Häufige Kreditorenbuchhaltungsprobleme und wie man sie löst

Für die meisten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen ist es nicht einfach, Lieferanten zu bezahlen.

Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) sind Controller der Ansicht, dass die Kreditorenbuchhaltung die arbeitsintensivste, zeitaufwändigste und papierintensivste Finanz- und Verwaltungsfunktion ist und bekanntermaßen mühsame Aufgaben im Bereich von Forderungen, Steuern und Berichterstattung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung übertrifft.

Das Empfangen, Genehmigen und Buchen von Lieferantenrechnungen umfasst häufig eine komplexe Reihe von Schritten, die meistens zu viel kosten, zu lange dauern, zu viele Fehler verursachen und eine unzureichende Transparenz bieten.

Ineffizienzen im Rechnungsbearbeitungszyklus – ob Rechnungen nun in Papierform über den United States Postal Service oder elektronisch per E-Mail, über ein Lieferantenportal oder per Fax eingehen – wirken sich ebenfalls nachteilig auf ein Unternehmen aus, erschweren die Liquiditätsprognose und das Ausgabenmanagement und belasten die Lieferantenbeziehungen.

Die häufigsten Herausforderungen bei der Rechnungsbearbeitung betreffen Unternehmen jeder Größe und jeder Branche. Die Probleme, die mit der Rechnungsbearbeitung verbunden sind, nehmen jedoch oft zu, wenn ein Unternehmen größer wird. Geografisch verteilte Mitarbeiter, mehrere Währungen und Sprachen, unzählige Steuervorschriften und mehrere Aufzeichnungssysteme erschweren das Extrahieren, Validieren und Buchen von Rechnungsdaten erheblich.

Die größten Schmerzpunkte der Kreditorenbuchhaltung

Jedes Projekt zur digitalen Transformation muss mit einer ehrlichen Bewertung der aktuellen Situation des Unternehmens beginnen. Denn was man nicht messen kann, kann man nicht in Ordnung bringen. Während jede Kreditorenabteilung vor einzigartigen Herausforderungen steht, gibt es sechs häufige Herausforderungen bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen.

1. Hohe Kosten. Jedes Unternehmen möchte mit weniger mehr erreichen. Laut IOFM kostet die manuelle Bearbeitung einer einzigen Rechnung in der Kreditorenabteilung jedoch mehr als 6 Dollar. Und das berücksichtigt nicht die erheblichen Arbeitskosten, die mit der Behebung unvermeidlicher Fehler verbunden sind, die durch falsch eingegebene Daten verursacht werden.
2. Geringe Produktivität der Mitarbeiter. Die ganze Zeit, die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung mit manuellen Aufgaben wie Eingabe von Rechnungsdaten, Verschieben von Papier und E-Mails, Nachverfolgung von Informationen und Behebung von Fehlern verschwenden, ist Zeit, die sie nicht für wachstumsfördernde Aktivitäten wie Datenanalysen aufwenden können. In einer manuellen Kreditorenabteilung scheinen strategische Aufgaben immer in den Hintergrund gedrängt zu werden.
3. Fehler und Irrtümer. Überall, wo Menschen am Werk sind, kommt es zu Fehlern. Ein einziges falsch eingegebenes Zeichen kann zu nachgelagerten Problemen und potenziellen finanziellen Verlusten führen. Es ist auch einfacher, eine Rechnung fälschlicherweise zur Zahlung zu genehmigen, bevor jemand erkennt, dass die Rechnungsdaten nicht mit den im ERP-System gespeicherten Bestellinformationen übereinstimmen.
4. Langsame Rechnungsfreigabe. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Kreditorenabteilung länger braucht, um Genehmigungen für Rechnungen zu erhalten, sind Sie nicht allein. In vielen Unternehmen können Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung nie sicher sein, wer die Rechnung genehmigen soll, sie haben keinen Einblick in den Status der Rechnung, Rechnungen können im Posteingang eines Genehmigers liegen, der nicht im Büro ist, und es besteht keine Möglichkeit, Maßnahmen nachzuverfolgen, die für eine Rechnung ergriffen wurden. Langsame Rechnungsgenehmigungszyklen können zu Strafen für verspätete Zahlungen, verpassten Rabatten für vorzeitige Zahlungen, ärgerlichen Telefonanrufen und E-Mails von Lieferanten sowie zu Schwierigkeiten bei der Liquiditätsprognose führen. Und jede Rechnungsausnahme kann zu wochenlangem Hin und Her von E-Mails und Telefonaten zwischen internen und externen Parteien führen, die versuchen, den Dingen auf den Grund zu gehen.
5. Unzureichende Transparenz. Wenn Sie sich auf manuelle oder halbautomatische Prozesse verlassen, ist es schwierig, auf Informationen zu Rechnungen und Kreditorenbelegen zuzugreifen. In diesen Umgebungen werden wichtige Daten nicht erfasst, die erfassten Informationen sind nicht genau oder vollständig, die Daten sind schlecht organisiert, die Systeme sind nicht integriert, und die Informationen sind nicht aktuell. Denken Sie nur an die ganze Zeit, die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung verschwenden, um sich während der Auditsaison durch Aktenschränke zu wühlen, um nach Rechnungen zu suchen.
6. Fragmentierte Systeme. Liquiditätsprognosen und das Ausgabenmanagement bedeuten in unsicheren wirtschaftlichen Zeiten wie diesen mehr. Eine unzureichende Integration von Prozessen und Aufzeichnungssystemen der Kreditorenbuchhaltung kann es den Entscheidungsträgern jedoch erschweren, auf die benötigten Variablen zuzugreifen. Als Ausweichlösung geben viele Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung häufig Daten in Altsysteme ein oder erstellen Tabellenkalkulationen für die Berichterstattung. Darüber hinaus führen schlecht integrierte Finanzsysteme dazu, dass doppelte Zahlungen und betrügerische Transaktionen unbemerkt bleiben und die Rentabilität des Unternehmens schmälern.

Dies sind die häufigsten Herausforderungen, die Kreditorenabteilungen und ihre Unternehmen behindern.

Die Vorteile der Cloud-Datenerfassungstechnologie

Die Cloud-Datenerfassung unterstützt Kreditorenabteilungen bei der Bewältigung ihrer größten Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung.

• Reduzierte Kosten. Cloud-Datenerfassungslösungen konsolidieren alle Rechnungserfassungsprozesse auf einer einzigen, vorintegrierten Plattform. Inhalte können aus mehreren verschiedenen Eingabequellen erfasst werden.
• Höhere Produktivität der Mitarbeiter. Cloud-Datenerfassungslösungen machen die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten, die erneute Eingabe von Informationen in Systeme oder Datensätze oder das Verschieben von Papier- oder E-Mail-Rechnungen überflüssig. Die Integration mit ERP-Anwendungen (Enterprise Resource Planning), Buchhaltungssoftware und anderen veralteten Systemen sorgt dafür, dass keine doppelten Daten eingegeben, zwischen den Systemen umgeschaltet oder unvermeidliche Fehler behoben werden müssen. Kreditorenabteilungen können auch unbegrenzt Bots und Benutzer hinzufügen, um schnell zu skalieren.
• Schnellere Rechnungsfreigabe. Das automatische Extrahieren, Validieren und Weiterleiten von Rechnungsdaten beseitigt Probleme im Rechnungsverarbeitungszyklus und stellt sicher, dass die Genehmigungsprozesse reibungslos ablaufen.
• Genauere Ergebnisse. Durch die Automatisierung der Erfassung und Validierung von Rechnungsdaten wird das Auftreten von Fehlern reduziert. Künstliche Intelligenz (KI) extrahiert und klassifiziert automatisch Daten aus jeder Quelle, einschließlich unstrukturierter Dokumente. Maschinelles Lernen reduziert im Laufe der Zeit menschliche Eingriffe und Fehler, indem es versteht, wie Daten erfasst werden sollten.
• Verbesserte Transparenz. Die Cloud-Datenerfassung lässt sich nahtlos in bestehende Content-Management-Systeme integrieren, sodass Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung Informationen über eine einzige Plattform suchen und finden können.
• Konnektivität. Die Roboter-Prozessautomatisierung (RPA) verbindet die Kreditorenbuchhaltung mit Altsystemen, wodurch Fehler und Irrtümer begrenzt und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung entlastet werden, um mehr Zeit für wichtigere Aufgaben aufzuwenden.

Von reduzierten Kosten bis hin zu besserer Systemkonnektivität – Cloud-Erfassungslösungen eliminieren Herausforderungen während des gesamten Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung und sorgen für eine bessere Positionierung der Kreditorenbuchhaltung als strategischen Partner des Unternehmens.

Warum eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung Sinn macht

Heutzutage ruht eine Menge auf den Schultern der Kreditorenbuchhaltung. Doch die Cloud-Erfassungstechnologie kann der Kreditorenbuchhaltung helfen, diese Herausforderungen zu meistern und den Geschäftserfolg voranzutreiben.

Wenn Ihr Unternehmen nach Wegen sucht, um hohe Kosten, eine niedrige Mitarbeiterproduktivität, zu viele Fehler, lange Zykluszeiten, eine unzureichende Transparenz oder fragmentierte Systeme hinter sich zu lassen, möchte ibml gern mit Ihnen sprechen.

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