Top 6 Vorteile der Debitorenbuchhaltung

Liquidität ist das Lebenselixier jedes Unternehmens.

Unternehmen sind auf liquide Mittel angewiesen, um Materialien und Fertigwaren zu beschaffen, Produktion und Distribution zu betreiben, das Facility‑Management, Vertrieb und Marketing sowie Lohn‑ und Verwaltungsaufgaben zu finanzieren.

Das Einzahlen von Geld auf das Bankkonto liegt in der Verantwortung der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR).

Aber manuelle und halbautomatische Prozesse über den gesamten AR-Lebenszyklus hinweg – vom Kredit- und Risikomanagement bis hin zum Zahlungseinzug – erschweren die Erfassung, Verwaltung und Prognose von Barmitteln.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen AR-Automatisierungslösungen ein.

Dieser Artikel beschreibt die Vorteile der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung.

Herausforderungen für die Debitorenbuchhaltung

Das Sammeln, Verwalten und Prognostizieren von Bargeld ist nicht einfach, insbesondere für AR-Abteilungen mit vielen manuellen, sich wiederholenden Aufgaben wie dem Eingeben von Überweisungsdaten, dem Mischen von Papier und E-Mails und dem Beheben von Fehlern.

• Kredit- und Risikomanagement. Viele Debitorenbuchhaltungen haben keinen unmittelbaren Zugriff auf die Informationen, die sie benötigen, um die Kreditwürdigkeit von Kundinnen und Kunden zu beurteilen und die Wahrscheinlichkeit zu bestimmen, dass diese ihre Schulden begleichen.
• Cashflow-Management. Ohne Echtzeit‑Transparenz über Zahlungen können AR‑Abteilungen nie sicher sein, dass dem Unternehmen genügend liquide Mittel zur Erfüllung seiner finanziellen Verpflichtungen zur Verfügung stehen. Fragmentierte Systeme erschweren es, Zahlungen effizient und effektiv von Kundinnen und Kunden einzuziehen.
• Datenverwaltung. Die manuelle Zuordnung von Zahlungen zu offenen Rechnungen erschwert die Pflege genauer und aktueller Informationen über Kundenkonten.
• Einhaltung der Vorschriften. Für AR-Abteilungen ist es schwer, die Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit Krediten und Inkasso einzuhalten, wenn Sie keinen Einblick oder keine Kontrolle darüber haben, wie die Dinge erledigt werden.
• Verwaltung von Abzügen. Unerlaubte Kundenabzüge sind eine Tatsache im Bereich AR. Aber es kann Tage oder Wochen dauern, bis die Abteilungen für Rechnungswesen die Streitigkeiten mit den Kunden über Rechnungs- oder Zahlungsangelegenheiten durch Telefonate und E-Mails gelöst haben.
• Kostenmanagement. Jedes Unternehmen möchte „mit weniger mehr erreichen“. Aber manuelle und halbautomatische Prozesse machen es schwer, den Betrieb zu skalieren, ohne mehr Personal einzustellen.

Dies sind einige der Gründe, warum AR eine der aufwändigsten Finanzfunktionen ist.

Debitoren während einer Rezession

AR ist in wirtschaftlich guten Zeiten entscheidend. Aber in einer Rezession kann sie ein Geschäft entscheiden oder zerstören.

Während einer Rezession können Unternehmen aufgrund eines Rückgangs der Kundenausgaben und eines Anstiegs der Kundeninsolvenzen größere Herausforderungen mit ihren AR haben. Dies kann den Cashflow eines Lieferanten belasten, uneinbringliche Forderungen und Abschreibungen in die Höhe treiben und das Risiko einer finanziellen Insolvenz – also eines Liquiditätsengpasses – erhöhen.

Um das Risiko von Cashflow-Problemen während einer Rezession zu verringern, führen viele Unternehmen eine strengere Kreditpolitik ein, verstärken die Überwachung der Kreditwürdigkeit ihrer Kunden und setzen aggressivere Inkassobemühungen ein. Einige Unternehmen bieten ihren Kunden Anreize für eine frühzeitige Zahlung, wie z.B. 2 Prozent Rabatt auf den fälligen Rechnungsbetrag, um die Kunden zu ermutigen, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Die Automatisierung von AR bietet Unternehmen eine weitere Möglichkeit, die Herausforderungen der Rezession zu bewältigen.

Was ist AR Automation?

AR-Automatisierung digitalisiert und vereinfacht den Einzug, die Verwaltung und die Vorhersage von Kundenzahlungen – vom Kreditmanagement und der Zahlungsabwicklung bis hin zum Inkasso und dem Abgleich.

Das ist besonders wichtig während einer Rezession.

Ein effizienteres und effektiveres Forderungsmanagement kann jedem Unternehmen helfen, die finanzielle Stabilität während einer Rezession aufrechtzuerhalten und gleichzeitig eine Grundlage für Wachstum zu schaffen, wenn sich die Wirtschaft erholt.

Zur Automatisierung des Forderungsprozesses können verschiedene Technologien eingesetzt werden, darunter:

• Kreditverwaltungssoftware, die den Prozess der Überprüfung der Kredithistorie eines Kunden, der Festlegung von Kreditlimits und der Überwachung der Kreditwürdigkeit des Kunden automatisiert.
• Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen elektronisch zu versenden, was die Rechnungszustellung beschleunigt und möglicherweise einen besseren Einblick in den Cashflow-Zyklus ermöglicht.
• Lösungen zur Dokumentenerfassung, die unstrukturierte Dokumente in verwertbare Informationen umwandeln, die sich leichter verarbeiten, speichern und weitergeben lassen.
• Cash Application Solutions, die den Prozess der Aktualisierung von Kundenkonten verwalten.
• Optische Zeichenerkennung (OCR), die die Erfassung der Überweisungsdaten automatisiert.
• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen automatisieren Aufgaben wie die Überprüfung der Datengenauigkeit, die Identifizierung von Unstimmigkeiten in Rechnungen und die Vorhersage von Zahlungsmustern.
• Robotic Process Automation (RPA), verbindet Systeme, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist.

Diese Technologien erleichtern den Unternehmen die Verwaltung ihrer Forderungen und Barmittel.

Vorteile von AR Automation

Die Automatisierung von AR bietet Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen enorme Vorteile.

1. Niedrigere Kosten. Die Automatisierung von AR macht manuelle Aufgaben überflüssig, die den Aufwand in die Höhe treiben können.
2. Bessere Effizienz. Durch die Automatisierung des AR-Prozesses können zeitaufwändige Aufgaben wie die Eingabe von Überweisungsdaten, der Abgleich von Zahlungen mit Überweisungsdokumenten, die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Rechnungen und die Klärung unberechtigter Kundenabzüge rationalisiert werden. Die Effizienz, die durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung erreicht wird, hilft einer Abteilung für Rechnungswesen auch dabei, ihre Mitarbeiterzahl zu erhöhen, ohne mehr Personal einstellen zu müssen.
3. Verbesserte Genauigkeit. Fehler und Irrtümer sind unvermeidlich, wenn sich Unternehmen auf manuelle und halbautomatische Aufgaben verlassen. Die automatische Extraktion von Daten reduziert die Möglichkeit von Fehlern erheblich.
4. Erhöhte Prozesstransparenz. Die Echtzeit-Transparenz, die die Automatisierung von AR bietet, ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Probleme bei Kundenzahlungen schnell zu erkennen und zu beheben. Die Echtzeit-Transparenz von AR hilft Unternehmen auch, besser informierte Entscheidungen über Finanzplanung und Prognosen zu treffen.
5. Verbesserter Kundenservice. Die Automatisierung von AR hilft Unternehmen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten, indem sie die Möglichkeit von Buchungsfehlern reduziert und Kundeninformationen für Vertriebsmitarbeiter, Call-Center-Agenten und andere Mitarbeiter mit Kundenkontakt sofort verfügbar macht.
6. Größere Unternehmensflexibilität. Mit den Erkenntnissen aus der AR-Automatisierung können sich Unternehmen schneller an veränderte Wirtschafts- und Marktbedingungen und Kundenwünsche anpassen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen AR-Automatisierungssysteme einsetzen.

So fangen Sie an

Es gibt viele AR-Automatisierungslösungen. Die Wahl der falschen Lösung kann Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen zurückwerfen. Hier sind einige wichtige Überlegungen zur Bewertung von AR-Automatisierungslösungen.

• Merkmale und Funktionalität. Geben Sie sich nicht mit einer AR-Automatisierungslösung zufrieden, die nicht in der Lage ist, die besonderen Geschäftsanforderungen Ihrer Abteilung zu erfüllen.
• Kompatibilität. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung mit Ihren bestehenden Systemen integriert werden kann. Einige AR-Automatisierungslösungen nutzen RPA, um Systeme zu verbinden, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist.
• Kosten. Lassen Sie sich nicht zum Kauf einer AR-Automatisierungslösung mit versteckten Gebühren und teuren Verträgen für professionelle Dienstleistungen verleiten. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Gesamtbetriebskosten verstehen.
• Skalierbarkeit. AR-Automatisierung ist eine grundlegende Technologie, keine Wegwerftechnologie. Suchen Sie nach zukunftssicheren AR-Automatisierungslösungen, die den Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens gerecht werden können.
• Erfolgsbilanz. Es gibt viele unkonventionelle Technologieanbieter. Geben Sie potenziellen Anbietern mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Automatisierung von Finanzanwendungen mehr Gewicht.

Diese Strategien werden dazu beitragen, dass Ihr AR-Automatisierungsprojekt ein Erfolg wird.

Warum automatisieren

Für Unternehmen hängt viel von ihrem AR-Prozess ab. Bei einem wirtschaftlichen Abschwung steht sogar noch mehr auf dem Spiel. Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung bietet große Vorteile, unabhängig von der wirtschaftlichen Lage.

Um zu erfahren, wie ibml Ihnen bei der Automatisierung Ihrer AR helfen kann, kontaktieren Sie einen unserer Experten.