4 Wesentliche Merkmale von Document Imaging Software
Das Durchsuchen eines Aktenschranks nach dem anderen, um wichtige Dokumente zu finden, bindet Zeit, Geld und andere Ressourcen Ihres Unternehmens. Die produktivsten Unternehmen haben die Nachteile der manuellen Informationsspeicherung erkannt und verwenden Softwarelösungen zur Dokumentenerfassung, um die benötigten Informationen sofort zu finden.
4 Softwarelösungen zur Dokumentenerfassung für Ihr Büro
Dokumenten-Imaging-Lösungen rationalisieren nicht nur den Arbeitsablauf, sondern ermöglichen Ihnen auch einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen und Daten. Um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, sollten Sie eine Technologie in Betracht ziehen, die Folgendes bietet:
- Schutz – Zuallererst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Informationen geschützt sind. Document Imaging Software kann Ihnen dabei helfen, indem sie autorisierte Zugriffs- und Funktionsrechte wie das Verschieben, Löschen oder Wiederherstellen bestimmter Dokumente oder Ordner vergibt. Document Imaging-Softwarelösungen sind auch mit den wichtigsten Standards für die Aufbewahrung von Unterlagen wie HIPAA und SEC konform, so dass Sie schnell und einfach sicherstellen können, dass Ihre Dokumente den staatlichen Vorschriften entsprechen.
- Textsuche – Ein Grund, warum sich viele Unternehmen für Document Imaging-Softwarelösungen entscheiden, ist die Tatsache, dass sie damit sofort auf wichtige Informationen und Daten zugreifen können. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) bietet Document Imaging Software die Möglichkeit, nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Phrasen in einem Dokument zu suchen. Darüber hinaus können Benutzer mit Document Imaging Software Text über vorkonfigurierte Suchvorgänge oder über zugehörige Metadaten lokalisieren.
- Anmerkungen – Eine wichtige Funktion, die Softwarelösungen für die Dokumentenerfassung bieten, ist die Möglichkeit, Dokumente mit Anmerkungen zu versehen. Mit Hilfe von Anmerkungen können Benutzer zusammenarbeiten, um verschiedene Dokumente im Repository Ihres Unternehmens zu ändern. Die beste Document Imaging Software verfügt in der Regel über eine Vielzahl verschiedener Anmerkungsfunktionen wie Haftnotizen, Stempel und Text- oder Kommentarfelder. Anmerkungen können auch als Lesezeichen dienen, was es den Benutzern erleichtert, bestimmte Dokumentabschnitte zu finden.
- Erfassung großer Mengen – Gute Imaging-Lösungen für Dokumente bieten Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre Dokumente zu speichern, darauf zuzugreifen und sie bei Bedarf zu ändern. Außerdem können Ihre Benutzer mit einer Imaging-Software Dokumente als einzelne Blätter oder als kompletten Stapel von Dokumenten importieren.
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