Dokumentendigitalisierung: 6 Gründe für die Digitalisierung von Dokumenten im Jahr 2023

Dokumente sind das Rückgrat täglicher Geschäftsprozesse.

Von der Dokumentation und Kommunikation über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis hin zum Wissensmanagement – effiziente und effektive Dokumentenprozesse sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Die Verwaltung von Dokumenten in einer manuellen oder halbautomatischen Umgebung stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen. Je größer das Unternehmen ist, desto größer sind auch die Herausforderungen, die mit der Verwaltung von Dokumenten verbunden sein können.

Die Digitalisierung von Dokumenten kann Unternehmen jeder Größe helfen, diese Herausforderungen zu meistern.

Dieser Artikel zeigt, warum immer mehr Unternehmen ihre Dokumente im Jahr 2023 digitalisieren.

Die größten Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung

Das Sammeln, Verarbeiten, Weiterleiten und Speichern von Papierdokumenten kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen.

• Ineffizienz. Manuelle Dokumentenprozesse halten die Mitarbeiter auf. Die Mitarbeiter verschwenden viel Zeit mit dem Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier, dem Auffinden von Informationen und dem Beheben von Fehlern. Eine ineffiziente Handhabung von Dokumenten kann Arbeitsabläufe verzögern, Fehler verursachen und die Berichterstattung erschweren.
• Kosten. Die manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten erfordert viel Arbeit, viel physische Lagerung und viel Toner, Briefumschläge und andere papierbezogene Verbrauchsmaterialien.
• Physische Speicherung. Die Aufbewahrung von Papierdokumenten in Schreibtischschubladen, Aktenschränken, Kartons und bei Drittanbietern kostet viel Geld und nimmt wertvollen Platz weg. Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass Papierdokumente falsch abgeheftet werden, verloren gehen, gestohlen oder beschädigt werden.
• Mangelnde Datentransparenz Informationen bewegen sich heute schneller denn je. Doch für geografisch verteilte Teams kann der Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit an Inhalten zur Herausforderung werden.
• Risiko. Verträge, Rechnungen und andere Dokumente können sensible Informationen enthalten. Es ist schwer sicherzustellen, dass Papierdokumente nicht in die falschen Hände geraten und zu einer Datenverletzung führen.

Diese Herausforderungen machen deutlich, wie wichtig es ist, von papierbasierten Prozessen wegzukommen.

Das Volumen der Papierdokumente

Trotz der Zunahme digitaler Alternativen verarbeiten Unternehmen immer noch eine Menge Papierdokumente.

Laut einer Umfrage von Kyocera Document Solutions aus dem Jahr 2020, bei der mehr als 1.000 Mitarbeiter von Unternehmen aus verschiedenen Branchen in den Vereinigten Staaten befragt wurden, erhält das typische Unternehmen 42 Prozent seiner Dokumente in Papierform. Der Prozentsatz der in Papierform eingehenden Dokumente war in einigen Branchen höher, z.B. im Gesundheitswesen und im Rechtswesen, die strenge gesetzliche Auflagen haben.

Die anhaltende Verlagerung zu Remote-Arbeitsumgebungen hat Initiativen zur digitalen Transformation beschleunigt, da Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre bestehenden Prozesse anzupassen und die Effizienz des Back-Office zu verbessern.

Laut einer 2020 durchgeführten Umfrage der Association for Intelligent Information Management (AIIM), einer globalen Gemeinschaft von Informationsexperten, haben 53 Prozent der Unternehmen mehr als die Hälfte ihrer papierbasierten Unterlagen digitalisiert, und 37 Prozent haben fast alle ihre Unterlagen digitalisiert. Achtundsiebzig Prozent der von der AIIM befragten Unternehmen planen, ihre Papierunterlagen zu digitalisieren.

Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?

Bei der Dokumentendigitalisierung werden Papierdokumente in digitale Formate wie PDF, JPEG oder HTML umgewandelt.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten wird das physische Dokument mit einem Scanner oder einer Kamera gescannt. Anschließend wird das gescannte Bild mithilfe von Datenerfassungstechnologien wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Sobald der Text extrahiert wurde, kann er elektronisch gespeichert werden, so dass die im Dokument enthaltenen Informationen leichter zu suchen, abzurufen und weiterzugeben sind.

Digitalisierte Dokumente werden zentral in einem Repository oder einem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert, so dass sie von überall aus zugänglich sind, die Zusammenarbeit erleichtert wird und der Bedarf an physischer Speicherung sinkt. Digitalisierte Dokumente können auch einfach gesichert werden, was das Risiko von Datenverlust oder Diebstahl verringert.

Wie die Digitalisierung von Dokumenten funktioniert

Die Umwandlung von Papierdokumenten in ein digitales Format umfasst mehrere wichtige Schritte.

• Vorbereitung. Um die Bildqualität zu gewährleisten, müssen die Dokumente für das Scannen vorbereitet werden. Dazu gehört das Entfernen von Heftklammern, Büroklammern oder anderen Bindungen sowie das Glätten von Knicken und Falten.
• Scannen. Ein Scanner wandelt Papierdokumente in digitale Bilder um. Hochleistungsscanner können mehrere Arten von Dokumenten gleichzeitig verarbeiten. Einige Scanner können beide Seiten eines Dokuments auf einmal erfassen, während bei anderen jede Seite separat gescannt werden muss.
• Vorverarbeitung. Gescannten Dokumenten werden mithilfe von Software verarbeitet, die Bildfehler und Verzerrungen korrigieren kann. Dazu gehören Helligkeits- und Kontrastanpassungen, das Entfernen von Flecken oder Schlieren sowie das Zuschneiden des Bildes zur Reduzierung überflüssiger Hintergründe.
• Datenextraktion. Lösungen zur Dokumentendigitalisierung extrahieren die Daten aus Dokumentenbildern mithilfe von Technologien wie OCR, künstlicher Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen, Barcode-Erkennung und Markensinn-Erkennung. Der extrahierte Text ist durchsuchbar und bearbeitbar.
• Indizierung und Speicherung. Digitalisierte Dokumente werden indiziert und zentral gespeichert. Dadurch können die Dokumente von autorisierten Benutzern von jedem Ort aus leicht durchsucht und abgerufen werden.

Diese Schritte verbessern die allgemeine Erfassung, Verarbeitung, Weiterleitung und Speicherung von Dokumenten.

Warum Dokumente digitalisieren?

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet Unternehmen aller Branchen und Größen erhebliche Vorteile.

Hier sind sechs Gründe, warum Unternehmen im Jahr 2023 ihre Dokumente digitalisieren werden.

1. Platzsparend. Durch die Digitalisierung von Dokumenten entfällt die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung in Schreibtischschubladen, Aktenschränken, Kartons und bei Drittanbietern. Die physische Aufbewahrung kann sehr viel Platz in Anspruch nehmen, was besonders in städtischen Gebieten kostspielig sein kann.
2. Einfacher Zugriff und Abruf. Digitale Dokumente werden automatisch indiziert und zentral gespeichert, so dass bestimmte Dokumente schnell gefunden werden können. Autorisierte Benutzer können Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus sofort abrufen, was Zeit spart und die Produktivität erhöht.
3. Erhöhte Sicherheit. Digitale Dokumente können mit Passwörtern und anderen Maßnahmen geschützt werden, was sie sicherer macht als Papierdokumente, die verloren gehen, gestohlen oder beschädigt werden können.
4. Kostengünstig. Die Digitalisierung kann die Kosten für das Drucken, Kopieren und Aufbewahren physischer Dokumente senken. Und die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit dem Eingeben von Daten, dem Mischen von Papier oder dem Abrufen von Dokumenten.
5. Verbesserte Zusammenarbeit. Digitale Dokumente lassen sich leicht gemeinsam nutzen und bearbeiten, was es geografisch verteilten Teams erleichtert, gemeinsam an Projekten und Aufgaben zu arbeiten.
6. Wiederherstellung nach einer Katastrophe. Die Digitalisierung von Dokumenten kann zum Schutz vor Verlust durch Katastrophen wie Brände, Überschwemmungen oder Diebstahl beitragen. Die Dokumente sind auch dann zugänglich, wenn die Mitarbeiter das Büro nicht betreten können.

Insgesamt bieten Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten viele Vorteile, die Unternehmen aller Größenordnungen dabei helfen können, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Effizienz und Produktivität zu steigern und Risiken zu minimieren.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente im Jahr 2023

Jedes Unternehmen ist auf Rechnungen, Verträge, Bestellungen und andere Dokumente angewiesen.

Das manuelle Sammeln, Verarbeiten, Weiterleiten und Speichern von Dokumenten ist kostspielig, ineffizient und riskant. Die Umwandlung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format ermöglicht es Unternehmen, Platz zu sparen, den Zugriff und das Abrufen zu rationalisieren, die Sicherheit zu verbessern, die Kosten zu senken, die Zusammenarbeit zu verbessern und für die Wiederherstellung im Notfall zu sorgen. Dies sind die Gründe, warum 2023 mehr Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren.

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