Wie Sie die beste Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung auswählen

Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (AP) kennen die Frustrationen der manuellen Rechnungsverarbeitung nur zu gut.

Mühsame Dateneingabe, das ständige Risiko von Fehlern und unvermeidliche Verzögerungen – das sind alltägliche Hürden, die die AP-Prozesse verlangsamen, Ineffizienzen schaffen und die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler erhöhen.

Angesichts des zunehmenden Drucks, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu verbessern, ist es nicht verwunderlich, dass viele Leiter der Kreditorenbuchhaltung zur Rationalisierung der Abläufe auf Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung setzen. Aber wie wählen Sie bei so vielen Optionen auf dem Markt die richtige Lösung aus?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine Software zur automatischen Rechnungsverarbeitung funktioniert und welche Vorteile sie bietet. Wir stellen Ihnen die Lösung von ibml vor und bieten Ihnen Strategien zur Auswahl der besten Software für Ihre Abteilung.

Was ist eine Software zur Rechnungsverarbeitung?

Rechnungsbearbeitungssoftware automatisiert den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen – vom Rechnungseingang und der Datenerfassung bis zur Rechnungsfreigabe und Buchung. Bei herkömmlichen Rechnungsbearbeitungsprozessen wird jede Rechnung manuell bearbeitet und geprüft, was kostspielig, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler ist.

Automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware hingegen nutzt Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen, optische Zeichenerkennung (OCR), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und digitale Workflows, um Rechnungen schnell und präzise zu erfassen und zu verarbeiten.

Durch die Automatisierung entfällt ein Großteil der manuellen Arbeit, die mit der Rechnungsbearbeitung verbunden ist. Sie bietet Funktionen wie den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung und die nahtlose Buchung von Rechnungsinformationen in einer ERP-Anwendung (Enterprise Resource Planning).

Die Vorteile von Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die Automatisierung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen verändert die Arbeitsweise der Kreditorenbuchhaltung grundlegend.

• Gesteigerte Effizienz. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie der Dateneingabe, dem Rechnungsabgleich und der Weiterleitung von Genehmigungen können die Kreditorenbuchhaltungsteams ein höheres Rechnungsvolumen in kürzerer Zeit bearbeiten. Dies verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe, verkürzt die Bearbeitungszeiten und setzt Mitarbeiter frei, die sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können, z. B. auf die Analyse von Daten, um Möglichkeiten für die Gewährung von Frühzahlerrabatten zu finden.  
• Reduzierte Fehler. Bei der manuellen Dateneingabe sind Fehler unvermeidlich. Die automatisierte Erfassung von Rechnungskopf- und Positionsdetails – Informationen wie der Name des Lieferanten und der Rechnungsbetrag – verringert das Risiko von Doppelzahlungen, Überzahlungen und anderen Fehlern, die sich auf die Lieferantenbeziehungen auswirken und die Rentabilität Ihres Unternehmens beeinträchtigen können.  
• Kosteneinsparungen. Die Reduzierung manueller Eingriffe senkt die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen. Außerdem verringert sich der Bedarf an Papier, Druck und Lagerung, was sich mit der Zeit summiert. Außerdem bedeutet eine schnellere Bearbeitung, dass Sie weniger Gefahr laufen, Gebühren für verspätete Zahlungen zu zahlen oder Rabatte für frühzeitige Zahlungen zu verpassen. Und die Automatisierung hilft Unternehmen dabei, zu skalieren, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.  
• Bessere Sichtbarkeit und Kontrolle. Automatisierte Software für die Rechnungsverarbeitung bietet Echtzeiteinblicke in den Status jeder Rechnung. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung können verfolgen, wo sich die Rechnungen im Genehmigungsprozess befinden, und Engpässe schnell erkennen und beheben. Grafische Dashboards, Drill-Down-Funktionen und mobiler Zugriff geben Entscheidungsträgern wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und intelligente Einblicke in Rechnungsdaten an die Hand. Dieses Maß an Transparenz und Kontrolle verbessert die betriebliche Leistung und trägt zur Optimierung des Cashflows und der Unternehmensausgaben bei.  
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Automatisierte Software für die Rechnungsverarbeitung hilft Ihnen sicherzustellen, dass alle Ihre Prozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, einschließlich der Steuer- und Prüfungsstandards. Außerdem können Sie Arbeitsabläufe einrichten, die Ihren internen Richtlinien für die Genehmigung und Zahlung entsprechen.  
• Erhöhte Sicherheit. Die beste Software für die Rechnungsverarbeitung umfasst Zugriffsberechtigungen für Benutzer, eine automatische Aufgabentrennung, systematische Arbeitsabläufe, eine vollständige Audit-Protokollierung, fortschrittliche Datenverschlüsselung und andere integrierte Kontrollen, um das Risiko von Cyberangriffen und Zahlungsbetrug zu verringern.

Die Automatisierung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen revolutioniert die Arbeitsweise der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung von Fehlern, die Senkung von Kosten, die Verbesserung der Transparenz, die Gewährleistung der Compliance und die Erhöhung der Sicherheit ermöglicht es die Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung den Kreditorenbuchhaltungsteams, ihre Abläufe zu rationalisieren und sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Mit diesen Vorteilen kann die Kreditorenbuchhaltung nicht nur die täglichen Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch langfristige Verbesserungen bei der Rentabilität, dem Cashflow-Management und der Risikominderung erzielen.

Einführung in die ibml Software zur Rechnungsbearbeitung

ibml bietet Software für die Rechnungsbearbeitung an, die die Effizienz und Genauigkeit erhöht.

Die Software von ibml nutzt eine intelligente Erfassungstechnologie, die relevante Daten aus Rechnungen mit unglaublicher Geschwindigkeit und Genauigkeit extrahiert. Die Software ist so konzipiert, dass sie in die bestehenden ERP- oder Finanzsysteme eines Unternehmens integriert werden kann, was reibungslose Arbeitsabläufe vom Rechnungseingang bis zur Buchung ermöglicht.

Die Software von ibml automatisiert den gesamten Lebenszyklus der Rechnungsbearbeitung:

• Eingang. Alle Rechnungen werden auf einer einzigen Plattform zusammengeführt.
• Erfassung. Die Rechnungsdaten werden mithilfe intelligenter Datenerfassungstechnologien extrahiert.
• Verteilung. Konfigurierbare Workflows ermöglichen es Unternehmen, Genehmigungshierarchien zu erstellen und Rechnungen auf der Grundlage der individuellen Geschäftsregeln eines Unternehmens digital weiterzuleiten.
• Ausgabe. Die Integration mit ERPs sorgt für einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Plattformen.
• Berichterstattung. Die Benutzer haben sofortigen Einblick in die Leistung Ihrer Rechnungsverarbeitung.
• Kontrolle Verbesserte Sicherheit schützt die Daten während des gesamten Lebenszyklus der Rechnung.

Mit der Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung von ibml können Unternehmen ihre Rechnungsabläufe vollständig automatisieren und optimieren und so die Effizienz, Genauigkeit und Kontrolle in jeder Phase des Prozesses verbessern.

Strategien für die Auswahl der besten Software für die Rechnungsverarbeitung

Die Auswahl der richtigen Software für die Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für den reibungslosen und effizienten Betrieb Ihrer Kreditorenabteilung. Hier finden Sie einige Strategien, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Identifizieren Sie Ihre Schmerzpunkte. Der erste Schritt bei der Auswahl der richtigen Rechnungsverarbeitungssoftware besteht darin, Ihre aktuellen Prozesse zu bewerten und festzustellen, wo die größten Ineffizienzen liegen. Führt die manuelle Dateneingabe zu häufigen Fehlern? Verursachen Genehmigungsabläufe Verzögerungen? Fehlt Ihnen der Überblick über den Lebenszyklus der Rechnungen, so dass es schwierig ist, den Status zu verfolgen oder Engpässe zu erkennen? Wenn Sie Ihre spezifischen Probleme kennen, können Sie die Funktionen priorisieren, die Ihre Probleme angehen. Wenn Sie beispielsweise mit hohen Fehlerquoten bei der Dateneingabe zu kämpfen haben, suchen Sie nach einer Software mit intelligenter Datenerfassungstechnologie. Wenn Verzögerungen bei der Genehmigung ein Problem sind, sollten Sie eine Lösung mit robuster Workflow-Automatisierung und konfigurierbaren Genehmigungshierarchien in Betracht ziehen.  
• Setzen Sie auf Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit. Ihre heutigen Rechnungsbearbeitungsprozesse können in einigen Jahren ganz anders aussehen, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich die Geschäftsanforderungen ändern. Wenn Sie eine Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung evaluieren, sollten Sie nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen berücksichtigen, sondern auch, ob die Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Ist sie in der Lage, größere Mengen an Rechnungen oder zusätzliche Arbeitsabläufe zu verarbeiten, ohne die Geschwindigkeit oder Leistung zu beeinträchtigen? Einige Softwarelösungen sind für kleine bis mittelgroße Unternehmen konzipiert, während andere die Anforderungen großer Unternehmen erfüllen können. Wählen Sie eine Software, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, so dass Sie nicht in eine neue Lösung investieren müssen, wenn Ihr Rechnungsvolumen steigt.  
• Sorgen Sie für eine nahtlose Integration. Ein ERP ist das finanzielle Nervenzentrum Ihres Unternehmens. Eine automatisierte Lösung für die Rechnungsverarbeitung sollte sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, insbesondere in Ihre ERP- und Buchhaltungssoftware. Eine nahtlose Integration stellt sicher, dass die Daten zwischen den Systemen fließen, ohne dass sie doppelt eingegeben werden müssen, wodurch das Fehlerrisiko verringert und der gesamte Prozess beschleunigt wird. Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung auf die Kompatibilität mit Ihren aktuellen Tools. Lässt sich die Lösung in Ihre ERP-, Beschaffungs- oder Zahlungsplattformen integrieren? Sind kundenspezifische Integrationen erforderlich und wenn ja, wie hoch sind die damit verbundenen Kosten und Fristen? Starke Integrationsfunktionen sind für einen reibungslosen, durchgängigen Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung unerlässlich.  
• Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit. Leistungsstarke Funktionen sind zwar wichtig, aber die von Ihnen gewählte Software zur Rechnungsverarbeitung sollte auch für Ihr Team leicht zu erlernen und zu benutzen sein. Eine steile Lernkurve kann den Implementierungsprozess verlangsamen und zu einer schlechten Benutzerakzeptanz führen. Suchen Sie nach einer Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und bieten Sie Ihrem Team angemessene Schulungen und Unterstützung an. Benutzerfreundliche Dashboards, Drag-and-Drop-Funktionen und klare Arbeitsabläufe können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, wie schnell sich Ihre Kreditorenabteilung an das neue System gewöhnt. Stellen Sie vor dem Kauf einer Lösung fest, wie leicht Ihr Team in der Software navigieren kann.  
• Berücksichtigen Sie den Support und die Anpassungsmöglichkeiten des Anbieters. Jede Kreditorenbuchhaltung hat ihre eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse. Die Software, die Sie auswählen, sollte daher konfigurierbare Funktionen bieten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Können Sie die Arbeitsabläufe so konfigurieren, dass sie der Hierarchie Ihres Unternehmens entsprechen? Können Sie Regeln für den Rechnungsabgleich und die Behandlung von Ausnahmen festlegen? Die Konfigurierbarkeit ist der Schlüssel dazu, dass sich die Software problemlos in Ihre Abläufe einfügt. Suchen Sie nach Anbietern, die einen soliden Kundensupport bieten, von der Einrichtung und Schulung bis zur Fehlerbehebung und laufenden Wartung.  
• Konzentrieren Sie sich auf die Sicherheitsfunktionen. Die sensiblen Finanzdaten, mit denen AP arbeitet, machen Sicherheit zu einer der höchsten Prioritäten. Suchen Sie nach Lösungen, die eine starke Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und eine sichere Speicherung sensibler Daten bieten. Die Software sollte auch die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Prüfpfade bieten, mit denen Sie nachverfolgen können, wer auf Rechnungen zugegriffen und diese genehmigt hat. Sicherheitsverletzungen oder unbefugter Zugriff auf Finanzdaten können erhebliche Folgen haben. Stellen Sie also sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung dem Datenschutz Priorität einräumt.  
• Bewerten Sie den ROI. Die Kosten sind zwar eine wichtige Überlegung, aber es ist auch wichtig, die potenzielle Kapitalrendite (ROI) einer automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware zu bewerten. Bedenken Sie, wie viel Zeit und Geld Ihre Kreditorenabteilung für manuelle Prozesse aufwendet, von der Dateneingabe und Fehlerkorrektur bis hin zu Genehmigungsverzögerungen und verpassten Rabatten. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware kann zu erheblichen Einsparungen führen, indem sie die Arbeitskosten senkt, Fehler minimiert und rechtzeitige Zahlungen gewährleistet. Bei der Bewertung der Kosten einer Lösung sollten Sie die Lizenzgebühren und die laufenden Kosten wie Wartung, Upgrades und Benutzerschulung berücksichtigen. Wägen Sie diese Kosten gegen die erwarteten Vorteile und den ROI ab, um sicherzustellen, dass die Software einen langfristigen Nutzen bringt.

Die Wahl der besten Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfordert eine sorgfältige Bewertung der individuellen Bedürfnisse, Probleme und langfristigen Ziele Ihrer Kreditorenabteilung. Indem Sie Anpassungsfähigkeit, nahtlose Integration, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in den Vordergrund stellen und sicherstellen, dass die Lösung einen starken Herstellersupport und einen messbaren ROI bietet, können Sie eine Software auswählen, die nicht nur Ihre aktuellen Prozesse rationalisiert, sondern auch mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Wenn Sie in die richtige Lösung für die Rechnungsverarbeitung investieren, kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam effizienter und effektiver arbeiten und so langfristig erfolgreich sein.

Fazit

Automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware wie die von ibml kann Unternehmen helfen, die Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen. Aber diese Vorteile sind nur mit der richtigen Software möglich. Die Auswahl der besten Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung erfordert eine sorgfältige Bewertung Ihrer Probleme, Ihrer zukünftigen Anforderungen und der spezifischen Funktionen, die Ihrer Kreditorenabteilung den größten Nutzen bringen. Wenn Sie sich auf Skalierbarkeit, Integration, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Kosten konzentrieren, sind Sie besser in der Lage, eine Lösung auszuwählen, die Ihre Prozesse optimiert und es Ihrem Team ermöglicht, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.