5 Gründe, warum immer mehr große Poststellen zur Zentralisierung übergehen

Zentralisierung – ein großes Wort mit noch größerer Wirkung. Und doch geht es im Kern darum, Prozesse zu verschlanken.

Die Auflösung dutzender Poststellen zugunsten eines einzigen zentralen Erfassungshubs klingt nach einer gewaltigen Aufgabe – warum also setzen immer mehr Großunternehmen auf genau dieses Modell?

Nun, um es ganz offen zu sagen, sie tun es, weil es Sinn macht. Finanziell und physisch. Die Zentralisierung senkt die Kosten und fördert die Effizienz, während sie gleichzeitig die Einnahmen steigert und den Turnaround beschleunigt. Je genauer Sie sich die Vorteile der Zentralisierung ansehen, desto mehr werden Sie feststellen, dass es nicht nur eine Möglichkeit ist, sondern die EINZIGE Möglichkeit für ein wirklich modernes Unternehmen.

Schauen wir uns einige dieser Vorteile an:

Schluß mit der verteilten Poststelle

„Verteilung“ ist nur „Verschwendung“ unter einem anderen Namen. Ein zentraler Datenknotenpunkt bedeutet, dass Ihre Büros nicht mit zusätzlichen Poststellen und den Geräten, der Wartung und den Arbeitskräften belastet werden, die erforderlich sind, um diese in Betrieb zu halten. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, diesen Platz für etwas Nützlicheres zu nutzen. Sie brauchen einen neuen Pausenraum für Ihre Mitarbeiter? Mit Zentralisierung sind Sie auf der sicheren Seite!

Technologie der Gegenwart ist Technologie der Zukunft

Zweifellos: Wir befinden uns in einer neuen Ära der Dokumentenerfassung. Früher waren mehrere Scanner für verschiedene Dokumententypen ein notwendiges Übel, aber damit ist schluss. Heute sind ultrahochvolumige Erfassungsgeräte die Norm in der modernen Dokumentenverarbeitung. Das bedeutet: Eine einzige High-End-Infrastruktur reicht aus, um Dokumente jeder Größe in einem Durchlauf zu verarbeiten.

Schnellere Dokumentenverarbeitung

Bis zu 80% der größten Poststellen der Welt vertrauen bei der Verarbeitung ihrer Dokumente auf ibml tech. Das Spitzenmodell ibml Fusion ist schnell genug, um 715 Seiten pro Minute zu verarbeiten und intelligent genug, um die Erfassung und Ablage von Dokumenten unterschiedlichster Größe und Struktur schnell zu sortieren.

Geld sparen

Letztendlich geht es bei Entscheidungen wie dieser um die finanzielle Tragfähigkeit, und glücklicherweise wird die Zentralisierung Ihr Budget nicht belasten. Zusätzliche Scanner, Ineffizienzen, Wartung und verdopplung von Aufgaben – mehrere Poststellen sind teuer. Mit einem einzigen Dokumenten-Processing-Hub streichen Sie Überflüssiges, ohne das Wesentliche Ihres Geschäfts zu gefährden.

Auch Ihre moderne Infrastruktur muss nicht teuer sein. Abo-Zahlungsprogramme wie ibml-as-a-Service ermöglichen es Unternehmen, zu einem vernünftigen Preis auf die hochwertigste Ausrüstung zuzugreifen. Besser noch, sie fallen unter OPEX, die zu 100% steuerlich absetzbar sind.

Informationschaos beseitigen

Je mehr Informationen durch Unternehmen fließen, desto größer wird das Risiko von Datenwirrwarr, langsamen Prozessen und unzufriedenen Kunden. Mit zentralisierter Dokumentenverarbeitung gehören solche Sorgen der Vergangenheit an. Statt verstreuter Systeme setzen Sie auf einen Standort, ein Team und eine intelligente Lösung – für schnelle Durchläufe und die Servicequalität, die Ihre Kunden erwarten.

Mit fortschrittlichen Software-Tools wie der ibml Capture Suite und ibml Cloud Capture können Sie Informationen noch genauer sortieren, aufnehmen und direkt an nachgelagerte Ziele zur sofortigen Verwendung weiterleiten.

Mehr Sicherheit

Poststellen können anfällig sein – schließlich kommen dort die Dokumente und Daten Ihres Unternehmens an. Die Wahrheit ist, dass es schwieriger ist, mehrere verteilte Scan-Standorte zu sichern als einen zentralen Knotenpunkt. Es ist auch schwieriger, eine ordnungsgemäße Aufbewahrungskette zu gewährleisten, wenn Sie mehrere Dokumenteneingänge gleichzeitig überwachen müssen. Durch die Verkleinerung auf einen zentralen Standort kann die Sicherheit jedoch tatsächlich erhöht werden, insbesondere wenn ein Teil Ihres Infrastruktur-Hub-Plans Cloud-Speicher und Sicherheit bietet.

Mit weniger Standorten gibt es erstens weniger Möglichkeiten für Sicherheitsverletzungen und zweitens weniger Dokumentenbewegungen zwischen diesen Standorten – was das Risiko von Verlust oder Abfang deutlich reduziert. Darüber hinaus bieten Services wie ibml Cloud Capture zusätzliche Sicherheit durch eine Vielzahl an Administrationsfunktionen.

Nur der Anfang

Dies ist nur eine kleine Auswahl der Möglichkeiten, wie die Zentralisierung von Dokumenten Ihr Unternehmen verbessert und sichert.

Aber der wahre Vorteil der Zentralisierung ist ihre Flexibilität. Wenn Sie sich die Details genauer ansehen, werden Sie Anwendungen und Vorteile finden, die speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind. Jede Branche hat einen anderen Nutzen für die Zentralisierung. Was ist der gemeinsame Nenner? Sie funktioniert ganz einfach.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an einen Zentralisierungsexperten.