Wie Cloud Capture hilft, Top-AP-Talente zu gewinnen und zu halten

Wenn Ihre Finanzabteilung Probleme hat, Top-Talente zu gewinnen und zu halten, sind Sie nicht allein.

Angesichts der massiven Abwanderung von Fachkräften fällt es Finanz- und AP‑Teams heute schwerer denn je, offene Stellen zu besetzen.

Erschwerend kommt hinzu, dass nach Angaben des Institute of Finance and Management (IOFM) 20 Prozent der AP-Abteilungen damit rechnen, in den nächsten vier Jahren einen erheblichen Teil ihres Teams durch Pensionierung zu verlieren.

Ein möglicher wirtschaftlicher Abschwung könnte die Arbeitskräfteknappheit für Leiter der Finanzbuchhaltung lindern. Aber das Problem, dass die manuelle Rechnungsbearbeitung ein Hindernis für die Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften ist, wird dadurch nicht gelöst.

Nur 4 Prozent der von IOFM befragten Leiter der Kreditorenbuchhaltung beschreiben ihre Abteilung als vollständig automatisiert, ohne manuelle Aufgaben. Die meisten Leiter von Kreditorenbuchhaltungen (57 Prozent) geben an, dass ihre Abteilung teilweise automatisiert ist, mit vielen manuellen Aufgaben. Sechs Prozent der AP-Abteilungen sind laut IOFM vollständig manuell und papierbasiert.

Für AP-Abteilungen muss das nicht so sein.

Die Cloud-Erfassung automatisiert die Extraktion, Validierung und Weiterleitung von Daten aus Lieferantenrechnungen, wodurch die Effizienz und Effektivität der Kreditorenbuchhaltung verbessert und die Funktion für die Mitarbeiter attraktiver wird.

Der Stand der Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kostet die Mitarbeiter viel Zeit.

Fünfunddreißig Prozent der Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung verschwenden zwischen einem Viertel und einem Drittel ihres typischen Arbeitstages mit manuellen Aufgaben wie dem Eingeben von Rechnungsdaten, dem Herumschieben von Papier und E-Mails, der Suche nach Informationen und der Behebung von Fehlern und Irrtümern. All diese Zeit, die für manuelle Aufgaben verschwendet wird, ist Zeit, die die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung nicht für wachstumsfördernde Aktivitäten wie die Analyse von Rechnungsdaten, die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung und anderen Beteiligten und den Aufbau besserer Beziehungen zu den Lieferanten verwenden können.

Manuelle Aufgaben behindern nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Karrieren der AP-Profis, die die Unternehmen unbedingt gewinnen und halten wollen. Fast zwei Drittel der AP-Profis glauben, dass ein Mangel an Tools und Technologie ihrem beruflichen Aufstieg im Wege steht. Es ist schwer, sich eine Karriere vorzustellen, wenn Ihr Tag mit monotoner Dateneingabe ausgefüllt ist.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass die Wahrscheinlichkeit, dass ein AP-Mitarbeiter mit seiner Arbeit zufrieden ist, umso geringer ist, je weniger Automatisierung in einer AP-Abteilung vorhanden ist. Und Mitarbeiter, die mit ihrer Arbeit unzufrieden sind und nicht das Gefühl haben, dass sie beruflich aufsteigen können, suchen eher das Weite.

Fast ein Drittel der AP-Fachleute ist entweder auf der Suche nach einer neuen Stelle bei einem anderen Unternehmen oder plant, sich innerhalb der nächsten sechs Monate nach einer neuen Stelle umzusehen. Und die Automatisierung wird eine der wichtigsten Anforderungen an den Arbeitsplatz sein. Laut IOFM ist es unwahrscheinlich, dass sie eine Stelle in einer Abteilung annehmen, die nicht über die nötigen Tools und Technologien verfügt, um Aufgaben wie die Eingabe von Daten, die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung oder die Lösung von Ausnahmen zu automatisieren. Je mehr Tools und Technologien einem Rechnungsprüfer derzeit zur Verfügung stehen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass er eine Stelle annimmt, die wenig oder gar nicht automatisiert ist.

Warum mit Cloud Capture automatisieren?

Wenn AP-Abteilungen Spitzenkräfte anziehen und halten wollen, ist die Automatisierung der Datenerfassung ein guter Anfang.

Kreditorenbuchhalter möchten eindeutig von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben entlastet werden. Das Eingeben von Rechnungsdaten ist jedoch die Aufgabe, die die Kreditorenbuchhalter am liebsten abschaffen würden. Dreiundfünfzig Prozent der von IOFM befragten Kreditorenbuchhalter nannten die Eingabe von Rechnungsdaten als die Aufgabe, die sie am liebsten aus ihrem Arbeitstag streichen würden. Die Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung (42 Prozent der Kreditorenbuchhalter), die Lösung von Ausnahmen (35 Prozent) und die Ablage von Rechnungen (29 Prozent) sind weitere Aufgaben, die Kreditorenbuchhalter gerne abschaffen würden.

Mit der Cloud-Erfassungstechnologie entfallen die manuellen Aufgaben, die AP-Profis und ihre Arbeitgeber in die Knie zwingen.

• Erfassen. Cloud-Erfassungslösungen konsolidieren alle Prozesse der Rechnungserfassung auf einer einzigen, vorintegrierten Plattform. Inhalte können aus mehreren unterschiedlichen Eingabequellen wie gescannten Dokumenten, E-Mails und Faxen erfasst werden. Künstliche Intelligenz (KI) extrahiert und klassifiziert automatisch Daten aus beliebigen Quellen, einschließlich unstrukturierter Dokumente. Maschinelles Lernen reduziert menschliche Eingriffe und Fehler im Laufe der Zeit, indem es versteht, wie Daten erfasst werden sollten.
• Verarbeiten. Cloud-Erfassungslösungen machen repetitive Aufgaben überflüssig, da sie ohne Code in Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendungen und andere Altsysteme integriert werden können. Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben zwischen den Systemen begrenzt Fehler und entlastet die Mitarbeiter der Buchhaltung, so dass sie mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten haben. AP-Abteilungen können außerdem unbegrenzt Bots und Benutzer hinzufügen, um effizient zu skalieren.
• Verwalten. Cloud Capture-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Content-Management-Systeme integrieren, so dass die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung Informationen über eine einzige Plattform suchen und finden können.

Von der Dokumentenerfassung bis zum Content Management, Cloud-Erfassungslösungen eliminieren manuelle Aufgaben im gesamten Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung und werten die Rolle der Kreditorenbuchhalter und der Kreditorenfunktion auf.

Wenn Ihre Buchhaltungsabteilung nach Möglichkeiten sucht, manuelle Aufgaben zu eliminieren, möchte ibml mit Ihnen sprechen.

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