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Dokumenten-Imaging-Softwarelösungen, die jedes Büro benötigt

Wenn Sie einen Aktenschrank nach dem anderen durchgehen, um wichtige Dokumente zu finden, werden Zeit, Finanzen und andere Ressourcen Ihrer Organisation verbraucht. Die produktivsten Unternehmen erkennen die Nachteile der manuellen Informationsspeicherung und verwenden Softwarelösungen für das Dokumenten-Imaging, um sofort die Informationen zu finden, die sie benötigen.

4 Dokumenten-Imaging-Softwarelösungen für Ihr Büro

Dokumenten-Imaging-Lösungen rationalisieren nicht nur den Workflow, sondern ermöglichen Ihnen auch einen schnellen Zugriff auf die Informationen und Daten, die Sie benötigen. Achten Sie für bessere Geschäftsergebnisse auf Technologien, die Folgendes bieten:

  1. Sicherheit – In erster Linie müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Informationen geschützt sind. Dokumenten-Imaging-Software kann helfen, indem sie autorisierten Zugriff und Funktionsrechte wie Verschieben, Löschen oder Wiederherstellen bestimmter Dokumente bzw. Ordner gewährt. Dokumenten-Imaging-Softwarelösungen entsprechen auch den wichtigsten Aufbewahrungsstandards wie HIPAA und SEC, sodass Sie schnell und einfach sicherstellen können, dass Ihre Dokumente den bundesstaatlichen Vorschriften entsprechen.
  2. Textsuche – Ein Grund, warum sich viele Unternehmen auf Dokumenten-Imaging-Softwarelösungen umsteigen, ist, dass Dokumenten-Imaging ihnen ermöglicht, sofort auf wichtige Informationen und Daten zuzugreifen. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) bietet Dokumenten-Imaging-Software Benutzern die Möglichkeit, nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Phrasen in einem Dokument zu suchen. Darüber hinaus können sie Text mit Dokumenten-Imaging-Software mit vorkonfigurierten Suchanfragen oder über die zugehörigen Metadaten lokalisieren.
  3. Anmerkungen – Eine wichtige Funktion, die Dokumenten-Imaging-Softwarelösungen bieten, ist die Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren. Dank Anmerkungen können Benutzer zusammenarbeiten, um verschiedene Dokumente im Lager Ihrer Organisation zu ändern. Die beste Dokumenten-Imaging-Software verfügt im Allgemeinen über eine Vielzahl verschiedener Anmerkungsfunktionen wie Haftnotizen, Stempel und Text- oder Kommentarfelder. Anmerkungen können auch als Lesezeichen dienen, was es Benutzern erleichtert, bestimmte Dokumentabschnitte zu finden.
  4. Erfassung hoher Durchsätze – Gute Dokumenten-Imaging-Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, alle Ihre Dokumente auf Abruf zu speichern, zu ändern und auf sie zuzugreifen. Darüber hinaus kann die Imaging-Software Ihren Benutzern auch die Möglichkeit geben, Dokumente als einzelne Blätter oder als vollständigen Stapel von Dokumenten zu importieren.

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Durch die Bereitstellung einfacher, nahtloser und optimierter Lösungen hilft ibml Ihnen, hohe Kosten für die Dokumentvorbereitung zu senken und den Workflow erheblich zu verbessern. Dies geschieht durch:

  • Nahtlose Mehrkanalaufnahme von Papier oder elektronischen Dokumenten.
  • Erkennung, Extraktion und Datenanalyse zum frühestmöglichen Zeitpunkt der Aufnahme.
  • Intelligente Klassifizierung und Datenextraktion für unstrukturierte und strukturierte Dokumente.
  • Best-in-Class-Administration, -Sicherheit, -Kontrolle, -Compliance, -Benachrichtigungen und Gesamtprozess-Berichterstattung.

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