Dokumentendigitalisierung: Herausforderungen, Vorteile und Strategien

Trotz der Zunahme elektronischer Dokumente erhalten Unternehmen immer noch eine Menge Papier. Die schiere Komplexität der Verwaltung selbst kleinerer Mengen von Papier kann Unternehmen vor große Herausforderungen stellen.

Als Reaktion auf diese Herausforderungen digitalisieren immer mehr Unternehmen ihre Dokumente, um ihre Prozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und das volle Potenzial ihrer Informationsbestände zu erschließen.

Dieser Artikel befasst sich mit den Herausforderungen, Vorteilen und Best Practices der Dokumentendigitalisierung.

Wie funktioniert die Digitalisierung von Dokumenten?

Unter der Digitalisierung von Dokumenten versteht man die Umwandlung physischer Dokumente in ein digitales Format.

Die Technologie verwendet Cloud-basierte Software und hochproduktive Scanner und andere Geräte, um digitale Bilder oder Textdateien zu erstellen, die elektronisch gespeichert, verwaltet und abgerufen werden können.

Der Prozess der Dokumentendigitalisierung umfasst in der Regel mehrere Schritte.

1. Vorbereitung der Dokumente zum Scannen, einschließlich des Entfernens von Heft- und Büroklammern.
2. Scannen von Dokumenten mit einem hochauflösenden Scanner oder einem anderen Gerät. Einige Scanner ermöglichen es dem Benutzer, Farb-, Bi-Tonal- oder Graustufenbilder von Dokumenten zu erfassen, die Auflösung der erstellten Bilder zu wählen und verschiedene Arten von Dokumenten gemischt zu scannen.
3. Umwandlung von gescannten Bildern in maschinenlesbaren Text, der durchsucht und bearbeitet werden kann.
4. Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die gescannten Bilder korrekt, vollständig und lesbar sind und keine Seiten fehlen. Bei einigen Lösungen wird auch die Genauigkeit der extrahierten Daten überprüft.
5. Zuweisung von Metadaten wie Dateinamen, Datumsangaben, Schlüsselwörtern und Dokumenttypen zur Erleichterung der Indizierung, Kategorisierung, Organisation und des schnellen Abrufs von gescannten Dokumenten.
6. Speicherung von digitalisierten Dokumenten in einem Dokumentenverwaltungssystem oder einem anderen Repository.
7. Abruf gespeicherter Dokumente mit Hilfe von Schlüsselwörtern, Metadaten und Volltextsuchfunktionen. Digitalisierte Dokumente können angezeigt, bearbeitet, gemeinsam genutzt und gemeinsam bearbeitet werden, um einen nahtlosen Informationsaustausch zu ermöglichen. Benutzerberechtigungen und andere Maßnahmen verhindern den unbefugten Zugriff.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen physische Dokumente verwalten.

Warum Dokumente digitalisieren?

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile.

• Verbesserte Effizienz und Mitarbeiterproduktivität. Durch die Digitalisierung von Dokumenten entfallen die manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, die das Personal belasten und zu Zeitverschwendung bei der Fehlerbehebung führen können.
• Reduzierter physischer Speicherplatz. Die Digitalisierung von Dokumenten spart Platz, da sie nicht mehr physisch gelagert werden müssen. Es besteht auch keine Gefahr, dass digitale Dokumente verloren gehen oder falsch abgelegt werden, und digitale Dokumente können nicht vor dem Aufbewahrungszeitplan eines Unternehmens gelöscht werden.
• Verbesserte Zugänglichkeit. Die Speicherung von Dokumenten in einem zentralen Cloud-basierten Archiv ermöglicht autorisierten Benutzern den Zugriff auf die benötigten Informationen rund um die Uhr und 365 Tage die Woche, von jedem Ort und mit jedem Gerät. Digitale Dokumente können innerhalb von Sekunden anhand von Schlüsselwörtern oder Metadaten gefunden werden.
• Erhöhte Kontrolle. Digitale Lösungen schützen sensible Daten durch integrierte Kontrollen wie Benutzerzugriffsberechtigungen, systematische Workflows, Aktivitätsprotokollierung und fortschrittliche Datenverschlüsselung.
• Optimierte Zusammenarbeit. Digitale Dokumente können leicht mit geografisch verstreuten Benutzern geteilt werden. Und Cloud-basierte Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen mehreren Beteiligten.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Dokumentenprozesse digitalisieren.

Häufige Fehler bei der Digitalisierung von Dokumenten

Um den vollen Nutzen aus der Digitalisierung von Dokumenten zu ziehen, müssen Unternehmen den richtigen Ansatz wählen.

Hier sind einige der häufigsten Fehler bei der Digitalisierung von Dokumenten, die Sie vermeiden sollten:

• Schlechte Bildqualität. Digitale Bilder von schlechter Qualität mit unleserlichem Text oder verzerrten Grafiken können ein gescanntes Bild unbrauchbar machen. Vermeiden Sie minderwertige Bilder, indem Sie einen Scanner kaufen, der hochauflösende Bilder erstellen kann und über integrierte Qualitätskontrollmechanismen verfügt.
• Unzureichende Qualitätskontrollen. Wenn Sie keine Tools einsetzen, die sicherstellen, dass die erfassten Daten vollständig und korrekt sind, kann dies zu ungenauen oder inkonsistenten digitalen Dateien führen.
• Fehlende Seiten. Informationslücken und unvollständige Aufzeichnungen können Unternehmen in stark regulierten Branchen großes Kopfzerbrechen bereiten und eine potenzielle Haftung darstellen. Achten Sie auf einen Hochleistungsscanner, der Doppelblatteinzüge automatisch erkennen kann und das Format des zu scannenden Papiers (z.B. Letter, Legal) erkennt, um sicherzustellen, dass die gesamte Seite erfasst wird, unabhängig von ihrem Format.
• Inkonsistente Dateinamenskonventionen. Inkonsistenzen bei der Benennung von Dateien können das Auffinden archivierter Dokumente erschweren, insbesondere wenn mehrere Benutzer beteiligt sind.
• Sparen Sie bei den Metadaten. Wenn Sie keine Metadaten wie Dateinamen, Datumsangaben und Schlüsselwörter hinzufügen, kann es schwierig werden, Dokumente zu indizieren, zu kategorisieren, zu organisieren und abzurufen. Eine unsachgemäße Indizierung kann das Auffinden von Informationen in großen Dokumentensammlungen erschweren.
• Schwache Sicherheit. Wenn Sie keine Zugangskontrollen, Datenverschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen implementieren, erhöht sich das Risiko, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten. Unwirksame Kontrollen können auch das Risiko erhöhen, dass ein Unternehmen mit den Aufsichtsbehörden in Konflikt gerät.
• Keine Backups. Wenn es eine Lektion gibt, die Unternehmen in den letzten drei Jahren gelernt haben, dann ist es die, dass sie sich auf das Unerwartete vorbereiten müssen. Wird die regelmäßige Sicherung digitaler Dateien vernachlässigt, kann dies zu Datenverlusten aufgrund von Hardwareausfällen, Softwarefehlern oder Cyberangriffen führen.

Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, können Sie den Erfolg Ihres Projekts zur Digitalisierung von Dokumenten sicherstellen.

Bewährte Verfahren für die Digitalisierung von Dokumenten

Die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten sind erwiesen und überzeugend.

Wenn Sie die folgenden Strategien befolgen, kann Ihr Unternehmen das Beste aus der Digitalisierung von Dokumenten herausholen.

• Planung. Ein erfolgreiches Projekt zur Digitalisierung von Dokumenten beginnt mit der Entwicklung eines klaren Plans. Legen Sie Ihre Ziele für das Projekt, den Zeitplan, das Budget und die Ressourcen fest, die Sie bereitstellen können.
• Prioritäten setzen. Legen Sie die Prioritäten für die zu digitalisierenden Dokumente anhand ihrer Relevanz, der Häufigkeit des Zugriffs auf sie und der gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen fest.
• Scannen. Sparen Sie nie an der Ausrüstung für das Scannen von Dokumenten. Suchen Sie nach Scannern für die Massenproduktion, die nachweislich klare und lesbare digitale Bilder erfassen.
• Metadaten. Rationalisieren Sie die Kategorisierung und Organisation digitaler Dokumente, indem Sie einheitliche Standards für die Zuweisung von Metadaten wie Dateinamen und Schlüsselwörter festlegen.
• Extraktion. Optimieren Sie das Abrufen und Bearbeiten von Inhalten, indem Sie Datenerfassungstechnologien einsetzen, um gescannte Bilder in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln.
• Organisation. Erleichtern Sie die Navigation und das Auffinden bestimmter Dateien, indem Sie eine logische Ordnerstruktur und einen Ansatz zur Benennung von Dateien entwickeln, um digitale Dokumente systematisch zu organisieren.
• Sicherheit. Implementieren Sie Benutzerauthentifizierung, Aktivitätsprotokollierung, Datenverschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Cyber-Bedrohungen zu schützen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Informationskontrollen den Datenschutzgesetzen und Branchenstandards entsprechen.
• Kontinuität. Legen Sie Backup-Verfahren und Notfallpläne fest, um digitale Dokumente vor Datenverlusten aufgrund von Hardwarefehlern, Softwarepannen oder unvorhergesehenen Ereignissen zu schützen.
• Schulung. Fördern Sie die Benutzerakzeptanz, indem Sie einen anfänglichen und fortlaufenden Plan für die Schulung der Benutzer im Hinblick auf den effektiven Zugriff, die Verwendung und die Verwaltung der Dokumentendigitalisierungslösung entwickeln.
• Überwachen. Überwachen Sie Ihre Prozesse zur Dokumentendigitalisierung kontinuierlich, führen Sie ein Benchmarking Ihrer Leistungskennzahlen durch und holen Sie das Feedback der Benutzer ein, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Diese Best Practices helfen jedem Unternehmen, seine physischen Dokumente erfolgreich zu digitalisieren, um die Effizienz zu verbessern, die Zugänglichkeit zu erhöhen und das Risiko von Betrug und Compliance-Problemen zu mindern.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Die Verwaltung physischer Dokumente kann eine große Belastung sein. Die Digitalisierung von Dokumenten kann Unternehmen helfen, ihre Prozesse zu rationalisieren und die Transformation des Unternehmens voranzutreiben. Da Unternehmen nach Wegen suchen, um die Komplexität unserer hypervernetzten Wirtschaft zu bewältigen, wird die Digitalisierung weiter zunehmen.