Vorteile einer digitalen Poststelle: Warum Sie eine digitale Poststelle in Betracht ziehen sollten

Wenn Ihr Unternehmen mit der Menge an eingehender Post und Dokumenten, die es bearbeiten muss, überfordert ist, ist es nicht allein. Die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen die Verträge, Rechnungen, Korrespondenz und anderen Dokumente, die sie erhalten, empfangen, verarbeiten, sortieren, verteilen und archivieren, ist ineffizient und ineffektiv.

Laut einer von IDC durchgeführten Studie verlieren Unternehmen zwischen 20 und 30 Prozent ihres Jahresumsatzes durch ineffiziente Postbearbeitungsprozesse. Laut einer anderen Studie von McKinsey gibt das durchschnittliche Unternehmen 10 Dollar für die manuelle Bearbeitung einer einzigen Postsendung aus.

Aus diesem Grund modernisieren immer mehr Unternehmen ihre Abläufe mit digitaler Poststellen-Technologie.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Unternehmen den Einsatz einer digitalen Poststelle in Betracht ziehen sollten.

Die größten Herausforderungen in der Poststelle
Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind so lästig wie die manuelle Bearbeitung eingehender Post und Dokumente.

• Kosten. Der Arbeitsaufwand und die Kosten für Papier wie Druck, Porto und physische Lagerung können sich schnell summieren. Außerdem steigen diese Kosten, wenn das Postvolumen einer Organisation wächst.
• Ineffizienz. Die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente belastet das Back-Office-Personal mit der Eingabe von Daten, dem Mischen von Papier und E-Mails, der Suche nach Informationen und der Korrektur von Fehlern und Irrtümern.
• Verspätungen. In einer manuellen Umgebung liegt es in der Verantwortung der Back-Office-Mitarbeiter, Post und Dokumente physisch an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Dokumente verloren gehen, falsch verlegt oder falsch abgelegt werden. Falsch weitergeleitete Dokumente können zu Verzögerungen bei der Eingabe von Daten in ein Customer Relationship Management-System und andere Unternehmenssysteme führen. Sechzig Prozent der Unternehmen haben laut der Association for Intelligent Document Processing schon einmal Verzögerungen bei der Postbearbeitung erlebt, die sich auf den Kundenservice ausgewirkt haben.
• Mangelnde Datentransparenz Bei Papierprozessen ist es schwierig zu wissen, wo sich die Post im Prozess befindet. Und das Abrufen von Dokumenten aus Aktenschränken ist zeitaufwändig und fehleranfällig.
• Hohes Risiko von Datenschutzverletzungen. Manuelle Prozesse in der Poststelle machen es schwierig zu verhindern, dass Kundendaten, Finanzinformationen und andere sensible Daten verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Vierzig Prozent der Unternehmen haben laut Nuance Communications bereits Datenverletzungen oder Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit ihren Poststellenprozessen erlebt.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen digitale Poststellenlösungen einsetzen.

Was ist eine digitale Poststellenlösung?

Digitale Poststellenlösungen automatisieren und vereinfachen den Empfang, die Verarbeitung, die Sortierung, die Verteilung und die Speicherung von Anträgen, Bestellungen, Zahlungen, Verträgen und anderen eingehenden Briefen und Dokumenten.

Digitale Poststellenlösungen können Papier- und elektronische Post und Dokumente verarbeiten.

So funktioniert eine digitale Poststelle:

• Eingang Elektronische Dokumente werden per E-Mail, Fax, mobiler Anwendung und Dateiübertragung empfangen. Physische Dokumente kommen über den U.S. Postal Service in der Poststelle eines Unternehmens an.
• Scannen. Physische Dokumente werden in digitale Bilder umgewandelt. Einige digitale Poststellenlösungen verwenden Hochgeschwindigkeitsscanner, die verschiedene Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten können.
• Sortierung. Die Dokumente werden zur weiteren Verarbeitung und Weiterleitung digital nach Typ sortiert.
• Extraktion. Digitale Poststellenlösungen nutzen optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, künstliche Intelligenz (KI) und andere Erfassungstechnologien, um Kunden- oder Lieferanteninformationen, Fälligkeitsdaten, Beträge und andere relevante Daten aus Post und Dokumenten zu extrahieren.
• Verteilung Post und Dokumente werden auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln, wie z. B. der Art des Dokuments, digital an die entsprechende Person oder Abteilung weitergeleitet.
• Integration. Eingehende Post und Dokumente können direkt in eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung, eine Customer Relationship Management (CRM)-Plattform, eine Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendung oder ein anderes Altsystem im Unternehmen exportiert werden.
• Archivieren und Abrufen. Dokumente und Daten werden digital in einem zentralen Cloud-Repository gespeichert und können von autorisierten Personen von jedem Ort aus sofort abgerufen werden.
• Sicherheit. Digitale Poststellenlösungen nutzen Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsfunktionen, um sensible Daten zu schützen und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten.

Diese Funktionen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten.

Was sind die Vorteile einer digitalen Poststelle?

Digitale Poststellenlösungen bieten Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile.

• Kosteneinsparungen. Durch die Abschaffung manueller Aufgaben, der physischen Speicherung und des Abrufs von Dokumenten und der mit Papier verbundenen Ausgaben wie Druck und Versand können die Back-Office-Kosten erheblich gesenkt werden.
• Verbesserte Effizienz. Durch die Automatisierung der manuellen Dateneingabe und anderer sich wiederholender Aufgaben haben die Mitarbeiter im Back-Office mehr Zeit für die Erfüllung höherwertiger Aufgaben wie den Kundenservice. Und digitale Poststellenlösungen lassen sich problemlos skalieren, um das wachsende Post- und Dokumentenaufkommen zu bewältigen, wenn ein Unternehmen wächst – in der Regel, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
• Schnellere Durchlaufzeiten. Die Automatisierung der Verarbeitung, Sortierung und Weiterleitung eingehender Post beschleunigt die Zustellung von Dokumenten an die vorgesehenen Empfänger und an nachgelagerte Systeme.
• Weniger Fehler. Tippfehler, Zahlendreher, falsch abgelegte Dokumente und andere Fehler sind unvermeidlich, wenn manuelle Eingriffe erforderlich sind. Indem sie die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente automatisieren, verringern digitale Poststellenlösungen das Risiko menschlicher Fehler.
• Erhöhte Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden. Digitale Poststellenlösungen machen es einfach, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren. Autorisierte Benutzer können mühelos Details austauschen und mit anderen Beteiligten zusammenarbeiten und sofort auf Informationen zugreifen, die in einem zentralen Archiv gespeichert sind. Die Benutzer müssen Kunden nicht zurückrufen, bis sie die Informationen gefunden haben.
• Geringeres Risiko von Compliance-Problemen und Betrug. Digitale Poststellenlösungen verwenden Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Prüfprotokolle und zentralisierte Archive, um sicherzustellen, dass sensible Informationen wie Patientendaten sicher bleiben und die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
• Ökologische Nachhaltigkeit. Die Digitalisierung der Bearbeitung von Eingangspost und Dokumenten reduziert den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens, der mit der Produktion und Entsorgung von Papier verbunden ist.
• Disaster Recovery und Business Continuity. Im Falle einer Katastrophe oder einer anderen Störung des Back-Office-Betriebs bleiben die archivierten Dokumente intakt und können sofort wiederhergestellt werden.

Zwar kann jedes Unternehmen von einer digitalen Poststelle profitieren, aber die Technologie ist besonders wertvoll für schnell wachsende Unternehmen oder solche, die ein hohes Aufkommen an eingehender Post und Dokumenten bewältigen.

Welche Arten von Unternehmen können eine digitale Poststelle nutzen?

Digitale Poststellenlösungen können einer Vielzahl von Unternehmen zugute kommen. Aber hier sind einige Beispiele für die Arten von Unternehmen, die am meisten von der Einführung dieser Technologie profitieren können.

• Multinationale Konzerne. Je mehr eingehende Post und Dokumente ein Unternehmen bearbeitet, desto mehr kann es von der Effizienz und Automatisierung profitieren, die eine digitale Poststellenlösung bietet. Digitale Poststellenlösungen erleichtern zum Beispiel die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten.
• Fernarbeiter. Eine digitale Poststelle sorgt dafür, dass Mitarbeiter an entfernten Standorten unabhängig von ihrem Standort auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können, was die Kommunikation und Produktivität verbessert.
• Regierungsbehörden. Digitale Poststellenlösungen helfen den Behörden, bürokratische Prozesse zu rationalisieren, den Informationsaustausch zu verbessern und schneller auf Anfragen von Bürgern zu reagieren.
• Finanzinstitute. Digitale Poststellenlösungen helfen Banken, Versicherungen und anderen Finanzinstituten, die Reaktionsfähigkeit gegenüber ihren Kunden zu verbessern und die Sicherheit von Finanzdaten zu erhöhen.
• Anbieter im Gesundheitswesen. Digitale Poststellenlösungen helfen Krankenhäusern, Kliniken und Gesundheitseinrichtungen bei der Bearbeitung von Patientenakten, Versicherungsunterlagen und medizinischen Berichten.
• Anwaltskanzleien. Anwaltskanzleien haben mit großen Mengen an Papierkram zu tun, darunter juristische Verträge, Gerichtsakten und Korrespondenz. Eine digitale Poststelle kann helfen, juristische Dokumente zu organisieren und zu verwalten, die Zusammenarbeit zwischen den juristischen Teams zu verbessern und den Discovery-Prozess zu beschleunigen.
• Immobilienfirmen. Eine digitale Poststelle kann Immobilienunternehmen dabei helfen, die Dokumentenverarbeitung zu rationalisieren, die Kundenkommunikation zu verbessern und Informationen mit Maklern zu teilen.
• Logistikunternehmen. Eine digitale Poststellenlösung kann Logistikunternehmen dabei helfen, ihre Versanddokumente, Rechnungen und die Kommunikation mit Lieferanten besser zu verwalten.
• Bildungseinrichtungen. Schulen, Hochschulen und Universitäten können mit einer digitalen Poststellenlösung die Verwaltung von Studentendaten, Anträgen und Darlehensdokumenten rationalisieren und zentralisieren, den Studentenservice verbessern und die Verwaltungsabläufe optimieren.
• Gemeinnützige Organisationen. Die Automatisierung der Bearbeitung von Spenden, Korrespondenz und anderer eingehender Post und Dokumente hilft gemeinnützigen Organisationen, die Kommunikation mit den Spendern zu rationalisieren, das Fundraising zu verbessern und die Effizienz der Organisation insgesamt zu steigern.

Jedes Unternehmen, das eine beträchtliche Menge an eingehender Post und Dokumenten bearbeitet, wird wahrscheinlich eine digitale Poststellenlösung vorteilhaft finden. Aus diesem Grund wird die digitale Transformation immer schneller vorangetrieben.

Fazit

Die Automatisierung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente mit einer digitalen Poststellenlösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Back-Office-Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Datensicherheit und Kundenzufriedenheit zu verbessern. Die Digitalisierung der Poststelle ist nicht länger eine Option, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die nachhaltiges Wachstum, Erfolg und Wettbewerbsvorteile erzielen wollen.