Was ist eine digitale Poststelle und was sind ihre Vorteile?

Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Mail erhalten Unternehmen immer noch viele Informationen über ihre Poststelle.

Unabhängig davon, ob es sich um Informationen von Kunden, Lieferanten oder Stakeholdern handelt, können Ineffizienzen bei der Art und Weise, wie diese Informationen empfangen, sortiert, klassifiziert und weitergeleitet werden, zu großen Problemen in der Folge führen.

Der Druck, physische Post in verwertbare digitale Informationen umzuwandeln, auf die schnell zugegriffen werden kann, ist ein wichtiger Grund dafür, dass Unternehmen aller Größen und Branchen ihre Poststellenprozesse digitalisieren.

Dieser Artikel beschreibt, wie eine digitale Poststelle funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

Was ist eine digitale Poststelle?

Das physische Sortieren, Klassifizieren und Weiterleiten von Informationen, die auf dem Postweg ankommen, ist ein ineffizienter Prozess, der zu höheren Kosten, geringerer Mitarbeiterproduktivität und mehr Fehlermöglichkeiten führen kann.

Wenn Sie mit der Post nicht Schritt halten, kann dies auch zu Problemen mit dem Kundenservice und der Einhaltung von Vorschriften führen.

Digitale Poststellenlösungen – Software und Hardware, die physische Dokumente in ein digitales Format umwandeln – beschleunigen den Fluss wichtiger Geschäftsinformationen zu nachgelagerten Systemen und Prozessen.

Einige digitale Poststellenlösungen überwachen auch E-Mail-Postfächer und andere Zustellkanäle, um eingebettete Dateien und andere elektronisch übermittelte Dokumente zu empfangen, zu sortieren, zu klassifizieren und weiterzuleiten.

Digitale Poststellenlösungen können für eine einzige Anwendung oder für mehrere Anwendungen eingesetzt werden, z. B. für gemeinsam genutzte Dienste. Einige Business-Outsourcing-Anbieter (BPOs) bieten Dienstleistungen für die digitale Poststelle an.

Wie funktioniert eine digitale Poststelle?

Digitale Poststellenlösungen automatisieren den Empfang, die Sortierung, die Klassifizierung und die Weiterleitung von Informationen, die direkt in der Poststelle eines Unternehmens oder von einem Dritten im Namen des Unternehmens eingehen.

Digitale Poststellenlösungen kombinieren Technologien wie das Scannen von Dokumenten, die Dokumentenerfassung, die Datenextraktion und die Integration, um Reibungsverluste beim Empfang und der Verwaltung von Dokumenten zu vermeiden:

• Eingang Physische Dokumente werden entgegengenommen und in elektronische Inhalte umgewandelt. Viele Organisationen digitalisieren sowohl Umschläge als auch deren Inhalte. Die Originaldokumente werden anschließend gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation vernichtet. Einige digitale Posteingangslösungen bündeln zudem elektronisch übermittelte Informationen – etwa per E-Mail, Mobilgerät, Fax oder über ein Portal.
• Sortieren. Dokumente werden automatisch getrennt und in elektronischen Stapeln abgelegt.
• Klassifizierung. Rechnungen, Kundenaufträge, Korrespondenz, Mitgliedschafts- und Beschäftigungsanträge, Beschwerde- und Berufungsmitteilungen, Versicherungsansprüche, juristische Dokumente, Hypothekenunterlagen und alle anderen potenziell zeitkritischen Dokumenttypen werden identifiziert. Einige Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner können gemischte Dokumente identifizieren und sortieren.
• Erfassen. Maschinelles Lernen wendet automatisch Geschäftsregeln an, um Informationen zu erfassen.
• Weiterleitung. Informationen werden digital an eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, eine Dokumentenmanagement-Plattform, ein gemeinsames Laufwerk, ein Archiv oder ein anderes System weitergeleitet, das auf vorher festgelegten Geschäftsregeln basiert. Unternehmen, die nicht über ein Dokumentenmanagementsystem verfügen, können Microsoft SharePoint oder Azure nutzen, um ein einfach zu durchsuchendes Cloud-natives Dokumentenmanagementsystem zu erstellen. Die Inhalte können auch direkt an die E-Mail-Adresse einer Person weitergeleitet werden.
• Integration. Robotic Process Automation (RPA) verbindet Systeme ohne Programmierung. Informationen, die von einer digitalen Poststelle erfasst werden, können an eine Workflow-Lösung weitergeleitet oder in eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung oder ein Line-of-Business-System hochgeladen werden.
• Zugang. Autorisierte Benutzer können von jedem Gerät aus auf digitale Inhalte zugreifen und darauf reagieren.

Diese Schritte eliminieren Reibungsverluste bei der Bearbeitung von Informationen, die per Post verschickt werden.

Vorteile einer digitalen Poststelle

Die Digitalisierung und Vereinfachung des Empfangs, der Sortierung und der Weiterleitung der physischen Post bringt große Vorteile mit sich.

• Geringere Kosten. Mit digitalen Lösungen für die Poststelle entfallen kostspielige, arbeitsintensive Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten nach Typ, das manuelle Eingeben der Daten aus Dokumenten, das Mischen von Papier und E-Mails und das Korrigieren unvermeidlicher Tippfehler. Durch die Automatisierung des Empfangs, der Sortierung, der Klassifizierung und der Weiterleitung der physischen Post haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf wachstumsfördernde Aktivitäten zu konzentrieren.
• Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Mit digitalen Lösungen für die Poststelle gelangen Informationen schnell in die Hände der Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Die Mitarbeiter der Poststelle müssen keine Dokumente mehr sortieren, keine Genehmiger mehr ausfindig machen und keine Papier- und E-Mail-Dokumente mehr mischen. Datenerfassung und automatisierte Workflows machen manuelle Aufgaben überflüssig.
• Rationalisierte Aufbewahrung von Dokumenten. Digitale Poststellenlösungen machen die physische Aufbewahrung von Dokumenten in Aktenschränken, Kartons oder extern bei Dritten überflüssig. Die Inhalte werden elektronisch in einem sicheren zentralen Speicher archiviert und sind für autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus über einen PC, einen Computer oder ein mobiles Gerät sofort zugänglich. Die digitale Speicherung von Informationen in einem zentralen Archiv trägt auch zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität bei.
• Verbesserter Kundenservice. Die Beschleunigung der Übermittlung von Informationen, die per Post eintreffen, an nachgelagerte Systeme und Prozesse hilft Unternehmen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und Verzögerungen bei der Verarbeitung zu vermeiden, die sich negativ auf den Service für ihre Kunden auswirken könnten. Callcenter-Agenten können den Status von Informationen ab dem Zeitpunkt der Digitalisierung einsehen. Und die Informationen sind sofort abrufbar, so dass die Kunden sofort eine Antwort auf ihre Fragen erhalten, ohne in die Warteschleife gehen oder auf einen Rückruf warten zu müssen. Probleme können schnell gelöst werden.
• Verbesserte Compliance. Digitale Poststellenlösungen schützen sensible Informationen durch benutzer- und rollenbasierte Berechtigungen, automatisierte Aufgabentrennung, die Sicherstellung der Nachweiskette, vollständige Audit-Protokollierung und digitale Archivierung in Übereinstimmung mit den Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung. Die Zentralisierung und Automatisierung der Klassifizierung unstrukturierter Dokumente hilft Unternehmen außerdem dabei, neue Datenschutzbestimmungen einzuhalten und kostspielige Bußgelder und Strafen zu vermeiden.
• Bessere Zusammenarbeit. Die Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten erleichtert internen und externen Beteiligten das Kommentieren und Verteilen von Dokumenten und die Zusammenarbeit an Informationen.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Niemand verbringt seinen Arbeitstag gerne mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben. Mit digitalen Lösungen für die Poststelle haben die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Dies sind nur einige der Gründe, warum Unternehmen digitale Poststellenlösungen einsetzen.

Wie Sie Ihre Poststelle automatisieren

Jetzt ist es an der Zeit, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Informationen verwaltet, die auf dem Postweg ankommen, und die zugrunde liegende Kostenstruktur zu überdenken. Eine digitale Poststellenlösung kann Unternehmen aller Größen und Branchen dabei helfen, Kosten zu senken, den Service zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und effizient zu skalieren. Sind Sie bereit anzufangen?