Was ist der beste Weg, Papierdokumente zu digitalisieren?

Wie viel Papier wird in Ihrem Unternehmen jeden Tag verarbeitet?

Wenn Ihre Antwort „zu viel“ lautet, ist Ihr Unternehmen damit nicht allein.

Trotz der zunehmenden Verbreitung von E-Formularen, Online-Bestellungen und anderen Methoden des elektronischen Informationsaustauschs sind Papierdokumente in den meisten Unternehmen nach wie vor ein fester Bestandteil. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen mit ineffizienten und ineffektiven papierbasierten Prozessen geplagt werden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie am besten mit digitalen Dokumenten umgehen.

Warum sollten Sie Papierdokumente digitalisieren?

Es ist unbestritten, dass Papierdokumente die Geschäftsabläufe behindern.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.

• Verbesserte Effizienz. Die Back-Office-Mitarbeiter vieler Unternehmen verschwenden einen Großteil ihres Arbeitstags damit, Papierdokumente zu sortieren, Daten manuell einzugeben, Informationen zu suchen, Fehler zu korrigieren und Anfragen von internen und externen Stakeholdern zum aktuellen Bearbeitungsstand zu beantworten. In einer digitalen Umgebung gehen die Dokumente automatisch ein, die Informationen werden mit nahezu fehlerfreier Genauigkeit extrahiert, die Dokumente können auf der Grundlage vorgegebener Geschäftsregeln digital an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet werden, und die Inhalte sind sofort zugänglich. Und die Digitalisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, produktiv zu bleiben, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
• Reduzierte Kosten. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten entfallen die Kosten für Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Brieföffner, Toner, Drucker, Briefumschläge, Aktenschränke und Lagerraum. Außerdem entfallen durch die Digitalisierung die Kosten für Kurierdienste, Übernachtversand, Porto und andere Ausgaben, die mit dem Transport von physischen Dokumenten verbunden sind.
• Verbessertes Kundenerlebnis. Digitale Dokumente werden in einem zentralen, cloudbasierten Repository kategorisiert, gekennzeichnet und indiziert, so dass die Mitarbeiter die Informationen, die sie für die Beantwortung von Kunden- oder Stakeholder-Anfragen benötigen, leicht auffinden können. Autorisierte Benutzer können außerdem jederzeit und von jedem Ort aus mit jedem PC, Laptop oder Smart Device auf digitalisierte Informationen zugreifen.
• Bessere Zusammenarbeit. Die Digitalisierung macht es mehreren Personen leicht, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, unabhängig von ihrem physischen Standort. Und digitale Dokumente werden sofort aktualisiert und verwaltet, um sicherzustellen, dass die neueste Version des Dokuments verfügbar ist.
• Mehr verwertbare Daten. Für Unternehmen ist es schwer, Erkenntnisse zu gewinnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen und agil zu sein, wenn verwertbare Informationen in Papierdokumenten gefangen bleiben. Durch die Digitalisierung haben die Entscheidungsträger intelligente Erkenntnisse zur Hand, wenn sie sie brauchen.
• Geringeres Risiko von Datenverlusten. Papierbasierte Prozesse machen es schwierig (wenn nicht gar unmöglich), die Aufbewahrungskette zu gewährleisten, die Aufgabentrennung durchzusetzen, Änderungen an einem Dokument nachzuverfolgen oder Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung zu verwalten. Digitale Lösungen schützen sensible Daten mit Benutzerberechtigungen, fortschrittlicher Datenverschlüsselung, vollständiger Nachverfolgung von Audits, automatischer Dokumentenaufbewahrung und vielem mehr.
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Organisationen in Branchen wie Versicherungen, Gesundheitswesen und Recht sehen sich mit hohen Geldstrafen und Sanktionen konfrontiert, wenn sie Dokumente zu früh entsorgen. Die Digitalisierung unterstützt sie dabei, gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen über bestimmte Zeiträume einzuhalten.
• Weniger Emissionen Nachhaltigkeit hat heutzutage für viele Unternehmen oberste Priorität. Die Digitalisierung unterstützt die Bemühungen um den Umweltschutz, indem sie Ressourcen schont und Abfall reduziert.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.

Wie lassen sich Papierdokumente am besten digitalisieren?

Der technologische Fortschritt hat es für Unternehmen einfacher gemacht, ihre Papierdokumente zu digitalisieren.

Hier sind einige der gängigsten Methoden, mit denen Organisationen Papierdokumente digitalisieren.

• Flachbett-Scanner. Wenn Sie nur ein geringes Dokumentenvolumen haben, sind Flachbettscanner eine gute Wahl. Flachbettscanner sind ideal für die Digitalisierung einzelner Blätter und liefern qualitativ hochwertige Scans, wobei der Benutzer Einstellungen wie Auflösung, Farbtiefe und Dateiformat selbst bestimmen kann.
• Multifunktionsdrucker (MFDs). Fast jedes Büro verfügt über sie: Geräte, die Funktionen zum Scannen, Kopieren und Drucken von Dokumenten vereinen. Multifunktionsgeräte (MFPs) bieten eine praktische Möglichkeit, geringe Dokumentenmengen direkt auf den PC oder per E-Mail zu scannen.
• Anbieter von Business Process Outsourcing (BPO). Unternehmen, die umfangreiche Dokumente digitalisieren müssen, sollten in Erwägung ziehen, das Scannen an einen BPO-Anbieter auszulagern. Viele BPO-Anbieter setzen Produktionsscanner ein, die große Mengen von Dokumenten verarbeiten können.
• Software zur Dokumentenerfassung. Dokumenten-Imaging-Software wandelt Papierdokumente in ein digitales Format um, erkennt den Dokumententyp und versieht digitale Dateien mit Tags für eine strukturierte Ablage und schnellere Wiederauffindbarkeit. Manche Lösungen bieten zusätzlich Funktionen zur Datenerfassung mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und weiterer Technologien.
• Produktionsscanner Produktionsscanner machen es Unternehmen leicht, große Mengen an Papierdokumenten in ein digitales Format zu konvertieren. Einige Produktionsscanner können verschiedene Arten von Dokumenten gemischt verarbeiten und während des scannens Daten aus den Dokumenten extrahieren.

Dies sind die wichtigsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Papierdokumente digitalisieren.

Faktoren, die bei der Digitalisierung von Dokumenten zu berücksichtigen sind

Wenn Sie die Digitalisierung von Papierdokumenten planen, sollten Sie mehrere Faktoren in Betracht ziehen.

• Dokumententyp. Der erste Schritt bei der Planung eines Digitalisierungsprojekts besteht darin, die Arten von Dokumenten zu bestimmen, die in digitale Bilder umgewandelt werden sollen. Ihr Vorgehen kann sich je nach Dokumententyp unterscheiden – etwa ob es sich um Formulare im DIN-A4-Format, juristische Unterlagen im Überformat, großformatige Materialien oder empfindliche Dokumente handelt, die eine besondere Handhabung erfordern.
• Dokumentenvolumen Das Volumen der Dokumente, die ein Unternehmen digitalisieren möchte, kann sich auf die Art der benötigten Scan-Hardware, Software und Dienstleistungen auswirken. Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen sollten beispielsweise spezielle Hochleistungsscanner in Betracht ziehen.
• Bildqualität. Wenn Ihr Anwendungsfall klare Bilder und einen hohen Detailgrad bei digitalisierten Dokumenten erfordert, sollten Sie Scanner in Betracht ziehen, die Bilder in höherer Auflösung ausgeben. Bedenken Sie dabei: Je höher die Auflösung, desto mehr Speicherplatz benötigen die Bilddateien. Zudem müssen Organisationen sicherstellen können, dass die digitalen Dokumente inhaltlich korrekt und unverändert sind.
• Dateiformat. Ob PDF, TIFF oder JPEG, bestimmen Sie das Format, das Sie zum Speichern von Bildern verwenden werden. Kompatibilität, Komprimierung und Funktionalität werden bei der Entscheidung wahrscheinlich eine Rolle spielen.
• Scanning-Modus. Die Entscheidung, ob Bilder in Farbe, in Graustufen oder in Schwarzweiß gescannt werden sollen, ist ein weiterer entscheidender Faktor bei der Planung der Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Bilder. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die richtige Entscheidung trifft, indem Sie den Inhalt Ihrer Dokumente berücksichtigen. Graustufen und Schwarzweiß können beispielsweise für textbasierte Dokumente geeignet sein.
• Indizierung. Der sofortige Zugriff auf Inhalte ist ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten. Dazu müssen Unternehmen jedoch ein System für die Organisation der digitalisierten Dokumente schaffen. Stellen Sie sicher, dass Scanlösungen eine Möglichkeit bieten, Dokumente anhand von Metadaten wie dem Datum zu indizieren. Ebenso müssen Unternehmen einheitliche Dateinamenskonventionen für Dokumente festlegen.
• Speicherung und Sicherung. Durch die Digitalisierung von Dokumenten entfällt die Notwendigkeit, Dokumente physisch in Aktenschränken aufzubewahren. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein zentrales Cloud-basiertes Archiv, Festplatten oder beides verwendet, planen Sie, wie Ihr Unternehmen digitale Dokumente speichern wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan zur Dokumentenspeicherung eine Strategie zur Sicherung der Inhalte enthält, um Datenverluste zu vermeiden.
• Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen ist ein wichtiger Bestandteil eines Projekts zur Digitalisierung von Dokumenten für Unternehmen in Branchen wie Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen zum Scannen von Dokumenten Sicherheitsvorkehrungen wie Benutzerberechtigungen, Datenverschlüsselung, Protokollierung aller an einem Dokument vorgenommenen Aktionen und automatische Dokumentenaufbewahrung bieten.
• Schulung des Personals. Die Akzeptanz durch die Benutzer hat einen großen Einfluss darauf, ob sich die Digitalisierung von Dokumenten für ein Unternehmen auszahlt. Deshalb ist es wichtig, bereits zu Beginn des Projekts einen Plan für die Schulung der Personen zu entwickeln, die am Scannen von Papierdokumenten beteiligt sind. Unternehmen sollten außerdem eine Dokumentation und fortlaufende Schulungen erstellen, um einheitliche Verfahren bei einem Wechsel der Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Integration. Das Letzte, was ein Unternehmen braucht, ist ein weiteres Datensilo oder unnötige manuelle Aufgaben. Aber genau das ist das Risiko, wenn eine Lösung zum Scannen von Dokumenten nicht gut mit nachgelagerten Systemen integriert ist. Vergewissern Sie sich, dass die in Frage kommenden Scanlösungen problemlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden können. Die Integration ist besonders wichtig, wenn Sie planen, Dokumentenbilder als Teil Ihres Arbeitsablaufs zu verwenden. Einige Lösungen zum Scannen von Dokumenten nutzen die Automatisierung von Prozessen durch Roboter (RPA), um Systeme ohne Programmieraufwand zu verbinden.

Eine Scanlösung, die diese Kriterien erfüllt, trägt zum Erfolg eines Digitalisierungsprojekts bei.

Tipps für die Auswahl eines Tools und einer Technik zur Digitalisierung von Dokumenten

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen zum Scannen von Dokumenten. Die Wahl der falschen Lösung kann Ihr Unternehmen zurückwerfen. Hier sind einige Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, die richtige Wahl zu treffen.

• Verstehen Sie Ihre Anforderungen, indem Sie Faktoren wie das Dokumentenvolumen, die Dokumentenarten, gewünschte Ausgabeformate sowie spezielle Funktionen oder Merkmale berücksichtigen, die Sie benötigen.
• Bestimmen Sie die Benutzerfreundlichkeit einer Lösung, indem Sie ihre Schnittstellen und Arbeitsabläufe bewerten.
• Vergewissern Sie sich, dass zukünftige Lösungen mit Ihren bestehenden Systemen und Prozessen integriert werden können.
• Suchen Sie nach Lösungen mit integrierten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
• Prüfen Sie Cloud-Speicher, Backup-Mechanismen und Redundanz, um Datenverluste zu vermeiden.
• Vergleichen Sie die Ausgabequalität, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit von Scannern, um die beste Lösung zu finden.
• Beurteilen Sie die Skalierbarkeit jeder Lösung, um zukünftiges Wachstum und Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Diese Tipps werden Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung für eine Digitalisierungslösung oder -technik zu treffen.

Fazit

Papier ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil von Back-Office-Prozessen. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken, eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen, den Service für interne und externe Interessengruppen verbessern und sensible Informationen schützen. Aber keiner dieser Vorteile ist ohne die richtige Lösung möglich. Die Überlegungen und Tipps in diesem Artikel werden dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen den optimalen Nutzen aus seinem Projekt zur Digitalisierung von Dokumenten zieht.