Was ist Scannen und Indexieren in digitalen Poststellen?
Das Scannen und Indizieren von Dokumenten ist der Dreh- und Angelpunkt eines effektiven Informationsmanagements.
Von Verarbeitungskosten und Durchlaufzeiten über Informationssicherheit bis hin zur schnellen Reaktion auf Kundenanfragen – effektives Scannen und Indexieren beeinflusst den gesamten Lebenszyklus des Informationsmanagements.
Deshalb sollte das Scannen und Indexieren bei einem Projekt für eine digitale Poststelle an erster Stelle stehen.
Laut einer Umfrage von Keypoint Intelligence aus dem Jahr 2023 haben 70 Prozent der Unternehmen eine digitale Poststellenlösung implementiert oder planen dies. Was treibt diese Nachfrage an? Zunächst einmal sind digitale Poststellen ein entscheidender Bestandteil von Initiativen zur digitalen Transformation für Unternehmen jeder Größe, so die Schlussfolgerung von Gartner in seinem Bericht „The Future of Document Management: Trends und Strategien für die digitale Transformation“. Darüber hinaus steigern Unternehmen, die eine digitale Poststelle eingeführt haben, die Produktivität ihrer Mitarbeiter um durchschnittlich 15 Prozent, so der Bericht der Association for Intelligent Information Management (AIIM), „The Digital Mailroom: Ein wertvolles Gut für Unternehmen“.
Dieser Artikel befasst sich eingehend mit dem Scannen und Indexieren in digitalen Poststellen.
Was bedeutet Scannen in digitalen Poststellen?
Wenn Ihr Unternehmen immer noch viele Informationen auf physischen Dokumenten verwaltet, sind Sie nicht allein.
Beim Scannen werden physische Dokumente, die per Post oder über andere Kanäle eingehen, in digitale Bilder umgewandelt, um Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Kontrolle und den Zugriff auf Informationen zu verbessern.
Hier sehen Sie, wie der Scanvorgang in einer digitalen Poststelle normalerweise abläuft.
- Eingang Eingehende Post und andere Dokumente werden in einer Poststelle gesammelt.
- Scannen. Hochleistungsscanner, Tischscanner, Multifunktionsgeräte (MFPs) und andere Geräte wandeln physische Dokumente in digitale Bilder für die Verarbeitung und Archivierung um.
- Optimierung. Gescannte Bilder können verbessert werden, um Schieflage und andere Verzerrungen zu korrigieren, Flecken und anderes Rauschen zu reduzieren und Helligkeit und Kontrast anzupassen.
- Verteilung. Gescannte Dokumente werden auf der Grundlage vordefinierter Regeln systematisch in verschiedene Workflows oder in bestehende Systeme, wie z.B. eine Dokumentenmanagement-Plattform, exportiert. Die nahtlose Weiterleitung macht es für Unternehmen einfach, physische Post in ihre digitalen Prozesse zu integrieren.
- Archivieren. Gescannte Dokumente werden zur sicheren Aufbewahrung und zum einfachen Abruf digital in einem Repository gespeichert. Immer mehr Unternehmen speichern Bilder in einem zentralen Cloud-basierten Archiv.
Diese Fähigkeiten haben einen großen Einfluss auf den Erfolg einer Initiative für eine digitale Poststelle.
Was bedeutet Indexierung in digitalen Poststellen?
Die Indexierung baut auf den Vorteilen des Scannens in digitalen Poststellen auf.
Sobald die physischen Dokumente gescannt und in ein digitales Format umgewandelt wurden, stellt die Indexierung sicher, dass Datum, Absender, Empfänger und andere relevante Informationen zu jedem Dokument zugeordnet sind. Die Indizierung hilft bei der Identifizierung und Kategorisierung von Dokumenten und erleichtert deren Suche und Abruf.
Hier sehen Sie, wie der Indizierungsprozess in einer digitalen Poststelle normalerweise abläuft.
- Erfassung. Beim Scannen von Dokumenten werden relevante Informationen entweder manuell oder mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung oder anderen automatisierten Technologien erfasst. Die extrahierten Daten können den Inhalt des Dokuments und seine Dateieigenschaften enthalten.
- Metadaten. Jedem Dokument werden Metadaten oder Indexwerte zugewiesen, basierend auf den erfassten Daten und der Art des Dokuments. Die einer Rechnung zugewiesenen Metadaten können beispielsweise die Rechnungsnummer, das Eingangsdatum, den Namen des Lieferanten und andere relevante Details enthalten.
- Organisation. Um das Auffinden bestimmter Dokumente zu erleichtern, werden indizierte Dokumente auf der Grundlage ihrer Metadaten organisiert und kategorisiert. Benutzer können dann archivierte Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Datum, Dokumenttyp und anderen Kriterien schnell und präzise wiederfinden.
- Integration. Indizierte Dokumente können systematisch in digitale Arbeitsabläufe integriert werden.
Eine effektive Indizierung kann die Effizienz der Informationsverwaltung insgesamt verbessern, das Auffinden archivierter Dokumente beschleunigen, die Gefahr verlorener oder verlegter Dokumente verringern und die Kontrollen verstärken.
Wie das Scannen und Indizieren erfolgt
Neue Technologien erleichtern das Scannen und Indizieren von Dokumenten in einer digitalen Poststelle.
Der Prozess beginnt mit dem Eingang von physischer Post und Dokumenten. Den Dokumenten kann ein Barcode oder eine eindeutige Kennung zugewiesen werden, um die Verfolgung durch den Scan- und Indizierungsprozess zu erleichtern.
Physische Dokumente werden dann mit Hochleistungsscannern, Desktop-Scannern, MFPs oder anderen Geräten in ein elektronisches Format umgewandelt. Die besten Hochleistungsscanner sind in der Lage, große Mengen an gemischten Dokumenten zu scannen, so dass die Dokumente nicht mehr in der Poststelle sortiert werden müssen.
Barcode-Erkennung, OCR, künstliche Intelligenz mit maschinellem Lernen und andere Technologien werden in der Regel während des Scanvorgangs eingesetzt, um Namen, Adressen, Beträge und andere relevante maschinell gedruckte und handschriftliche Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren. Einige hochproduktive Geräte können Daten während des Scannens inline erfassen und so die Verarbeitung und Weiterleitung von Dokumenten beschleunigen.
Einige Scan- und Indexierungslösungen können auch die Art des Dokuments erkennen – zum Beispiel eine Bestellung im Gegensatz zu einer Rechnung – und Regeln für die Verarbeitung des Dokuments anwenden.
Es werden Qualitätskontrollen durchgeführt, um die Klarheit und Genauigkeit der Bilder und Daten zu gewährleisten.
Gescannte Dokumente werden dann auf der Grundlage ihrer Attribute indiziert. Schließlich werden die digitalisierten Dokumente und ihre Metadaten in einem Repository oder einem Enterprise Content Management (ECM)-System gespeichert, damit sie schnell abgerufen werden können.
Die Automatisierung des Scannens und Indizierens von physischer Post und Dokumenten verbessert die betriebliche Effizienz und ebnet den Weg für eine hohe Investitionsrentabilität der digitalen Poststellenautomatisierung.
Fazit
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, die eingehende physische Post und Dokumente zu verwalten, sind Sie nicht allein. Viele Organisationen erhalten, verarbeiten und lagern immer noch viel Papier. Einige Unternehmen verzeichnen einen Anstieg der Menge an physischen Dokumenten, die sie erhalten. Das Scannen und Indizieren physischer Dokumente als Teil einer Initiative zur