Kontrollieren Sie das Informationschaos mit einer digitalen Poststelle

Das Informationschaos könnte die Oberhand gewinnen. Das ist eine Schlussfolgerung aus einem Bericht der Association for Intelligent Information Management^.1

Die Forscher fanden heraus, dass die durchschnittliche Organisation ihre Bemühungen, das Informationschaos zu kontrollieren, mit 1,64 von 4 Punkten bewertet. Das entspricht einer mäßigen Note C‑, die wenig Vertrauen weckt.

Die von AIIM befragten Unternehmen sind zwar zufrieden mit ihren Fortschritten, aber 25 Prozent geben an, dass die Digitalisierung, Automatisierung und Integration von Prozessen eine Herausforderung darstellt, und 24 Prozent sagen, dass es schwierig ist, Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten.

Unglaublicherweise hat sich der Prozentsatz der Unternehmen, die mit der Digitalisierung, Automatisierung und Integration von Prozessen und der Verwaltung von Informationen zu kämpfen haben, seit Mitte der 2000er Jahre kaum verändert, stellt AIIM fest.

Aber die Poststellen von heute stehen vor gewaltigen Herausforderungen:

• Explodierende Mengen an Daten und Dokumenten
• Mehrere Informationskanäle
• Neue Inhaltsformate
• Wachsende Mengen an unstrukturierten und halbstrukturierten Daten
• Erhöhte Nachfrage nach einer beschleunigten Bereitstellung von Daten im Downstream
• Ständig wachsende Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften

Ohne die richtigen Prozesse können Mitarbeiter wichtige Informationen übersehen und ungenaue oder schlecht organisierte Daten erzeugen. Dies führt zu fragmentierten Systemen, die die Sichtbarkeit verschleiern und die Beteiligten daran hindern, gut informierte Entscheidungen zu treffen.

Fernarbeit erschwert das Informationsmanagement zusätzlich. Die meisten Poststellen benötigen Mitarbeiter in den Büros, um Dokumente und Daten zu empfangen und weiterzuleiten. Dies bedeutet eine größere Belastung für die Poststelle, die Dokumente zu digitalisieren, um den Fernzugriff zu ermöglichen.

Wenn Ihre Poststelle keinen besseren Weg findet, setzen Sie Ihr Unternehmen einem Wettbewerbsnachteil aus. In einer Zeit, in der die Gewinnspannen bereits schrumpfen, trägt das Informationschaos zu höheren Kosten, geringerer Produktivität, weniger Flexibilität und einem schlechteren Kundenerlebnis bei.

Was ist aus dem Versprechen einer digitalen Poststelle geworden?

Warum werden Initiativen zum Informationsmanagement nicht umgesetzt? Es geht darum, wie Poststellen Daten erfassen und verwalten.

Die von AIIM befragten Unternehmen stufen intelligente Erfassung, maschinelles Lernen und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) – die Eckpfeiler eines intelligenten Unternehmens – als die am wenigsten ausgereiften Maßnahmen im Bereich Informationsmanagement ein.

Und es überrascht niemanden, dass 46% der Unternehmen der Meinung sind, dass die Abstimmung zwischen Geschäft und Technologie verbessert werden muss.

Die Technologie hält die Unternehmen nicht zurück. Die Argumente für intelligente Erfassung, maschinelles Lernen und RPA sind bewiesen und überzeugend. Aber nur wenige setzen diese Technologie effektiv ein.

Veraltete Erfassungslösungen vor Ort waren nicht für die Herausforderungen der heutigen Poststellen ausgelegt.

Herkömmliche Erfassungslösungen erfordern komplizierte Implementierungen und lassen sich nur schwer an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Und das Zusammensetzen unterschiedlicher Lösungen schafft nur noch mehr Komplexität, birgt Sicherheitsrisiken und treibt die Erfassungskosten in die Höhe. Teure, feste Verträge sind eine Falle für Unternehmen und verursachen zusätzliche Kosten für die Integration zusätzlicher Funktionen und Möglichkeiten.

Aufbau einer intelligenten Poststelle

Es ist an der Zeit, Ihren Ansatz zu überdenken.

AIIM sagt voraus, dass die Menge an Informationen, die Unternehmen erhalten, in den nächsten zwei Jahren um das 4,5-fache ansteigen wird. Das Beängstigende daran? Mehr als 57% werden unstrukturiert oder halbstrukturiert sein.

Diese Art von Volumen überfordert eine Poststelle, die nicht über die richtige Technologie verfügt. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, in eine digitale Poststelle zu investieren.

Digitale Poststellen verwalten Papier- und elektronische Dokumente und Daten auf einer einzigen Plattform. Dies rationalisiert die Erfassung, Extraktion und Validierung auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln. Außerdem werden präzise Inhalte schneller an nachgelagerte Systeme weitergeleitet.

Vor-Ort-Erfassungslösungen sind dieser Aufgabe nicht gewachsen. Um die digitale Poststelle Wirklichkeit werden zu lassen, bedarf es einer neuen Art von Cloud-nativer Erfassungstechnologie. Cloud-Erfassungslösungen aggregieren, extrahieren, validieren und verarbeiten Daten aus beliebigen Dokumenten, die über verschiedene Kanäle zugestellt werden. Mit unbegrenzten Volumina können Sie problemlos Benutzer und Bots einrichten und nach Bedarf skalieren.

Sie können diese Lösungen auch in Ihre Altsysteme und unternehmenskritischen Anwendungen wie ERP- und CRM-Plattformen integrieren. Automatische Software-Updates sorgen für maximalen Datenschutz, und nutzungsbasierte Software und Abonnementpreise helfen Ihnen bei der Kostenkontrolle.

Diese Funktionen geben Ihrer Poststelle die Kontrolle über ihre Inhalte. Angesichts dieser Herausforderungen ist es an der Zeit, sich zu entscheiden, ob Sie hinter die Konkurrenz zurückfallen oder Ihr Informationsmanagement modernisieren wollen.

Es ist eine einfache Wahl.

Sehen Sie, wie ibml Ihnen heute helfen kann. Sprechen Sie mit einem Experten darüber, wie Ihr Unternehmen von einer digitalen Poststelle profitieren kann.

1. AIIM. 2021 Zustand der Branche für intelligentes Informationsmanagement: Ein Weckruf für Organisationsleiter. https://info.aiim.org/state-of-the-intelligent-information-management-industry-2021