So erfüllen Sie die FADGI-Richtlinien

Die Bildqualität war für die Informationsmanagement-Branche schon immer von großer Bedeutung.

Aber das Thema Bildqualität hat mit den neuen Anforderungen der US-Bundesregierung für die Digitalisierung und Archivierung von historischen Aufzeichnungen und Materialien des kulturellen Erbes an Dringlichkeit gewonnen.

Ab dem 1. Januar 2023 muss jedes digitalisierte Dokument, das bei den National Archives und der Library of Congress eingereicht wird, die Mindeststandards und Richtlinien für die Bildqualität erfüllen, die von der Federal Agencies Digital Guidelines Initiatives (FADGI) festgelegt wurden. Die Anforderungen an die Bildqualität sind Teil einer größeren Initiative der US-Bundesbehörden, die darauf abzielt, von Papierdokumenten auf digitale Aufzeichnungen umzusteigen.

Nach 2022 werden Bundesbehörden wie die National Archives and Records Administration (NARA) und das Office of Management and Budget (OMB) keine Papierdokumente mehr akzeptieren. Alle Dokumente, die diesen Behörden elektronisch übermittelt werden, müssen Mindeststandards für die Bildqualität erfüllen.

Angesichts der bevorstehenden FADGI-Frist gab es noch nie einen besseren Zeitpunkt, um Ihre Bildqualität zu überdenken.

Warum ist die Bildqualität für Bundesbehörden wichtig?

Die Gewährleistung einer optimalen Bildqualität ist für jeden Fachmann im Informationsmanagement wichtig.

Eine schlechte Bildqualität kann zu nachgelagerten Fehlern, Problemen beim Kundenservice und bei der Einhaltung von Vorschriften führen.

Aber für Bundesbehörden, die mit der dauerhaften Aufbewahrung historischer Aufzeichnungen und anderer Dokumente von kulturellem Wert betraut sind, könnte die Gewährleistung der Bildqualität nicht wichtiger sein.

Die Festlegung von Mindestanforderungen an die Bildqualität für alle neu erstellten Regierungsunterlagen und alle archivierten Materialien, die nach 2022 bei NARA und OMB eingereicht werden, wird dazu beitragen, dass diese gut erhalten werden.

Was ist FADGI?

FADGI ist eine Anerkennung für die zunehmend wichtige Rolle der Digitalisierung bei der Bewahrung historischer Dokumente.

Die 2007 gegründete FADGI legt Standards fest, die Bundesbehörden bei der Verarbeitung digitalisierter und digitaler historischer, archivarischer und kultureller Dokumente und anderer Inhalte einhalten müssen. Das Ziel der FADGI ist es, sicherzustellen, dass die Bundesbehörden bei der Nutzung digitaler Aufzeichnungen und Dokumente effektiv zusammenarbeiten können und dass Aufzeichnungen, die im öffentlichen Besitz sind, originalgetreu reproduziert werden. Arbeitsgruppen innerhalb der FADGI haben auch Empfehlungen für bewährte Digitalisierungsverfahren abgegeben. Die FADGI-Standards haben mit den Initiativen der NARA und des OMB, den Fluss von Papierdokumenten nach Dezember 2022 zu stoppen, an Dringlichkeit gewonnen.

Den dokumentenverarbeitenden Dienstleistern bleibt wenig Zeit, um die FADGI-Standards zu erfüllen. Es wird erwartet, dass im Laufe der Zeit alle Bundesbehörden die elektronische Übermittlung von Dokumenten verlangen werden.

FADGI-Richtlinien – Überblick und Aktualisierung

Die FADGI legt technische Spezifikationen und Best Practices für US-Bundesbehörden fest, die historische Aufzeichnungen und Materialien des kulturellen Erbes wie Dokumente, Karten und Drucke digitalisieren und archivieren.

Die FADGI-Standards und -Richtlinien sind auch von entscheidender Bedeutung für Servicebüros und andere Organisationen, die Digitalisierungsprojekte im Auftrag von Bundesbehörden planen, verwalten und genehmigen.

FADGI definiert ein objektives Bewertungssystem mit vier Sternen zur Einstufung der Qualität digitaler Bilder.

Je mehr Sterne ein Bild erhält, desto besser ist die digitale Bildqualität.

• Ein-Stern-Bewertung: Sollte als informativ betrachtet werden, da die Bilder nicht von ausreichender Qualität sind, um für die optische Zeichenerkennung (OCR) nützlich zu sein.
• Zwei-Sterne-Bewertung: Bilder sind möglicherweise für OCR geeignet – oder auch nicht.
• Three-star rating: A very good professional image capable of serving for almost all uses.
• Vier-Sterne-Bewertung: Die Bilder entsprechen dem neuesten Stand der Technik und eignen sich für nahezu jede Anwendung.

Das Bewertungssystem mit vier Sternen erkennt an, dass nicht jedes Produkt eine perfekte Bildqualität erfordert. Es setzt jedoch einen klaren Standard für Bundesbehörden, Dienstleister und andere Organisationen, die diese unterstützen.

Ab dem 1. Januar 2023 wird für Datensätze, die bei der NARA, der Library of Congress, der NARA und dem OMB eingereicht werden, eine Mindestbewertung von 3 Sternen erforderlich sein. Für die Berechnung der Bewertung werden mehrere Merkmale herangezogen:

• Abtastfrequenz
• Tonale Reaktion
• Fehler beim Weißabgleich
• Gleichmäßigkeit der Helligkeit
• Farbgenauigkeit
• Fehlregistrierung von Farbkanälen
• Räumlicher Frequenzgang
• Genauigkeit der Reproduktionswaage
• Schärfen
• Lärm
• Geometrische Verzerrung
• Feld-Artefakte
• Farbmanagement
• Dateiformat und Komprimierung

Die Bildanalyse ist zweifellos ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung der
FADGI-Richtlinien
.

Wer muss sich an das FADGI halten?

Wenn Ihre Organisation Regierungs- oder Bundesprojekte verwaltet, muss sie Wege finden, um die neuen FADGI-Anforderungen an die digitale Bildqualität zu erfüllen. Die FADGI-Standards und -Richtlinien umfassen:

• Bundesbehörden
• Servicebüros und andere Organisationen, die Datensätze im Auftrag von Bundesbehörden digitalisieren
• Servicebüros und andere Organisationen, die Unterlagen digitalisieren, die an die National Archives oder die Library of Congress geschickt werden
• Servicebüros und andere Organisationen, die digitale Aufzeichnungen speichern, die an die National Archives oder die Library of Congress weitergeleitet werden

Auch wenn nicht jedes Unternehmen unter die FADGI-Anforderungen fällt, ist die bevorstehende Frist für jedes Informationsmanagement eine Gelegenheit, die Qualität seiner Dokumenten-Imaging-Prozesse neu zu bewerten. Die 3-Sterne-FADGI-Standards sind vergleichbar mit den internationalen Standards der International Organization for Standardization ISO 19264-1 Level B. Daher können internationale Organisationen davon profitieren, indem sie sie zur Erfüllung und Messung von Qualitätsstandards für die Bildgebung in ihren Betrieben verwenden.

Wie Sie die Einhaltung des FADGI sicherstellen

Hardware und Software zum Scannen von Dokumenten können Unternehmen dabei helfen, die FADGI-Vorschriften einzuhalten.

Einige Erfassungslösungen bieten ein FADGI-Überprüfungsmodul, mit dem die Bediener die Konsistenz der Bildqualität überprüfen können. Systemadministratoren können die Intervalle festlegen, in denen die Bediener die Bildqualitätsprüfung durchführen und bestehen müssen, bevor sie mit der Produktionsarbeit fortfahren. Die Software speichert die Bilder und die Ergebnisse der integrierten FADGI-Prüfung bei Bedarf als Prüfprotokoll.

Führende FADGI-konforme Dokumentenscanner erleichtern Unternehmen das Scannen und die Erzielung der erforderlichen Bildqualität in den benötigten Mengen, ohne dabei Kompromisse bei der Bildqualität einzugehen.

Zusammen ermöglichen diese Technologien eine einfache und effektive Messung der FADGI-Bildqualitätsstandards, die Führung eines Prüfpfads für alle gescannten Dokumente und die Aufzeichnung, welche Dokumente bestanden oder nicht bestanden wurden.

Die Automatisierung des Prozesses zur Überprüfung der Bildqualität gibt Unternehmen auch die Sicherheit, physische Dokumente zu vernichten und wertvollen Büroraum für andere, höherwertige Aktivitäten freizugeben.