Workflow-Automatisierung im Gesundheitswesen: 7 Tipps zur Rationalisierung des Prozesses

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen des Gesundheitswesens seine Daten verwaltet, hat einen großen Einfluss auf die betriebliche Effizienz, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Ergebnisse für die Patienten. Doch die Kombination aus komplizierten Arbeitsabläufen, ständig wachsenden Datenmengen, Altsystemen und strengen gesetzlichen Vorschriften kann es für Entscheidungsträger schwierig machen, geschäftskritische Informationen effizient weiterzuleiten, zu speichern und abzurufen.

Die Workflow-Automatisierung bietet eine Lösung.

Dieser Artikel zeigt die besonderen Herausforderungen auf, mit denen Unternehmen im Gesundheitswesen beim Informationsmanagement konfrontiert sind, und erklärt, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen diese komplexen Prozesse rationalisieren und sichern kann.

Herausforderungen bei der Workflow-Automatisierung in Unternehmen des Gesundheitswesens
Organisationen des Gesundheitswesens stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn es um die Verwaltung von Arbeitsabläufen geht.

• Komplexität. Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen sind von Natur aus vielschichtig und beziehen verschiedene Abteilungen und Akteure mit ein. Die Aufnahme eines Patienten erfordert beispielsweise die Mitwirkung von Mitarbeitern an der Rezeption, Ärzten, Labortechnikern und Abrechnungsteams. Diese miteinander verknüpften Schritte schaffen Möglichkeiten für Engpässe, Verzögerungen und Fehler, wenn sie manuell verwaltet werden. Je komplexer die Prozesse werden, desto größer ist das Risiko, dass es zu Missverständnissen kommt oder Schritte übersehen werden.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und andere Vorschriften schreiben einen strikten Umgang mit Patientendaten vor, der bei Nichteinhaltung empfindliche Strafen nach sich zieht. Manuelle Arbeitsabläufe erhöhen das Risiko von Fehlern, wie z.B. unsachgemäßer Datenaustausch oder versäumte Meldefristen, was zu Geldstrafen und Rufschädigung führen kann.
• Datenflut Von Patientenakten und Laborergebnissen bis hin zu Abrechnungsinformationen und Betriebskennzahlen – Organisationen des Gesundheitswesens erzeugen täglich eine enorme Menge an Daten. Die manuelle Verwaltung dieser Datenflut verzögert die Arbeitsabläufe und macht es fast unmöglich, effektiv auf die Daten zuzugreifen und sie zu analysieren. Darüber hinaus sind die Informationen häufig nicht mehr aktuell.
• Interoperabilität. Organisationen im Gesundheitswesen verlassen sich bei der Verwaltung ihrer Abläufe auf Software für elektronische Patientenakten (EHR), Abrechnungsplattformen, Terminplanungstools und ein Sammelsurium von anderen Systemen. Diese Systeme sind nicht immer kompatibel, was zu Datensilos und redundanter Dateneingabe führt, was Zeit vergeudet, die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht und die Patientenversorgung beeinträchtigt.
• Begrenzte Ressourcen. Organisationen im Gesundheitswesen konzentrieren sich zu Recht auf die Patientenversorgung. Daher arbeiten die meisten mit knappen Budgets und begrenztem Personal. Manuelle Arbeitsabläufe belasten diese begrenzten Ressourcen, da sie viel Zeit und Mühe für Routineaufgaben erfordern. Das lenkt von der Patientenversorgung ab, wirkt sich negativ auf die Produktivität des Personals aus und trägt zum Burnout der Mitarbeiter bei.

Von der Komplexität abteilungsübergreifender Prozesse bis hin zur schieren Menge der täglich erzeugten Daten – manuelle Arbeitsabläufe sind oft unzureichend und führen zu Ineffizienz und Fehlern. Das Verständnis dieser Herausforderungen ist entscheidend für die Identifizierung von Bereichen, in denen die Automatisierung von Arbeitsabläufen die größte Wirkung erzielen kann.

Was ist Workflow-Automatisierung und wie funktioniert sie?
Die Workflow-Automatisierung digitalisiert und vereinfacht sich wiederholende Aufgaben und verwaltet Prozesse wie die Weiterleitung von Dokumenten mit minimalem menschlichen Eingriff. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Organisationen im Gesundheitswesen die Möglichkeit von Fehlern reduzieren, Aufgaben beschleunigen und die Konsistenz verbessern.

So funktioniert die Workflow-Automatisierung in der Regel.

• Prozess-Mapping. Der erste Schritt bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen besteht darin, jeden Schritt eines Prozesses zu dokumentieren, z. B. die Registrierung von Patienten oder die Einreichung von Ansprüchen, um zu verstehen, wie Aufgaben ablaufen.
• Definition der Regeln. Als nächstes werden Regeln für die Weiterleitung von Aufgaben, Genehmigungen und Benachrichtigungen festgelegt. Zum Beispiel können Testergebnisse von Patienten je nach Dringlichkeit oder Abteilung an Ärzte weitergeleitet werden.
• Automatisierung. Software zur Workflow-Automatisierung vereinfacht sich wiederholende Aufgaben wie Terminplanung, Routing und Rechnungsstellung. Die Automatisierung gewährleistet Genauigkeit und beschleunigt die Erledigung von Aufgaben.
• Integration. Elektronische Krankenakten (EHR), Abrechnungsplattformen und andere unterschiedliche Systeme werden miteinander verbunden, um den Datenaustausch zu optimieren und Redundanzen zu beseitigen.
• Überwachung und Optimierung. Analysen verfolgen die Leistung automatisierter Arbeitsabläufe, identifizieren Engpässe und liefern Berichte zur Verbesserung von Geschäftsprozessen im Laufe der Zeit.

Die Workflow-Automatisierung bietet Organisationen des Gesundheitswesens eine strukturierte, effiziente Möglichkeit, komplexe Prozesse zu verwalten, indem Fehler reduziert, Aufgaben beschleunigt und die Konsistenz verbessert werden. Durch Schritte wie die Abbildung von Prozessen, die Definition von Regeln, die Systemintegration sowie die Überwachung und Optimierung können Unternehmen im Gesundheitswesen ihre Abläufe rationalisieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern.

Warum Workflow-Automatisierung im Gesundheitswesen so wichtig ist
Von der Verbesserung der Patientenversorgung und der Sicherstellung der Compliance bis hin zur Steigerung der Effizienz und Skalierbarkeit bietet die Workflow-Automatisierung eine Grundlage für nachhaltiges Wachstum und operative Exzellenz.

• Bessere Patientenversorgung. Durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben können sich Gesundheitsdienstleister auf die Verbesserung der Patientenversorgung konzentrieren. Automatische Terminerinnerungen verringern beispielsweise die Zahl der unentschuldigten Fehltage, und eine schnellere Bearbeitung von Ansprüchen sorgt dafür, dass die Patienten rechtzeitig Klarheit über ihre Finanzen erhalten.
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Die Workflow-Automatisierung hilft bei der Kontrolle des Umgangs mit sensiblen Daten und verringert das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Funktionen wie Aufgabentrennung, vollständige Audit-Protokollierung und automatisierte Berichterstellung vereinfachen behördliche Überprüfungen und helfen, teure Strafen zu vermeiden.
• Verbesserte Effizienz. Die digitale Weiterleitung, Archivierung und Abfrage von Dokumenten beseitigt Engpässe und beschleunigt Prozesse wie die Verwaltung von Ansprüchen und die Terminplanung.
• Erhöhte Genauigkeit. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen beseitigt die Unstimmigkeiten und Fehler, die bei der Weiterleitung von Dokumenten auf Papier oder per E-Mail häufig auftreten. In einer automatisierten Umgebung besteht zum Beispiel keine Gefahr, dass Dokumente verloren gehen, falsch abgelegt oder an die falsche Person weitergeleitet werden.
• Seien Sietere Skalierbarkeit. A enn das Patientenaufkommen steigt, brauchen Gesundheitseinrichtungen Prozesse, die mit dem Wachstum Schritt halten können, ohne die Mitarbeiter zu überlasten oder die Reaktionsfähigkeit zu beeinträchtigen. Automatisierte Workflows lassen sich mühelos skalieren, so dass Organisationen die steigende Nachfrage effizient bewältigen können.

Durch die Beseitigung von Engpässen, die Verringerung des Fehlerrisikos und die Skalierbarkeit hilft die Workflow-Automatisierung Organisationen im Gesundheitswesen, sich an die sich ändernden Anforderungen anzupassen, ohne ihr Personal zu überlasten.

7 Tipps für eine effektive Workflow-Automatisierung im Gesundheitswesen
Die Implementierung der Workflow-Automatisierung im Gesundheitswesen erfordert mehr als nur die Einführung einer neuen Technologie – sie erfordert einen strategischen Ansatz, der auf die besonderen Herausforderungen und Ziele Ihrer Organisation eingeht.

1. Beginnen Sie mit hochwirksamen Workflows. Der erste Schritt zur effektiven Automatisierung von Arbeitsabläufen besteht darin, Prozesse zu identifizieren, die sich wiederholen, zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Zu den üblichen Bereichen für eine anfängliche Automatisierung gehören die Patientenaufnahme, die Terminplanung, die Bearbeitung von Ansprüchen und die Erneuerung von Rezepten. Die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe bringt schnelle Erfolge, reduziert den Verwaltungsaufwand und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Automatisierung.
2. Gewährleisten Sie Interoperabilität. Als Nächstes sollten Sie Tools zur Workflow-Automatisierung auswählen, die sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, z. B. in Ihre elektronische Patientenakte (EHR), Ihre Abrechnungsplattformen und Ihr Patientenportal. Die Interoperabilität der Systeme sorgt für einen reibungslosen abteilungsübergreifenden Informationsfluss, der die Genauigkeit verbessert und Zeit spart. Achten Sie auf Lösungen mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und vorgefertigten Integrationen für gesundheitsspezifische Plattformen.
3. Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance. Sicherheit ist im Gesundheitswesen aufgrund der Sensibilität der Patientendaten von größter Bedeutung. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und andere Vorschriften erhöhen die Anforderungen an Organisationen im Gesundheitswesen, sensible Daten zu schützen. Achten Sie auf Workflow-Automatisierungstools mit Aufgabentrennung, systematischen Workflows, Datenverschlüsselung, Benutzerzugriffskontrollen, Prüfpfaden und anderen integrierten Kontrollen. Diese Arten von Sicherheitsmaßnahmen tragen dazu bei, eine Organisation vor Datenschutzverletzungen und Geldbußen zu schützen. Achten Sie auch darauf, die Sicherheitsprotokolle regelmäßig zu aktualisieren, um neuen Bedrohungen zu begegnen.
4. Beziehen Sie wichtige Interessengruppen ein. Beziehen Sie das klinische und administrative Personal in den Prozess der Workflow-Automatisierung ein, um die Akzeptanz sicherzustellen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Der Input der Beteiligten kann Ihnen dabei helfen, Ihre Automatisierungslösung auf die tatsächlichen Bedürfnisse zuzuschneiden und so eine reibungslosere Implementierung und Akzeptanz zu gewährleisten. Ziehen Sie auch in Erwägung, ein funktionsübergreifendes Team zu bilden, das das Projekt beaufsichtigt.
5. Konzentrieren Sie sich auf Ausbildung und Unterstützung. Selbst die besten Tools zur Workflow-Automatisierung erfordern eine angemessene Schulung der Mitarbeiter, damit sie sie effektiv nutzen können. Eine unzureichende Schulung kann zu einer schlechten Akzeptanz und zu Fehlern bei der Nutzung des Systems führen. Um Ihr Team schnell auf den neuesten Stand zu bringen, bieten Sie rollenspezifische Schulungen, Benutzerhandbücher und kontinuierlichen Support an, um Probleme zu lösen und die Effizienz zu maximieren.
6. Überwachen und optimieren. Nutzen Sie Analysen, um die Leistung Ihrer automatisierten Workflows zu verfolgen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Die kontinuierliche Überwachung stellt sicher, dass die Arbeitsabläufe effizient bleiben und sich an veränderte Anforderungen anpassen. Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) für automatisierte Prozesse fest und überprüfen Sie diese regelmäßig, um datengesteuerte Anpassungen vorzunehmen.
7. Denken Sie an Skalierbarkeit. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine grundlegende Technologie. Investieren Sie in Automatisierungstools, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können, um das steigende Patientenaufkommen und die sich entwickelnden Arbeitsabläufe zu bewältigen. Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre Automatisierungsbemühungen auch dann effektiv bleiben, wenn Ihr Unternehmen expandiert. Achten Sie auf Lösungen mit zentralisiertem, cloudbasiertem Speicher, leicht konfigurierbaren Arbeitsabläufen, flexiblen Lizenzierungsoptionen und Unterstützung für Hochgeschwindigkeitsscanner.

Die Workflow-Automatisierung hat das Potenzial, die Abläufe im Gesundheitswesen zu verändern, aber ihr Erfolg hängt von einer sorgfältigen Implementierung ab. Wenn Sie mit aussagekräftigen Workflows beginnen, die Interoperabilität der Systeme sicherstellen und in Schulungen und Support investieren, können Sie Prozesse schaffen, die sicher, effizient und skalierbar sind.

Fazit
Die Workflow-Automatisierung ist ein wichtiges Instrument zur Bewältigung der besonderen Herausforderungen, mit denen Organisationen im Gesundheitswesen bei der Dokumentenverwaltung konfrontiert sind. Indem Sie sich auf wichtige Arbeitsabläufe konzentrieren, Interoperabilität gewährleisten und die Sicherheit in den Vordergrund stellen, können Sie Prozesse rationalisieren, Fehler reduzieren und die Patientenversorgung verbessern, wodurch die Workflow-Automatisierung zu einem Wettbewerbsvorteil für Ihre Organisation wird.