Was ist Dokumentenautomatisierung? Wie es funktioniert & Vorteile

Die Automatisierung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente erstellen und verwalten.

Durch die Digitalisierung und Vereinfachung der Erstellung, Erfassung, Weiterleitung und Speicherung von Papier- und elektronischen Dokumenten können Unternehmen manuelle, sich wiederholende Aufgaben eliminieren, die Durchlaufzeiten verkürzen, die Betriebskosten senken, den Kundenservice verbessern und die Sicherheit und Compliance verbessern.

Die Automatisierung von Dokumenten kann auch die Initiativen eines Unternehmens zur digitalen Transformation beschleunigen.

Und künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen hat es ermöglicht, dass Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten immer komplexere Aufgaben mit größerer Genauigkeit durchführen können, was zu einer noch höheren Investitionsrendite führt.

Es ist nicht verwunderlich, dass der weltweite Markt für Software zur Dokumentenautomatisierung laut Grand View Research bis 2028 ein Volumen von 13,8 Milliarden Dollar erreichen soll. Gartner prognostiziert, dass 70 Prozent der neuen Unternehmensanwendungen mit Funktionen zur Dokumentenautomatisierung erstellt werden.

Dieser Artikel zeigt, wie die Automatisierung von Dokumenten funktioniert und welche Vorteile diese Technologie bietet.

Warum Dokumentenautomatisierung?

Das Erstellen, Weiterleiten und Speichern eingehender Dokumente ist für die meisten Unternehmen keine Kleinigkeit. Manuelle und halbautomatische Ansätze zur Verwaltung von Dokumenten können eine große Herausforderung darstellen.

• Ineffizienz. Manuelle und halbautomatische Dokumentenprozesse belasten die Mitarbeiter mit manuellen Eingaben, Papierstapeln, Fehlern, verlorenen Informationen und Anrufen von frustrierten Kunden.
• Fehler. Bei manuellen Prozessen sind Fehler unvermeidlich. Ein einziger Tippfehler oder ein Zahlendreher kann zu Nacharbeit, Frustration beim Kunden und Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen.
• Hohe Kosten. Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten erfordert viel Arbeit sowie Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien. Auch das physische Speichern und Abrufen von Dokumenten ist kostspielig.
• Langsame Durchlaufzeiten Das manuelle Sortieren von Dokumenten, das Einholen von Genehmigungen und das Beheben von Fehlern kann zu Verzögerungen führen, die zu verpassten Chancen und belasteten Kundenbeziehungen führen.
• Auswirkungen auf die Kunden. Kunden erwarten eine schnelle Antwort auf ihre Anfragen. Aber das Auffinden und Abrufen physischer Dokumente aus einem Aktenschrank oder einem Lagerraum nimmt viel Zeit in Anspruch. Und es besteht immer die Möglichkeit, dass ein Dokument falsch abgeheftet wird, verloren geht oder beschädigt wird.
• Mangelhafte Zusammenarbeit. Papierdokumente machen es geografisch verstreuten Teammitgliedern extrem schwer, effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren oder einfach auf Informationen zuzugreifen.
• Keine Standardisierung. Unternehmen erhalten Dokumente in vielen Formaten und über viele Kanäle. Ein Mangel an Standardisierung kann die Umsetzung bewährter Verfahren erschweren.
• Risiko. Manuelle und halbautomatische Dokumentenprozesse machen Unternehmen anfällig für interne und externe Angreifer. Es ist schwierig, sensible Daten auf Papier zu kontrollieren und zu schützen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren.

Wie funktioniert die Automatisierung von Dokumenten?

Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten digitalisieren und vereinfachen den Empfang, die Erstellung, den Bestand, die Weiterleitung und die Speicherung von Verträgen, Anträgen, Einführungsformularen, Ansprüchen und anderen Dokumenten.

Auch wenn der Zyklus der Dokumentenautomatisierung je nach den Bedürfnissen, Arbeitsabläufen und Geschäftsanforderungen eines Unternehmens variieren kann, umfasst der Prozess in der Regel die folgenden Funktionen.

• Vorlagen. Mit Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten können Benutzer Vorlagen für die Arten von Dokumenten erstellen, die sie häufig erzeugen. Standardisierte Vorlagen mit bestimmten Feldern zum Einfügen variabler Daten steigern die Effizienz und die Datengenauigkeit. Einige Lösungen ermöglichen es Anwendern, den Inhalt von Dokumenten auf der Grundlage von voreingestellten Kriterien oder Variablen dynamisch anzupassen.
• Eingabe. Variable Felder in den Dokumentvorlagen werden mit Informationen gefüllt, die manuell oder über eine Integration mit externen Datenquellen, Datenbanken oder Tabellenkalkulationen eingegeben werden.
• Verteilung. In einigen Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten können Unternehmen die Verteilung, Überprüfung und Freigabe definieren. Die Festlegung der Schritte und Prozesse, die ein Dokument durchläuft, verkürzt die Durchlaufzeiten, verbessert die Effizienz und trägt zur Standardisierung und Kontrolle der Prozesse bei. In einigen Fällen können elektronische Signaturen als Teil des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses erforderlich sein.
• Kontrollie. Automatisierte Lösungen verfolgen alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen und Überarbeitungen, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Benutzer mit der neuesten Version des Dokuments arbeiten.
• Speicherung. Die Dokumente werden digital in einem zentralisierten, cloudbasierten Repository gespeichert. Autorisierte Benutzer können jederzeit, von jedem Ort und mit jedem Gerät sofort auf gespeicherte Dokumente zugreifen.
• Integration. Die besten Lösungen für die Automatisierung von Dokumenten nutzen die Automatisierung robotergestützter Prozesse (RPA) und andere Mittel, um eine nahtlose Verbindung mit anderen Anwendungen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und anderen Legacy-Systemen herzustellen und einen reibungslosen Austausch von Dokumenten und Daten zu gewährleisten.

Mit diesen Funktionen entfallen die manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben, die mit der Verwaltung von Dokumenten verbunden sind.

Vorteile der Automatisierung von Dokumenten

Die Automatisierung von Dokumenten bietet Unternehmen aller Größenordnungen enorme Vorteile.

• Effizienz. Mit der Automatisierung kann ein Unternehmen Dokumente in einem Bruchteil der Zeit erstellen, bearbeiten, genehmigen und abrufen, die in einer manuellen oder halbautomatischen Umgebung benötigt wird.
• Geringere Kosten. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten machen die Zeit und die Ressourcen für die Erstellung von Dokumenten, die manuelle Eingabe von Informationen und die physische Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung überflüssig. Durch die Automatisierung entfallen auch die Kosten für Papier und papierbezogene Verbrauchsmaterialien und die Lagerung.
• Genauigkeit. Mit vordefinierten Vorlagen, automatischer Datenerfassung und vorkonfigurierten Arbeitsabläufen reduziert die Automatisierung die Möglichkeit von Fehlern und Irrtümern erheblich.
• Produktivität. Da manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie das Eingeben von Daten und das Mischen von Papier und E-Mails wegfallen, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Datenanalyse und andere wertschöpfende Tätigkeiten.
• Standardisierung. Die Standardisierung der Struktur von Dokumenten mit einem einheitlichen Format, Inhalt und Stil trägt dazu bei, dass die Dokumente den Unternehmensstandards entsprechen.
• Schnellere Durchlaufzeiten. Elektronische Unterschriften und konfigurierbare Workflows verkürzen die Durchlaufzeiten und die Entscheidungsfindung, da die manuelle Weiterleitung von Papier und physische Unterschriften entfallen.
• Bessere Transparenz. Durch die Automatisierung von Dokumenten erhalten die Personen, die sie benötigen, intelligente Einblicke, wenn sie sie benötigen. Und verstreut arbeitende Beteiligte können problemlos zusammenarbeiten und kommunizieren und dabei sicher sein, dass sie die neueste Version eines Dokuments verwenden.
• Einhaltung der Vorschriften. Systematische Arbeitsabläufe, Benutzerberechtigungen, vollständige Audit-Protokollierung und andere eingebaute Kontrollen helfen Unternehmen bei der Einhaltung von Industriestandards und rechtlichen Verpflichtungen.
• Sicherheit. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten verwenden Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung, fortschrittliche Datenverschlüsselung und andere integrierte Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten und zur Gewährleistung der Vertraulichkeit.

Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie die Automatisierung traditionelle Dokumentenprozesse verändert.

Wer verwendet Tools zur Automatisierung von Dokumenten?

Die Automatisierung von Dokumenten kann von Unternehmen jeder Größe und in jeder Branche genutzt werden.

• Rechtswesen Anwaltskanzleien nutzen die Automatisierung von Dokumenten, um die Erstellung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Vereinbarungen zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die Konsistenz und Genauigkeit der Dokumente zu gewährleisten.
• Finanzwesen. Um die Genauigkeit zu verbessern und die Einhaltung von Prozessen zu gewährleisten, nutzen Banken die Automatisierung von Dokumenten, um Finanzberichte, Kreditdokumente und Compliance-bezogene Dokumente zu erstellen.
• Versicherung. Die Automatisierung von Dokumenten ermöglicht es Versicherern, die Erstellung von Policen, Schadensfällen und anderen Dokumenten zu rationalisieren und die Arbeitsabläufe für Policen und Vermerke zu automatisieren.
• Personalwesen (HR). Die Automatisierung rationalisiert das Onboarding von Mitarbeitern, indem sie es den Personalabteilungen leicht macht, Arbeitsverträge, Angebotsschreiben und andere Dokumente zu erstellen.
• Gesundheitswesen. Unternehmen des Gesundheitswesens nutzen die Automatisierung von Dokumenten, um Patientenakten, Unterlagen zu klinischen Studien und behördliche Dokumente effizienter und genauer zu verwalten.
• Regierung / Behörden Von der Beschaffung und Vertragsverwaltung bis hin zur Lizenzierung und Genehmigung – die Automatisierung von Dokumenten verbessert die Effizienz und Transparenz in allen Bereichen der Verwaltung.
• Herstellung. Hersteller verwenden Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten in ihrer gesamten Lieferkette, um Aufträge zu bearbeiten, Bestände zu verwalten und Qualitätskontrolldokumente präzise zu verarbeiten.
• Bildungswesen. Die Automatisierung vereinfacht die Erstellung von akademischen Dokumenten und Studentenakten.

Jedes Unternehmen mit dokumentenintensiven Prozessen kann von der Automatisierung von Dokumenten profitieren. Die besten Technologieanbieter passen ihre Lösungen an die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Branchen an.

Fazit

Die Verwaltung von Dokumenten sollte für Unternehmen keine Last sein. Lösungen zur Automatisierung von Dokumenten machen es einfach und sicher, jedes beliebige Dokument zu erstellen, zu befüllen, weiterzuleiten und zu speichern, unabhängig von seiner Komplexität.