Was ist Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung (AP) kennen die Frustrationen manueller Prozesse nur zu gut.

Stunden damit zu verbringen, Daten einzugeben, Genehmigungen einzuholen, Fehler zu beheben und den Überblick zu behalten, kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung überlastet fühlen. Ganz zu schweigen davon, dass die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen zu angespannten Beziehungen zu Lieferanten, verpassten Rabatten und sogar zu Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften führen kann.

Hier kommt die AP-Automatisierung ins Spiel.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Automatisierung die Arbeitsabläufe verändert, indem mühsame Aufgaben zwischen Rechnung und Zahlung automatisiert werden, die Genauigkeit verbessert wird und die Kreditorenbuchhaltung wertvolle Zeit zurückgewinnt, um sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.

Wie AP Automation funktioniert

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vereinfacht den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Datenextraktion und die Weiterleitung der Rechnungen zur Genehmigung bis hin zur Buchung der Rechnungen in den Systemen des Unternehmens.

Hier sehen Sie, wie AP-Automatisierungslösungen normalerweise funktionieren:

• Rechnungseingang. Lieferantenrechnungen kommen oft in verschiedenen Formaten an – einige per Post, andere per E-Mail, Lieferantenportal oder sichere Dateiübertragung – was zu einem unorganisierten Arbeitsablauf führt. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung zentralisieren den Rechnungseingang und stellen sicher, dass jede Rechnung, egal in welchem Format, erfasst und zur einfachen Verarbeitung digitalisiert wird. Zum Beispiel werden Rechnungen, die in Papierform über den U.S. Postal Service verschickt werden, digitalisiert und mit digital eingereichten Rechnungen zusammengeführt. Dies verringert das Risiko von verlorenen oder verspäteten Rechnungen und beschleunigt die Bearbeitung.  
• Erfassung von Rechnungsdaten. Nur wenige Back-Office-Aufgaben sind so zeitaufwändig und fehleranfällig wie die manuelle Eingabe der Informationen auf Rechnungen. Ein einziger Tippfehler oder eine vertauschte Zahl kann zu nachgelagerten Ausnahmen, fehlerhaften Zahlungen an Lieferanten und einem verzögerten Finanzabschluss führen. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung nutzen künstliche Intelligenz (KI), optische Zeichenerkennung (OCR), intelligente Zeichenerkennung (ICR) und andere Technologien, um den Namen des Lieferanten, das Fälligkeitsdatum, den Betrag und andere Kopf- und Positionsdetails mit hoher Genauigkeit aus den Rechnungen zu extrahieren.  
• Rechnungsabgleich. Bei einem manuellen Prozess kann der Abgleich einer Rechnung mit einer Bestellung oder einem Liefernachweis Stunden dauern, vor allem, wenn es Unstimmigkeiten gibt. Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung führt die Software diesen Abgleich automatisch durch und stellt sicher, dass nur korrekte und geprüfte Rechnungen in den Prozess einfließen. Wenn Daten fehlen oder nicht korrekt sind, wird ein Workflow zur Behandlung von Ausnahmen ausgelöst, der die zuständigen Teammitglieder zur Lösung benachrichtigt.  
• Genehmigung von Rechnungen. Wenn Sie sich auf manuelle Genehmigungen verlassen, können Rechnungen tagelang in E-Mail-Postfächern oder auf Schreibtischen liegen. Automatisierte Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass Rechnungen an die richtigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet werden, und zwar gemäß den von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln, Genehmigungsschwellen und Richtlinien. Sie können Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichten, um die Genehmiger zu alarmieren und Rechnungen automatisch zu eskalieren, um Verzögerungen und Engpässe zu minimieren. Und Rechnungen werden in Echtzeit nachverfolgt.  
• Ausgabe. Genehmigte Rechnungen können automatisch in das Enterprise Resource Planning (ERP) oder Buchhaltungssystem eines Unternehmens hochgeladen werden. In Fällen, in denen eine Rechnung mit einer Bestellung übereinstimmt, können die Rechnungen ohne menschliches Zutun (oder berührungslos) in ein ERP-System gebucht werden.  
• Berichterstattung. Die manuelle Erstellung von Berichten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit der Automatisierung erhalten Kreditorenbuchhaltungsteams Zugang zu Echtzeit-Dashboards und anpassbaren Berichten, die wertvolle Einblicke in Rechnungsbearbeitungszeiten, Zahlungszyklen und Ausgabentrends bieten.

Durch die Zentralisierung des Rechnungseingangs, die Automatisierung der Datenerfassung und des Datenabgleichs sowie die Vereinfachung von Genehmigungen sorgt die Automatisierung der Eingangsrechnungen für einen reibungslosen Rechnungsfluss bei minimalem menschlichem Eingriff.

Welche AP-Aufgaben können automatisiert werden?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung liegt darin, zu verstehen, welche Aufgaben automatisiert werden können.

• Empfang und Erfassung von Rechnungen. Alle eingehenden Rechnungen können elektronisch erfasst werden, auch Papierrechnungen, die durch Scantechnologie wie die Software von ibml umgewandelt werden. 
• Abgleich von Rechnungen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gleicht Rechnungen mit Bestellungen (zweiseitiger Abgleich) und Lieferscheinen (dreiseitiger Abgleich) ab und stellt sicher, dass alle Elemente übereinstimmen, bevor eine Rechnung bezahlt wird. 
• Genehmigungsrouting. Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung leiten Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisch an die richtigen Personen oder Abteilungen zur Genehmigung weiter und helfen so, Zahlungsfristen einzuhalten. 
• Kodierung der Ausgaben. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung verwenden intelligente Algorithmen, um automatisch Kostencodes für das Hauptbuch zuzuweisen und so sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt kategorisiert werden. 
• Zahlungsabwicklung. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Zahlungen automatisch auf der Grundlage von Zahlungsbedingungen und -methoden verarbeitet werden, was die Genauigkeit verbessert und rechtzeitige Zahlungen gewährleistet.

Von der elektronischen Erfassung von Rechnungen und deren Abgleich mit den Bestellungen bis hin zur Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung und zur Auslösung von Zahlungen an Lieferanten – die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert jeden Schritt des Prozesses von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung.

Vorteile der AP-Automatisierung

Unternehmen können viele Vorteile aus der AP-Automatisierung ziehen. Hier ist ein genauerer Blick:

• Gesteigerte Effizienz. Anstatt Stunden mit der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten, der Einholung von Genehmigungen und dem Abgleich von Rechnungen zu verbringen, kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam seine Bemühungen auf wertvollere Aufgaben wie die Analyse von Daten auf neue Möglichkeiten zur Erlangung von Skonti umlenken. 
• Kosteneinsparungen. Die Abschaffung manueller Prozesse verringert das Risiko, Zeit mit der Behebung von Fehlern zu vergeuden, reduziert den Bedarf an Überstunden und erleichtert es Unternehmen, ihre Kreditorenbuchhaltung zu erweitern, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen – all dies trägt zu erheblichen Kosteneinsparungen bei. 
• Verbesserte Genauigkeit. Jeder manuelle Schritt birgt die Möglichkeit eines Fehlers, sei es die Eingabe eines falschen Betrags oder die doppelte Bezahlung derselben Rechnung. Die Automatisierung fängt diese Fehler ab, bevor sie passieren, reduziert die Nacharbeit und schützt den Gewinn eines Unternehmens.  
• Schnellere Durchlaufzeiten. Bei manuellen Prozessen kommt es häufig zu Verzögerungen bei der Genehmigung und zu langsamen Zahlungszyklen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung strafft diese Prozesse und ermöglicht es Ihnen, Rechnungen schneller zu bearbeiten, Skonti in Anspruch zu nehmen und den Cashflow zu verbessern.  
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Die Einhaltung von Vorschriften ist für jede Finanzabteilung ein wichtiges Anliegen. Die Automatisierung von AP stellt sicher, dass Ihre Prozesse transparent und konsistent sind, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften verringert wird. Benutzerzugriffsrechte, automatische Aufgabentrennung, systematische Workflows, vollständige Audit-Protokollierung und Datenverschlüsselung schützen sensible Finanzdaten.  
• Verbesserte Sicherheit. Ob es sich nun um das Verlegen sensibler Dokumente oder um doppelte Rechnungen handelt, die durch die Maschen schlüpfen – das Betrugsrisiko in einer manuellen Umgebung ist hoch. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erhöht die Sicherheit, indem sie kontrolliert, wer Zugriff auf Rechnungs- und Zahlungsdaten hat, alle Aktionen zu einer Rechnung verfolgt und sicherstellt, dass die Zahlungen autorisiert sind.

Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung ermöglicht es Unternehmen, effizienter, genauer und sicherer zu arbeiten.

Welche Branchen können von der AP-Automatisierung profitieren?

AP-Automatisierung ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt. Hier sind einige Branchen, die besonders davon profitieren können:

• Herstellung. Hersteller haben es mit einem hohen Transaktionsvolumen und zahlreichen Lieferanten zu tun, was die Verwaltung des Prozesses von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung zu einer komplexen Aufgabe macht. Die Automatisierung vereinfacht die Kreditorenbuchhaltung, indem sie den Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung reduziert und die Genauigkeit sicherstellt.  
• Gesundheitswesen. In der Gesundheitsbranche kann eine einzige verspätete Zahlung kritische Lieferketten unterbrechen und die Patientenversorgung möglicherweise beeinträchtigen. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass Rechnungen schnell und präzise bearbeitet werden, damit die Lieferanten bezahlt werden und der Betrieb im Gesundheitswesen reibungslos läuft.  
• Einzelhandel. Einzelhändler sind oft mit einer schwankenden Nachfrage konfrontiert, insbesondere während der Feiertage. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft bei der Bewältigung der Rechnungsflut, indem sie es den Einzelhändlern ermöglicht, ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu skalieren, ohne dass sie mehr Personal benötigen. Rechtzeitige Zahlungen vermeiden auch Unterbrechungen der Lieferketten.  
• Finanzen und Bankwesen. Finanzinstitute müssen große Mengen an Zahlungen verarbeiten und dabei strenge Vorschriften, Branchenrichtlinien und Sicherheitsprotokolle einhalten. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung vereinfacht die Einhaltung der Vorschriften und gewährleistet, dass die Zahlungen korrekt, pünktlich und sicher sind.  
• Immobilienverwaltung. Die Verwaltung von Rechnungen von Auftragnehmern und Dienstleistern kann für Immobilienverwalter überwältigend sein. Auch die Kategorisierung von Rechnungen für verschiedene Immobilien ist schwierig. Die Automatisierung der Rechnungsstellung zentralisiert und standardisiert den Prozess und reduziert Fehler und Verzögerungen.
  

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet in verschiedenen Branchen erhebliche Vorteile, insbesondere in solchen, die ein hohes Transaktionsvolumen und komplexe Lieferketten verwalten. Unabhängig von der Branche hilft die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Unternehmen, effizienter zu arbeiten, den Cashflow zu verbessern und die Beziehungen zu ihren Lieferanten zu stärken.

Einführung in die AP-Automatisierungslösung von ibml

ibml bietet eine Lösung, die Unternehmen in jeder Branche dabei hilft, die Vorteile der AP-Automatisierung zu nutzen.

• Intelligente Datenerfassung. Die Lösung von ibml erfasst Rechnungen aus verschiedenen Quellen – ob in Papierform oder digital – und extrahiert mithilfe fortschrittlicher Technologie wichtige Daten. Ganz gleich, ob Sie mit großen Stapeln von Papierrechnungen oder digitalen Einreichungen zu tun haben, ibml sorgt für eine genaue Datenerfassung.  
• Automatisierter Arbeitsablauf und Genehmigung. Rechnungen werden digital an die richtigen Personen oder Abteilungen zur Genehmigung weitergeleitet, wodurch der Arbeitsablauf gestrafft und mögliche Engpässe vermieden werden. Die Genehmigungsregeln und Schwellenwerte können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.  
• Nahtlose Integration. Die Lösung von ibml lässt sich in Ihre ERP- und Finanzsysteme integrieren und sorgt so für eine reibungslose Implementierung und minimale Unterbrechung Ihres Betriebs. Diese nahtlose Integration reduziert den Bedarf an zeitaufwändigen Migrationen oder zusätzlichen Schulungen.  
• Berichte und Analysen in Echtzeit. Das System von ibml bietet Echtzeiteinblicke in Ihren Rechnungsstellungsprozess, so dass Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Durch den Zugriff auf Echtzeitdaten können Sie wichtige Leistungsindikatoren wie die Durchlaufzeiten von Rechnungen, die Genauigkeit von Zahlungen und die Leistung von Lieferanten überwachen und so ein besseres Finanzmanagement ermöglichen.  
• Skalierbarkeit und Flexibilität. Die ibml Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwächst, und eignet sich daher ideal für Unternehmen aller Größen und Branchen. Unabhängig davon, ob Ihre Kreditorenbuchhaltung Hunderte oder Tausende von Rechnungen pro Monat bearbeitet, kann die Lösung von ibml so skaliert werden, dass sie Ihren Anforderungen gerecht wird, ohne dass Sie Abstriche bei der Leistung oder Genauigkeit machen müssen.

Die ibml Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Ihre Kreditorenbuchhaltungsabteilung verändern. Mit ibml kann Ihr Team effizienter, präziser und strategischer werden und einen größeren Wert für Ihr Unternehmen schaffen.

Fazit

Kreditorenbuchhalter stehen ständig unter dem Druck, mit weniger mehr zu erreichen, Fehler zu reduzieren, Risiken zu minimieren und reibungslose Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Manuelle Prozesse von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung tragen nur zu dieser Belastung bei. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitsweise ihrer Kreditorenabteilung zu verändern. Mit einem Partner wie ibml können Unternehmen sicher sein, dass ihre Prozesse im Bereich der Rechnungsstellung optimiert sind und sie sich auf das konzentrieren können, was am wichtigsten ist – die Steigerung des strategischen Werts für ihr Unternehmen.