Verwandeln Sie unstrukturierte Daten in echten Mehrwert – mit einerDigitalen Poststelle

Es sollte nicht so sein.

Die Umstellung auf die Verwaltung digitaler Dokumente sollte die überlasteten physischen Poststellen entlasten. Es wäre nicht mehr nötig, Daten einzugeben, Arbeitsabläufe zu verwalten oder Informationen aufzuspüren. Der Informationsfluss zwischen den Abteilungen würde sich vereinfachen.

Aber das ist nicht passiert.

Während mehr Dokumente elektronisch eingehen als je zuvor, ist die Verwaltung von Informationen dadurch komplizierter geworden. Die meisten Unternehmen wenden mehr Zeit und Mühe als je zuvor auf, um die erhaltenen Daten zu verarbeiten, zu analysieren und zu organisieren.

Die Ursache? Das enorme Wachstum unstrukturierter Daten, mit dem nur wenige Unternehmen umgehen können.

Was ist an unstrukturierten Daten anders?

Als die Verantwortlichen für das Informationsmanagement von der digitalen Zukunft träumten, stellten sie sich wahrscheinlich strukturierte Dokumente vor, wie z. B. Online-Formulare, bei denen die Daten einer vordefinierten Struktur entsprechen. Unstrukturierte Daten sind jedoch anders.

Unstrukturierte Daten sind Informationen, die nicht in einer vordefinierten Weise organisiert sind. Sie sind frei formuliert, liegen in verschiedenen Formaten vor und sind ohne menschliches Zutun schwer zu verwalten.

Es ist nicht vorhersehbar, welches Format die Daten haben werden, welche Informationen in dem Dokument enthalten sein werden und wo. Es kann sich um E-Mails, Texte und Chat-Kommunikation, Videos und Audioaufnahmen handeln. Und sie sind auch nicht immer von höchster Qualität (ich schaue Sie an, soziale Medien).

Semi-strukturierte Dokumente stellen ähnliche Herausforderungen dar. Sie enthalten in der Regel eine Reihe von Standarddatenelementen, wie Name, Adresse, Daten oder Betrag, aber kein Standardlayout. Das Auffinden der erforderlichen Informationen in einem halbstrukturierten Dokument wie einer Bestellung oder einer Lieferantenrechnung erfordert ein Verständnis der Daten.

Das ständige Ringen mit unstrukturierten Daten

Unstrukturierte Dokumente haben das Informationsmanagement lange Zeit erschwert. Laut einer Studie von SSON Industry Reports geben 86 Prozent der befragten Unternehmen an, dass unstrukturierte Daten ihre betriebliche Produktivität und geschäftliche Effektivität beeinträchtigen, und 46 Prozent sagen, dass sie keine Strategie haben, um dieses Problem zu lösen^.1

Die von den meisten Unternehmen verwendeten herkömmlichen Erfassungslösungen wurden nur für die Erfassung, Verwaltung und Speicherung strukturierter Daten entwickelt. Die meisten dieser Systeme setzen voraus, dass die Daten immer an der gleichen Stelle eines Dokuments erscheinen, und zwar ohne Fehler. Das ist in der heutigen Datenlandschaft nicht mehr realistisch.

Und nur wenige Unternehmen verfügen über die Ressourcen, um unstrukturierte Dokumente zu durchforsten und ihren Zweck zu ermitteln. Infolgedessen werden unstrukturierte Daten oft digital gespeichert, aber nie verarbeitet, so dass sie schwer zu finden sind. Sie werden zu „dunklen Daten“.

Das Versprechen der berührungslosen Verarbeitung erfüllen

Unstrukturierte Daten sind zu wertvoll und ein zu großer Teil des Inhaltsmixes, um ignoriert zu werden. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen digitale Poststellen mit Cloud-Erfassungstechnologie ein.

Es gibt drei Arten von Technologien, die den Umgang mit unstrukturierten Daten vereinfachen:

1. Erfassungsdienste: Digitale Poststellenlösungen mit Cloud-nativer Technologie erfassen beliebige Inhalte aus beliebigen Quellen, einschließlich PDFs und Microsoft Word-Dokumente im Anhang von E-Mails. Die Technologie des maschinellen Lernens extrahiert und kennzeichnet unstrukturierte Daten und lernt auf der Grundlage der Tagging-Historie.
2. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA): Benutzerdefinierte Bots automatisieren sich wiederholende Aufgaben und integrieren Systeme, wodurch Mitarbeiter entlastet werden, die Standardisierung von Prozessen ermöglicht und Fehler reduziert werden.
3. Content-Dienste: Digitale Poststellenlösungen mit Cloud-nativer Erfassungstechnologie zentralisieren Dokumente auf einer einzigen Plattform und erleichtern so das Auffinden unstrukturierter Daten. Die Technologie kann jedes Repository nutzen, einschließlich Microsoft SharePoint und Azure.

Eine digitale Poststelle mit Cloud-nativer Erfassungstechnologie macht es Unternehmen leicht, alle strukturierten, unstrukturierten und halbstrukturierten Inhalte, die sie erhalten, auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen.

Mit der Cloud-nativen Erfassungstechnologie kann die Vision einer berührungslosen Verarbeitung Wirklichkeit werden.

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1. Berichte, S. S. O. N. I. (2021, Mai 13). Wie Sie durch intelligente Dokumentenverarbeitung wirklich digitalisiert werden. Das Shared Services & Outsourcing Netzwerk. https://www.ssonetwork.com/rpa/reports/how-to-become-truly-digitalized-through-intelligent-document-processing