Was ist KI-Digitalisierung von Dokumenten?

Trotz der Zunahme elektronischer Inhalte haben Unternehmen aller Größenordnungen mit einer Vielzahl von Informationen zu kämpfen, die in Form physischer Dokumente eingehen. Große Mengen an physischen Dokumenten reichen aus, um viele Unternehmen zu überwältigen. Aber das Sammeln, Verarbeiten, Speichern und Sichern von physischen Dokumenten bereitet in Bezug auf Produktivität, Entscheidungsfindung und Kontrolle großes Kopfzerbrechen.

Dokumentendigitalisierung mit künstlicher Intelligenz (KI) – Lösungen, die kognitive Technologien nutzen, um physische Dokumente in ein digitales Format umzuwandeln – reduzieren den Aufwand für die Verwaltung physischer Dokumente, verbessern die Effizienz, sparen Zeit, erhöhen die Genauigkeit und ermöglichen die digitale Transformation.

Der globale Markt für die Digitalisierung von KI-Dokumenten wird nach Schätzungen von Analysten bis 2026 15,2 Milliarden Dollar erreichen.

Dieser Artikel zeigt, wie die KI-Digitalisierung von Dokumenten funktioniert und welche Vorteile sie für Unternehmen bietet.

Was ist die Digitalisierung von AI-Dokumenten?

KI ist eine Technologie, die kognitive Prozesse automatisiert, die zuvor menschliches Eingreifen erforderten.

Die Digitalisierung von Dokumenten nutzt KI, um physische Dokumente in ein elektronisches Format umzuwandeln.

Die Verarbeitung natürlicher Sprache und andere KI-Technologien extrahieren, analysieren und interpretieren die Bedeutung von Inhalten in Dokumenten und erleichtern so die Verarbeitung, Weiterleitung und das Abrufen von Inhalten. Dank maschinellem Lernen können KI-Lösungen kontinuierlich lernen und sich an neue Dokumenttypen und -formate anpassen. Und die prädiktive Analyse analysiert riesige Datenmengen, um Trends, potenzielle Trends und Anomalien aufzudecken.

KI wirkt sich auf den gesamten Prozess der Dokumentendigitalisierung aus:

• Dokumentverbesserung, die zur Erstellung hochwertiger digitaler Bilder beiträgt.
• Datenerfassung, d.h. Konvertierung der Daten aus physischen Dokumenten in maschinenlesbaren Text.
• Dokumentenklassifizierung, digitale Kategorisierung von Dokumenten auf der Grundlage ihres Inhalts.
• Workflow-Routing, systematische Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung und Bearbeitung.
• Suche und Abruf, die das schnelle Suchen und Abrufen bestimmter Informationen ermöglicht.

Unternehmen im Finanzwesen, im Gesundheitswesen, in der Verwaltung, im Outsourcing von Geschäftsprozessen und in anderen Branchen können von der Umwandlung physischer Dokumente in digitale Inhalte mithilfe von KI-gestützten Lösungen profitieren.

Wie die Digitalisierung von AI-Dokumenten funktioniert

In Kombination mit dem Scannen von Dokumenten, intelligenter Datenerfassung und anderen digitalen Technologien kann KI eine große Rolle dabei spielen, Unternehmen bei der Umwandlung physischer Dokumente in ein elektronisches Format zu unterstützen.

• Erfassen. In Kombination mit optischer Zeichenerkennung (OCR) und anderen Datenerfassungstechnologien nutzt KI die Verarbeitung natürlicher Sprache und andere Tools, um die gedruckten oder handschriftlichen Informationen auf physischen Dokumenten in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Inhalte umzuwandeln. Datenfelder wie Kundenname, Datum, fälliger Betrag und Adresse sind KI lernt mit der Zeit sogar aus ihren Fehlern, um immer bessere Datenerfassungsergebnisse zu liefern.
• Vergrößerung. Qualitativ hochwertige Bilder sind entscheidend, um optimale Ergebnisse bei der Datenerfassung zu erzielen und die Standards für die Aufbewahrung von Informationen einzuhalten. AI analysiert Dokumentenbilder, um Verzerrungen wie Schieflage zu korrigieren, Flecken und anderes Rauschen zu entfernen und Bilder zu verbessern.
• Klassifizierung. KI nutzt ausgefeilte Algorithmen für maschinelles Lernen und Deep Learning, um den Inhalt riesiger Dokumentenmengen zu analysieren und sie automatisch in vorgegebene Dokumentenkategorien wie Bestellungen, Rechnungen, Anträge und Korrespondenz zu sortieren. KI kann aus Mustern und Benutzerfeedback lernen, um mit der Zeit bessere Klassifizierungsergebnisse zu liefern.
• Validierung. Der manuelle Abgleich der aus physischen Dokumenten extrahierten Daten mit Informationen in einer Datenbank oder einem Aufzeichnungssystem kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. KI validiert die extrahierten Daten zuverlässig und schnell auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln.
• Routing. Die KI verwendet vorkonfigurierte Geschäftsregeln und die Aktionen, die sie im Laufe der Zeit bei den Mitarbeitern beobachtet, um Dokumente systematisch weiterzuleiten, Aufgaben zuzuweisen und Genehmigungsausnahmen zu lösen.
• Abruf. Die Verarbeitung natürlicher Sprache und andere KI-Technologien erleichtern das Durchsuchen großer Mengen von Inhalten, die in einem digitalen Repository gespeichert sind, und ermöglichen das sofortige Auffinden von Dokumenten.

Dies sind einige der Möglichkeiten, mit denen KI die Digitalisierung von physischen Dokumenten verbessert.

Die Vorteile des Einsatzes von KI bei der Digitalisierung von Dokumenten

Die Digitalisierung von KI-Dokumenten bietet Unternehmen aller Branchen zahlreiche Vorteile.

• Verbesserte Effizienz. Laut Gartner kann KI 80 Prozent der Aufgaben im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Dokumenten automatisieren. Von der Datenerfassung über die Klassifizierung von Dokumenten bis hin zur Weiterleitung und zum Abruf – die KI-Digitalisierung von Dokumenten reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen.
• Schnellere Zykluszeiten. KI kann riesige Datenmengen schneller und genauer verarbeiten als menschliches Personal, und die Technologie kann dies 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage die Woche tun, wodurch mögliche Verzögerungen vermieden werden.
• Höhere Genauigkeit. Laut der Association for Intelligent Information Management (AIIM) kann KI die Genauigkeit der Dokumentendigitalisierung um 95 Prozent verbessern. KI verbessert die Genauigkeit der Datenerfassung durch OCR erheblich und lernt im Laufe der Zeit aus den Mustern und Handlungen der Benutzer, um ihre Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.
• Bessere Skalierbarkeit. Durch die Automatisierung von Aufgaben, die bisher menschliches Eingreifen erforderten, können sich die Mitarbeiter im Back-Office mehr auf übergeordnete Aktivitäten konzentrieren, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen, und die Unternehmen können ihren Betrieb skalieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen. Und KI kann sich schnell an neue Dokumententypen und -formate anpassen, um veränderten Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Forrester schätzt, dass KI die Kosten für die Digitalisierung von Dokumenten um 50 Prozent senken kann.
• Verbesserte Sicherheit. Die KI analysiert Muster und historische Daten, um Anomalien zu erkennen, die auf betrügerische oder nicht konforme Aktivitäten hindeuten könnten. Transaktionen können für eine menschliche Überprüfung markiert werden.
• Intelligenz. KI kann prädiktive Analysen für die Entscheidungsfindung und Planung liefern.

Diese Vorteile machen KI zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Digitalisierung von Dokumenten.

Fazit

Unternehmen müssen Wege finden, um die Inhalte, die sie über physische Dokumente erhalten, effizient zu verwalten. Die hochentwickelten Algorithmen in KI-Lösungen für die Dokumentendigitalisierung ermöglichen es Unternehmen, das volle Potenzial ihrer Informationen auszuschöpfen, indem sie den Inhalt physischer Dokumente extrahieren, analysieren und interpretieren, sich an Änderungen von Dokumenten und Formaten anpassen und den Beteiligten intelligente, vorausschauende Erkenntnisse liefern. Mit KI können Unternehmen die „letzte Meile“ der Dokumentendigitalisierung abschließen.