Verwendung einer digitalen Poststelle im Gesundheitswesen

Eine effektive Verwaltung und der rechtzeitige Zugriff auf Patientendaten sind im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung.

Herkömmliche Methoden zur Bearbeitung von Patientendokumenten, die per Post eintreffen, können jedoch ineffizient, zeitaufwändig, fehleranfällig und langsam sein. Laut der Association for Intelligent Information Management (AIIM) geben zweiundsechzig Prozent der Organisationen im Gesundheitswesen an, dass ihre größte Herausforderung im Zusammenhang mit Dokumenten die manuelle Bearbeitung von Papier ist. Das Suchen und Abrufen von physischen Dateien, das Eingeben von Daten und die manuelle Weiterleitung von Papierdokumenten zwischen Abteilungen kann die Arbeitsabläufe erheblich verlangsamen und den rechtzeitigen Zugriff auf wichtige Informationen für die Patientenversorgung beeinträchtigen.

Die Herausforderungen bei der Verwaltung von Patientendokumenten können durch den Einsatz digitaler Poststellenlösungen bewältigt werden, die das Scannen von Dokumenten, die intelligente Datenerfassung und die Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen.

Dieser Artikel beschreibt die Vorteile einer digitalen Poststelle für das Gesundheitswesen.

Was ist eine digitale Poststellenlösung?

Digitale Poststellenlösungen automatisieren den Umgang mit eingehender physischer Post und Dokumenten. Die Technologie der digitalen Poststelle ersetzt herkömmliche Poststellenvorgänge durch digitale Prozesse und Arbeitsabläufe.

Einige digitale Poststellenlösungen können auch Patientendokumente empfangen und verarbeiten, die über elektronische Kanäle wie E-Mail, Fax, Mobiltelefon und FTP-Upload (File Transfer Protocol) eingehen.

Digitale Poststellenlösungen wandeln physische Post durch Scannen und intelligente Datenerfassung in ein elektronisches Format um, klassifizieren und indizieren Dokumente und leiten Dokumente auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln digital an die entsprechende Person oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens weiter.

Wie funktioniert eine Lösung für die digitale Poststelle?

Digitale Poststellenlösungen haben in der Regel einen Workflow mit den folgenden Schritten:

• Eingang Physische Dokumente werden in der Poststelle des Gesundheitsunternehmens empfangen. Die Mitarbeiter bereiten die Dokumente für die Verarbeitung vor, indem sie Umschläge, Heftklammern oder Anhänge entfernen.
• Scannen. Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscanner wandeln physische Dokumente in hochauflösende digitale Bilder um. Die besten Hochgeschwindigkeitsscanner können mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten und Dokumente automatisch nach den darin enthaltenen Informationen sortieren.
• Erfassung. Optische Zeichenerkennung (OCR), künstliche Intelligenz (AI), maschinelles Lernen und andere Technologien analysieren die gescannten Dokumente, erkennen Textzeichen und wandeln die Daten in maschinenlesbaren Text um. Relevante Patienteninformationen wie Absenderangaben, Daten und Rechnungsnummern werden automatisch aus dem Text extrahiert und weiterverarbeitet. Die Dokumente und Daten werden dann für eine sichere digitale Archivierung und einen schnellen Abruf indiziert.
• Intelligente Klassifizierung von Dokumenten. Sobald die Daten extrahiert sind, klassifiziert die Lösung für die digitale Poststelle die Dokumente auf der Grundlage vorgegebener Regeln oder Kriterien. Die Lösung bestimmt die Art des Dokuments (z. B. Patientenakte, Versicherungsanspruch, Rechnungen) und weist die entsprechenden Metadaten oder Tags zu. Geschäftsregeln können auf verschiedene Dokumenttypen angewendet werden.
• Workflow-Routing. Digitale Poststellenlösungen können die Arbeitsabläufe einer Gesundheitsorganisation beschleunigen. Die Technologie kann auf der Grundlage vorkonfigurierter Geschäftsregeln Dokumente und Daten an die richtige Person oder Abteilung exportieren. Die Exporte können an die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst und mit anderen Systemen oder Prozessen integriert werden. Einige Cloud-basierte Lösungen für die digitale Poststelle bieten eine integrierte Dokumentenmanagement-Plattform.
• Digitales Archiv und Dokumentenabruf. Digitale Poststellenlösungen bieten ein zentrales Repository, um Dokumente und Daten elektronisch in der Cloud zu speichern. Auf archivierte Dokumente und Daten können autorisierte Benutzer von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät sofort zugreifen. Die meisten Archive umfassen Zugriffskontrollen und Prüfpfade, um die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
• Konnektivität. Die besten Lösungen für die digitale Poststelle nutzen die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), um eine nahtlose Verbindung mit elektronischen Patientenakten (EHR) und anderen Legacy-Anwendungen in einer Gesundheitsorganisation herzustellen, ohne dass eine Computerprogrammierung erforderlich ist.

Die Automatisierung des Empfangs, der Verarbeitung, der Weiterleitung, der Speicherung und des Versands von Aufzeichnungen und anderen Patientendokumenten, die per Post verschickt werden, ist ein entscheidender Vorteil für Gesundheitsdienstleister.

Was sind die Vorteile einer digitalen Poststelle?

Digitale Poststellenlösungen bieten Organisationen im Gesundheitswesen erhebliche Vorteile.

• Gesteigerte Effizienz. Die Zeit, die Gesundheitseinrichtungen mit Verwaltungsaufgaben verschwenden, ist Zeit, die sie nicht für die Patientenversorgung aufwenden können. Digitale Poststellenlösungen machen manuelle Back-Office-Aufgaben überflüssig, wie z.B. das Sortieren, Mischen und Ablegen von physischen Dokumenten, das Eingeben von Daten und die Suche nach Informationen. Befreit von diesen Aufgaben, können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren.
• Höhere Produktivität der Mitarbeiter. Wie in den meisten anderen Branchen stehen auch Organisationen im Gesundheitswesen vor der Herausforderung, Talente zu finden und zu halten. Digitale Posteingangslösungen beseitigen manuelle Aufgaben, die Mitarbeitende ausbremsen und die Arbeit zur lästigen Pflicht machen. Technologie ermöglicht es dem Personal, unabhängig vom Arbeitsort produktiv zu sein. Entscheidungsträger bleiben auch unterwegs stets informiert. Und Organisationen im Gesundheitswesen können ihre Abläufe schnell skalieren, um das Unternehmenswachstum zu unterstützen – ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
• Geringere Gemeinkosten. In diesen wirtschaftlich unsicheren Zeiten will jede Organisation im Gesundheitswesen mit weniger mehr erreichen. Durch die Automatisierung manueller Back-Office-Aufgaben mit einer digitalen Poststellenlösung können Organisationen im Gesundheitswesen die mit Papier verbundenen Kosten senken, den Zeitaufwand für die Behebung von Eingabefehlern verringern, Personal für höherwertige Tätigkeiten einsetzen und ihre Aktivitäten schneller skalieren. Digitale Poststellenlösungen reduzieren beispielsweise den Bedarf an physischem Lagerraum, Papier, Druck und manueller Arbeit im Zusammenhang mit der Postbearbeitung und Ablage.
• Bessere Zugänglichkeit von Informationen. Die Betreuung von Patienten beginnt damit, Ärzten und anderen Beteiligten die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Digitale Poststellenlösungen speichern und indizieren Dokumente und Daten elektronisch in einem zentralisierten Cloud-Archiv, das denjenigen, die sie benötigen, sofort intelligente Erkenntnisse zur Verfügung stellt, wann und wo sie diese benötigen. Dokumente und Daten sind auch für Remote-Benutzer und Personen, die unterwegs sind, verfügbar. Und mit einer digitalen Poststellenlösung können alle Beteiligten ganz einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Informationen austauschen, um die Patientenversorgung zu koordinieren, unabhängig von ihrer Abteilung oder ihrem physischen Standort.
• Bessere Patientenversorgung. Der Zugang zu den Informationen, den digitale Poststellenlösungen bieten, macht es Gesundheitsdienstleistern leicht, schnell und effizient auf Patientenanfragen zu reagieren. Patientenakten, medizinische Testergebnisse, Versicherungsansprüche und Korrespondenz können schneller bearbeitet und zugestellt werden. Und digitale Arbeitsabläufe und ein zentrales elektronisches Archiv verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden, drastisch.
• Verbesserte Informationssicherheit. Die sensiblen Informationen, die durch Gesundheitseinrichtungen fließen, sind ein verlockendes Ziel für böswillige Akteure. Digitale Poststellenlösungen helfen Gesundheitsdienstleistern, Patientendaten zu schützen und das Risiko von Datenschutzverletzungen und Betrug durch Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung, Prüfprotokolle und mehr zu verringern.
• Optimierte Verwaltung von Krankenakten. Die Digitalisierung eingehender Post und Dokumente erleichtert es Organisationen des Gesundheitswesens, ihre Abhängigkeit von Papier zu verringern und elektronische Krankenakten (EMRs) oder elektronische Gesundheitsakten (EHRs) zu erstellen und zu pflegen. Die Kontrollen in digitalen Poststellenlösungen unterstützen auch die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und anderer Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften.
• Schnellere Rechnungsstellung und Bearbeitung von Leistungsansprüchen. Die Gesundheitsbranche wird mit Papierkram im Zusammenhang mit Abrechnungen, Ansprüchen und Erstattungen überschwemmt. Eine digitale Poststelle kann die Bearbeitung dieser Dokumente automatisieren und so die Verwaltungsaufgaben und das Revenue Cycle Management beschleunigen.

Aus diesem Grund setzen immer mehr Organisationen im Gesundheitswesen auf digitale Poststellenlösungen.

Wie Sie die richtige Lösung für die digitale Poststelle auswählen

Es gibt eine Vielzahl von Lösungen für die digitale Poststelle. Die Wahl der falschen Lösung kann eine Organisation im Gesundheitswesen zurückwerfen. Hier sind einige Überlegungen, die Sie bei der Bewertung möglicher Lösungen anstellen sollten.

• Verstehen Sie Ihre Bedürfnisse. Berücksichtigen Sie das Volumen der eingehenden Post, die Art der Dokumente, die Integrationsanforderungen und alle spezifischen Arbeitsabläufe oder Prozesse, die unterstützt werden müssen.
• Behalten Sie die Erfassung im Auge. Die Lösung sollte effiziente Funktionen für das Scannen von Dokumenten und die Datenerfassung bieten, um die Indexierung, die Durchsuchbarkeit und den Abruf von Informationen zu erleichtern.
• Berücksichtigen Sie Ihren Integrationsbedarf. Stellen Sie fest, wie gut sich jede Lösung für die digitale Poststelle in Ihr EHR-System, Ihre Workflow-Plattform und andere bestehende Systeme integrieren lässt. Eine nahtlose Integration gewährleistet einen reibungslosen Informationsaustausch und reduziert den Bedarf an Nacharbeit.
• Priorisieren Sie die Funktionen für Datensicherheit und Compliance. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Benutzerauthentifizierung und Prüfprotokolle bieten. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung den einschlägigen Vorschriften entspricht, z. B. dem HIPAA.
• Suchen Sie nach einer skalierbaren Lösung. Potenzielle Lösungen sollten so skalierbar sein, dass sie sich an die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen anpassen und Änderungen Ihrer spezifischen Arbeitsabläufe und Anforderungen unterstützen können. Einige Lösungen für die digitale Poststelle bieten Hochgeschwindigkeitsscanner, die auch gemischte Dokumente verarbeiten können.

Eine Lösung mit diesen Eigenschaften hilft Ihnen, die Back-Office-Abläufe Ihres Unternehmens zu optimieren.

Fazit

Unternehmen des Gesundheitswesens verwalten eine Vielzahl von Dokumenten und Daten. Ineffiziente und ineffektive Prozesse in der Poststelle können die Kosten in die Höhe treiben, die Patientenversorgung beeinträchtigen und Betrugs- und Compliance-Risiken schaffen. Die Digitalisierung eingehender Post und Dokumente ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen, verbessert die Pflegekoordination, optimiert die Verwaltung medizinischer Unterlagen, rationalisiert die Abrechnung und die Bearbeitung von Ansprüchen und mindert potenzielle Risiken. Das ist genau das, was Organisationen im Gesundheitswesen im heutigen digitalen Zeitalter brauchen.