Dokumentenerfassung leicht gemacht – Ihr Praxisleitfaden für den Einstieg

Inhalte sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens.

Aber veraltete Ansätze zur Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Informationen in physischen und digitalen Dokumenten können die Entscheidungsfindung, die Zusammenarbeit, den Kundenservice und die Innovation behindern.

Aus diesem Grund automatisieren immer mehr Unternehmen die Erfassung von Dokumenten und Daten.

Die Technologie zur Dokumentenerfassung verbessert die Effizienz, rationalisiert Arbeitsabläufe und erhöht die Transparenz.

Dieser Artikel enthält eine Anleitung zur Dokumentenerfassung.

Was ist Dokumentenerfassung?

Lösungen zur Dokumentenerfassung konvertieren papierbasierte oder elektronische Dokumente in elektronische Dateien, die leicht bearbeitet, verwaltet, gespeichert und von autorisierten Benutzern abgerufen werden können. Die Technologie erfasst Informationen aus Papierformularen, Fotos und elektronischen Dokumenten wie PDFs.

Software zur Dokumentenerfassung kombiniert eine Reihe von Technologien:

• Scannen. In vielen Fällen ist der erste Schritt bei der Dokumentenerfassung die Umwandlung von physischen Dokumenten in digitale Bilder. Hochgeschwindigkeitsscanner und andere Geräte erfassen Bilder in Schwarzweiß, Graustufen und Farbe, je nach den Anforderungen des Dokuments. Einige Scanner können verschiedene Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten. Nach dem Scannen werden die Bilder der Dokumente als elektronische Dateien gespeichert, normalerweise im PDF-, TIFF- oder JPEG-Format.
• Optische Zeichenerkennung (OCR). OCR wandelt Bilder in ein maschinenlesbares Format um, das durchsuchbar und bearbeitbar ist. Die Technologie ermöglicht es Anwendern auch, bestimmte Informationen innerhalb von Dokumenten leicht zu finden und erleichtert die Datenanalyse und -verarbeitung.
• Datenextraktion. Bei der Datenextraktion werden Tools wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen eingesetzt, um Namen, Daten, Adressen und andere Datenfelder aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Die extrahierten Daten können verwendet werden, um Datenbanken zu füllen, Transaktionen zu verarbeiten oder Berichte zu erstellen.
• Indizierung. Der letzte Schritt im Erfassungsprozess, die Indizierung, versieht die erfassten Dokumente mit Metadaten, um die Suche und den Abruf zu optimieren. Zu den Metadaten gehören Informationen wie der Titel des Dokuments, der Autor, die Daten und die Schlüsselwörter, die den Benutzern helfen, die Dokumente schnell zu finden.

Diese Funktionen machen es Unternehmen leicht, Dokumente und Daten zu erfassen.

Wie unterscheidet sich die Dokumentenerfassung vom Scannen von Dokumenten?

Die Dokumentenerfassung sollte nicht mit dem Scannen von Dokumenten verwechselt werden.

Hier sind die Unterschiede:

• Umfang und Zweck. Während es beim Scannen von Dokumenten in erster Linie darum geht, physische Dokumente in digitale Bilder umzuwandeln, geht es bei der Dokumentenerfassung darum, Daten aus Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten, um sie durchsuchbar, bearbeitbar und in digitalen Arbeitsabläufen nutzbar zu machen.
• Technologien. Beim Scannen von Dokumenten werden Hochleistungsscanner und andere Geräte verwendet, um Bilder von physischen Dokumenten zu erfassen und sie als elektronische Dateien im PDF-, TIFF- oder JPEG-Format zu speichern. Die Dokumentenerfassung umfasst nicht nur das Scannen, sondern auch OCR, um gescannten Text in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format umzuwandeln, KI mit maschinellem Lernen und andere Tools, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren, sowie Indexierung, um Dokumente mit Metadaten zu versehen.
• Arbeitsablauf. Das Scannen von Dokumenten ist oft der erste Schritt im Prozess der Dokumentenerfassung. Die Dokumentenerfassung umfasst einen umfassenderen Arbeitsablauf, der über das Scannen hinausgeht und die Klassifizierung von Dokumenten, die Qualitätskontrolle und die Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Rationalisierung der Digitalisierung beinhaltet.

Das Scannen von Dokumenten und die Dokumentenerfassung bieten eine umfassende Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumente effizienter und effektiver digitalisieren und verwalten möchten.

Der Prozess der Dokumentenerfassung Schritt für Schritt

Obwohl die spezifischen Arbeitsabläufe je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens und der Art der zu verarbeitenden Dokumente variieren können, umfasst der Prozess der Dokumentenerfassung in der Regel mehrere Schritte.

• Vorbereitung der Dokumente. Der erste Schritt bei der Dokumentenerfassung besteht oft darin, die Dokumente für das Scannen und Erfassen vorzubereiten, indem Heftklammern entfernt und Seiten begradigt werden.
• Scannen von Dokumenten. Sobald die physischen Dokumente vorbereitet sind, werden sie mit einem Hochleistungs-Dokumentenscanner oder einem anderen Gerät gescannt und in ein digitales Format umgewandelt. Während des Scannens können die Bediener Einstellungen wie die Bildauflösung und den Farbmodus konfigurieren.
• Bildverbesserung. Um die Lesbarkeit zu verbessern, können gescannte Bilder einem Optimierungsprozess unterzogen werden, bei dem Rauschen, Flecken oder Artefakte entfernt und verzerrte oder geneigte Bilder begradigt werden.
• OCR. OCR-Technologie kann eingesetzt werden, um die gescannten Bilder zu analysieren, Textzeichen zu erkennen und sie in maschinenlesbaren Text umzuwandeln, der bearbeitbar und durchsuchbar ist. Dabei kann der OCR-Prozess Sprachenerkennung und Textkorrektur verwenden, um die Datenqualität zu verbessern.
• Datenextraktion. Die Datenextraktion kann verwendet werden, um Namen, Daten, Adressen, Rechnungsnummern und andere strukturierte Daten aus Dokumenten zur weiteren Verarbeitung oder Indizierung zu extrahieren.
• Indizierung. Sobald die Dokumente gescannt und verarbeitet sind, werden sie indiziert und mit Metadaten wie dem Titel des Dokuments, dem Autor, dem Datum oder Schlüsselwörtern versehen, um die Suche und den Abruf zu beschleunigen.
• Archivieren. Digitalisierte Dokumente werden in einem zentralen Cloud-basierten Archiv, einem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem oder einem Content-Management-System zur langfristigen Aufbewahrung gespeichert.

Diese Schritte rationalisieren die Verarbeitung von physischen und digitalen Dokumenten.

Industrielle Anwendungsfälle für die Dokumentenerfassung

Die Dokumentenerfassung ist für Unternehmen aller Branchen von Vorteil.

Hier sind einige branchenspezifische Anwendungsfälle für die Dokumentenerfassung:

• Gesundheitswesen. Das Digitalisieren und Extrahieren von Daten aus Antragsformularen und Belegen kann die Bearbeitung von Anträgen rationalisieren, die Bearbeitung von Anträgen beschleunigen und die Effizienz insgesamt verbessern. Gesundheitsdienstleister können die Dokumentenerfassung auch nutzen, um Patientenakten zu digitalisieren und zu verwalten.
• Finanzwesen Banken und Finanzinstitute können die Dokumentenerfassung nutzen, um die Bearbeitung von Kreditanträgen, die Eröffnung neuer Konten und den Abgleich von Kontoauszügen zu optimieren. Die Dokumentenerfassung kann auch Buchhaltungsfirmen und Finanzabteilungen helfen, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen.
• Rechtswesen Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen können die Dokumentenerfassung nutzen, um Fallakten, Gerichtsdokumente und juristische Korrespondenz zu digitalisieren und zu verwalten. Die Dokumentenerfassung gewährleistet auch die Einhaltung von Offenlegungsanforderungen und automatisiert die Vertragsverwaltung.
• Regierung / Behörden Regierungsbehörden können die Dokumentenerfassung nutzen, um öffentliche Unterlagen, Verwaltungsdokumente und behördliche Anmeldungen zu digitalisieren und zu verwalten. Die Technologie rationalisiert auch Anfragen nach dem Freedom of Information Act, indem sie die angeforderten Dokumente digitalisiert und kategorisiert.
• Herstellung. Hersteller können die Dokumentenerfassung nutzen, um Produktspezifikationen, technische Zeichnungen und Fertigungsdokumente zu digitalisieren und zu verwalten. Die Technologie automatisiert auch Qualitätskontrollprozesse, indem sie Prüfberichte und Testergebnisse digitalisiert.
• Einzelhandel. Die Dokumentenerfassung ermöglicht es Einzelhändlern, Kundenbestellungen, Rechnungen und Versanddokumente zu digitalisieren und zu verarbeiten. Einzelhändler können auch die Bestandsverwaltung rationalisieren, indem sie Bestandsaufzeichnungen, Bestellungen und Eingangsdokumente digitalisieren und den Bestand verfolgen.

Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Lösungen zur Dokumentenerfassung branchenübergreifend eingesetzt werden können.

Die wichtigsten Vorteile der Dokumentenerfassung

Lösungen zur Dokumentenerfassung bieten Unternehmen aller Branchen eine Vielzahl von Vorteilen.

• Verbesserte Effizienz. Durch die Dokumentenerfassung entfallen manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten, das Eingeben von Daten, das Mischen von Papier und E-Mails sowie das Korrigieren von Fehlern und Irrtümern.
• Geringere Kosten. Neben der Senkung der Arbeitskosten reduzieren Lösungen zur Dokumentenerfassung auch die papierbezogenen Kosten wie Papierverbrauch, Toner, Porto und physische Papierlagerung.
• Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter. Die Automatisierung routinemäßiger Verwaltungsaufgaben und der sofortige Zugriff auf Informationen verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit für erfüllende, übergeordnete Tätigkeiten.
• Weniger Fehler. Die Datenextraktion mit OCR und automatischer Datenüberprüfung reduziert die Möglichkeit von Dateneingabefehlern und hilft, die Integrität der archivierten Informationen zu gewährleisten.
• Bessere Transparenz. Durch die Zentralisierung der Erfassung, Verwaltung, Speicherung und des Abrufs geschäftskritischer Daten stehen Entscheidungsträgern intelligente Erkenntnisse zur Verfügung, wenn sie diese benötigen. Benutzer können Dokumente anhand bestimmter Kriterien schnell auffinden und abrufen.
• Bessere Kundenerfahrung. Von der Antragsbearbeitung bis zur Auftragsabwicklung beschleunigt die Dokumentenerfassung kundenorientierte Prozesse. Die Technologie macht es Unternehmen außerdem leicht, Informationen über den Kanal zu erhalten, den Kunden bevorzugen.
• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften. Die Dokumentenerfassung hilft Unternehmen dabei, den Datenschutz zu gewährleisten und sensible Informationen durch Benutzerzugriffsberechtigungen, Aufgabentrennung, Sicherstellung der Überwachungskette, systematische Arbeitsabläufe, Aktivitätsprotokollierung und andere integrierte Kontrollen zu schützen.
• Größere Agilität. Die Dokumentenerfassung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anzupassen. Und Unternehmen können die Technologie nutzen, um ihre Back-Office-Abläufe schnell zu erweitern, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Dies sind einige der Gründe, warum immer mehr Unternehmen Lösungen zur Dokumentenerfassung einsetzen.

Fazit

Die Verwaltung papierbasierter und elektronischer Dokumente und Daten kann für Unternehmen eine große Belastung darstellen. Die Dokumentenerfassung – Lösungen, die Scannen, OCR, Datenextraktion und Indexierung kombinieren – ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, das Informationsmanagement zu verbessern und die geschäftliche Flexibilität in der heutigen hypervernetzten Geschäftsumgebung zu erhöhen. Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen wird die Dokumentenerfassung auch in Zukunft ein wichtiger Erfolgsfaktor sein.