente werden zentral in einem Repository oder Dokumentenmanagementsystem gespeichert.
• Transparenz. Lösungen für die digitale Poststelle bieten Echtzeittransparenz über den Status von Dokumenten, die per Post oder elektronisch eingehen, und zwar ab dem Moment, in dem sie empfangen werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Die Beteiligten können von jedem beliebigen Ort aus an Dokumenten zusammenarbeiten.
• Sicherheit. Digitale Poststellenlösungen reduzieren das Risiko von Betrug und Compliance-Problemen durch Zugriffsberechtigungen, die Sicherstellung der Aufbewahrungskette und die Protokollierung der an einem Dokument vorgenommenen Aktionen.

Diese Vorteile sind ohne einen erfolgreichen Ansatz zur Implementierung nur schwer zu erreichen.

Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Poststelle

Eine digitale Lösung für die Poststelle ist ein effizienter Weg, um eingehende Post zu verwalten, den Service eines Unternehmens für seine Kunden zu verbessern und das Risiko von Betrug und Compliance-Problemen zu mindern. Das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Weiterleiten von Papier- und elektronischen Dokumenten ist zeitaufwändig und kann zu Dokumentenverlusten führen, die schwerwiegende Folgen haben können. Wenn ein Unternehmen die in diesem Artikel beschriebenen Implementierungsschritte befolgt, kann es sicherstellen, dass sein Projekt der digitalen Poststelle ein voller Erfolg wird.

Wenn Sie mehr über unsere digitalen Poststellenlösungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.