5 Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung, die Sie 2024 übernehmen sollten

In diesen unsicheren wirtschaftlichen Zeiten muss jede Unternehmensfunktion auf Hochtouren laufen.

Aber für Leiter der Kreditorenbuchhaltung kann sich der Druck zur Optimierung von Effizienz und Genauigkeit besonders groß anfühlen. Manuelle Prozesse, langsame Rechnungsfreigaben und doppelte oder fehlerhafte Zahlungen an Lieferanten können eine Kreditorenbuchhaltung schnell zu einer Belastung für die Ressourcen eines Unternehmens werden lassen, was den Cashflow behindern und das Risiko von Compliance- und Betrugsproblemen erhöhen kann.

Die gute Nachricht?

Es gibt bewährte Praktiken, mit denen die Kreditorenbuchhaltung von einer Last in eine gut geölte Maschine verwandelt werden kann. Dieser Artikel zeigt Ihnen fünf Schritte auf dem Weg zu einem strategischeren, effizienteren und kostengünstigeren AP-Betrieb.

Warum sollten Sie Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung einführen?

AP-Abteilungen können es sich nicht leisten, mit ineffizienten, ineffektiven und riskanten Prozessen zu arbeiten.

• Kosten. Veraltete Prozesse treiben die Kosten in die Höhe und bremsen die Skalierbarkeit aus.
• Ineffizienz. Veraltete Prozesse führen zu Engpässen und verschlingen wertvolle Zeit der Mitarbeiter.
• Fehler. Ein einziger Tippfehler oder ein Zahlendreher kann lästige Ausnahmen nach sich ziehen.
• Verspätungen. Langsame Rechnungsfreigaben führen zu Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen, verpassten Gelegenheiten zur Inanspruchnahme von Frühbucherrabatten, Schwierigkeiten bei der Vorhersage von Barmitteln und angespannten Lieferantenbeziehungen.
• Risiko. Veraltete Prozesse erhöhen das Betrugs- und Compliance-Risiko eines Unternehmens.

Dies sind einige der Gründe, warum eine schlanke und effiziente Kreditorenbuchhaltung kein Luxus mehr ist, sondern eine wettbewerbsfähige Notwendigkeit. Best Practices führen zu einem strategischeren und finanziell solideren Betrieb.

Bewährte AP-Praktiken

Hier finden Sie einige bewährte Verfahren, die Führungskräfte aus der Finanzabteilung im Jahr 2024 anwenden können, um ihre Abteilung zu verändern.

1. Setzen Sie auf Automatisierung. Laut Ardent Partners geben 43 Prozent der Leiter der Kreditorenbuchhaltung an, dass die Einführung von Automatisierungslösungen eine Priorität für ihre Abteilung ist. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung machen die Eingabe von Rechnungsdaten und andere manuelle, sich wiederholende Aufgaben überflüssig, die die Prozesse verlangsamen. Starten Sie Ihre AP-Automatisierungsinitiativen, indem Sie nach einer Lösung suchen, die Folgendes umfasst:

• Erfassung von Rechnungen: Machen Sie die manuelle Dateneingabe überflüssig, indem Sie Rechnungen, die per Post, E-Mail, Fax, über ein Online-Portal oder ein Netzwerk eingereicht werden, automatisch erfassen.
• Datenextraktion: Entlasten Sie Ihr Team von mühsamer Dateneingabe mit Software, die Kopf- und Positionsdaten aus Rechnungen automatisch ausliest – darunter Rechnungsnummer, Lieferantenname, Bestellnummer, Fälligkeitsdatum und Rechnungsbetrag. Achten Sie auf Lösungen, die optische Zeichenerkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) nutzen, um Rechnungsdaten präzise zu erfassen und die extrahierten Informationen mit Daten in einem ERP‑System oder einem anderen System of Record abzugleichen.
• Genehmigungs-Workflows: Verzichten Sie auf unsichere E-Mail-Genehmigungen, indem Sie eine Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung finden, die Lieferantenrechnungen auf der Grundlage Ihrer vordefinierten Geschäftsregeln digital zur Genehmigung weiterleitet. Einige digitale Workflow-Lösungen benachrichtigen die Genehmigenden über Rechnungen, die auf ihre Prüfung warten, benachrichtigen die Genehmigenden, wenn sich eine Rechnung ihrem Fälligkeitsdatum nähert, und leiten Rechnungen automatisch an einen Manager weiter, wenn ein Einkäufer nicht rechtzeitig darauf reagiert.
• Integration: Ein ERP ist das finanzielle Nervenzentrum eines Unternehmens. Sorgen Sie für einen reibungslosen Datenaustausch, indem Sie eine Lösung wählen, die sich nahtlos in Ihr ERP integrieren lässt. Einige Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung können Rechnungen, die mit einer Bestellung übereinstimmen, direkt in ein ERP-System einbuchen, ohne dass ein menschlicher Bediener eingreifen muss (so genannte berührungslose oder berührungslose Rechnungsverarbeitung).
• Reporting und Analytics: Die besten AP‑Automatisierungslösungen stellen den Mitarbeitenden genau die Insights bereit, die sie benötigen. Grafische Dashboards zeigen den Status von Rechnungen und wichtige KPIs. Drill‑down‑Funktionen ermöglichen es dem AP‑Team, Trends zu erkennen und Engpässe aufzudecken. Mobile Freigaben halten Entscheider auch unterwegs auf dem Laufenden. Exporte übertragen Rechnungsdaten schnell in nachgelagerte Systeme. Und Ad‑hoc‑Berichte erleichtern die Anpassung an sich verändernde Geschäftsanforderungen.

Durch die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben haben die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, wie die Analyse von Ausgabenmustern und die Stärkung von Lieferantenbeziehungen.

2. Papier abschaffen. Digital arbeiten. Papierrechnungen sind nicht nur umständlich zu verwalten, sondern gehen auch leicht verloren, werden verlegt oder verzögern sich. Hier erfahren Sie, wie Sie auf eine papierlose Umgebung umsteigen können:

• Ermutigen Sie zu elektronischen Rechnungen: Informieren Sie Ihre Lieferanten über die Vorteile der elektronischen Übermittlung von Rechnungen per E-Mail, über ein sicheres Online-Portal oder über elektronischen Datenaustausch (EDI).
• Investieren Sie in ein System zur Dokumentenverwaltung: Implementieren Sie ein System zur sicheren Speicherung und Verwaltung von Rechnungen in einem elektronischen Format. Dokumentenmanagementsysteme beschleunigen die Rechnungsfreigabe, optimieren die Archivierung und den Abruf und schützen sensible Daten.
• Setzen Sie auf Cloud-Lösungen: Ziehen Sie den Einsatz einer Cloud-basierten AP-Automatisierungslösung in Betracht. Cloud-basierte Lösungen machen teure Softwarelizenzen und laufende IT-Wartung überflüssig und erleichtern es der Finanzbuchhaltung, ihre Abläufe zu aktualisieren und zu skalieren.
  

Neben der Optimierung von Workflows senken papierlose Prozesse auch Ihren CO₂‑Fußabdruck.

3. Standardisieren und vereinfachen Sie Ihre Prozesse. Klare und konsistente Prozesse sind unerlässlich, um erstklassige Ergebnisse in der Kreditorenbuchhaltung zu erzielen. Erstellen Sie zunächst klare Anweisungen für die Lieferanten, wie sie Rechnungen einreichen sollen. In diesen Anweisungen sollten die Informationen, die Sie für die Genehmigung von Rechnungen benötigen, die zulässigen Formate (z.B. PDF, EDI) und die Einreichungsfristen aufgeführt sein. Als Nächstes sollten Sie ein genau definiertes Verfahren zur Rechnungsfreigabe einrichten, das auf Szenarien wie der Geschäftseinheit, die den Kauf getätigt hat, dem Kaufbetrag und dem Lieferanten basiert. Diese Regeln stellen sicher, dass die Rechnungen zur rechtzeitigen und effizienten Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Schließlich sollten Sie einen einheitlichen Kontenplan für alle Ausgaben verwenden. Dies vereinfacht die Kodierung und Kategorisierung von Rechnungen und verbessert die Genauigkeit der Finanzberichte. Die Standardisierung von Prozessen minimiert Fehler, verbessert die Effizienz und erleichtert neuen Mitarbeitern die Anpassung.

4. Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Manuelle oder E-Mail-basierte Ansätze zur Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung können zu erheblichen Engpässen in einem Kreditorenprozess führen. Bringen Sie Ihre Genehmigungen und Ihre Lieferkette in Schwung, indem Sie die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung anhand vordefinierter Kriterien digitalisieren. Bevorzugen Sie Lösungen, die es den Genehmigern ermöglichen, Rechnungen auf ihren mobilen Geräten zu prüfen und zu genehmigen. Dies bietet mehr Flexibilität und stellt sicher, dass Genehmigungen auch dann erteilt werden können, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. Der Einsatz von Technologie für die Rechnungsfreigabe kann die Zykluszeiten für die Rechnungsfreigabe erheblich verkürzen und einen reibungslosen, ununterbrochenen Freigabe-Workflow gewährleisten.

5. Machen Sie sich die Analytik zu eigen. Die Kreditorenbuchhaltung verfügt über einen Schatz an Daten, die einem Unternehmen helfen können, seinen Cashflow zu optimieren, seine Ausgaben besser zu verwalten, potenzielle Betrugs- und Compliance-Risiken zu mindern und die betriebliche Leistung zu verbessern. Nutzen Sie die mit einer Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung extrahierten Rechnungsdaten, um Lieferanten zu identifizieren, die Frühzahlerrabatte anbieten. Nutzen Sie diese Informationen, um die Zahlungspläne anzupassen und diese wertvollen Rabatte zu nutzen. Überwachen Sie wichtige Kennzahlen wie durchschnittliche Bearbeitungszeiten, Rechnungsfehler und erfasste Rabatte, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Ihre AP-Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Analysieren Sie Rechnungsdaten, um Leistungskennzahlen von Lieferanten wie Liefertreue und Preisgenauigkeit zu verfolgen und zuverlässige Lieferanten sowie potenzielle Verhandlungsbereiche zu identifizieren. Nutzen Sie KI, um historische Rechnungsdaten zu analysieren und Rechnungsanomalien zu erkennen, die auf eine betrügerische Transaktion hindeuten könnten.

Die Umsetzung dieser Best Practices im Jahr 2024 wird dazu beitragen, die Leistung einer AP-Abteilung zu verbessern.

Fazit
Jeder Leiter der Kreditorenbuchhaltung möchte Wege finden, um die Leistung seiner Abteilung zu verbessern. Durch die Anwendung der oben genannten Best Practices und die Automatisierung und Datenanalyse können Leiter der Kreditorenbuchhaltung ihre Kreditorenabteilung in eine gut geölte Maschine verwandeln. Diese Best Practices werden nicht nur die Zeit der Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung für strategischere Initiativen freisetzen, sondern auch die Effizienz verbessern, Fehler reduzieren und durch Frühzahlungsrabatte und bessere Verhandlungen mit den Lieferanten einen Mehrwert schaffen. In den heutigen unsicheren wirtschaftlichen Zeiten ist eine rationalisierte und optimierte Kreditorenbuchhaltung nicht länger ein Luxus, sondern ein Wettbewerbsvorteil.