Standardisierung der Dokumentenerfassung in Unternehmen: Wie Teams für die Dokumentenverarbeitung Schwankungen im Arbeitsablauf reduzieren

Jeder Prozess zur Bearbeitung von Unternehmensdokumenten strebt dasselbe Ziel an: eine genaue, effiziente und vorhersehbare Bearbeitung, unabhängig davon, woher die Dokumente stammen oder wer sie bearbeitet. Doch mit zunehmendem Wachstum von Unternehmen wird es immer schwieriger, ein solches Maß an Konsistenz zu erreichen. Verschiedene Abteilungen entwickeln ihre eigenen Prozesse. Regionalbüros führen unterschiedliche Scanverfahren ein. Geschäftsbereiche wenden individuelle Vorgehensweisen bei der Dokumentenaufbereitung an. Im Laufe der Zeit summieren sich kleine operative Unterschiede zu erheblichen Schwankungen im Arbeitsablauf, die sich auf die Produktivität, die Bearbeitungsqualität und den Kundenservice auswirken.

Die Variabilität der Dokumente selbst ist unvermeidbar. Kundenanträge, Rechnungen, Anträge auf Erstattung, Verträge, Krankenakten, Finanzunterlagen und behördliche Formulare werden stets in unterschiedlichen Formaten und Zuständen eingehen. Die betriebliche Variabilität hingegen können Unternehmen kontrollieren.

Führende Unternehmen haben erkannt, dass standardisierte Erfassungsprozesse die Grundlage für eine skalierbare Dokumentenverarbeitung bilden. Durch die Festlegung einheitlicher Verfahren für die Dokumentenaufbereitung, die Digitalisierung, die Klassifizierung, die Validierung und das Workflow-Management reduzieren Unternehmen unnötige Abweichungen und verbessern gleichzeitig den Durchsatz, die Genauigkeit der Datenerfassung sowie die betriebliche Transparenz im gesamten Unternehmen.

Anstatt sich darauf zu verlassen, dass einzelne Standorte oder Abteilungen ihre eigenen Bearbeitungsverfahren entwickeln, richten etablierte Unternehmen wiederholbare Erfassungsabläufe ein, die unabhängig von der Herkunft der Dokumente, dem Bearbeitungsort oder dem Geschäftsbereich einheitliche Ergebnisse liefern.

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Häufige Ursachen für Schwankungen in Workflows zur Erfassung großer Dokumentenmengen

Die meisten Unternehmen legen nicht bewusst uneinheitliche Abläufe bei der Dokumentenverarbeitung fest. Vielmehr entstehen Abweichungen nach und nach, wenn einzelne Abteilungen ihre Arbeitsabläufe an ihre jeweiligen lokalen Anforderungen anpassen.

Zu den üblichen Ursachen für Schwankungen im Arbeitsablauf zählen:

• Unterschiedliche Verfahren zur Erstellung von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen
• Uneinheitliche Scanner-Konfigurationen an den verschiedenen Standorten
• Unterschiede bei der Dokumentenindexierung
• Unterschiedliche Bildqualitätsstandards
• Mehrere Erfassungskanäle mit uneinheitlichen Verarbeitungsregeln
• Abteilungsspezifische Validierungsverfahren
• Inkonsistente Ausnahmefallbehandlung
• Unterschiedliche Personalausstattung und unterschiedliche Erfahrung der Bediener
• Regionale Bearbeitungszentren mit unterschiedlichen Arbeitsabläufen
• Altsysteme, die verschiedene Geschäftsbereiche unterstützen

Für sich genommen mögen diese Unterschiede relativ geringfügig erscheinen. Bei Millionen von Dokumenten führen sie jedoch zu einer uneinheitlichen Verarbeitungsqualität, höheren Ausnahmeraten, verminderter Produktivität und erhöhten Betriebskosten.

Unternehmen, die große Dokumentenmengen verarbeiten, stellen häufig fest, dass die Standardisierung interner Arbeitsabläufe zu größeren betrieblichen Verbesserungen führt als die bloße Einführung zusätzlicher Automatisierungstechnologien.

Warum die Standardisierung der Dokumentenerfassung in Unternehmen für die Dokumentenverarbeitung von Bedeutung ist

Standardisierung sorgt für Vorhersehbarkeit. Wenn jede Abteilung dieselben Erfassungsabläufe befolgt, durchlaufen Dokumente das Unternehmen nach einheitlichen Geschäftsregeln, Qualitätsstandards und Verarbeitungslogik, unabhängig davon, woher sie stammen. Diese Einheitlichkeit führt zu messbaren betrieblichen Vorteilen.

Standardisierte Aufnahmeverfahren führen zu folgenden Verbesserungen:

• Erfassungsgenauigkeit
• OCR-Leistung
• Verarbeitungsdurchsatz
• Mitarbeiterproduktivität
• Verarbeitungsraten beim ersten Durchlauf
• Einheitliche Einhaltung der Vorschriften
• Betriebliche Transparenz
• Qualitätssicherung
• Reaktionszeiten gegenüber Kunden
• Skalierbarkeit

Die Standardisierung vereinfacht zudem die Schulung der Mitarbeiter.

Anstatt für jede Abteilung oder jeden Geschäftsbereich unterschiedliche Vorgehensweisen zu vermitteln, legen Unternehmen einheitliche bewährte operative Verfahren fest, die unternehmensweit einheitlich angewendet werden können.

Wenn Unternehmen durch Übernahmen, regionales Wachstum oder neue Dienstleistungsangebote expandieren, erleichtern standardisierte Arbeitsabläufe die Integration neuer Geschäftsbereiche in bestehende Prozessumgebungen erheblich.

Vereinheitlichung der Prozesse zur Dokumentenerstellung und -erfassung abteilungsübergreifend

Konsistenz beginnt bereits vor dem Scannen des ersten Dokuments.

Die Dokumentvorbereitung ist nach wie vor einer der am häufigsten übersehenen Faktoren, die die Verarbeitungsqualität beeinflussen, hat jedoch direkte Auswirkungen auf den Durchsatz, die Bildqualität und die nachgelagerte Automatisierung.

Führende Organisationen legen standardisierte Verfahren fest für:

• Vorbereitung der Dokumente. Die Dokumente sollten unabhängig vom Bearbeitungsort einheitlich sortiert, instand gesetzt, getrennt und für das Scannen vorbereitet werden. Eine standardisierte Vorbereitung reduziert Unterbrechungen beim Scannen, verbessert die Bildqualität und minimiert unnötige Wiederholungsscans. Zudem sorgt sie für eine besser vorhersehbare Produktionsumgebung während des gesamten Erfassungsprozesses.
• Scannerkonfiguration. Produktionsscanner sollten in allen Verarbeitungszentren einheitliche Bildgebungs-Einstellungen, Auflösungsstandards, Farbprofile und Qualitätskontrollen verwenden. Standardisierte Konfigurationen stellen sicher, dass Dokumente unabhängig vom Bediener oder Standort nach denselben Qualitätsanforderungen erfasst werden. Diese Einheitlichkeit verbessert die Leistung der nachgelagerten optischen Zeichenerkennung (OCR) und der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP).
• Qualitätsprüfung. Unternehmen sollten einheitliche Bildqualitätsprüfungen durchführen, bevor Dokumente in nachfolgende Arbeitsabläufe weitergeleitet werden. Eine automatisierte Qualitätsprüfung hilft dabei, fehlende Seiten, schlechte Bildqualität, schräge Dokumente oder Scanfehler zu erkennen, bevor diese zu Verzögerungen bei der Verarbeitung führen. Eine frühzeitige Qualitätskontrolle verringert kostspielige Nacharbeiten im weiteren Verlauf des Prozesses.
• Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollten standardisierte Arbeitsanweisungen für das Scannen, die Indizierung, den Umgang mit Ausnahmen und die Qualitätsprüfung befolgen. Klar dokumentierte Arbeitsabläufe verringern Abweichungen zwischen den Mitarbeitern und vereinfachen gleichzeitig die Einarbeitung sowie die fortlaufende Schulung. Durch einheitliche Verfahren lassen sich zudem die betrieblichen Leistungen leichter messen und verbessern.

Durch die Standardisierung dieser grundlegenden Aktivitäten reduzieren Unternehmen unnötige Abweichungen, bevor Dokumente in automatisierte Verarbeitungsabläufe gelangen.

Wie die Dokumentenerfassung einheitliche Erfassungsabläufe unterstützt

Die Dokumentenerfassung bildet die operative Grundlage für eine standardisierte Erfassung.

Unabhängig davon, wie ausgefeilt die nachgelagerte Automatisierung auch sein mag, ist jeder Verarbeitungsablauf auf den Erhalt sauberer, einheitlicher digitaler Bilder angewiesen.

Hochleistungsfähige Dokumentenerfassungssysteme helfen Unternehmen dabei, diese Einheitlichkeit zu erreichen, indem sie viele der Variablen, die traditionell von Bedienern verwaltet werden, automatisch abwickeln.

Moderne Enterprise-Imaging-Plattformen erfüllen unter anderem folgende Funktionen:

• Automatische Bildoptimierung
• Ausrichtung
• Ausrichtungskorrektur
• Entfernung leerer Seiten
• Hintergrundbereinigung
• Barcode-Erkennung
• Intelligente Dokumentenzuführung
• Verarbeitung gemischter Dokumente

Diese Funktionen verringern die Schwankungen bei der Erfassung und liefern gleichzeitig qualitativ hochwertigere Bilder für OCR, die intelligente Dokumentenverarbeitung und die Workflow-Automatisierung.

Das Ergebnis sind weniger Ausnahmen, höhere Erstverarbeitungsquoten und eine besser vorhersehbare Betriebsleistung bei großen Dokumentenmengen.

Aufbau wiederholbarer Workflows zur Dokumentenverarbeitung in unternehmensweiten Umgebungen

Die standardisierte Erfassung geht über die Dokumentenerfassung hinaus.

Führende Unternehmen entwickeln standardisierte Arbeitsabläufe, die sicherstellen, dass jedes Dokument einen einheitlichen Bearbeitungsweg durchläuft – unabhängig vom Geschäftsbereich, vom Standort oder vom Eingangskanal.

Dieses Ziel wird durch mehrere bewährte Vorgehensweisen unterstützt.

1. Standardisieren Sie die Klassifizierungsregeln. Die automatische Erkennung von Dokumenttypen anhand einheitlicher Geschäftsregeln reduziert den manuellen Sortieraufwand und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit der nachgelagerten Verarbeitung. Eine standardisierte Klassifizierung gewährleistet zudem, dass Dokumente unternehmensweit einheitlich weitergeleitet werden.
2. Zentralisieren Sie das Workflow-Management. Durch einen zentralen Überblick über die Abläufe können Führungskräfte die Arbeitsauslastung ausgleichen, die Einhaltung der Service Level Agreements (SLA) überwachen und eine gleichbleibende Qualität über mehrere Standorte hinweg sicherstellen. Die zentrale Überwachung ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung und eine schnellere Problemlösung.
3. Automatisieren Sie die Validierung. Geschäftsregeln sollten die extrahierten Informationen einheitlich überprüfen, bevor die Dokumente an nachgelagerte Anwendungen weitergeleitet werden. Eine automatisierte Validierung reduziert den manuellen Prüfungsaufwand und stellt gleichzeitig sicher, dass die Compliance-Anforderungen in allen Verarbeitungsumgebungen einheitlich angewendet werden.
4. Richten Sie eine ausnahmenbasierte Bearbeitung ein. Routinedokumente sollten automatisch durch standardisierte Arbeitsabläufe geleitet werden, während sich die Mitarbeiter auf echte Ausnahmen konzentrieren. Eine ausnahmenbasierte Bearbeitung steigert die Produktivität, verkürzt die Bearbeitungszyklen und verbessert die einheitliche Abwicklung.
5. Messen Sie die operative Leistung kontinuierlich. Führende Unternehmen überwachen:

• • Pro Stunde bearbeitete Dokumente
  • Erfassungsgenauigkeit
  • Bildqualität
  • Ausnahmefälle
  • Verarbeitung im ersten Durchlauf
  • Durchlaufzeiten der Arbeitsabläufe
  • Produktivität der Bediener
  • SLA-Leistung

Diese betrieblichen Kennzahlen helfen Unternehmen dabei, Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung zu erkennen und gleichzeitig sicherzustellen, dass standardisierte Arbeitsabläufe auch bei steigendem Dokumentenvolumen und sich wandelnden geschäftlichen Anforderungen weiterhin effektiv bleiben.

So standardisieren Sie die Erfassung von Unternehmensdokumenten mit ibml

Die Schaffung standardisierter Erfassungsabläufe erfordert mehr als nur die Dokumentation von Verfahren. Unternehmen benötigen zudem eine unternehmensweite Erfassungstechnologie, die in der Lage ist, diese Standards abteilungs-, standort- und geschäftsbereichsübergreifend einheitlich anzuwenden.

ibml Coretex bietet Funktionen zur Dokumentenerfassung im Produktionsbetrieb, zur intelligenten Datenerfassung, zur Workflow-Automatisierung sowie zur betrieblichen Transparenz, die Unternehmen benötigen, um die unternehmensweite Dokumentenverarbeitung in großem Maßstab zu standardisieren.

ibml CoreteX wurde für Organisationen entwickelt, die täglich Tausende oder Millionen von Dokumenten verarbeiten, und unterstützt Unternehmen dabei:

• Standardisierung ihrer Arbeitsabläufe bei der Erstellung und Erfassung von Dokumenten
• Verbesserung der Bildqualität an allen Verarbeitungsstandorten
• Steigerung der Genauigkeit bei der OCR und der intelligenten Dokumentenverarbeitung
• Automatisierung der Dokumentenklassifizierung und -validierung
• Manuelle Eingriffe reduzieren
• Verbesserung der Erstdurchlaufquote
• Verbesserung der betrieblichen Transparenz
• Die Annahmeprozesse skalieren und dabei die Konsistenz gewährleisten

Ganz gleich, ob es sich um Finanzdienstleistungen, das Gesundheitswesen, Versicherungen, den öffentlichen Sektor, Business Process Outsourcing oder Shared-Services-Organisationen in Unternehmen handelt: ibml ermöglicht es Dokumentenverarbeitungsteams, standardisierbare und leistungsstarke Erfassungsabläufe zu schaffen, die unternehmensweit zuverlässige Ergebnisse liefern.

Da Unternehmen weiter wachsen, ihre Abläufe zentralisieren und immer größere Dokumentenmengen verarbeiten, wird die Einheitlichkeit der Arbeitsabläufe zu einem zunehmend wichtigen Wettbewerbsvorteil. Standardisierte Erfassungsprozesse reduzieren operative Reibungsverluste, verbessern die Erfassungsgenauigkeit, vereinfachen die Schulung der Mitarbeiter und schaffen die Grundlage für skalierbare Automatisierung. Unternehmen, die sowohl in standardisierte Betriebsabläufe als auch in Dokumentenverarbeitungstechnologie auf Unternehmensniveau investieren, sind besser aufgestellt, um die Effizienz zu steigern, das Wachstum zu fördern und ein einheitliches Serviceniveau zu gewährleisten – unabhängig davon, wo Dokumente in das Unternehmen gelangen. Kontaktieren Sie ibml noch heute.

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