Wie Sie die beste Software für die Poststellenverwaltung auswählen

Die Poststelle ist entscheidend für die betriebliche Effizienz, den Ruf und die Anfälligkeit eines Unternehmens für Risiken.

• Eine Poststelle leitet Informationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weiter.
• Eine Poststelle spart den Mitarbeitern Zeit, da die Post immer an die richtige Person weitergeleitet wird.
• Eine Poststelle verbessert das Kundenerlebnis durch die Weiterleitung der Korrespondenz.
• Eine Poststelle schützt sensible Informationen, die in Dokumenten und Paketen enthalten sind.

Da die Effizienz und Effektivität der Poststelle so wichtig ist, überrascht es nicht, dass Unternehmen aller Größenordnungen die Art und Weise, wie sie die eingehende Post sortieren, verteilen und zustellen, neu überdenken.

Immer mehr Unternehmen setzen Software zur Verwaltung der Poststelle ein.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die beste Software für die Poststellenverwaltung auswählen.

Das Volumen der Papierdokumente

Trotz der Einführung digitaler Technologien erhalten viele Unternehmen immer noch eine Menge Papierdokumente.

Der Prozentsatz der papierbasierten Dokumente, die Unternehmen erhalten, kann je nach Branche, Größe des Unternehmens und anderen Faktoren variieren. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage der Association of Intelligent Information Management (AIIM), einer weltweiten Gemeinschaft von Informationsexperten, ergab jedoch, dass im Durchschnitt 44 Prozent der eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen. Dies ist eine Veränderung gegenüber 2014, als eine AIIM-Umfrage ergab, dass 60 Prozent der eingehenden Dokumente in Papierform waren.

Während der Gesamtanteil von Papierdokumenten am Arbeitsplatz abnimmt, sind einige Branchen und Unternehmen immer noch stark auf Papierdokumente angewiesen. So gibt es beispielsweise im Gesundheitswesen, im Rechtswesen und in der Finanzbranche gesetzliche oder behördliche Auflagen, die die Verwendung von Papierdokumenten erforderlich machen.

Die Verwaltung von Dokumenten, die in Papierform eingehen, kann für Unternehmen ein großes Problem darstellen.

Was ist Post-Management?

Unternehmen jeder Größe stehen bei der Verwaltung ihrer Post vor großen Herausforderungen.

• Steigende Dokumentenmengen. Das Volumen der Dokumente, die eine Poststelle bearbeitet, wächst in der Regel mit dem Unternehmen. Je höher das Dokumentenvolumen ist, desto mehr Personal braucht ein Unternehmen, um die Post zu öffnen, zu bearbeiten und die Dokumente an die richtige Person weiterzuleiten.
• Komplexität des Dokuments. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen komplexe Dokumente erhalten, die eine Vielzahl von Informationen enthalten. So kann eine Rechnung beispielsweise mehrere Positionen enthalten, die mit verschiedenen Steuersätzen und Hauptbucheinträgen in einer Warenwirtschaftsanwendung verknüpft sind. Die Verarbeitung dieser Dokumente und die Bestimmung, wohin sie weitergeleitet werden sollen, kann schwierig sein.
• Mehr Dokumentenformate. Der Rückgang von Papierdokumenten, die mit der Post verschickt werden, hat dazu geführt, dass Unternehmen Dokumente in immer mehr Formaten erhalten. Ein Unternehmen kann Dokumente per E-Mail, FTP-Upload (File Transfer Protocol), XML (Extensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange), über ein Shared Service Center oder ein mobiles Gerät empfangen. Die Verwendung von Einzelsystemen zur Verwaltung all dieser Dokumentenformate kann teuer und ineffizient sein.
• Hohes Risiko. Viele Unternehmen erhalten Finanzberichte, Verträge, Kundendaten, Schecks und andere sensible Informationen per Post. Und Sarbanes-Oxley, der Healthcare Information Portability Accountability Act (HIPAA) und Hunderte von anderen Gesetzen, Vorschriften und Regeln verlangen, dass Informationen sorgfältig verwaltet werden. Unternehmen müssen mit finanziellen Verlusten, Geldstrafen, Bußgeldern und Rufschädigung rechnen, wenn Informationen gestohlen oder falsch gehandhabt werden.
• Der Druck, Informationen zu erhalten, ist hoch. In der heutigen globalen Wirtschaft bewegt sich alles schneller. Die Poststellen stehen unter immer größerem Druck, Informationen an nachgelagerte Systeme und Prozesse weiterzuleiten, um die Entscheidungsfindung, den Kundensupport und den täglichen Betrieb zu unterstützen. Unternehmenssysteme für das Finanzwesen und andere Funktionen sind auf den rechtzeitigen Erhalt von Informationen angewiesen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen Lösungen für das Poststellenmanagement einsetzen.

Vorteile einer Lösung zur Verwaltung der Poststelle

Lösungen zur Verwaltung der Poststelle bieten Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile.

• Geringere Kosten. Durch die Digitalisierung von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen, entfallen die Kosten für die physische Lagerung von Dokumenten und papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Papier, Druckertoner und Briefumschläge. Außerdem müssen die Mitarbeiter die Post nicht mehr physisch sortieren und zustellen. Postverwaltungssysteme verringern auch den Platzbedarf im Büro für Aktenschränke und andere Ablagemöglichkeiten.
• Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Die Umwandlung papierbasierter Dokumente in ein elektronisches Format reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Sortieren, Verarbeiten und Verteilen von Post. Die Befreiung der Mitarbeiter von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben wie dem Eingeben von Informationen, dem Mischen von Papier und dem Bestimmen von Genehmigern verschafft ihnen mehr Zeit, um sich auf höherwertige Tätigkeiten zu konzentrieren.
• Bessere Genauigkeit. Wo immer manuelle Aufgaben anfallen, sind Fehler unvermeidlich. Lösungen für die Verwaltung der Poststelle verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen oder falsch weitergeleitet werden, erheblich.
• Beschleunigte Bereitstellung von Informationen. Die Digitalisierung von Dokumenten beseitigt Reibungsverluste bei der Übertragung von Informationen in Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, Buchhaltungssoftwarepakete oder andere nachgelagerte Systeme und Prozesse. Die Mitarbeiter der Poststelle müssen keine Zeit damit verschwenden, zu bestimmen, wer die Dokumente erhalten soll. Die Gefahr, dass Dokumente fehlgeleitet werden oder verloren gehen, besteht nicht. Und autorisierte Benutzer können von überall aus sofort auf digitale Dokumente zugreifen.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance. Die Digitalisierung von Dokumenten, die per Post ankommen, hilft Unternehmen, sensible Informationen durch benutzer- und rollenbasierte Berechtigungen, eine Kontrolle der Aufbewahrungskette, die Verschlüsselung der erfassten Daten und die Protokollierung aller mit einem Dokument durchgeführten Aktionen zu schützen.

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Dokumente, die per Post eingehen, verwaltet werden, grundlegend.

So finden Sie die beste Postverwaltungssoftware

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen für die Postverwaltung. Die Wahl der falschen Lösung kann ein Unternehmen zurückwerfen. Hier finden Sie einige Strategien, um die beste Postverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden.

• Bedarf Ermitteln. Die Ermittlung der geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens ist der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Postverwaltungslösung. Untersuchen Sie das Volumen und die Art der Post, die Sie erhalten, die Daten, die erfasst werden müssen, und die Anforderungen an die Sortierung und Verteilung der Post.
• Identifizieren Sie potenzielle Partner. Suchen Sie nach Technologieanbietern mit guten Kundenrezensionen und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Digitalisierung von Dokumenten, die auf dem Postweg eingehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Technologieanbieter über Kontrollen zum Schutz von Daten und Privatsphäre verfügen. Und vergewissern Sie sich, dass eine Lösung nahtlos mit Ihren bestehenden nachgelagerten Systemen zusammenarbeiten kann, ohne dass eine aufwändige Programmierung erforderlich ist.
• Streben Sie nach durchgängiger Automatisierung. Geben Sie Technologieanbietern mit moderner Software und Hochleistungsscannern, die in der Lage sind, Dokumente digital zu sortieren, verschiedene Arten von Dokumenten gemischt zu digitalisieren und die für die Indizierung und das Abrufen erforderlichen Metadaten zu erfassen, zusätzliches Gewicht.
• Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit einer Lösung. Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für die Amortisation von Automatisierungsinvestitionen. Prüfen Sie, ob eine Lösung intuitiv und einfach zu bedienen ist.
• Konzentrieren Sie sich auf die Gesamtbetriebskosten einer Lösung. Halten Sie Ausschau nach versteckten Lizenzgebühren, unerwarteten Gebühren für professionelle Dienstleistungen und zusätzlichen Implementierungskosten. Vergewissern Sie sich auch, dass das Preismodell eines potenziellen Anbieters mit dem Budget und den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Diese Überlegungen werden Ihnen helfen, die richtige Lösung für die Postverwaltung zu finden.

Rationalisierung der Postverwaltung

Das manuelle Sortieren, Verarbeiten und Weiterleiten von Dokumenten, die per Post eingehen, kann ineffizient und riskant sein. Die richtige Postverwaltungslösung kann diesen Prozess rationalisieren und Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten und ihre Risiken zu minimieren.

Lassen Sie sich von einem unserer Experten beraten, damit Sie die richtige Postverwaltungslösung für Ihr Unternehmen finden.