Seien Sie nicht das Hinderniss für BPO: 5 Hindernisse einer schnellen Datenerfassung
Geschäftswachstum ist etwas durch und durch Gutes, oder? Die Business Process Outsourcing (BPO) -Branche hat in den letzten Jahren ein Rekordwachstum verzeichnet und es wird prognostiziert, dass sie ihren rasanten Aufstieg fortsetzen wird.
Grand View Research prognostiziert, dass sich der BPO-Markt bis 2028 fast verdoppeln und damit einen Wert von ca. 435,89 Milliarden US-Dollar erreichen wird.1
Aber was bedeuten diese globalen Zahlen für Ihr BPO-Unternehmen? Und für Ihre Kunden?
Ein plötzlicher Anstieg von Nachfragen kann katastrophale Auswirkungen auf den Kundenservice, Projektlaufzeiten, Datengenauigkeit und vieles mehr haben. Kurz gesagt – es kann das Ende Ihres Unternehmens bedeuten.
Und Ihre Kunden? Sie tendiern aufgrund von Geschwindigkeit und Agilität häufig zu BPO. Sobald sie jahrelang aufgestaute Papieraufzeichnungen digitalisieren müssen oder wenn ihre eigenen veralteten Erfassungsprozesse die Abläufe verlangsamen, wenden sie sich an Sie, um Hilfe zu bekommen.
Aber wenn Sie nicht vorbereitet sind, dann werden schnell Sie zum Hinderniss. Was bisher aufgearbeitet wurde, wird Sie nicht in die nächste Wachstumsphase Ihres Unternehmens führen.
Hier sind die Dinge, die Ihren Datenerfassungsprozess verlangsamen und Ihr Unternehmen vom Wachstum abhalten.
- Getrennte Prozesse für spezialisierte Scanner
- Langwierige Dokumentenvorbereitung
- Zeitaufwendiges manuelles Aussortieren
- Umgang mit Ausreißern
- Langsame Scanner
- Bildqualität
Sie haben einen Satz Scanner für Überweisungsbelege und Schecks, einen anderen für A4-Dokumente. Wenn überhaupt, dann besitzen Sie einen Scanner im Spitzenbereich, der mehrere verschiedene Dokumente bearbeiten kann, aber ein einziges Gerät erreicht schnell seine Grenzen.
Diese getrennten Prozesse bremsen Sie aus. Um die Dokumente Ihrer Kunden zu scannen, müssen Sie diese identifizieren und manuell für jeden Scanner sortieren – ein schmerzhaft mühsamer Ablauf.
Der Betrieb mehrerer Scanner verursacht eine Menge Probleme. Jedes neue Gerät, das Sie verwenden, benötigt Zeit, um den Scan-Job einzurichten, und jedes Setup unterscheidet sich vom nächsten.
Außerdem müssen Sie mehrere Bediener einstellen, die an den verschiedenen Maschinen arbeiten, was den Prozess weiterhin erheblich verlangsamt. Dabei müssen Sie bedenken, dass Sie jeden neuen Mitarbeiter auf mehrere Maschinen schulen müssen, was Ihre Fähigkeit einschränkt, schnell neue Projekte annehmen zu können.
Die Vorbereitung von Dokumenten nimmt den Großteil der Arbeitszeit Ihres Teams in Anspruch. Bevor Sie überhaupt mit dem Scannen beginnen können, müssen Sie Elemente aus Umschlägen entfernen, mehrseitige Dokumente trennen und sicherstellen, dass Seiten nicht zusammengeklebt sind. Außerdem muss Ihr Team Seiten nach Dokumenttyp trennen, um sie an den richtigen Scanner zu schicken.
Mit älteren Scannern können Sie diesen Prozess nicht wirklich beschleunigen. Sie verfügen einfach nicht über die nötige Technologie, um verschiedene Dokumententypen zu identifizieren und zu sortieren. Die richtige Vorbereitung von Dokumenten ist notwendig, um genaue Scans zu gewährleisten, doch das ist der kostenintensivste Teil des Prozesses.
Der Rückversand der Papiermaterialien an den Kunden (organisiert gemäß seinen Anweisungen) stellt einen weiterer Verlust an Ihren Arbeitsressourcen dar. Kunden benötigen häufig Papierkopien für rechtliche Zwecke oder als Schutz, um die Echtheit zu gewährleisten.
Was bedeutet das für Sie? Langwieriges manuelles Sortieren. Sie müssen sich erneut auf manuelle Arbeit verlassen, um Dokumente so zu sortieren, wie es Ihr Kunde bevorzugt. Und es ist unwahrscheinlich, dass sie auf die gleiche Weise sortiert werden sollen, in der Sie die Dokumente zum Scannen benötigen.
Und nun müssen sie erneut manuelle Arbeit einsetzen, um Artikel für einfaches Scannen zu sortieren und sie für einfache Aufzeichnungen zu sortieren. Die manuelle Sortierung bremst Sie nicht nur und verhindert, dass Sie neue Arbeiten erledigen können, sie macht auch 76 % Ihrer Scan-Kosten aus. ii
Die Bereitstellung hochwertiger Daten für Ihre Kunden hat oberste Priorität, aber ältere Scanner verfügen oft nicht über die nötige Technologie, um die Daten, die sie aus gescannten Dokumenten extrahieren, zu klassifizieren.
Veraltete Scanner und Software haben es schwerer, Dokumente zu klassifizieren. Von Bildern mit schlechter Qualität bis hin zur Unfähigkeit, Informationen aus unsortierten Dokumenten zu extrahieren – veraltete Geräte sind einfach nicht mehr der Aufgabe gewachsen. Dies führt zu mehr Ausreißern und einem höheren Zeitaufwand beim manuellen Taggen und Organisieren gescannter Dokumente – und zu langsameren Projektvorlaufzeiten.
Eine Sache, die Ihre veralteten Scanner nicht verbessern können? Sie sind einfach langsam.
Wenn Sie versuchen, Ihre Leistung zu erhöhen und Ihren Rückstand zu beseitigen, ist Geschwindigkeit der wichtigste Punkt. Egal, wie Sie Ihre Prozesse rationalisieren oder wie viele neue Mitarbeiter Sie einstellen, Sie werden immer eine Output-Obergrenze erreichen.
Einfach ausgedrückt: Selbst die besten Altscanner können nicht mit dem weltweit schnellsten High-Volume-Scanner mithalten.
Regierungskunden verlangen, dass gescannte Dokumente bestimmten Qualitätsstandards – FADGI in den Vereinigten Staaten und UTT in der Europäischen Union – entsprechen. Die Erfüllung dieser Anforderungen mit anderen Produkten ist entweder unmöglich oder schmerzhaft langsam. Allerdings erfüllen Scanner von ibml die Qualitätsanforderungen von FADGI und UTT, sodass Sie keine Kompromisse bei der Geschwindigkeit eingehen müssen.
Überwinden Sie die Hindernisse
Wenn Ihre Kunden Dokumente digitalisieren müssen, sollten Sie sie nicht warten lassen. Konsolidieren Sie Ihre unterschiedliche Datenerfassung mit der schnellsten intelligenten Informationserfassungstechnologie. Erfahren Sie hier, inwiefern ibml-Lösungen vorbereitet sind, Ihnen dabei zu helfen, den Überblick zu behalten.
Quellen:
1. „Business Process Outsourcing Market Size Report, 2021-2028“, Grandview Research