Digitale Posteingangsdienste im Outsourcing: Wer sie braucht – und warum sie sich lohnen

Stellen Sie sich vor, Ihr Backoffice-Team hätte mehr Zeit, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens und ein herausragendes Kundenerlebnis zu konzentrieren. Ausgelagerte digitale Posteingangsdienste machen genau das möglich.

Externe Anbieter für digitales Posteingangsmanagement entlasten Unternehmen von der aufwendigen Bearbeitung eingehender Papier- und E-Mail-Dokumente – einschließlich Empfang, Verarbeitung, Sortierung, Weiterleitung und Archivierung. Das Auslagern der Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen, Korrespondenz und anderen per Post eingehenden Dokumenten ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren – etwa auf Datenanalysen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern bei umsatzsteigernden Initiativen und den Aufbau nachhaltiger Kundenbeziehungen.

Der weltweite Markt für ausgelagerte digitale Poststellen wird auf 12,6 Milliarden US-Dollar geschätzt, wobei Nordamerika den größten Markt darstellt, so IDC. Darüber hinaus wird erwartet, dass dieser Markt bis 2027 auf 20,4 Milliarden Dollar anwachsen wird, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 8,27 Prozent entspricht.

Laut IDC ist der Banken- und Finanzdienstleistungssektor der größte Endverbraucher von ausgelagerten digitalen Poststellen, gefolgt vom Regierungs- und Gesundheitssektor.

Dieser Artikel bietet einen Überblick über ausgelagerte digitale Poststellen und die Vorteile des Dienstes und beschreibt die Arten von Unternehmen, die ausgelagerte digitale Poststellenlösungen nutzen können.

Überblick über die ausgelagerte digitale Poststelle

Anbieter von ausgelagerten digitalen Poststellen nutzen digitale Technologien und geschultes Personal, um eingehende Papier- und elektronische Post und Dokumente im Auftrag von Unternehmen zu bearbeiten.

Einige der Dienstleistungen, die ausgelagerte digitale Poststellen anbieten, sind:

• Scannen. Ausgelagerte Anbieter von digitalen Poststellen konvertieren physische Post, die im Auftrag eines Unternehmens eingeht, in digitale Bilder. Einige Anbieter von digitalen Poststellen sammeln und verarbeiten auch Dokumente, die elektronisch per E-Mail, Mobiltelefon und sichere Dateiübertragung eingehen.
• Erfassen. Ausgelagerte Anbieter von digitalen Poststellen verwenden optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, künstliche Intelligenz (KI) und andere Technologien, um wichtige Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Die Dokumente werden anhand der erfassten Daten indiziert, um sie schnell wiederzufinden.
• Sortieren. Eingehende Post und Dokumente werden auf der Grundlage der erfassten Daten und anderer Dokumentenmerkmale automatisch klassifiziert und elektronisch nach Absender, Abteilung, Inhaltstyp, Dringlichkeit und anderen vordefinierten Kriterien oder Geschäftsregeln sortiert.
• Validieren. Outsourced Digital Mailroom Provider stellen die Qualität der Daten sicher, indem sie die erfassten Daten automatisch mit Informationen aus Datenbanken oder anderen Altsystemen abgleichen.
• Verteilen. Sortierte Post und Dokumente werden auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln, wie z. B. dem Genehmiger oder dem Standort, digital an die entsprechende Person oder Abteilung weitergeleitet.
• Archivieren. Dokumente und Daten werden sicher indiziert und in einem zentralen Cloud-Repository gespeichert. Autorisierte Benutzer können die Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus sofort abrufen.
• Kontrollie. Externe Anbieter für digitales Posteingangsmanagement nutzen Zugriffsberechtigungen, die Nachverfolgung aller dokumentenbezogenen Aktionen und Echtzeitüberwachung, um sensible Informationen zu schützen.
• Integration. Führende Anbieter von ausgelagerten digitalen Poststellen integrieren sich nahtlos in jedes Altsystem, um den Informationsaustausch zu beschleunigen und Nacharbeit zu vermeiden.
• Entsorgung. Einige ausgelagerte Anbieter entsorgen auch physische Post sicher.

Diese Dienste rationalisieren die Art und Weise, wie Unternehmen eingehende Post und Dokumente bearbeiten.

Wer braucht eine digitale Poststelle?

Ausgelagerte digitale Poststellen sind für eine Vielzahl von Unternehmen von Vorteil.

• Große Unternehmen. Ausgelagerte digitale Poststellen erleichtern es großen Unternehmen, große Mengen an Rechnungen, Korrespondenz, Verträgen und anderen Dokumenten zu bearbeiten.
• Kleine und mittelständische Unternehmen (SMBs). Durch die Auslagerung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente können KMUs auf die beste Technologie für die Bearbeitung der Post zugreifen, ihre Mitarbeiter auf wachstumsfördernde Aktivitäten konzentrieren und vermeiden, dass sie mehr Personal einstellen müssen, wenn sie wachsen.
• Ortsunabhängige Mitarbeiter. Die Cloud-Infrastruktur, die von ausgelagerten digitalen Poststellen genutzt wird, ist ideal für die Arbeit aus der Ferne. Ein zentrales Repository ermöglicht autorisierten Benutzern den sofortigen Zugriff auf Dokumente und Daten von jedem Ort aus. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und Daten austauschen. Und die Mitarbeiter müssen nicht ins Büro gehen, um elektronische Dokumente zu erhalten.
• Finanzinstitute. Ausgelagerte digitale Poststellen gewährleisten die sichere Handhabung und Aufbewahrung sensibler Finanzdokumente und halten gleichzeitig die gesetzlichen Bestimmungen ein.
• Anwaltskanzleien. Ausgelagerte digitale Poststellen rationalisieren die Bearbeitung großer Mengen von Dokumenten im Zusammenhang mit Rechtsfällen und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Juristen.
• Gesundheitswesen. Krankenhäuser, Kliniken und Arztpraxen können ausgelagerte digitale Poststellen nutzen, um die Privatsphäre der Patienten zu wahren und den Datenzugriff für autorisiertes Personal zu verbessern.
• Regierungsbehörden. Ausgelagerte digitale Poststellen rationalisieren die Bearbeitung von Bürgeranfragen, Rechtsdokumenten, Verwaltungsmitteilungen und anderen Dokumenten und ermöglichen es den Behörden, ihre Entscheidungsfindung und Reaktionsfähigkeit zu verbessern.
• Bildungswesen. Digitale Poststellen helfen Schulen, Colleges und Universitäten dabei, Bewerbungen von Studenten, Unterlagen für die finanzielle Unterstützung und Verwaltungspost effizienter zu verwalten.
• Immobilienfirmen. Die digitale Poststelle vereinfacht die Organisation von Immobiliendokumenten, Verträgen und Kundenmitteilungen, so dass diese für die zuständigen Parteien zugänglich sind.
• Gemeinnützige Gruppen. Ausgelagerte digitale Poststellen können gemeinnützige Organisationen bei der Verwaltung von Spenderkommunikation, Förderanträgen und Verwaltungspost unterstützen.

Jedes Unternehmen, das eine große Menge an eingehender Post und Dokumenten erhält, kann davon profitieren, diese Aufgabe an einen Anbieter von digitalen Poststellen auszulagern.

Was sind die Vorteile einer ausgelagerten digitalen Poststelle?

Die Auslagerung der Postbearbeitung an einen Anbieter von digitalen Poststellen bietet mehrere Vorteile.

• Geringere Kosten. Durch die Auslagerung der Postbearbeitung müssen Unternehmen nicht mehr in die Infrastruktur der Poststelle, in Geräte zum Öffnen der Post, in die physische Lagerung von Dokumenten und in Personal investieren. Und die meisten Anbieter von digitalen Poststellen bieten ein Pay-as-you-go-Zahlungsmodell an.
• Verbesserte Effizienz. Digitale Poststellen entlasten Unternehmen von der Last des Sortierens, Scannens, Verteilens und Lagerns physischer Post, so dass sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können. Der Zugriff auf Dokumente aus einem Cloud-Archiv ist zum Beispiel schneller als die Suche in Aktenschränken.
• Weniger Risiko. Die Datenspeicherung und die Zugriffskontrollen, die von Anbietern digitaler Poststellen verwendet werden, verringern das Risiko von Datenschutzverletzungen und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Digitalisierte Dokumente sind auch weniger anfällig für Schäden oder Verlust durch Naturkatastrophen.
• Fernzugriff. Die digitale Weiterleitung von Dokumenten und die nahtlose Integration mit Legacy-Systemen beschleunigen die Bereitstellung von Informationen für nachgeschaltete Benutzer und Systeme. Und in einem Cloud-Repository gespeicherte Dokumente sind für autorisierte Benutzer sofort zugänglich, unabhängig von ihrem Standort.
• Verbessertes Kundenerlebnis. Je schneller ein Unternehmen eingehende Post und Dokumente verarbeiten kann, desto besser ist die Kundenzufriedenheit.
• Skalierbarkeit. Mit ausgelagerten digitalen Poststellen können Unternehmen ihren Betrieb schnell skalieren, um veränderten Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, ohne dass sich dies auf das Personal oder die Infrastruktur auswirkt.
• Fokus. Durch die Auslagerung der Bearbeitung eingehender Post und Dokumente können Unternehmen ihre Mitarbeiter und Ressourcen auf ihre Kernkompetenzen und wachstumsfördernde Aufgaben konzentrieren.

Dies sind einige der Gründe, warum Unternehmen ihre digitale Poststelle auslagern.

Fazit

Ausgelagerte digitale Poststellen bieten Unternehmen aller Größen und Branchen eine Möglichkeit, die Bearbeitung eingehender Post und Dokumente schnell und kostengünstig zu modernisieren. In dem Maße, in dem sich Unternehmen an die sich entwickelnde digitale Landschaft anpassen, wird die ausgelagerte digitale Poststelle zu einem zunehmend unverzichtbaren Aspekt der gesamten Unternehmensstrategie.