Was bringt Archivdigitalisierung – und warum ist es für Ihr Unternehmen entscheidend?

Trotz der zunehmenden Digitalisierung erhalten die meisten Unternehmen immer noch Papierdokumente.

Das Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten kann viel Kopfzerbrechen bereiten.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen Lösungen zum Scannen von Archiven ein.

Dieser Artikel erklärt, was eine Archivscan-Lösung ist und warum Unternehmen sie brauchen.

Herausforderungen mit Papierdokumenten

Der Prozentsatz der Dokumente, die in Papierform eingehen, variiert je nach Branche. Laut einer Umfrage der Association for Intelligent Information Management (AIIM) aus dem Jahr 2020 gaben 44 Prozent der Unternehmen an, dass weniger als 10 Prozent ihrer eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen, während 25 Prozent der Unternehmen angaben, dass 50 Prozent oder mehr ihrer eingehenden Dokumente in Papierform vorliegen.

Unabhängig vom Umfang bringen Papierdokumente für Unternehmen zahlreiche Herausforderungen mit sich, darunter:

• Hohe Verwaltungskosten. Die Kosten für das Drucken, Verteilen und Aufbewahren von Papierdokumenten können erheblich sein. In den meisten Fällen gilt: Je größer das Unternehmen, desto höher die Kosten.
• Mangelhafte Zusammenarbeit. Papierdokumente erschweren die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Beteiligten, insbesondere wenn die Beteiligten an verschiedenen Orten arbeiten.
• Risiko von Compliance-Problemen oder Datenschutzverletzungen. Papierdokumente können leicht verloren gehen, gestohlen oder beschädigt werden – und gefährden so die Sicherheit sensibler Informationen.
• Auswirkungen auf die Umwelt. Die Produktion und Entsorgung von Papierdokumenten ist eine große Belastung für die Umwelt. Papierbezogene Verbrauchsmaterialien wie Druckertoner machen die Sache noch schlimmer.

Die physische Aufbewahrung und das Abrufen von Dokumenten ist jedoch eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit Papierdokumenten.

Das Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten kostet viel Zeit, Geld und Platz und birgt Risiken.

Was ist das Scannen von Archiven?

Lösungen zum Scannen von Archiven bieten Unternehmen jeder Größe eine Alternative zur physischen Lagerung.

Beim Scannen von Archiven werden Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt, die elektronisch gespeichert, abgerufen und aufgerufen werden können. Das Scannen von Archiven ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden, da Unternehmen immer mehr ihrer Back-Office-Prozesse digitalisieren und sich auf das Arbeiten von unterwegs einstellen.

Wie man ein Archiv scannt

Beim Scannen von Archiven sind mehrere Schritte erforderlich.

1. Abholung. Papierdokumente müssen aus der Post oder anderen Quellen abgeholt werden.
2. Vorbereitung. Um die bestmögliche Bildqualität zu gewährleisten, müssen Büroklammern, Heftklammern und andere Gegenstände, die den Scanvorgang beeinträchtigen könnten, von den Dokumenten entfernt werden.
3. Scannen. Papierdokumente werden mithilfe eines Scanners in ein elektronisches Format umgewandelt. Einige Scanner sind in der Lage, große Mengen an zusammenhängenden Dokumenten mit hoher Geschwindigkeit zu digitalisieren.
4. Verarbeitung. Die für die Indizierung und den Abruf erforderlichen Metadaten werden erfasst,
5. Archivierung. Digitale Dateien werden elektronisch in einem Repository oder Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Autorisierte Benutzer können archivierte Dokumente jederzeit sofort abrufen.

Diese Schritte reduzieren die Zeit, die Kosten und das Risiko, die mit der Speicherung und dem Abruf von Dokumenten verbunden sind.

Die Bedeutung des Scannens von Archiven

Lösungen zum Scannen von Archiven bieten Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile.

• Gesteigerte Effizienz der Mitarbeiter. Jedes Unternehmen möchte heutzutage mit weniger mehr erreichen. In einer papierbasierten Umgebung verschwenden die Mitarbeiter viel Zeit mit dem Mischen, Ablegen und Abrufen von Dokumenten. Die Ineffizienzen wachsen mit einem Unternehmen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten haben autorisierte Benutzer die Informationen sofort zur Hand, ohne dass sie Aktenschränke oder Kartons durchsuchen müssen. Die Zeit, die die Mitarbeiter mit einer Archivscan-Lösung einsparen, ist Zeit, die sie für höherwertige Tätigkeiten wie die Analyse von Daten oder die Zusammenarbeit mit Interessengruppen verwenden können.
• Keine physische Aufbewahrung Die Kosten für die physische Aufbewahrung und Wiederauffindung von Papierdokumenten können erheblich sein, insbesondere für Unternehmen in Ballungsgebieten, in denen die Kosten für Büroflächen hoch sind. Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass Papierdokumente verloren gehen, falsch abgeheftet, gestohlen oder beschädigt werden. Durch die digitale Speicherung von Dokumenten in einem zentralen Repository entfällt die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung, wodurch wertvoller Platz frei wird und die Informationen autorisierten Benutzern sofort zur Verfügung stehen.
• Optimierte Compliance und Sicherheit. Der Schutz sensibler Informationen kann schwierig sein. Aber die Digitalisierung von Dokumenten mit einer Archivierungslösung hilft Unternehmen, den Zugriff nach Benutzern oder Rollen einzuschränken, die Aufgabentrennung durchzusetzen, die Aufbewahrungskette zu gewährleisten, die mit einem Dokument durchgeführten Aktionen zu verfolgen und den Status von Dokumenten sofort zu sehen. Elektronische Dokumente können auch verschlüsselt und passwortgeschützt werden und in einem zentralen Repository für die Wiederherstellung im Notfall gespeichert werden.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen Lösungen zum Scannen von Archiven einsetzen.

Beginnen Sie mit dem Scannen von Archiven

Es gibt mehrere Technologien, die für das Scannen von Archiven entscheidend sind.

• Produktionsscanner konvertieren Papierdokumente mit hoher Geschwindigkeit in ein elektronisches Format. Einige Scanner verarbeiten mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig. Andere verarbeiten Dokumente digital im Stapel und erfassen die Metadaten, die für die Indizierung und das Abrufen von Dokumenten während des Scannens erforderlich sind.
• Robotic Process Automation (RPA) verbindet Lösungen zum Scannen von Archiven mit Dokumentenmanagementsystemen, Repositories und anderen nachgelagerten Systemen ohne Programmierung.
• Die Cloud-Technologie ermöglicht es Unternehmen, elektronische Dokumente zentral zu speichern und Informationen für autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus sofort verfügbar zu machen.

Diese Technologien automatisieren den Prozess der Erfassung und Speicherung von Dokumenten.

Automatisieren Sie die Dokumentenablage

Das Aufbewahren und Wiederfinden von Dokumenten kann für Unternehmen jeder Größe ineffizient, kostspielig und riskant sein. Lösungen zum Scannen von Archiven konvertieren Verträge und andere Papierdokumente in ein elektronisches Format, um Prozesse zu rationalisieren, den Kundenservice zu verbessern und das Risiko von Compliance- und Betrugsproblemen zu minimieren.

Wenn Sie mehr über das Scannen von Archiven erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an einen unserer Experten.