KI‑gestützter Vertragsleser: 6 Best Practices für wertvolle Einblicke aus Ihren Verträgen

Verträge sind entscheidend dafür, wie Geschäfte gemacht werden.

Für Fachleute im Informationsmanagement besteht die Herausforderung darin, wesentliche Daten aus Verträgen – Beziehungen, Zahlungsbedingungen und Verpflichtungen – zu erfassen, ohne dabei wichtige Details zu vergessen.

Herkömmliche Methoden zur Erfassung von Vertragsinformationen sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem ist es schwierig, manuelle Datenerfassungsprozesse zu skalieren, um mit dem wachsenden Vertragsvolumen Schritt zu halten.

Hier kommen die Vertragsleser mit künstlicher Intelligenz (KI) ins Spiel.

Diese leistungsstarke Technologie automatisiert die Extraktion von wichtigen Datenpunkten aus Verträgen.

Dieser Artikel zeigt, wie KI-Vertragsleser funktionieren und welche Vorteile sie bieten.

Was ist ein KI-Vertragsleser und wie funktioniert er?

Ein KI-Vertragsleser nutzt Technologien der künstlichen Intelligenz wie maschinelles Lernen (ML) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um wichtige Informationen aus Verträgen zu extrahieren.

So funktioniert die Technologie:

• Aufnahme. Verträge werden in jedem Format in den Reader hochgeladen, egal ob es sich um ein PDF, ein Word-Dokument oder ein gescanntes Bild handelt. So wird sichergestellt, dass alle Dokumente für die Datenextraktion bereit sind.

• Erkennung. Die optische Zeichenerkennung (OCR) wandelt gescannte oder nicht bearbeitbare Dateien in maschinenlesbaren Text um und ermöglicht der KI so den Zugriff auf den Inhalt und dessen Verarbeitung.

• Erfassung. KI-Vertragsleser verwenden vordefinierte Regeln und ausgefeilte Algorithmen, um bestimmte Datenpunkte in Verträgen zu identifizieren und zu extrahieren, z. B. Daten, Zahlungsbedingungen und die Parteien.

• Ausgabe. Das Lesegerät exportiert die erfassten Daten in ein brauchbares Format, z.B. ein PDF, oder integriert die Daten in eine Dokumentenmanagement-Plattform oder ein anderes System zur weiteren Verwendung.

Durch die Automatisierung der Datenextraktion beseitigt ein KI-Vertragsleseprogramm die Ineffizienzen und Ungenauigkeiten der manuellen Methoden. Die Fähigkeit, mit verschiedenen Formaten umzugehen, Text genau zu erkennen und Daten zu exportieren, sorgt dafür, dass Unternehmen schnell und zuverlässig die benötigten Details aus ihren Verträgen erfassen können.

Die wichtigsten Vorteile eines KI-Vertragslesers

Die Rationalisierung der Vertragsdatenerfassung mit einem KI-Vertragsleser bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienz. Die manuelle Erfassung von Daten aus Verträgen kann Stunden dauern, insbesondere bei großen Dokumentenmengen. KI-Vertragslesegeräte verkürzen diesen Prozess auf Minuten, wodurch wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei wird. In einer automatisierten Umgebung können sich die Mitarbeiter mehr auf strategische Initiativen konzentrieren, anstatt sich mit der manuellen Dateneingabe aufzuhalten.

• Genauigkeit. Manuelle Prozesse sind von Natur aus anfällig für menschliche Fehler, wie z.B. das falsche Eingeben von Daten, das falsche Lesen von Klauseln oder das Übersehen wichtiger Details. KI-Vertragsleser gewährleisten eine hohe Präzision bei der Datenerfassung, liefern zuverlässige Ergebnisse und verringern das Risiko kostspieliger Fehler.

• Skalierbarkeit. Die Verwaltung von Hunderten oder Tausenden von Verträgen kann manuelle Prozesse überfordern. KI-Vertragsleser bewältigen große Mengen effizient und gewährleisten eine gleichbleibende Leistung unabhängig vom Arbeitsaufkommen. Diese Skalierbarkeit ist entscheidend für die effektive Verwaltung des Unternehmenswachstums.

• Einhaltung der Vorschriften. KI-Vertragsleser eignen sich hervorragend für die Erfassung von Compliance-relevanten Daten und stellen sicher, dass Unternehmen ihre rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen zuverlässig erfüllen. Details wie Verlängerungsdaten, Gerichtsbarkeitsklauseln und Audit-Anforderungen werden identifiziert und extrahiert, so dass eine klare und übersichtliche Darstellung der Compliance-Bedingungen entsteht. Diese Funktion trägt dazu bei, Risiken im Zusammenhang mit verpassten Fristen, übersehenen Verpflichtungen oder nicht konformen Formulierungen zu minimieren.

• Produktivität. Die Automatisierung manueller und sich wiederholender Aufgaben wie der Datenextraktion ermöglicht es den Teams, ihre Zeit und ihre Fähigkeiten für höherwertige Aktivitäten einzusetzen, was die Produktivität und die Arbeitsmoral verbessert.

KI-Vertragsleser verändern die Art und Weise, wie Unternehmen wichtige Daten aus ihren Verträgen erfassen, und bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit, Skalierbarkeit, Compliance und Produktivität.

Wichtige Anwendungsfälle für einen KI-Vertragsleser

AI-Vertragsleser befassen sich mit den Herausforderungen, denen sich Fachleute für Informationsmanagement gegenübersehen.

• Verfolgung des Verlängerungsdatums. Verpasste Verlängerungsdaten können zu verpassten Chancen oder Serviceunterbrechungen führen. KI-Tools erfassen und markieren diese Termine und sorgen so für rechtzeitiges Handeln.

• Begriffserkennung. Das Verständnis von Zahlungsverpflichtungen ist entscheidend für die Finanzplanung. KI-Tools extrahieren die Zahlungsbedingungen genau und eliminieren so das Risiko einer Fehlkommunikation.

• Einhaltung der Vorschriften. Verträge enthalten oft Klauseln, die gesetzliche oder branchenübliche Standards einhalten müssen. KI-Tools erfassen diese Details und ermöglichen eine schnelle Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.

• Standardisierung von Verträgen mit Lieferanten. Durch die Erfassung standardisierter Bedingungen in allen Verträgen helfen KI-Vertragsleser den Teams, Konsistenz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

• Sorgfältige Prüfung. Bei Audits oder Fusionen sind organisierte und zugängliche Vertragsdaten unerlässlich. KI-Vertragsleser rationalisieren die Datenerfassung und beschleunigen die Due-Diligence-Prüfungen.

KI-Vertragslesegeräte bieten gezielte Lösungen für häufige Herausforderungen im Vertragsmanagement und ermöglichen es Fachleuten im Informationsmanagement, proaktiv und organisiert zu bleiben. Von der Verfolgung kritischer Verlängerungsdaten bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und der Standardisierung von Lieferantenvereinbarungen – diese Tools rationalisieren Geschäftsprozesse und verringern die mit der manuellen Datenerfassung verbundenen Risiken.

6 Tipps zur Erfassung von Vertragsinformationen mit KI

Damit Sie Ihren KI-Vertragsleser optimal nutzen können, sollten Sie die folgenden sechs Best Practices für die Erfassung von Vertragsdaten beachten:

1. Organisieren Sie Verträge für einen einfachen Zugriff. Bevor Sie einen KI-Vertragsleser einsetzen, sollten Sie sicherstellen, dass alle Verträge ordnungsgemäß gespeichert und digitalisiert sind. Die Zentralisierung von Verträgen in einem sicheren und strukturierten Repository verringert Ineffizienzen und stellt sicher, dass die KI nahtlos auf alle Dokumente zugreifen kann. Hochauflösende Scans verbessern die OCR-Genauigkeit und sorgen für eine bessere Datenerfassung.

2. Legen Sie Ihre Regeln für die Datenerfassung fest. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an Vertragsdaten. Legen Sie fest, welche Datenpunkte am wichtigsten sind, z. B. Verlängerungsdaten, Zahlungsbedingungen, Compliance-Klauseln oder Parteien. Wenn Sie das Tool an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen, wird sichergestellt, dass der KI-Vertragsleser die Informationen erfasst, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

3. Schulen Sie Ihr Team. Ein KI-Vertragsleser ist nur so effektiv wie die Menschen, die ihn benutzen. Bieten Sie Schulungen an, um Ihr Team mit den Möglichkeiten des Tools vertraut zu machen und sicherzustellen, dass es weiß, wie es für bestimmte Datenerfassungsaufgaben zu konfigurieren ist. Richtiges Training minimiert Fehler, verbessert die Produktivität der Mitarbeiter und stärkt das Vertrauen des Teams in die Technologie.

4. Validieren Sie die Ergebnisse regelmäßig. Selbst die besten KI-Tools können gelegentlich komplexe Klauseln falsch interpretieren. Die regelmäßige Überprüfung der erfassten Daten gewährleistet ihre Genauigkeit und zeigt Bereiche auf, in denen die KI möglicherweise Anpassungen vornehmen muss. Dieser Schritt schafft im Laufe der Zeit auch Vertrauen in die Ergebnisse der Software.

5. Integrieren Sie mit Ihren Systemen. Erfasste Daten sind am wertvollsten, wenn sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr KI-Vertragslesegerät Daten in Formaten exportiert, die mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihren CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) oder anderen Systemen kompatibel sind. Diese Integration vereinfacht die Prozesse und steigert die betriebliche Effizienz.

6. Überwachen Sie die kontinuierliche Verbesserung. KI-Technologien entwickeln sich schnell weiter. Bleiben Sie auf dem Laufenden über neue Funktionen oder Updates Ihres Technologieanbieters, die die Genauigkeit der Datenerfassung verbessern oder die Fähigkeiten des Tools erweitern können. Durch regelmäßige Überwachung und Feedbackschleifen mit dem Anbieter können Sie sicherstellen, dass Ihr KI-Vertragslesegerät auf dem neuesten Stand bleibt und optimale Ergebnisse liefert.

Wenn ein Unternehmen diese sechs Best Practices befolgt, kann es die Effektivität seines KI-Vertragslesegeräts maximieren und eine nahtlose, genaue Vertragsdatenerfassung sicherstellen. Von der Organisation der Dokumente und der Definition kritischer Datenpunkte bis hin zur Schulung von Anwendern und der Integration des Tools in bestehende Systeme – jeder Schritt stärkt die Fähigkeit eines Unternehmens, das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.

Fazit

Die genaue und effiziente Erfassung von Vertragsdaten ist entscheidend, um das Geschäft voranzutreiben, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu minimieren. KI-Vertragsleser automatisieren die Extraktion wichtiger Details und ermöglichen es den Teams, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren. Wenn Sie bewährte Verfahren wie die Organisation von Verträgen, die Konfiguration von Datenerfassungsregeln und die Schulung von Mitarbeitern befolgen, können Unternehmen das volle Potenzial dieser Technologie ausschöpfen.