Was ist Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Keine Finanz- und Verwaltungsaufgaben sind so lästig wie die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung (AP).

Laut dem Institute of Finance and Administration (IOFM) ist die Finanzbuchhaltung die arbeitsintensivste, zeitaufwendigste und papierintensivste Finanz- und Verwaltungsfunktion und übertrifft damit notorisch lästige Aufgaben wie die Debitorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung sowie Steuer- und Berichtswesen.

Das manuelle Empfangen, Genehmigen, Buchen und Bezahlen von Lieferantenrechnungen kostet zu viel Geld, dauert zu lange, verursacht zu viele Fehler, sorgt für unzureichende Transparenz und frustriert Lieferanten und Stakeholder.

Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erhöht auch das Risiko, dass ein Unternehmen Opfer von Zahlungsbetrug wird.

Aus diesem Grund setzen Unternehmen aller Größen und Branchen auf die Automatisierung von AP.

Die von IOFM befragten Controller glauben, dass die Finanz- und Verwaltungsabteilung am meisten von der Automatisierung profitieren könnte. Einundsiebzig Prozent der Leiter der Finanzbuchhaltung geben an, dass ihre Abteilung im Jahr 2023 automatisiert werden soll, berichtet IOFM. Tatsächlich planen 44 Prozent der Leiter der Kreditorenbuchhaltung, die ihre Abteilung als „weitgehend automatisiert“ bezeichnen, den Einsatz von mehr Technologie für die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet und wie ein Unternehmen den Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung einschlagen kann.

Was ist AP-Automatisierung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung digitalisiert und vereinfacht jeden Schritt des Prozesses von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung – vom Rechnungseingang und der Kodierung im Hauptbuch bis zur Rechnungsfreigabe und Buchung in einer ERP-Anwendung.

Software zum Scannen von Dokumenten wandelt Papierrechnungen in ein digitales Format um. Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen es Lieferanten, Rechnungen elektronisch an Käufer zu übermitteln, eine Bestätigung über den Eingang ihrer Rechnung zu erhalten und den Status von Rechnungen zu überprüfen. Optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (KI) und maschinelle Lerntechnologien extrahieren und validieren die Kopf- und Positionsdaten von Rechnungen und unterstützen oder automatisieren die Kodierung von Informationen im GL-System des Käufers. Robotische Prozessautomatisierung (RPA) verbindet Systeme und Prozesse, so dass Daten und Bilder nahtlos fließen können. Die Workflow-Automatisierung leitet Rechnungen digital zur Genehmigung weiter. Und Analysetools bieten Echtzeiteinblicke in die operative Leistung, den Cashflow und die Unternehmensausgaben.

Cloud-basierte AP-Automatisierungslösungen bieten Zugriff, wenn Genehmiger und andere Mitarbeiter von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Bilder und Daten werden sicher in einem Online-Archiv gespeichert und können jederzeit und von jedem Ort aus über einen Computer, einen Laptop oder ein mobiles Gerät sofort abgerufen werden.

Zusammen schaffen diese Technologien eine reibungslose Umgebung für die Bearbeitung von Rechnungen.

Wie funktioniert die AP-Automatisierung?

AP-Automatisierung wandelt manuelle und halbautomatische Aufgaben in hocheffiziente digitale Prozesse um.

• Erfassen. Papierrechnungen werden durch Scannen oder Digitalisieren von Dokumenten in digitale Rechnungen umgewandelt. Einige Rechnungsabteilungen nutzen Shared Services Center oder Servicebüros, um Rechnungen in ihrem Namen zu empfangen und zu digitalisieren. Rechnungen, die elektronisch per E-Mail, Fax, FTP-Upload (File Transfer Protocol), Portal, EDI (Electronic Data Interchange) oder auf anderem Wege eingereicht werden, werden zusammen mit den Rechnungsbildern auf einer einzigen Plattform zusammengefasst. Rechnungsdaten wie der Name des Lieferanten, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag und die Überweisungsadresse werden automatisch aus der Rechnung extrahiert. Einige Lösungen nutzen maschinelles Lernen, um die Leistung der Datenerfassung im Laufe der Zeit zu verbessern. Die erfassten Daten werden mit den Bestelldaten abgeglichen, die in der ERP-Anwendung, der Buchhaltungssoftware oder dem System des Käufers gespeichert sind.
• Freigabe. Nicht übereinstimmende Lieferantenrechnungen oder Rechnungen, die genehmigt werden müssen (z. B. Rechnungen mit hohen Beträgen oder Rechnungen von neuen oder strategischen Lieferanten), werden auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln digital zur Überprüfung weitergeleitet. Anders als bei der physischen Weiterleitung von Rechnungen oder der Weiterleitung per E-Mail besteht keine Gefahr, dass Rechnungen an den falschen Genehmiger gesendet werden. Die KI- und maschinelle Lerntechnologie, die in einigen Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung enthalten ist, kann Genehmigungshierarchien und die Art und Weise, wie Ausnahmen gelöst wurden, erkennen und so die Arbeitsabläufe mit der Zeit beschleunigen. Die Genehmiger werden über Rechnungen benachrichtigt, die zur Prüfung anstehen, und sie werden gewarnt, wenn sich das Fälligkeitsdatum einer zu prüfenden Rechnung nähert. Rechnungen, die sich ihrem Fälligkeitsdatum nähern, können auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln automatisch an einen Manager eskaliert werden. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung haben Einblick in den Status der Rechnungsfreigabe.
• Entsendung. Genehmigte Rechnungen können direkt in eine ERP-Anwendung, ein Buchhaltungssoftwarepaket oder ein Aufzeichnungssystem durch vorgefertigte Integrationen mit der AP-Automatisierungslösung gebucht werden. Führende Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung lassen sich mit ERP-Anwendungen von SAP, Oracle, NetSuite, Workday und anderen integrieren. Indem manuelle Eingriffe durch die berührungslose oder durchgängige Buchung von Rechnungen reduziert werden, können die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern, die Gefahr von Eingabefehlern verringern, die Rechnungsfreigabe beschleunigen und die Transparenz verbessern.
• Berichterstattung. AP-Automatisierungslösungen bieten Transparenz über den gesamten Lebenszyklus von Rechnungen bis zur Bezahlung. Grafische Dashboards zeigen in Echtzeit Key Performance Indicators (KPIs) und den Status von Rechnungen an. Drill-Down-Funktionen ermöglichen es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, Daten zu analysieren, um Trends und die Ursache von Problemen zu erkennen. Dank des mobilen Zugriffs sind die Entscheidungsträger auch unterwegs immer auf dem Laufenden. Durch Exporte werden Rechnungsinformationen schnell an nachgelagerte Systeme und Prozesse weitergeleitet. Ad-hoc-Berichte ermöglichen es den Rechnungsabteilungen, ihre Berichte leicht anzupassen, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. Und durch die zentrale Speicherung von Rechnungsbildern und -daten sind AP-Informationen sofort zugänglich.

Die Digitalisierung und Vereinfachung des gesamten Lebenszyklus von der Rechnung bis zur Zahlung beseitigt Reibungsverluste.

Geschäftliche Vorteile der AP-Automatisierung

Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung bieten Abteilungen jeder Größe enorme Vorteile.

• Geringere Kosten. Laut IOFM geben hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen weniger als ein Viertel der Kosten für die Bearbeitung einer einzigen Lieferantenrechnung aus als ihre Kollegen mit wenig oder gar keiner Technologie. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eliminiert die manuellen Aufgaben, die die Gemeinkosten einer Kreditorenbuchhaltung in die Höhe treiben.
• Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Hochautomatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen verarbeiten achtmal so viele Rechnungen pro Vollzeitäquivalent (VZÄ) im Vergleich zu ihren weniger automatisierten Kollegen. So beeindruckend das auch ist, können Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die einen hohen Automatisierungsgrad mit einem hohen Prozentsatz an bestellungsbasierten Rechnungen kombinieren, 11-mal so viele Rechnungen pro Vollzeitäquivalent bearbeiten. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können viele Rechnungen direkt in eine ERP-Anwendung, ein Buchhaltungssoftwarepaket oder ein Aufzeichnungssystem gebucht werden, ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter eingreifen muss.
• Weniger Fehler. Hochgradig automatisierte Rechnungsabteilungen weisen weniger Doppelzahlungen und andere Fehler auf als ihre Kollegen mit wenig oder gar keiner Automatisierung, so die Ergebnisse des IOFM Benchmarking. Die automatische Extraktion und Validierung von Rechnungsdaten verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern.
• Schnellere Rechnungsfreigabe. Laut IOFM benötigen hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen nur ein Viertel der Zeit, um eine Rechnung zur Zahlung freizugeben, im Vergleich zu ihren Kollegen mit wenig oder gar keiner Technologie. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung entfallen die Übergaben und manuellen Aufgaben, die die Rechnungsfreigabe verlangsamen.
• Mehr Frühzahlerrabatte. Laut IOFM erfassen hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsabteilungen siebenmal so viele Angebote für Frühzahlungsrabatte wie ihre weniger automatisierten Kollegen. Diese Frühzahlerrabatte können die Kosten für den Betrieb der Kreditorenbuchhaltung teilweise oder vollständig ausgleichen.

Die Aufgabentrennung und andere Kontrollen, die in führende Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsstellung integriert sind, verringern auch die Möglichkeit des Zahlungsbetrugs. Und die Nachverfolgung aller Aktionen, die an einer Rechnung vorgenommen werden, vereinfacht die Rechnungsprüfung.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Kreditorenbuchhaltungsabteilungen auf Automatisierung setzen.

Wie können Sie mit der Automatisierung von AP beginnen?

Es gibt viele Lösungen für die Automatisierung des Rechnungswesens. Die Wahl der falschen Lösung kann Ihre Abteilung zurückwerfen. Hier finden Sie einige Strategien für die Auswahl der richtigen AP-Automatisierungslösung für Ihre Abteilung.

• Bedarf Ermitteln. Verstehen Sie die aktuellen Prozesse Ihrer Abteilung, dokumentieren Sie die Arbeitsabläufe und identifizieren Sie Schmerzpunkte.
• Definieren Sie Ihre Ziele. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team zusammen, um festzulegen, was Sie mit der Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung erreichen möchten und welchen Umfang Ihre Automatisierungsbemühungen haben sollen.
• Bewerten Sie die Technologie. Suchen Sie nach Technologieanbietern mit Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen, nach Dienstleistungen, die Ihr Automatisierungsprojekt unterstützen, und nach einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in der Automatisierung.
• Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan. Entwickeln Sie einen Projektplan, in dem jeder Schritt des Automatisierungsprojekts sowie die Beteiligten, das voraussichtliche Abschlussdatum und alle Abhängigkeiten aufgeführt sind. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung mit ihren täglichen Aufgaben überfordert sein werden.
• Erstellen Sie einen Business Case. Dokumentieren Sie potenzielle Einsparungen in harten und weichen Dollars sowie die Vermeidung von Kosten und Risiken.
• Messen Sie. Implementieren Sie Mechanismen zur Nachverfolgung der Ergebnisse Ihres AP-Automatisierungsprojekts, damit Sie dem Management Bericht erstatten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihrer Abteilung den Einstieg in die AP-Automatisierung erleichtern.

Automatisieren Sie Ihren AP-Prozess

Die Bearbeitung von Rechnungen ist eine Belastung für die Finanzabteilungen. Aber das muss nicht so sein. Mit der richtigen Lösung zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung können Finanzabteilungen ihre Kosten senken, die Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern, die Genauigkeit der Zahlungen erhöhen, die Durchlaufzeiten verkürzen und mehr Angebote für Frühzahlerrabatte wahrnehmen. Sprechen Sie mit einem unserer Experten, um Ihre Automatisierung in Gang zu bringen.