Dokumentenmanagement für Banken: 8 Tipps, wie Sie die beste Software finden

Auf den Schultern von Informationsmanagement-Experten in Banken ruht eine Menge Arbeit. Sie müssen mit immer größeren Mengen an sensiblen Daten jonglieren und dies auf eine Weise tun, die zugänglich und sicher ist.

Von behördlichen Anträgen bis hin zu Details zu Kundenkonten – das Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg einer Bank.

Aber die Verwaltung von Dokumenten kann ohne die richtigen Tools ineffizient und riskant sein. Deshalb implementieren immer mehr Informationsmanagement-Experten in Banken Systeme zur Dokumentenverwaltung.

Dieser Artikel befasst sich mit den Herausforderungen, mit denen Banken bei der Dokumentenverwaltung konfrontiert sind, zeigt, wie Dokumentenverwaltungssysteme funktionieren, und gibt Tipps für die Auswahl der besten Dokumentenverwaltungslösung.

Die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung für Banken
Effizientes und sicheres Dokumentenmanagement ist für Banken keine Kleinigkeit.

• Belastung durch Compliance. Banken unterliegen einer Vielzahl von Vorschriften, darunter die Datenschutzgrundverordnung (GDPR), die Geldwäschebekämpfung (AML) und die Anforderungen an die Kenntnis Ihrer Kunden (KYC). Die manuelle Verwaltung der Einhaltung von Dokumenten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Und die Nichteinhaltung kann zu schweren Strafen und Rufschädigung führen.
• Sicherheitsrisiken. Banken sind ein bevorzugtes Ziel für Cyberangriffe. Der Schutz sensibler Finanzdaten erfordert absolut sichere Maßnahmen für vertrauliche Dokumente wie Kundenkontodaten, Finanztransaktionen und interne Kommunikation. Papierakten, unverschlüsselte digitale Ordner und andere traditionelle Methoden der Dokumentenablage sind anfällig für Sicherheitsverletzungen.
• Skalierbarkeit. Mit dem Wachstum der Banken wächst auch das Dokumentenvolumen exponentiell. Herkömmliche Ansätze zur Verwaltung von Dokumenten können schnell überwältigend werden, was zu langsamen Abrufzeiten, unorganisierten Unterlagen und potenziellen Problemen beim Kundenservice führt.
• Der Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Ineffizientes Dokumentenmanagement ist ein großer Faktor bei den Back-Office-Kosten einer Bank. So kann beispielsweise das manuelle Ablegen, Weiterleiten oder Abrufen von Dokumenten bei der Kreditgenehmigung oder bei Prüfungsverfahren viel Zeit und Mühe für die Mitarbeiter bedeuten.
• Kundenerwartungen. Ganz gleich, ob sie einen Kredit beantragen oder versuchen, eine Unstimmigkeit auf ihrem Konto zu klären – die Kunden von heute erwarten reibungslose Interaktionen und schnelle Antworten. Ein schlechtes Dokumentenmanagement kann das Vertrauen untergraben und die Kundenbeziehungen schädigen.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert einen modernen Ansatz für das Dokumentenmanagement, der Prozesse rationalisiert, die Sicherheit erhöht und eine nahtlose Erfahrung für Mitarbeiter und Kunden gewährleistet.

Was Dokumentenmanagement-Software ist und wie sie funktioniert
Dokumentenmanagement-Software bietet Banken eine zentralisierte, digitale Lösung, um Dokumente sicher und effizient zu speichern, zu organisieren und abzurufen. Hier ein genauerer Blick auf die Funktionsweise:

• Digitalisierung. Dokumentenmanagementsysteme verwenden Hochgeschwindigkeitsscanner und andere Geräte, um Papierdokumente zu digitalisieren und in durchsuchbare elektronische Dateien zu verwandeln. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung und der Zeitaufwand für das Auffinden von Dokumenten wird erheblich reduziert.
• Speicherung. Dokumentenmanagementsysteme archivieren alle Dokumente in einem einzigen Repository und ermöglichen autorisierten Benutzern den sofortigen Zugriff auf die benötigten Inhalte von jedem Ort und mit jedem Gerät. Die zentralisierte Speicherung von Dokumenten beseitigt Silos und fördert die Zusammenarbeit.
• Automatisierung. Die besten Dokumentenmanagement-Lösungen automatisieren arbeitsintensive Prozesse wie die Kennzeichnung, Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten. So kann beispielsweise ein Darlehensdokument automatisch dem entsprechenden Workflow zugewiesen werden, was eine schnelle digitale Weiterleitung gewährleistet.
• Kontrolle Dokumentenmanagementsysteme verwenden Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und andere integrierte Funktionen, um sicherzustellen, dass sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Funktionen wie Workflows und Benutzeraktivitätsprotokolle sorgen für Transparenz und Verantwortlichkeit.
• Integration. Jede Bank strebt nach einem kohärenten operativen Ökosystem. Die besten Lösungen für das Dokumentenmanagement lassen sich nahtlos in die bestehenden Systeme einer Bank integrieren, z. B. in Anwendungen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Kernbankenplattformen und Compliance-Tools.
• Einhaltung der Vorschriften. Dokumentenverwaltungssysteme helfen dabei, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, indem sie abgelaufene Dokumente automatisch löschen, detaillierte Prüfprotokolle erstellen und andere integrierte Funktionen bieten.

Durch die Zentralisierung von Prozessen und den Schutz sensibler Daten ermöglicht es moderne Dokumentenmanagement-Software den Banken, effektiver zu arbeiten und die Anforderungen an Compliance und Kundenservice zu erfüllen.

Tipps für die Auswahl der richtigen Dokumentenmanagement-Software
Die Auswahl der richtigen Software für die Dokumentenverwaltung ist entscheidend für die Bewältigung der besonderen Herausforderungen und betrieblichen Anforderungen Ihrer Bank. Hier sind acht Tipps für die Auswahl der besten Software.

1. Bedarf Ermitteln. Der erste Schritt zur Auswahl der besten Lösung für das Dokumentenmanagement besteht darin, die Bedürfnisse Ihrer Bank zu verstehen. Analysieren Sie die Art und das Volumen der von Ihrer Bank bearbeiteten Dokumente, ermitteln Sie Engpässe in Ihren derzeitigen Prozessen, decken Sie Probleme im Umgang mit Kunden auf und zeigen Sie Bereiche auf, in denen die Einhaltung von Vorschriften oder die Sicherheit gefährdet sein könnten. Anhand dieser Bewertung können Sie ermitteln, welche Funktionen Ihr Dokumentenmanagementsystem unbedingt haben muss.
2. Priorisieren Sie die Sicherheit. Wählen Sie ein Dokumentenverwaltungssystem mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriffskontrollen für Benutzer. Vergewissern Sie sich, dass die Software detaillierte Protokollierungsfunktionen bietet, um zu überwachen, wer wann auf welche Dokumente zugegriffen hat, um sich vor internen und externen Bedrohungen zu schützen.
3. Gewährleisten Sie Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften. Compliance ist nicht verhandelbar. Achten Sie auf eine Dokumentenverwaltungssoftware, die eine automatische Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften, prüfungsbereite Berichtstools und Funktionen wie die Verwaltung von Aufbewahrungsplänen bietet. Das richtige Dokumentenmanagementsystem sollte Ihr Finanzinstitut aktiv dabei unterstützen, die Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden.
4. Bewerten Sie die Skalierbarkeit. Ein Dokumentenmanagementsystem muss mit Ihrer Bank wachsen. Stellen Sie fest, ob die in Frage kommenden Lösungen das wachsende Dokumentenvolumen bewältigen, neue Zweigstellen oder geografisch verteilte Geschäftsbereiche unterstützen und sich an die sich entwickelnden Arbeitsabläufe anpassen können, ohne die Leistung zu beeinträchtigen. Informieren Sie sich auch über die Kosten, die mit mehr Benutzern verbunden sind.
5. Streben Sie nach Automatisierung. Automatisierung reduziert manuelle Fehler, spart Zeit und sorgt für Konsistenz. Achten Sie auf Funktionen wie die automatische Kennzeichnung von Dokumenten, Genehmigungs-Workflows und Benachrichtigungen, damit die Prozesse reibungslos ablaufen. Die Automatisierung sollte sich auch auf Compliance-Aufgaben erstrecken, z. B. auf die Kennzeichnung fehlender Informationen oder die Erstellung von Audit-Berichten.
6. Geben Sie sich nicht mit fragmentierten Prozessen zufrieden. Eine Dokumentenmanagement-Plattform, die sich nicht in Ihre bestehenden Prozesse und Systeme integrieren lässt, schafft mehr Probleme als sie löst. Vergewissern Sie sich, dass potenzielle Lösungen mit Ihrem CRM, Ihren Kernbankensystemen und Ihren Compliance-Systemen verbunden werden können, um einen nahtlosen Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.
7. Berücksichtigen Sie das Benutzererlebnis. Keine Software wird effektiv sein, wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, sie zu benutzen. Wählen Sie eine Lösung mit einer intuitiven Oberfläche, anpassbaren Dashboards und einfacher Navigation. Vergewissern Sie sich, dass jeder Technologieanbieter Schulungen anbietet, um das Potenzial seiner Software voll auszuschöpfen.
8. Prüfen Sie die Unterstützung des Anbieters. Ein Technologiepartner ist entscheidend für die erfolgreiche Implementierung und den anhaltenden Erfolg. Suchen Sie nach einem Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen, der einen soliden technischen Support, regelmäßige Software-Updates und Fehlerbehebungen sowie einen klaren Fahrplan bietet, um mit technologischen Fortschritten Schritt zu halten und regulatorischen und branchenspezifischen Änderungen voraus zu sein.

Indem Sie Ihre Anforderungen gründlich prüfen, Sicherheit und Compliance in den Vordergrund stellen und für Skalierbarkeit, Integration und Automatisierung sorgen, können Sie eine Dokumentenverwaltungslösung finden, die den Anforderungen Ihrer Bank gerecht wird. Wenn Sie jetzt Zeit in die Suche nach dem richtigen System investieren, wird sich dies in Form von verbesserten Dokumenten-Workflows, erhöhter Sicherheit und besseren Ergebnissen für Kunden und Behörden auszahlen.

Fazit
Die Dokumentenverwaltung ist ein Eckpfeiler des betrieblichen Erfolgs im Bankwesen und wirkt sich direkt auf die Einhaltung von Vorschriften, den Kundenservice und die Sicherheit aus. Wenn Sie die Herausforderungen, mit denen Ihre Bank konfrontiert ist, verstehen und eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Softwarelösung für das Dokumentenmanagement auswählen, können Sie diese Herausforderungen in Chancen verwandeln. Das beste Dokumentenmanagementsystem rationalisiert nicht nur die Abläufe, sondern stärkt auch die Fähigkeit Ihrer Bank, zu wachsen, sich anzupassen und außergewöhnlichen Service zu bieten.