Wie Sie M-19-21 einhalten

Die US-Bundesregierung steht kurz davor, einen bedeutenden Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement zu machen.

Ab dem 1. Januar 2023 müssen die Bundesbehörden alle temporären und permanenten Bundesunterlagen und die entsprechenden Metadaten elektronisch verwalten. Die regierungsweite Richtlinie ist das Ergebnis eines Memorandums, das von der National Archives and Records Administration (NARA) am 28. Juni 2019 herausgegeben wurde.

Ziel der Richtlinie ist es, der Bundesregierung zu helfen, die Effizienz zu steigern, falsch abgelegte Dokumente und andere Fehler zu vermeiden und Zeit und Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten zu sparen.

Die NARA-Richtlinie M-19-21 wird den Behörden auch dabei helfen, die beträchtlichen Kosten zu senken, die mit der Erstellung, Verwaltung und Ablage von Bundesunterlagen verbunden sind – was dem Steuerzahler viel Geld sparen kann.

Während sich das Mandat auf die Bundesbehörden konzentriert, können Unternehmen aus den Bemühungen Lehren ziehen.

Relevanz von Bundesakten

Die NARA wurde 1934 gegründet und hat die Aufgabe, Bundesunterlagen und -dokumente zu verwalten und zu schützen.

Heute verwaltet die NARA Milliarden von Seiten an bedeutenden Aufzeichnungen, Dokumenten, Karten und Fotos. Die Pflege dieses riesigen Archivs im Auftrag der Bundesregierung erfordert viel Platz und Arbeit.

Das war die treibende Kraft hinter der NARA-Richtlinie M-19-21.

Im Rahmen der Richtlinie M-19-21 wird die NARA nach 2022 keine temporären oder permanenten Papierunterlagen mehr annehmen. Alle Unterlagen müssen digital eingereicht und mit den entsprechenden Metadaten versehen werden.

Was ist elektronische Aktenverwaltung?

Die effiziente und systematische Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Pflege, der Verwendung und der Entsorgung von Unterlagen ist eine wichtige Back-Office-Funktion für jede Organisation. Für Bundesbehörden, die mit der sicheren Aufbewahrung von wichtigen temporären und permanenten Aufzeichnungen betraut sind, ist sie jedoch von größter Bedeutung.

Laut dem Office of Management and Budget (OMB) gibt die Bundesregierung jährlich Hunderte von Millionen Dollar an Steuergeldern und Tausende von Stunden für die Erstellung, Verwendung und Speicherung von Bundesunterlagen in analogen (Papier- und nicht-elektronischen) Formaten aus. Die Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen wird es den Behörden ermöglichen, die für analoge Formate aufgewendeten Ressourcen, die Aufmerksamkeit des Managements und die Sicherheitsinvestitionen zu reduzieren. Digitale Aufzeichnungen werden es den Bürgern außerdem ermöglichen, Geschäfte mit der Bundesregierung online abzuwickeln.

Die Intelligent Information Management (AIIM) hat festgestellt, dass das Volumen der eingehenden Informationen in Unternehmen und Behörden in den letzten zwei Jahren um das 4,5-fache gestiegen ist. Erschwerend kommt hinzu, dass 57 Prozent der Informationen, die Unternehmen erhalten, unstrukturiert sind – Informationen, die sich nicht in die Zeilen und Spalten einer Datenbank einordnen lassen.

Aus diesem Grund gehen Unternehmen – und die Bundesregierung – zur elektronischen Aktenverwaltung über.

Die Digitalisierung vorübergehender oder dauerhafter Bundesunterlagen wird dazu beitragen, dass diese genau und effizient erfasst, gekennzeichnet und gespeichert werden. Durch die genaue Zuordnung von Metadaten zu den Bundesunterlagen können die Benutzer die Unterlagen schneller und einfacher durchsuchen, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie falsch abgelegt werden, ist geringer.

Was ist die NARA-Richtlinie M-19-21?

Das Ziel der Richtlinie M-19-21 ist es, die Umstellung der Bundesregierung auf elektronische Akten zu beschleunigen.

Die NARA-Richtlinie M-19-21 verlangt, dass dauerhafte Bundesunterlagen und entsprechende Metadaten elektronisch erstellt, verwaltet und gepflegt werden. Nach dem 31. Dezember 2022 wird die NARA keine Übertragungen von permanenten oder temporären Aufzeichnungen in analogen Formaten mehr akzeptieren und Aufzeichnungen nur noch in elektronischem Format und mit entsprechenden Metadaten annehmen. Ab 2023 sind die Bundesbehörden verpflichtet, dauerhafte Unterlagen in analogen Formaten zu digitalisieren, bevor sie an die NARA übertragen werden.

Die Richtlinie wird die Art und Weise, wie die meisten Bundesbehörden ihre Unterlagen verwalten, grundlegend ändern. Wie viele Unternehmen haben auch die Bundesbehörden in der Vergangenheit die meisten ihrer Unterlagen in Papierform verwaltet.

M-19-21 verlangt außerdem, dass die Bundesbehörden ihre Einrichtungen für die Lagerung von Papierunterlagen schließen und alle inaktiven oder vorübergehenden Papierunterlagen an ein Bundesarchiv oder eine kommerzielle Lagereinrichtung übergeben.

Die NARA-Richtlinie gilt für alle Bundesbehörden.

Eine erste Frist für die elektronische Verwaltung von Bundesunterlagen lief am 31. Dezember 2019 ab. In Anbetracht der Tatsache, dass viele Behörden diese Frist nicht einhalten konnten, räumt M-19-21 den Behörden eine Frist bis zum Ende des Jahres ein, um staatliche Unterlagen und Metadaten vollständig in einer digitalen Umgebung zu verwalten.

Herausforderungen bei der Einhaltung von M-19-21

Die Bundesbehörden haben unermüdlich daran gearbeitet, die NARA-Richtlinie M-19-21 einzuhalten.

Die NARA und das OMB unterstützen die Bundesbehörden bei der Umstellung auf elektronische Akten.

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf das Mandat ist eine gründliche Bewertung der aktuellen Akten- und Dokumentenverwaltung in Ihrer Behörde. Um den Behörden dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen über ihre Bedürfnisse zu treffen, hat die NARA einen Leitfaden veröffentlicht, Die Kriterien für eine erfolgreiche Verwaltung dauerhafter elektronischer Aufzeichnungen.

Bundesbehörden sollten bei der Durchführung einer Selbstbewertung mehrere Faktoren beachten:

• Das Alter des Ursprungsdokumente Ältere Aufzeichnungen erfordern möglicherweise eine sensible Handhabung.
• Anzahl der Ursprungsdokumente. Die sichere Digitalisierung großer Mengen von Dokumenten kann es erforderlich machen, dass die Behörden zusätzliches Personal einstellen oder hochproduktive Dokumentenscanner beschaffen.
• Der Medientyp. Für die Digitalisierung von Mikrofilmen und Mikrofiches können zusätzliche Schritte erforderlich sein.
• Indizierungsanforderungen. Jeder Datensatz benötigt Metadaten, um ihn zu identifizieren.
• Speicherung. Die Bundesbehörden müssen verstehen, wie die Dokumente derzeit abgelegt und gespeichert werden.
• Aufbewahrung. Die Bundesbehörden müssen festlegen, was mit den Aufzeichnungen und anderen Quelldokumenten geschieht, nachdem sie digitalisiert wurden – werden die Dokumente zurückgegeben, aufbewahrt oder vernichtet?

Wenn die Digitalisierung der Aktenverwaltung in Ihrer Behörde entmutigend klingt, sind Sie nicht allein. Nur wenige Behörden haben das Know-how, die Arbeitskraft oder die finanziellen Mittel, um die NARA-Richtlinie zu erfüllen.

Aus diesem Grund haben sich viele Behörden mit Anbietern von Lösungen zur Dokumentenautomatisierung zusammengetan, um die Digitalisierung, Verteilung und Speicherung von temporären und permanenten Aufzeichnungen und Dokumenten zu unterstützen.

Einige Lösungen zur Dokumentenerfassung automatisch überprüfen, ob die Bilder oder Aufzeichnungen den staatlichen Standards entsprechen. Führende Dokumentenscanner arbeiten mit hohen Geschwindigkeiten, so dass die Behörden problemlos scannen und die erforderliche Bildqualität in den benötigten Mengen erreichen können.