Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Warum sollten Regierungsunterlagen digitalisiert werden?

Die effiziente Verwaltung von Unterlagen hat für Informationsmanagement-Experten in Behörden oberste Priorität. Aber es wird nicht einfacher. Das Volumen der staatlichen Unterlagen nimmt weiter zu, die Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen werden immer strenger und die Bürger erwarten eine schnellere und digitalfreundlichere Interaktion. Infolgedessen setzen immer mehr Behörden auf die Digitalisierung, um die Aktenverwaltung zu modernisieren, die Effizienz zu steigern und die Zugänglichkeit zu verbessern.

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Behörden Informationen speichern, verwalten und abrufen. Ganz gleich, ob Sie mit historischen Archiven, Genehmigungen, Verträgen oder Fallakten zu tun haben, die Digitalisierung kann dazu beitragen, die Abläufe zu rationalisieren und gleichzeitig die Einhaltung der Gesetze für öffentliche Unterlagen und der Datensicherheitsstandards zu gewährleisten.

Wenn Ihre Behörde immer noch auf papierbasierte Prozesse oder veraltete Systeme zurückgreift, ist es jetzt an der Zeit zu prüfen, wie die Digitalisierung die Aktenverwaltung verbessern kann.

Dieser Artikel zeigt die größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Regierungsunterlagen auf, erklärt, wie die Digitalisierung funktioniert, und hebt die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Regierungsunterlagen hervor.

Die größten Herausforderungen bei der Verwaltung von Unterlagen für Behörden

Regierungsbehörden müssen eine überwältigende Anzahl von Unterlagen verwalten – viele davon sind vertraulich, reguliert und unterliegen strengen Aufbewahrungsrichtlinien. Herkömmliche Ansätze zur Verwaltung von Unterlagen stellen Behörden jedoch oft vor große Herausforderungen, z. B:

• Physikalische Speicherbeschränkungen. Papierunterlagen benötigen viel Platz zur Lagerung, was teuer und ineffizient sein kann. Viele Behörden kämpfen mit überfüllten Aktenschränken, Kosten für die externe Lagerung und dem Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden. Je größer die Behörden werden und je mehr Unterlagen sich ansammeln, desto schwieriger wird die Lagerung. Die Abteilungen sind dann gezwungen, in zusätzliche Einrichtungen zu investieren oder die Nichteinhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien zu riskieren.

• Compliance- und Aufbewahrungsrisiken. Behördliche Unterlagen unterliegen komplexen Aufbewahrungsplänen und strengen gesetzlichen Vorschriften, die vorschreiben, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wann sie sicher entsorgt werden können. Bei papierbasierten Unterlagen erfordert die Einhaltung der Vorschriften eine akribische Nachverfolgung, die anfällig für menschliche Fehler und Ineffizienzen ist. Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsanforderungen kann zu rechtlichen Problemen, teuren Geldstrafen und dem Verlust des öffentlichen Vertrauens führen.

• Langsame Abrufzeiten. Das Auffinden eines bestimmten Dokuments in einem Aktenschrank kann Minuten oder sogar Stunden dauern, je nachdem, wie die Unterlagen organisiert sind und wie groß der Papierkram ist. In Behörden kann diese Verzögerung die Entscheidungsfindung verlangsamen, die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen behindern und zu Engpässen in wichtigen Verwaltungsprozessen führen. Je länger es dauert, Informationen abzurufen, desto ineffizienter und ressourcenintensiver wird der Betrieb.

• Sicherheits- und Katastrophenrisiken. Papierunterlagen sind sehr anfällig für Naturkatastrophen wie Brände, Überschwemmungen und Erdbeben sowie für Sicherheitsbedrohungen wie Diebstahl, Manipulationen und unbefugten Zugriff. Wenn ein physischer Datensatz verloren geht oder zerstört wird, ist es oft unmöglich, ihn wiederherzustellen oder zu rekonstruieren. Ohne Sicherheitsvorkehrungen und Notfallpläne riskieren Behörden den Verlust wichtiger Unterlagen, was sich auf den Betrieb, die Einhaltung von Gesetzen und die Bewahrung historischer Daten auswirken kann.

• Manuelle Prozesse und hohe Kosten. Die Bearbeitung von Papierunterlagen erfordert manuelle Arbeit beim Ablegen, Sortieren, Kopieren und Abrufen von Dokumenten. Dieser zeitraubende Aufwand verlangsamt nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern erhöht auch die Verwaltungs- und Arbeitskosten. Darüber hinaus ist die Verwaltung von Papierunterlagen mit Kosten für Druck, Lagerung, Sicherheit und externe Archivierung verbunden, was sie zu einem kostspieligen und ineffizienten Ansatz für das Informationsmanagement macht.

Herkömmliche Methoden der Aktenverwaltung stellen Behörden vor große Herausforderungen. Sie erschweren die Einhaltung von Vorschriften, Effizienz, Sicherheit und Kostenkontrolle. Da sich immer mehr Unterlagen ansammeln, werden diese Probleme nur noch deutlicher werden. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Behörden ihre Archivverwaltungsstrategien mit digitalen Lösungen modernisieren, die die Zugänglichkeit erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften verbessern, Kosten senken und potenzielle Risiken mindern.

Was ist die Digitalisierung von Regierungsunterlagen und wie funktioniert sie?

Bei der Digitalisierung von Regierungsunterlagen werden physische Dokumente in digitale Formate umgewandelt, so dass sie einfacher gespeichert, verwaltet und abgerufen werden können. Der Digitalisierungsprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Vorbereitung. Vor dem Scannen müssen die Unterlagen vorbereitet werden, um eine hochwertige Digitalisierung zu gewährleisten. Dazu gehört das Entfernen von Heftklammern, das Reparieren zerrissener Seiten und das Ordnen der Dokumente nach Kategorien. Die Vorbereitung stellt sicher, dass die Unterlagen effizient digitalisiert werden und keine Informationen fehlen.

• Scannen. Regierungsbehörden haben oft mit großen Mengen an Unterlagen zu tun, so dass manuelles Scannen unpraktisch ist. Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner wie der ibml Fusion können Tausende von Seiten pro Stunde verarbeiten und dabei hochauflösende Bilder von Dokumenten erfassen, ohne die Klarheit und Genauigkeit zu beeinträchtigen. Diese fortschrittlichen Scanner unterstützen auch verschiedene Dokumententypen, darunter Dokumente im Legalformat, empfindliche historische Unterlagen und Papierschecks.

• Erfassung. Die Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) und der optischen Zeichenerkennung (OCR) wird auf gescannte Bilder angewendet, um gedruckten oder handgeschriebenen Text in maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Dadurch werden digitalisierte Dokumente durchsuchbar, so dass Benutzer bestimmte Informationen schnell finden können.

• Indizierung und Klassifizierung. Sobald die Dokumente digitalisiert sind, müssen sie organisiert werden, damit sie leicht wiedergefunden und langfristig verwaltet werden können. KI-gestützte Klassifizierungstools kategorisieren Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Metadaten, Inhalten und Dokumenttypen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unterlagen in den richtigen digitalen Ordnern gespeichert werden und bei Bedarf schnell und präzise abgerufen werden können.

• Speicherung. Digitalisierte Datensätze werden in sicheren Dokumentenverwaltungssystemen oder zentralisierten Cloud-basierten Repositories gespeichert. Diese Speicherlösungen bieten Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Backup-Funktionen zum Schutz sensibler Behördendaten. Die digitale Speicherung von Aufzeichnungen stellt auch sicher, dass sie selbst im Falle einer Katastrophe zugänglich bleiben.

• Zugang und Integration. Ein entscheidender Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit der Integration von Datensätzen in bestehende Behördensysteme, wie z.B. Fallmanagement-Plattformen, Finanzsysteme und Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen. Diese nahtlose Integration verbessert die Effizienz, vermeidet Doppelarbeit und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Behörden und Abteilungen.

Die Digitalisierung von Behördenunterlagen ist ein umfassender Prozess, der papierbasierte Dokumente in sichere, zugängliche und einfach zu verwaltende digitale Dateien umwandelt. Wenn Sie jeden Schritt – von der Vorbereitung und dem Scannen bis hin zur Erfassung, Indizierung, Speicherung und Integration – befolgen, können Behörden große Vorteile erzielen.

Die Vorteile der Digitalisierung von Regierungsunterlagen

Die Umstellung auf eine digitale Aktenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile für Regierungsbehörden.

1. Schnellerer Zugang zu Informationen. Mit digitalen Akten können Behördenmitarbeiter Dokumente in Sekundenschnelle mithilfe von Schlagwortsuche und Metadatenfilterung finden und abrufen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Aktenschränke zu durchsuchen oder physische Unterlagen aus dem Lager anzufordern, wodurch sich die Reaktionszeiten für interne Arbeitsabläufe und öffentliche Serviceanfragen erheblich verbessern.

2. Verbesserte Compliance und Sicherheit. Digitale Aufzeichnungen werden mit automatischen Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert, die sicherstellen, dass die Aufzeichnungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen archiviert und entsorgt werden. Sichere Zugriffskontrollen verhindern, dass unbefugte Benutzer auf sensible Daten zugreifen, und verringern so das Risiko von Datenschutzverletzungen und Verstößen gegen die Compliance.

3. Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienz. Die Abschaffung manueller Prozesse und die Verringerung der Abhängigkeit von Papierunterlagen führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Agenturen sparen Geld für Druck, Lagerung und Verwaltungsarbeit und erhöhen gleichzeitig die Effizienz durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe in der Dokumentenverwaltung. Mit der Zeit kann sich die Digitalisierung erheblich auszahlen.

4. Verbesserte Dienstleistungen für die Wähler. Die Bürger erwarten eine schnelle und effiziente Interaktion mit den Behörden. Digitalisierte Datensätze ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Genehmigungen, Anträgen und Anfragen nach öffentlichen Unterlagen und verbessern so den Gesamteindruck für die Bürger. Indem die Behörden den Zugang zu den Unterlagen erleichtern, können sie für mehr Transparenz und bessere Dienstleistungen sorgen.

5. Disaster Recovery und Business Continuity. Papierunterlagen sind anfällig für Feuer, Wasserschäden und andere Katastrophen, so dass sie nach einem Verlust nur schwer wiederhergestellt werden können. Digitale Aufzeichnungen hingegen können gesichert und an sicheren, redundanten Orten aufbewahrt werden. Dies gewährleistet die Geschäftskontinuität und schützt wichtige Behördendaten vor einem katastrophalen Verlust.

6. Nachhaltigkeit. Die Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und hilft den Behörden, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Durch die Umstellung auf digitale Unterlagen können Behörden ihren CO2-Fußabdruck erheblich verringern und zum Umweltschutz beitragen. Die Digitalisierung reduziert auch den Bedarf an Tinte, Toner und anderen Büromaterialien, was wiederum grüne Initiativen unterstützt.

Die Digitalisierung von Behördenakten bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die Effizienz, Sicherheit, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit verbessern. Durch die Umstellung auf digitale Aufzeichnungen können Behörden ihre Abläufe rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern, ihren Bürgern schnellere und transparentere Dienstleistungen anbieten und wichtige Informationen besser vor Katastrophen schützen. Neben den operativen Verbesserungen unterstützt die Digitalisierung auch langfristige Umweltziele und ist damit eine strategische Entscheidung für die Modernisierung von Verwaltungsprozessen, die gleichzeitig den sich wandelnden Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit gerecht wird.

Fazit

Die Digitalisierung von Aufzeichnungen ist entscheidend für die Unternehmensführung. Herkömmliche Methoden der Aktenverwaltung sind ineffizient, kostspielig und riskant, während digitale Akten die Zugänglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit verbessern. Durch die Digitalisierung können Behörden effiziente Abläufe, eine sichere Aktenführung und eine bessere Leistungserbringung gewährleisten.