6 Vorteile einer digitalen Poststelle im Versicherungswesen

Für die Versicherer steht viel auf dem Spiel, wenn es darum geht, den Kundenservice zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Ineffiziente und ineffektive Ansätze bei der Verwaltung von Ansprüchen, Anträgen, Korrespondenz, Rechnungen und anderen eingehenden Briefen und Dokumenten können Versicherern jedoch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Herkömmliche papierbasierte Prozesse in der Poststelle sind zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient.

Laut Iron Mountain gibt der durchschnittliche Versicherer 1,5 Millionen Dollar pro Jahr für die Bearbeitung von Papierpost aus.

Aus diesem Grund modernisieren immer mehr Versicherer ihre Postbearbeitung mit digitalen Poststellenlösungen.

Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen einer digitalen Poststelle im Versicherungswesen.

Die Arten von Dokumenten, die Versicherer erhalten

Trotz des Vorstoßes in die Digitalisierung erhalten Versicherer aller Größenordnungen immer noch eine Vielzahl von Dokumenten per Post von Versicherungsnehmern, Antragstellern, Agenten und anderen Beteiligten.

Hier sind einige der Arten von Dokumenten, die viele Versicherer per Post erhalten:

• Versicherungsanträge
• Unterlagen zu Schadensfällen
• Korrespondenz
• Entscheidungen über Verlängerungsmitteilungen
• Underwriting-Dokumente
• Prämienzahlungen
• Vermerke und Richtlinienänderungen
• Juristische Dokumente
• Nachweis des Verlustes
• Behördliche Formulare und Anmeldungen

Diese Dokumente können auf dem Postweg, per E-Mail, über Portale oder sichere Dateiübertragungen empfangen werden.

Die größten Herausforderungen in der Versicherungspoststelle

Für die meisten Versicherer ist es nicht einfach, all die Dokumente und Daten zu verwalten, die sie erhalten.

• Hohe Volumen Für Versicherer kann es schwierig und zeitaufwändig sein, große Mengen an Versicherungsanträgen, Schadensdokumenten und anderen eingehenden E-Mails und Dokumenten zu verwalten.
• Zu viele Fehler. Die manuelle Kategorisierung und Verarbeitung eingehender Post und Dokumente ist fehleranfällig. Ein Fehler bei der Eingabe von Daten oder der Weiterleitung von Dokumenten kann zu nachgelagerten Problemen führen, die sich auf die Kundenerfahrung auswirken und Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften verursachen.
• Wachsende Datenmengen. Wenn Sie sich von der Menge der Daten, die Ihr Unternehmen verwaltet, überfordert fühlen, sind Sie nicht allein. Von Informationen über Versicherungsnehmer bis hin zu Schadendetails – die Menge der Daten, die Versicherer verwalten müssen, ist so groß wie nie zuvor. Die manuelle Verarbeitung all dieser Informationen führt unweigerlich zu höheren Kosten, mehr Fehlern, Genehmigungsverzögerungen und Datenlücken.
• Umständliche physische Lagerung. Versicherer müssen in der Lage sein, Dokumente schnell abzurufen, um auf Kundenanfragen, Anfragen von Wirtschaftsprüfern oder Compliance-Anforderungen zu reagieren. Die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten nimmt viel Platz in Anspruch, ist ineffizient und es besteht die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden.
• Schwerfällige Compliance-Anforderungen. Versicherer müssen die staatlichen, branchenspezifischen und internen Anforderungen zum Schutz der sensiblen persönlichen und finanziellen Daten, die sie erhalten, einhalten. Aber sicherzustellen, dass physische Dokumente nicht in die falschen Hände geraten, ist komplex.
• Mangelhafte Verfolgung Es hängt viel davon ab, dass die Dokumente, die Versicherer erhalten, an die richtige Person oder Abteilung innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden. Aber Papierprozesse machen es den Managern fast unmöglich zu wissen, wo sich die Dokumente im Prozess befinden.

Aus diesen Gründen setzen immer mehr Versicherer digitale Poststellenlösungen ein.

Was ist eine digitale Poststelle für Versicherer?

Eine digitale Poststelle modernisiert die Art und Weise, wie Versicherer eingehende Post und Dokumente bearbeiten.

Digitale Poststellenlösungen für Versicherer empfangen, verarbeiten, sortieren und verteilen automatisch Verträge, Rechnungen und andere eingehende Post und Dokumente. So funktioniert eine digitale Poststelle für Versicherungen:

• Scannen. Physische Postsendungen werden gescannt und in digitale Dokumente umgewandelt. Einige digitale Poststellenlösungen für Versicherungen verwenden Hochgeschwindigkeitsscanner, die verschiedene Arten von Dokumenten gemischt verarbeiten und Dokumentendaten inline erfassen.
• Aggregation. Dokumente, die über E-Mail, mobile Anwendungen, sichere Dateiübertragungen und andere digitale Mittel eingehen, werden mit den gescannten Bildern für eine standardisierte Verarbeitung zusammengeführt.
• Erfassen. Optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien werden eingesetzt, um automatisch Informationen über den Versicherungsnehmer, Policennummern, Schadendetails und andere wichtige Informationen aus Post und anderen Dokumenten zu extrahieren.
• Verteilen. Dokumente werden auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln digital an eine Person oder eine Abteilung des Unternehmens weitergeleitet. Dokumente können auch an eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein anderes Legacy-System weitergeleitet werden. Die elektronische Weiterleitung von Dokumenten verhindert, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden und ermöglicht eine Nachverfolgung in Echtzeit.
• Kollaboration. Einige Lösungen für die digitale Poststelle von Versicherungen ermöglichen es mehreren Benutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, um Kommunikationsverzögerungen zu reduzieren und Genehmigungen zu beschleunigen.
• Archivieren. Dokumente und Daten werden indiziert und sicher in einem zentralisierten Cloud-basierten Archiv gespeichert. Autorisierte Benutzer können rund um die Uhr von jedem Ort und mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen.
• Sicherheit. Die digitalen Poststellenlösungen von Insurance schützen sensible Daten durch Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung, Regeln zur Aufgabentrennung und die Nachverfolgung aller Aktionen, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Versicherer eingehende Post und Dokumente bearbeiten, erheblich.

Vorteile einer Lösung für die digitale Poststelle einer Versicherung

Versicherer können durch die Implementierung einer digitalen Poststellenlösung erhebliche Vorteile erzielen.

• Verbesserte Effizienz. Durch die Beseitigung der manuellen Aufgaben, die mit der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente verbunden sind, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für erfüllendere, höherwertige Tätigkeiten. Und der sofortige Zugriff auf Dokumente und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern die Produktivität der Mitarbeiter.
• Geringere Kosten. Mit den digitalen Poststellenlösungen von Insurance entfallen die physische Dokumentenlagerung, die Kosten für Papier und Druckerverbrauchsmaterial, die manuelle Dateneingabe und andere papierbezogene Ausgaben, die die Kosten für die Bearbeitung eingehender Post und anderer Dokumente in die Höhe treiben.
• Weniger Fehler. Tippfehler, Zahlendreher und andere Fehler sind unvermeidlich, wenn die Mitarbeiter die Daten der eingehenden Post und Dokumente manuell eingeben müssen. Digitale Poststellenlösungen nutzen KI, OCR und andere Technologien, um Daten aus Dokumenten mit einem hohen Maß an Genauigkeit zu extrahieren.
• Bessere Kundenerfahrung. Digitale Lösungen für die Poststelle von Versicherungen machen die physische Sortierung und andere manuelle Aufgaben überflüssig, die die Postbearbeitung verzögern. Je schneller ein Versicherer seine Post bearbeiten kann, desto besser ist die Erfahrung, die er seinen Versicherungsnehmern und Antragstellern bieten kann. Darüber hinaus macht eine digitale Poststelle Informationen für alle Beteiligten sofort verfügbar. Laut einer Studie von Cognizant sind siebzig bis 90 Prozent der potenziellen Kunden eher bereit, eine Versicherungspolice abzuschließen, wenn der Underwriting- und Antragsprozess in Echtzeit erfolgt.
• Geringeres Sicherheits- und Compliance-Risiko. Digitale Poststellenlösungen von Insurance verringern die Gefahr, dass Dokumente in die falschen Hände geraten, verloren gehen oder beschädigt werden.
• Verbesserte Zugänglichkeit von Informationen. Die in digitalen Poststellenlösungen integrierte Indexierung und elektronische Abfrage erleichtert autorisierten Benutzern das Auffinden und den Zugriff auf Informationen.

Zusammengenommen helfen diese Vorteile den Versicherern, in einem hart umkämpften Markt erfolgreich zu sein.

Fazit

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt können es sich Versicherer nicht leisten, die Vorteile der digitalen Poststelle zu übersehen. Digitale Poststellenlösungen helfen Versicherern, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, Risiken zu minimieren und Versicherungsnehmern und Antragstellern ein besseres Erlebnis zu bieten. Für Versicherer ist es an der Zeit, die Vorteile einer digitalen Poststelle zu nutzen.