Workflows zur elektronischen Datenerfassung in Geschäftssystemen: Wie Organisationen Prozesse zur Dokumentenerfassung strukturieren

Großunternehmen verarbeiten täglich enorme Informationsmengen.

Rechnungen, Anträge, Überweisungsbelege, Schadensmeldungen, Onboarding-Unterlagen, Verträge, Korrespondenz, Krankenakten, behördliche Formulare und betriebliche Dokumente durchlaufen kontinuierlich die Geschäftsabläufe über Abteilungen, Systeme und Standorte hinweg.

Da Unternehmen zunehmend auf Automatisierung und betriebliche Effizienz setzen, gewinnt die Steuerung der Art und Weise, wie diese Informationen in die Unternehmenssysteme gelangen, immer mehr an Bedeutung.

Hier spielen Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung eine entscheidende Rolle.

Workflows zur elektronischen Datenerfassung unterstützen ein Unternehmen dabei, die Erfassung dokumentbasierter Informationen in Unternehmenssystemen zu strukturieren, zu verwalten und zu automatisieren. Diese Workflows koordinieren den Ablauf des Empfangs, des Scannens, der Klassifizierung, der Indizierung, der Validierung, der Extraktion, der Weiterleitung und der Integration von Dokumenten in nachgelagerte Geschäftsprozesse.

Wichtig ist, dass moderne Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung weit über das einfache Scannen von Dokumenten hinausgehen.

Heutige Erfassungsumgebungen in Unternehmen funktionieren als eng vernetzte Workflow-Ökosysteme, die Dokumentenscan-Software, intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), Tools zur Workflow-Koordination, Analyseplattformen, Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), Enterprise-Content-Management-Plattformen und betriebliche Anwendungen miteinander verbinden.

Ziel ist es, effiziente, skalierbare und koordinierte Prozesse zur Dokumentenerfassung zu schaffen, die unternehmensweite Automatisierungsinitiativen unterstützen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung in Unternehmensumgebungen aussehen, wie Dokumentenscan-Software die elektronische Datenerfassung unterstützt, wie Unternehmen ihre Prozesse zur Dokumentenerfassung unternehmensweit strukturieren und wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe zur Dokumentenerfassung mithilfe von ibml-Lösungen verbessern können.

Erfahren Sie mehr über die Datenerfassung mit IBML

Wie Workflows zur elektronischen Datenerfassung in Unternehmensumgebungen aussehen

Die Arbeitsabläufe bei der elektronischen Datenerfassung variieren erheblich je nach Branche, Dokumententyp, betrieblicher Komplexität und Unternehmensinfrastruktur.

Die meisten Erfassungsumgebungen in Unternehmen folgen jedoch einer ähnlichen allgemeinen Workflow-Struktur.

Dokumente gelangen in der Regel über verschiedene Eingangskanäle in das Unternehmen, darunter:

• Lokale Poststellen
• Niederlassungen/Filialen
• Lockbox-Vorgänge
• E-Mail-Posteingänge
• Webportale
• Mobile Anwendungen
• Systeme zur Kundenanmeldung
• Freigegebene Laufwerke
• Integrationen von Drittanbietern
• Faxserver

Nach dem Eingang durchlaufen die Dokumente eine Reihe aufeinander abgestimmter Workflow-Schritte, die darauf ausgelegt sind, die Informationen für die weitere Verarbeitung vorzubereiten.

Zu diesen Phasen gehören häufig:

• Dokumentenerfassung
• Bilderfassung
• Klassifizierung
• Datenextraktion
• Validierung
• Ausnahmefallbehandlung
• Workflow-Weiterleitung
• Integration in Geschäftssysteme
• Archivierung und Aufbewahrung

In Unternehmensumgebungen mit hohem Datenaufkommen sind diese Arbeitsabläufe in hohem Maße automatisiert und eng in die operativen Systeme integriert.

In der Kreditorenbuchhaltung (AP) können Rechnungen beispielsweise per Post, als E-Mail-Anhang, über Lieferantenportale oder im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) eingehen. Workflows zur elektronischen Datenerfassung tragen dazu bei, die Bearbeitung dieser Rechnungen unabhängig von der Eingangsquelle zu standardisieren.

Dokumente werden gescannt oder erfasst, klassifiziert, anhand der ERP-Daten überprüft, durch Genehmigungsworkflows geleitet und schließlich in Zahlungssysteme und Finanzunterlagen integriert.

Ebenso können in Einrichtungen des Gesundheitswesens Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung Patientenakten, Überweisungsformulare, Versicherungsunterlagen und Einwilligungserklärungen über mehrere Aufnahmestellen hinweg verarbeiten und dabei mit elektronischen Patientenakten-Systemen und Compliance-Archiven koordiniert werden.

Was die Arbeitsabläufe bei der elektronischen Datenerfassung in Unternehmen besonders komplex macht, ist die Notwendigkeit, mehrere Systeme, Teams und betriebliche Abhängigkeiten gleichzeitig aufeinander abzustimmen.

Erfassungsworkflows stehen häufig in direkter Wechselwirkung mit:

• ERP-Systeme
• Plattformen für das Enterprise Content Management (ECM)
• Systeme zur Workflow-Orchestrierung
• Tools zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
• Kundendatenbanken
• Finanzanwendungen
• Analyseplattformen
• Identitätsmanagementsysteme
• Modelle der künstlichen Intelligenz (KI)

In dem Maße, wie Unternehmen ihre Automatisierungsinitiativen ausweiten, fungieren Workflows zur elektronischen Datenerfassung zunehmend als Koordinationsschichten, die die Informationserfassung mit den übergeordneten Geschäftsabläufen verknüpfen.

Wie Dokumentenscan-Software die elektronische Datenerfassung unterstützt

Software zum Scannen von Dokumenten spielt eine grundlegende Rolle in Arbeitsabläufen zur elektronischen Datenerfassung, da sie als Brücke zwischen physischen Dokumenten und digitalen Verarbeitungsumgebungen dient.

Zwar verarbeiten Unternehmen zunehmend von Anfang an digital erstellte Dokumente, doch papierbasierte Informationen sind in vielen Branchen nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags.

Mithilfe von Scansoftware können Unternehmen physische Dokumente in strukturierte digitale Daten umwandeln, die sich effizient in automatisierte Arbeitsabläufe einbinden lassen.

Moderne Scanumgebungen bieten jedoch weit mehr als nur die Erstellung von Bildern.

Unternehmensweite Scansoftware erfüllt häufig mehrere wichtige Workflow-Funktionen gleichzeitig, darunter:

• Bildverbesserung
• Dokumententrennung
• Barcode-Erkennung
• Erkennung von Patch-Code
• Entfernung leerer Seiten
• Metadaten-Zuordnung
• Batch Management
• Qualitätssicherung
• Workflow-Weiterleitung

Diese Funktionen tragen dazu bei, einheitliche, prozessfähige digitale Dokumente zu erstellen, die nachfolgende Extraktions- und Automatisierungsvorgänge unterstützen.

So tragen beispielsweise Bildverbesserungsfunktionen wie die Korrektur von Schräglagen, die Entfernung von Flecken, die Hintergrundglättung und die dynamische Schwellenwertbestimmung dazu bei, die Genauigkeit der optischen Zeichenerkennung (OCR) zu verbessern und Extraktionsfehler zu reduzieren.

Funktionen zur Dokumententrennung und -klassifizierung helfen dabei, eingehende Dateien in strukturierte Workflow-Stapel zu organisieren, wodurch der Aufwand für die manuelle Aufbereitung und Indizierung reduziert wird.

In Umgebungen mit hohem Datenaufkommen gewinnen diese Funktionen besondere Bedeutung.

Unternehmen, die täglich Tausende oder Millionen von Seiten verarbeiten, können sich nicht auf die manuelle Aufbereitung und Erfassung von Dokumenten verlassen, ohne dass es dabei zu erheblichen betrieblichen Engpässen kommt.

Scansoftware trägt zur Standardisierung der Erfassungsabläufe bei und verbessert gleichzeitig die Geschwindigkeit, die Konsistenz und die Skalierbarkeit der Arbeitsabläufe.

Die Scan-Software unterstützt zudem verteilte Unternehmensabläufe.

Viele Organisationen sind in geografisch verstreuten Umgebungen tätig, in denen Dokumente in Zweigstellen, Gesundheitseinrichtungen, bei Kunden, in Shared-Service-Zentren oder an entfernten Betriebsstandorten entstehen.

Unternehmensweite Scan-Plattformen tragen dazu bei, die Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten an diesen Standorten zu standardisieren und ermöglichen gleichzeitig eine zentralisierte Steuerung der Arbeitsabläufe.

Diese Konsistenz ist für Unternehmen, die ein höheres Maß an Automatisierung anstreben, von entscheidender Bedeutung.

Selbst hochentwickelte, intelligente Dokumentenverarbeitungsumgebungen können an ihre Grenzen stoßen, wenn die Qualität der vorgelagerten Dokumentenerfassung und die Indexierungsprozesse zwischen den verschiedenen Erfassungsstandorten erheblich variieren.

Durch die Schaffung standardisierter digitaler Eingaben trägt Dokumentenscan-Software dazu bei, eine solidere Grundlage für unternehmensweite Automatisierungsinitiativen zu schaffen.

Strukturierung von Dokumenteneingabeprozessen über Unternehmenssysteme hinweg

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, die Prozesse zur Dokumentenerfassung über eng miteinander vernetzte Unternehmenssysteme hinweg zu strukturieren.

Workflows zur Dokumentenerfassung laufen selten eigenständig ab.

Vielmehr sind sie Teil umfassenderer Ökosysteme, zu denen betriebliche Anwendungen, Finanzsysteme, Workflow-Plattformen, Analysetools und Compliance-Repositorien gehören.

Daher müssen Unternehmen den Informationsfluss zwischen den Systemen über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg sorgfältig gestalten.

Effektive Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung legen in der Regel den Schwerpunkt auf mehrere zentrale Ziele:

• Standardisierung
• Skalierbarkeit
• Transparenz
• Automatisierung
• Integration
• Ausnahmefallbehandlung
• Operative Belastbarkeit

Standardisierung ist insbesondere in großen Unternehmen von großer Bedeutung.

Ohne standardisierte Erfassungsverfahren sehen sich Unternehmen häufig mit uneinheitlichen Indizierungsverfahren, Fehlern bei der Weiterleitung von Arbeitsabläufen, der doppelten Bearbeitung von Dokumenten und Problemen mit der Datenqualität konfrontiert, die die nachgelagerte Automatisierung beeinträchtigen.

Viele Unternehmen legen zentralisierte Workflow-Regeln fest, die Folgendes regeln:

• Konventionen zur Benennung von Dokumenten
• Metadatenstrukturen
• Validierungsverfahren
• Logik zur Weiterleitung im Workflow
• Anforderungen an die Qualitätskontrolle
• Aufbewahrungsrichtlinien
• Protokolle zur Ausnahmebehandlung

Diese Standards tragen dazu bei, die Einheitlichkeit in verteilten Betriebsabläufen zu verbessern und gleichzeitig manuelle Eingriffe zu reduzieren.

Die Skalierbarkeit ist ein weiterer entscheidender Aspekt.

Das Dokumentenvolumen in Unternehmen schwankt häufig aufgrund saisonaler Spitzen, Fusionen und Übernahmen, regulatorischer Ereignisse, eines plötzlichen Anstiegs bei der Kundenakquise sowie betrieblichen Wachstums.

Workflows für die Dokumenteneingabe müssen sich dynamisch skalieren lassen, ohne dass es zu Rückständen oder Unterbrechungen im Arbeitsablauf kommt.

Unternehmen setzen zunehmend auf modulare Workflow-Architekturen und eine cloudfähige Infrastruktur, um die Skalierbarkeit und die betriebliche Flexibilität zu verbessern.

Auch die Transparenz spielt eine wichtige Rolle für die Effizienz von Arbeitsabläufen.

Moderne Unternehmen benötigen einen zentralen Überblick über:

• Annahmevolumina
• Verarbeitungsgeschwindigkeiten
• Engpässe im Arbeitsablauf
• Ausnahmefälle
• Produktivität der Bediener
• Warteschlangenverwaltung
• Systemleistung
• Einhaltung der SLA

Ohne diesen Überblick haben Unternehmen Schwierigkeiten, ihren Personalbestand zu optimieren, den Durchsatz zu verbessern oder Betriebsstörungen proaktiv zu beheben.

Die Komplexität der Integration stellt eine weitere große Herausforderung dar.

Viele Unternehmen arbeiten in hybriden Umgebungen, die Folgendes kombinieren:

• Alte ERP-Systeme
• Cloud-Anwendungen
• API-gesteuerte Dienste
• Betriebsplattformen von Drittanbietern
• Lokale Repositorys
• Maßgeschneiderte Unternehmensanwendungen

Die Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung müssen über diese Umgebungen hinweg effektiv aufeinander abgestimmt werden, wobei die Datenkonsistenz und die Betriebssicherheit gewährleistet bleiben müssen.

Je weiter Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Automatisierungsstrategien voranschreiten, desto wichtiger wird die Workflow-Orchestrierung.

Anstatt die Erfassung als isolierte operative Aufgabe zu betrachten, entwickeln Unternehmen zunehmend koordinierte Erfassungsökosysteme, die die Prozesse zur Dokumentenerfassung auf umfassendere Automatisierungsinitiativen des Unternehmens abstimmen.

Aufbau effizienterer und skalierbarer Workflows für die Datenerfassung in Unternehmen

Die Optimierung von Prozessen zur Dokumentenerfassung umfasst in der Regel mehrere wichtige Strategien.

• Standardisierung der Erfassungsabläufe in Unternehmen. Unternehmen profitieren von standardisierten Workflow-Regeln, Erfassungsverfahren und Qualitätskontrollprozessen über verteilte Betriebsabläufe hinweg. Diese Einheitlichkeit trägt dazu bei, die Genauigkeit der nachgelagerten Automatisierung zu verbessern und gleichzeitig operative Schwankungen zu reduzieren. Standardisierte Workflows erleichtern zudem die Skalierung von Erfassungsvorgängen über Abteilungen, Standorte und Geschäftsbereiche hinweg, ohne dass uneinheitliche Bearbeitungspraktiken entstehen. Die Standardisierung trägt zudem dazu bei, die Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern zu vereinfachen, indem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter unabhängig vom Standort einheitliche Verfahren zur Dokumentenhandhabung und -verarbeitung befolgen. Im Laufe der Zeit verzeichnen Unternehmen, die ihre Erfassungsabläufe standardisieren, häufig weniger Verarbeitungsfehler, eine verbesserte Einhaltung von Compliance-Vorgaben und eine stärkere operative Steuerung.
• Verbesserung der Transparenz und Überwachung von Arbeitsabläufen. Eine zentralisierte Überwachung und Workflow-Analyse helfen Unternehmen dabei, Engpässe zu erkennen, die Arbeitsauslastung zu steuern und die betriebliche Leistung in allen Erfassungsumgebungen zu optimieren. Eine höhere Transparenz unterstützt zudem ein effektiveres Management von Service Level Agreements (SLAs), die Optimierung des Personalbedarfs sowie die proaktive Behebung von Problemen, bevor es zu Störungen im Arbeitsablauf kommt. Echtzeit-Betriebs-Dashboards ermöglichen es Unternehmen, Durchsatz, Trends bei der Ausnahmebehandlung, Verarbeitungsverzögerungen und die Systemauslastung über mehrere Erfassungsstandorte hinweg gleichzeitig zu überwachen. Die verbesserte Transparenz ermöglicht es den operativen Führungskräften zudem, wiederkehrende Ineffizienzen im Workflow zu erkennen und datengestützte Entscheidungen hinsichtlich Prozessverbesserungen und Infrastrukturinvestitionen zu treffen. In stark verteilten Unternehmensumgebungen hilft die zentralisierte Überwachung den Unternehmen, eine bessere Kontrolle über die operative Konsistenz und die Servicequalität über verteilte Teams hinweg zu gewährleisten.
• Reduzierung der manuellen Ausnahmebehandlung. Fortschrittliche Erfassungstechnologien helfen Unternehmen dabei, die Anzahl der Dokumente, die manuelle Eingriffe erfordern, durch verbesserte Klassifizierungs-, Indizierungs- und Validierungsprozesse zu verringern. Die Reduzierung von Ausnahmen verbessert nicht nur die Verarbeitungsgeschwindigkeit, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern im operativen Bereich auch, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Aufgaben wie der Korrektur und Weiterleitung von Dokumenten zu beschäftigen. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen, in denen bereits geringe Senkungen der Ausnahmeraten zu erheblichen Effizienzsteigerungen im Betrieb führen können. Ein geringeres Ausnahmevolumen trägt zudem dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die mit sich wiederholenden Korrekturarbeiten verbundene operative Belastung zu verringern. Da Unternehmen ihre Automatisierungsinitiativen kontinuierlich ausweiten, gewinnt die Minimierung der Ausnahmebehandlung zunehmend an Bedeutung für die Aufrechterhaltung skalierbarer und kosteneffizienter Betriebsabläufe.
• Unterstützung einer skalierbaren Workflow-Infrastruktur. Unternehmensweite Erfassungsumgebungen erfordern skalierbare Workflow-Architekturen, die schwankende Dokumentenvolumina und sich wandelnde betriebliche Anforderungen bewältigen können. Eine flexible Infrastruktur hilft Unternehmen dabei, auch in Zeiten schnellen Wachstums, saisonaler Spitzen oder betrieblicher Veränderungen eine gleichbleibende Verarbeitungsleistung aufrechtzuerhalten. Skalierbare Umgebungen bieten zudem die erforderliche Flexibilität, um künftige Automatisierungsinitiativen zu unterstützen, ohne dass umfangreiche Neugestaltungen der Arbeitsabläufe erforderlich sind. Eine skalierbare Infrastruktur trägt darüber hinaus dazu bei, die Geschäftskontinuität zu verbessern, indem sie Funktionen zum Lastausgleich, zur Redundanz und zur Notfallwiederherstellung in verteilten Verarbeitungsumgebungen unterstützt. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, sich effektiver an Fusionen, Übernahmen, regulatorische Änderungen und sich wandelnde Kundenanforderungen anzupassen, ohne den Dokumenteneingangsbetrieb zu stören.
• Stärkung der Integration zwischen Unternehmenssystemen. Eine engere Integration zwischen Erfassungsworkflows und nachgelagerten Geschäftssystemen trägt dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren, die Datenkonsistenz zu verbessern und Automatisierungsinitiativen im Unternehmen zu beschleunigen. Eine verbesserte Integration erhöht zudem die Transparenz der Betriebsabläufe, indem sie einen nahtloseren Austausch von Informationen und Statusaktualisierungen der Workflows zwischen miteinander verbundenen Systemen ermöglicht. Stärkere Integrationsfähigkeiten tragen dazu bei, die Fragmentierung von Arbeitsabläufen zu verringern, indem sichergestellt wird, dass Dokumente und extrahierte Daten effizient zwischen operativen Anwendungen, Analyseplattformen und Unternehmensrepositorien ausgetauscht werden. Da Unternehmen zunehmend auf eine durchgängige Verarbeitung (Straight-Through-Processing) setzen, gewinnt die nahtlose Systemkoordination immer mehr an Bedeutung, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu steigern, manuelle Abgleiche zu reduzieren und die unternehmensweite Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern.

So verbessern Sie die Prozesse zur Dokumentenerfassung mithilfe von ibml-Lösungen

Zur Verbesserung der Prozesse zur Dokumentenerfassung reicht es nicht aus, lediglich schnellere Scanner einzusetzen oder isolierte Workflow-Tools zu implementieren.

Unternehmen benötigen integrierte Erfassungsumgebungen, die in der Lage sind, die Erfassung großer Datenmengen, die Workflow-Koordination, die Transparenz der Betriebsabläufe sowie die nachgelagerte Automatisierung in komplexen Unternehmensökosystemen zu unterstützen.

Hier unterstützen die Lösungen von ibml Unternehmen dabei, ihre Arbeitsabläufe zur elektronischen Datenerfassung zu modernisieren.

Die Lösungen von ibml unterstützen Dokumentenerfassungsprozesse im Unternehmensmaßstab, bei denen Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Bildqualität, Workflow-Koordination und betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung sind.

Unternehmen, die groß angelegte Erfassungsumgebungen verwalten, benötigen häufig Lösungen, die folgende Funktionen bieten:

• Unterstützung dezentraler Aufnahmevorgänge
• Verbesserung der Konsistenz bei der Dokumentenerfassung
• Beschleunigung des Durchsatzes in Arbeitsabläufen
• Reduzierung manueller Eingriffe
• Unterstützung einer intelligenten Dokumentenverarbeitung
• Integration in Unternehmensanwendungen
• Verbesserung der betrieblichen Transparenz
• Dynamische Skalierung im Einklang mit dem Unternehmenswachstum

Dies ist insbesondere in dokumentenintensiven Branchen von Bedeutung, wie zum Beispiel:

• Finanzdienstleistungen
• Versicherung
• Gesundheitswesen
• Regierung
• Auslagerung von Geschäftsprozessen
• Verkehr und Logistik

Moderne Erfassungsumgebungen in Unternehmen erfordern zudem Flexibilität, da sich Organisationen an sich wandelnde Kundenerwartungen, hybride Arbeitsumgebungen und Initiativen zur digitalen Transformation anpassen müssen.

Infolgedessen betrachten Unternehmen Workflows zur elektronischen Datenerfassung zunehmend als strategische betriebliche Infrastruktur und nicht mehr als isolierte Scanvorgänge.

Fazit

Workflows zur elektronischen Datenerfassung spielen eine zentrale Rolle dabei, wie Unternehmen die Informationsaufnahme in immer komplexer werdenden digitalen Ökosystemen verwalten. Die Unternehmen, die den größten Erfolg erzielen, betrachten Workflows zur elektronischen Datenerfassung als intelligente Koordinationsumgebungen, die die Informationsaufnahme, Geschäftsprozesse und die Unternehmensautomatisierung unternehmensweit miteinander verknüpfen.

# # #