Vermeiden Sie häufige Fehler bei der Dokumentenverwaltung

Es ist die Aufgabe von Informationsmanagement-Experten, die Integrität, Sicherheit und Effizienz der Dokumentenmanagement-Prozesse in ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Ein einziger Fehler im Umgang mit Dokumenten kann große Auswirkungen haben – von betrieblicher Ineffizienz bis hin zu empfindlichen gesetzlichen Strafen.

Leider sind viele Unternehmen durch häufige Fehler bei der Dokumentenverwaltung gefährdet.

Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung einer effektiven Dokumentenverwaltung, untersucht die weitreichenden Auswirkungen häufiger Fehler bei der Dokumentenverwaltung und zeigt Ihnen, wie Sie mögliche Fallstricke vermeiden können.

Die Bedeutung der Dokumentenverwaltung
Das Dokumentenmanagement ist mehr als nur eine Back-Office-Funktion, es ist der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Ein effektives Dokumentenmanagement stellt sicher, dass Mitarbeiter problemlos auf die benötigten Inhalte zugreifen können, schützt sensible Daten vor Verletzungen und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Dokumentenverwaltung verbessert auch die Zusammenarbeit, rationalisiert Arbeitsabläufe und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Die falsche Verwaltung von Dokumenten kann hingegen Probleme verursachen, die ein Unternehmen behindern.

Die Auswirkungen von Fehlern bei der Dokumentenverwaltung
Die Art und Weise, wie Dokumente verwaltet werden, hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die Effizienz, die Einhaltung von Vorschriften und den Ruf eines Unternehmens. Wenn Unternehmen die weitreichenden Folgen von Fehlern bei der Dokumentenverwaltung verstehen, können sie proaktive Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Dokumentenverwaltungspraktiken ergreifen.

• Ineffizienzen. Wenn Dokumente schlecht verwaltet werden, verschwenden Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach verlegten oder falsch abgelegten Akten. Dadurch verzögern sich Genehmigungen, Audits, Interaktionen mit dem Kundenservice und andere wichtige Prozesse. So kann beispielsweise ein fehlender Vertrag ein Geschäft verzögern oder ein verlegtes Compliance-Dokument eine Audit-Antwort verzögern. Diese Ineffizienzen kosten Zeit und Ressourcen, erhöhen die Gemeinkosten und frustrieren sowohl Mitarbeiter als auch Kunden.
• Compliance-Risiken. Die Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen, Datenschutzgesetzen, Sicherheitsstandards und anderen behördlichen Anforderungen kann zu erheblichen Strafen, Gerichtsverfahren und Rufschädigung führen. So kann ein Finanzinstitut, das die General Data Protection Regulation (GDPR) nicht einhält, mit erheblichen Geldstrafen belegt werden. Die Nichteinhaltung von Vorschriften untergräbt auch das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Stakeholdern und kann dazu führen, dass diese zur Konkurrenz wechseln.
• Datenschutzverletzungen. Unzureichende Zugangskontrollen, unverschlüsselte Dateispeicherung und andere schwache Datensicherheitsmaßnahmen können dazu führen, dass sensible Informationen für Unbefugte angreifbar sind. Datenschutzverletzungen verursachen nicht nur finanzielle Kosten durch rechtliche Strafen und Abhilfemaßnahmen, sondern schaden auch dem Ruf eines Unternehmens und erschweren es, Kunden zu halten und neue Kunden zu gewinnen.
• Geringere Produktivität. Eine ineffiziente Dokumentenverwaltung ist nicht nur zeitraubend. Sie senkt auch die Moral der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter immer wieder mit Frustrationen aufgrund verlegter Akten oder überflüssiger manueller Aufgaben konfrontiert werden, werden sie weniger produktiv und sind weniger engagiert. Dies kann zu einer hohen Fluktuationsrate führen, was die Ressourcen belastet, die Produktivität verringert und zu Fehlern führt.
• Unzufriedenheit der Kunden. Kunden erwarten prompte und genaue Antworten auf ihre Bedürfnisse, sei es bei der Klärung einer Kontodiskrepanz oder bei der Erfüllung einer Serviceanfrage. Ein schlechtes Dokumentenmanagement kann Antworten verzögern, Fehler verursachen und das Vertrauen der Kunden schwächen. Ein verspäteter Kreditantrag kann zum Beispiel dazu führen, dass ein ansonsten zufriedener Kunde sich an einen anderen Anbieter wendet.

Die Folgen von Fehlern bei der Dokumentenverwaltung wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus. Für Fachleute im Bereich Informationsmanagement bedeutet die Vermeidung gängiger Probleme bei der Dokumentenverwaltung mehr als nur eine Verbesserung der betrieblichen Effizienz – sie hilft, den Ruf, die Finanzen und die Beziehungen eines Unternehmens zu schützen.

8 häufige Fehler bei der Dokumentenverwaltung und wie Sie sie vermeiden können
Häufige Fehler bei der Dokumentenverwaltung können selbst die bestgemeinten Systeme unterminieren. Jeder Fehltritt hat das Potenzial, Arbeitsabläufe zu stören, Risiken zu erhöhen und Mitarbeiter und Kunden zu frustrieren.

1. Verlassen Sie sich auf Papierprozesse. Papierbasierte Dokumentenmanagementprozesse sind von Natur aus ineffizient, fehleranfällig und anfällig für Risiken wie Verlust, Beschädigung und unbefugten Zugriff. Papierbasierte Prozesse erfordern außerdem einen erheblichen physischen Speicherplatz und erschweren die Wiederherstellung im Notfall. Durch die Digitalisierung aller Papierdokumente mit Hilfe von Hochgeschwindigkeitsscannern können Unternehmen ihre Back-Office-Prozesse rationalisieren, Fehler und Nacharbeit reduzieren und den Informationsfluss beschleunigen. Vergewissern Sie sich, dass künftige Dokumentenmanagementsysteme über robuste Suchfunktionen und Redundanzmaßnahmen wie Cloud-basierte Backups verfügen, um die Zugänglichkeit und die Wiederherstellung im Katastrophenfall zu verbessern. Suchen Sie auch nach Scannern mit hoher Zuverlässigkeit.
2. Das Versäumnis, klare Richtlinien festzulegen. Ohne standardisierte Richtlinien für den Umgang mit Dokumenten wenden die Mitarbeiter oft inkonsistente Praktiken an, was zu Desorganisation und Ineffizienz führt. Im Laufe der Zeit können sich diese Unstimmigkeiten zu größeren Problemen auswachsen, z. B. zu Verstößen gegen die Compliance oder zu verlorenen Dateien. Deshalb ist es wichtig, klare Richtlinien für die Dokumentenverwaltung zu entwickeln und durchzusetzen, die Benennungskonventionen, Speicherorte, Aufbewahrungszeitpläne, Versionskontrolle und andere wichtige Prozesse regeln. Achten Sie darauf, diese Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um den sich entwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens an die Dokumentenverwaltung gerecht zu werden, und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.
3. Vernachlässigung der Sicherheit. Standardpasswörter, offene Dateifreigabeberechtigungen, unverschlüsselte Datenspeicherung und andere schwache Sicherheitsmaßnahmen können dazu führen, dass sensible Informationen Cyber-Bedrohungen und unbefugtem Zugriff ausgesetzt sind. Schützen Sie Ihre finanziellen Vermögenswerte, indem Sie eine mehrschichtige Sicherheitsstrategie implementieren, die eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), fortschrittliche Datenverschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen umfasst. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auch über die besten Praktiken für den sicheren Umgang mit Dokumenten und aktualisieren Sie Ihre Sicherheitsprotokolle regelmäßig, um neuen Bedrohungen zu begegnen.
4. Ignorieren von Compliance-Anforderungen. Das Übersehen von Compliance-Verpflichtungen, wie z.B. Aufbewahrungsfristen für Dokumente oder Datenschutzanforderungen, kann zu saftigen Geldstrafen und beschädigten Beziehungen zu Kunden und Aufsichtsbehörden führen. Verringern Sie Ihr Compliance-Risiko mit einem Dokumentenverwaltungssystem, das Compliance-spezifische Funktionen bietet, z. B. automatische Erinnerungen an Aufbewahrungsfristen und Tools zur Erstellung von auditfähigen Berichten. Arbeiten Sie mit den Rechts- und Compliance-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass Ihr System alle relevanten Standards erfüllt.
5. Verwendung veralteter oder fragmentierter Systeme. Wenn Sie sich auf veraltete Dokumentenverwaltungssysteme oder mehrere nicht miteinander verbundene Plattformen verlassen, können Informationssilos entstehen, die Effizienz sinken und die Zusammenarbeit erschwert werden. Außerdem bieten veraltete Systeme oft nicht die Funktionalität, die für ein modernes Informationsmanagement erforderlich ist. Steigen Sie auf ein integriertes Dokumentenverwaltungssystem um, das sich nahtlos mit anderen Tools, wie z.B. einer CRM- oder Projektmanagement-Plattform, verbinden lässt. Stellen Sie sicher, dass das neue System Funktionen wie konfigurierbare digitale Workflows, Zusammenarbeit in Echtzeit sowie Berichte und Business Intelligence bietet, um Dokumentenprozesse abteilungsübergreifend zu vereinheitlichen.
6. Fehlende Planung der Skalierbarkeit. Die meisten Unternehmen werden wachsen. Die Implementierung einer Dokumentenverwaltungslösung, die nicht skaliert werden kann, um das künftige Wachstum eines Unternehmens zu bewältigen, führt zu Engpässen, wie z. B. Speicherbegrenzungen, Informationslatenz oder eingeschränktem Benutzerzugriff, wenn ein Unternehmen expandiert. Machen Sie Ihr Informationsmanagement zukunftssicher, indem Sie in ein skalierbares Dokumentenmanagementsystem investieren, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Berücksichtigen Sie Funktionen wie elastischen Speicher, flexible Benutzerlizenzen und anpassbare Workflows.
7. Unzureichende Benutzerschulung. Mitarbeiter, die nicht genau wissen, wie ein Dokumentenmanagementsystem zu verwenden ist, können es versehentlich (oder absichtlich) umgehen, was zu einer inkonsistenten Handhabung von Dokumenten, potenziellen Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und verpassten Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung führt. Helfen Sie den Anwendern, sich einzuarbeiten, indem Sie umfassende Schulungen anbieten, die auf die Rolle und die Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sind. Integrieren Sie praktische Übungen, Benutzerhandbücher und fortlaufenden Support, um sicherzustellen, dass die Benutzer das Dokumentenmanagementsystem beherrschen und sicher damit umgehen können.
8. Automatisierung übersehen. Der Rückgriff auf manuelle Prozesse für sich wiederholende Aufgaben wie das Markieren, Weiterleiten oder Genehmigen von Dokumenten erhöht das Fehlerrisiko und verlangsamt die Abläufe. Nutzen Sie die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und den manuellen Aufwand zu minimieren. Eine automatisierte Kennzeichnung kann beispielsweise eine einheitliche Kategorisierung gewährleisten, während die Automatisierung von Arbeitsabläufen sicherstellt, dass die Dokumente umgehend an die richtigen Beteiligten weitergeleitet werden.

Wenn Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diese Fallstricke zu vermeiden, schützen Sie nicht nur die Abläufe in Ihrem Unternehmen, sondern gewährleisten auch die Einhaltung von Vorschriften, verbessern die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Fazit
Fachleute für Informationsmanagement sind die Architekten des Erfolgs ihrer Organisation im Dokumentenmanagement. Wenn sie die häufigsten Fehler bei der Dokumentenverwaltung kennen – wie z. B. das Vertrauen auf veraltete Systeme und Prozesse, die Vernachlässigung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder das Übersehen der Automatisierung -, können sie ein stabiles Gerüst aufbauen, das Effizienz, Compliance und Sicherheit unterstützt.