Vollständiger Leitfaden zum Scannen von Krankenakten
Medizinische Aufzeichnungen sind entscheidend für eine qualitativ hochwertige medizinische Versorgung.
Aber das Sammeln, Speichern und Schützen von medizinischen Unterlagen kann mühsam und riskant sein, vor allem, wenn die Unterlagen in Papierform vorliegen. Je größer das Volumen der medizinischen Aufzeichnungen ist, desto größer wird die Herausforderung.
Aus diesem Grund setzen immer mehr Gesundheitsdienstleister Lösungen zum Scannen von Krankenakten ein.
Die Digitalisierung von Krankenakten rationalisiert Prozesse, macht Patientendaten sofort verfügbar und trägt zur Einhaltung des Healthcare Portability and Accountability Act (HIPAA) bei.
Dieser Artikel bietet einen Überblick über das Scannen von Krankenakten.
Was ist das Scannen von Krankenakten?
Medizinische Unterlagen sind für die Pflege, Diagnose und Behandlung von Patienten unerlässlich.
Aber Krankenhäuser und andere Gesundheitsdienstleister stehen bei der Verwaltung von Patientenakten vor vielen Herausforderungen.
Zunächst einmal ist es nicht ungewöhnlich, dass Krankenhäuser und andere Gesundheitsdienstleister eine Vielzahl von Informationen aus verschiedenen Quellen verwalten, darunter Laborberichte, digitale Bildgebungsberichte und Arztnotizen. Viele Gesundheitsdienstleister müssen Zehntausende von Krankenakten verwalten.
Gesundheitsdienstleister müssen auch die Genauigkeit und Vollständigkeit der Patientenakten sicherstellen. Eine einzige falsche oder fehlende Information in einer Akte kann einen Patienten in Gefahr bringen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Interpretation von Patientenakten selbst für erfahrene Fachleute im Gesundheitswesen schwierig sein kann.
Außerdem müssen Gesundheitsdienstleister die HIPAA-Vorschriften zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes von Patientendaten einhalten. Jede falsche Handhabung oder jeder Missbrauch von Patientendaten kann erhebliche Strafen nach sich ziehen und den Ruf eines Gesundheitsdienstleisters schädigen. Gesundheitsdienstleister können mit Geldstrafen in Höhe von Zehntausenden von Dollar belegt werden, wenn sie sensible Daten nicht ordnungsgemäß sichern.
Die meisten Arztpraxen und anderen Gesundheitsdienstleister verlassen sich bei der Verwaltung ihrer medizinischen Unterlagen auf einen Flickenteppich aus papierbasierten Systemen und elektronischen Ablagesystemen. Dieses Sammelsurium an Prozessen und Systemen führt häufig zu Datenverlusten, ungesicherten Informationen und Schwierigkeiten beim Zugriff auf aktualisierte Unterlagen.
Das Scannen von Krankenakten bietet Anbietern im Gesundheitswesen eine Lösung.
Beim Scannen von Krankenakten werden papierbasierte Krankenakten in ein elektronisches Format umgewandelt.
Die Digitalisierung von Krankenakten reduziert manuelle Prozesse, eliminiert die Möglichkeit, dass Informationen verloren gehen oder verlegt werden, macht Informationen sofort verfügbar und schützt die Patientendaten.
Prozess des Scannens von Krankenakten
Der Prozess des Scannens von Krankenakten umfasst mehrere Schritte:
- Identifikation. Der Gesundheitsdienstleister muss festlegen, welche Papierunterlagen gescannt werden müssen. Auch Unterlagen, die bereits in einem elektronischen Format vorliegen, können erfasst werden.
- Vorbereitung. Um sicherzustellen, dass die Bilder den höchsten Qualitätsstandards entsprechen, muss der Gesundheitsdienstleister vor dem Scannen alle Büro- oder Heftklammern aus den medizinischen Unterlagen entfernen.
- Scannen. Papierbasierte Krankenakten werden mit einem Produktionsscanner digitalisiert. Bei einigen Scannern werden die Bilder von Krankenakten automatisch im Stapel verarbeitet, so dass eine Vorsortierung nicht erforderlich ist. Andere erfassen die für die Indizierung erforderlichen Metadaten direkt während des Scanvorgangs.
- Archivierung. Bilder von Krankenakten werden in einem sicheren Repository gespeichert. Autorisierte Benutzer können jederzeit und von jedem Ort aus über einen PC, einen Laptop oder ein intelligentes Gerät sofort auf die Bilder zugreifen.
Diese Schritte verändern die Art und Weise, wie Gesundheitsdienstleister ihre Krankenakten verwalten.
Vorteile der Funktionen des Scannens von Krankenakten
Das Scannen von Krankenakten bietet enorme Vorteile für Krankenhäuser und Gesundheitsdienstleister.
- Verbesserter Service für Patienten. Durch die zentrale Speicherung von Krankenakten in einem digitalen Repository können Ärzte sofort auf die gesamte Krankengeschichte eines Patienten zugreifen, wodurch die Möglichkeit von Fehlern, die die Gesundheit eines Patienten gefährden könnten, verringert wird. Durch die digitale Speicherung von Akten entfällt auch die Notwendigkeit, kostspielige physische Akten aufzubewahren und abzurufen, die Möglichkeit, dass Akten verloren gehen oder falsch abgelegt werden, und es ist weniger wahrscheinlich, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
- Bessere Einblicke. Die Digitalisierung medizinischer Unterlagen ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, Daten zu analysieren und Trends in der Patientenversorgung zu erkennen. Durch die Erschließung dieser Daten können zudem präventive Maßnahmen ergriffen werden, um das Risiko unerwünschter Ereignisse deutlich zu senken.
- Geringere Kosten. Durch das Scannen von Krankenakten entfallen die Kosten für die Aufbewahrung physischer Dokumente. Digitale Aufzeichnungen reduzieren auch den Bedarf an Papier und den damit verbundenen Verbrauchsmaterialien.
Diese Leistungen stehen Krankenhäusern und Gesundheitsdienstleistern jeder Größe zur Verfügung.
Tools zum Scannen von Krankenakten
Für das Scannen von Krankenakten gibt es verschiedene Tools.
- Cloud. Als Alternative zu Vor-Ort-Lösungen speichert Cloud-Software Bilder und Daten zentral und macht Informationen für autorisierte Benutzer jederzeit und von jedem Ort aus schnell verfügbar.
- Hochleistungsscanner. Hochleistungsscanner wandeln medizinische Unterlagen in ein elektronisches Format um. Scanner der Spitzenklasse verarbeiten vermischte Dokumente unterschiedlichster Größen. Einige Modelle erfassen zusätzlich Metadaten direkt im Durchlauf und sortieren Dokumente basierend auf den erfassten Informationen automatisch aus.
- Optische Zeichenerkennung (OCR). OCR-Software interpretiert maschinengedruckte Daten auf papierbasierten und elektronischen medizinischen Unterlagen und reduziert so den Bedarf an manueller Dateneingabe.
- Künstliche Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen. KI nutzt adaptive Algorithmen, um kognitive Aufgaben ohne Eingreifen eines menschlichen Bedieners auszuführen. KI-gestützte Software kann große Datenmengen analysieren, Muster in der Patientenversorgung erkennen und potenzielle Probleme frühzeitig kennzeichnen.
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). RPA-Software verbindet Lösungen zum Scannen von Krankenakten mit nachgelagerten Systemen und Prozessen, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist.
Diese Tools automatisieren die Erfassung, die Speicherung und den Schutz von medizinischen Unterlagen.
Automatisieren Sie das Scannen von Krankenakten
Patientenakten sind für die Patientenversorgung von entscheidender Bedeutung. Aber das Sammeln, Aufbewahren und Schützen von papierbasierten Aufzeichnungen ist ineffizient und riskant. Das Scannen von Krankenakten senkt die Verwaltungskosten, verbessert die Patientenversorgung und mindert das Risiko von Datenschutzverletzungen und Compliance-Problemen, indem es die enormen Kosten, die mit Papier verbunden sind, eliminiert, sofortigen Zugriff auf Patientenakten bietet und private Patientendaten schützt.
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